设计脱机使用的表单模板

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

本文内容

了解脱机表单

为脱机使用创建到 SQL 数据库的数据连接

为脱机使用创建到 Access 数据库的数据连接

为脱机使用创建到 SharePoint 文档库的数据连接

配置数据可用性

禁用脱机使用

了解脱机表单

您可能需要设计一种 Microsoft Office InfoPath 表单模板,此模板在用户与网络断开连接时也能进行填充。例如,保险理算员在调查索赔时在现场使用的表单模板。该表单模板包含辅助数据连接,可从外部数据库向表单提供数据。理算员需要使用这些数据来填充表单。等回到办公室并连接上网络后,保险理算员可以基于此表单模板创建表单,然后将其保存在自己的计算机上。在现场,理算员可以打开并填充表单而无需连接到网络。回到办公室并重新连接到网络后,理算员即可提交表单。

默认情况下,保存在计算机上的表单在没有网络连接时也可工作。在用户基于表单模板创建表单时,InfoPath 将下载该表单模板的副本并将其存储在用户的计算机上。每当用户打开基于表单模板的表单时,InfoPath 都会首先检查是否存在到计算机的网络连接。如果网络连接存在,InfoPath 将检查下载表单模板的位置以确定是否存在此模板的更新版本。如果存在更新版本,则 InfoPath 会更新用户计算机上的表单模板。如果网络连接不存在,则 InfoPath 将使用存储在用户计算机上的表单模板。

为了设计脱机使用的表单模板,必须在用户的计算机上存储表单模板,而且用户必须能够获得用于完成表单的数据(如列表框中的项),在计算机未连接到网络时也不例外。这些控件中的数据由连接到外部数据源的辅助数据连接提供。此数据可以存储在用户计算机的表单模板中,或者存储在称为“缓存”的特殊存储位置。

向表单模板添加辅助数据连接以便从外部数据源查询数据时,InfoPath 将向该外部数据源发送一个查询。查询结果将存储在表单模板中。用户基于此表单模板创建新的表单时,即可使用存储在表单模板中的数据。

如果计算机已连接到网络,那么在表单使用来自外部数据源的最新数据通过此辅助数据连接更新列表框或组合框控件的内容时,InfoPath 会将查询结果存储在称为“缓存”的特殊存储位置。InfoPath 将此缓存中的数据提供给这些控件。

要使用户在计算机未连接到网络时也可以使用来自辅助数据连接的数据,请执行下列操作中的一项或两项:

  • 将来自外部数据源的数据存储在表单模板中。

  • 打开模板时使用辅助数据连接。

在将辅助数据连接配置为在用户计算机脱机时使用之后,您还可以将表单模板配置为从外部数据源检索最新的数据。可以通过以下方法将表单模板配置为检索最新的数据:将表单中的现有数据限制为在指定的天数可用,然后添加一个按钮以获取最新的数据。

在表单模板中存储数据

创建辅助数据连接时,在“数据连接向导”上选中“在表单模板中存储一份数据副本”复选框,可将来自辅助数据连接的数据存储在表单模板中。

在“数据连接向导”中单击此复选框以配置表单模板以便在表单模板中存储来着外部数据源的数据。

选中此复选框之后,InfoPath 将使用数据连接检索来自外部数据源的数据,然后将检索到的数据存储在表单模板中。用户基于表单模板创建表单或打开现有的表单时,表单模板的副本和存储在表单模板中的数据将一起被下载到用户的计算机上。如果创建表单时用户的计算机已连接到网络,则只要表单使用此数据连接,InfoPath 都将检索来自外部数据连接的数据。如果创建表单时用户计算机未连接到网络,InfoPath 将使用存储在用户计算机上的表单模板中的数据。

由于数据是在创建数据连接时检索的,到用户基于此表单模板创建表单时外部数据源可能已经更新。如果希望用户在基于表单模板创建新表单或打开现有表单时收到来自外部数据源的最新数据,您应该将表单设计为在其首次打开时使用辅助数据连接。

在打开表单时使用辅助数据连接

如果希望用户收到来自外部数据源的最新数据,而不使用表单模板中存储的数据,请在创建辅助数据连接时,在“数据连接向导”中选中“在打开表单时自动检索数据”复选框。 数据连接向导的最后一页上的此复选框配置此表单模板以在用户创建新表单或打开现有表单时使用此数据连接。

用户在连接到网络的状态下创建新表单时,InfoPath 将使用此辅助数据连接检索来自外部数据源的最新数据。检索到的数据将存储在缓存中。如果用户打开存储在其计算机上的现有表单,InfoPath 将检查计算机是否连接到了网络。如果计算机连接到了网络,则 InfoPath 通过此数据连接检索来自外部数据源的最新数据。如果用户正在脱机工作,则 InfoPath 使用存储在缓存或表单模板中的数据。

安全注释 : 从辅助数据源检索的数据作为纯文本格式存储在计算机中。如果您正在使用辅助数据连接以从外部数据源检索敏感数据,您可能想要禁用此功能,以帮助防止未经授权使用的数据,以防丢失或盗取计算机。如果您禁用此功能,数据将用户连接到网络时才可用。

获取最新数据

如果外部数据源定期更新,则您可以将表单模板配置为允许用户通过辅助数据连接检索最新数据。为此,您可以限制当前存储在缓存中的数据仅在指定的天数内可用,然后添加按钮以使用表单中的所有辅助数据连接检索来自所有外部数据源的数据。这样有助于确保用户使用最新数据。

或者,通过设置一个“过期日期”以指定数据要在计算机上存储多长时间,限制来自辅助数据连接的数据的可用性。 “表单选项”对话框

使用此选项后,InfoPath 将使来自所有辅助数据连接的数据仅在指定的天数内对表单可用。超过该天数后,数据将不在表单中显示。然后,您可以向表单中添加按钮,用户单击此按钮即可使用表单中的特定辅助数据连接或所有辅助数据连接检索数据。

安全注释 : 超过设置的天数之后,数据虽然对表单不再可用,但仍将保留在用户的计算机上。仅在操作系统使用此空间存储其他内容时,这些数据才会被覆盖。

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为脱机使用创建到 SQL 数据库的数据连接

在向表单模板添加到 Microsoft SQL Server 数据库的辅助数据连接之前,您需要从数据库管理员获取下列信息。

  • 用于存储此表单模板的数据库所在的服务器的名称。

  • 此表单模板要使用的数据库的名称。

  • 该数据库要求的身份验证。该数据库可以使用 Microsoft Windows 身份验证或 SQL Server 身份验证来确定用户是否可以访问数据库。

  • 包含要发送到表单的数据的表(即主表)的名称。如果计划在数据库中使用多个表,则还需要其他表(即子表)的名称,并提供与主表中的字段建立关系的子表中的字段名称。

  • 是否可将查询结果安全地存储在表单中以供脱机使用。

获得这些信息后,即可通过以下过程为脱机使用创建到 SQL 数据库的数据连接。

  1. “工具”菜单上,单击“数据连接”

  2. 数据连接对话框中,单击添加

  3. 在“数据连接向导”中,单击“新建连接”,单击“接收数据”,然后单击“下一步”

  4. 在向导的下一页上,单击“数据库(仅 Microsoft SQL Server 或 Microsoft Office Access)”,然后单击“下一步”

  5. 在向导的下一页上,单击“选择数据库”

  6. “选择数据源”对话框中,单击“新建源”

  7. “您想要连接哪种数据源”列表中,单击“Microsoft SQL Server”,然后单击“下一步”

  8. “服务器名称”框中,键入存储数据库的服务器的名称。

  9. “登录凭据”下,执行下列操作之一:

    • 如果数据库基于 Microsoft Windows 网络中使用的登录凭据确定用户是否可以访问服务器,请单击“使用 Windows 身份验证”

    • 如果数据库基于从数据库管理员获取的指定用户名或密码确定用户是否可以访问服务器,请单击“使用下列用户名和密码”,然后在“用户名”框中键入用户名,在“密码”框中键入密码。

  10. 单击“下一步”

  11. 在向导的下一页上,在“选择数据库”列表中,单击要使用的数据库,然后选中“连接到指定表格”复选框,单击主表名称,然后单击“下一步”

  12. 在向导的下一页上,在“文件名”框中,键入用于存储数据连接信息的文件的名称。

  13. 要保存这些设置,请单击“完成”

  14. 添加要在查询数据连接中使用的其他表。

    操作方法

    1. 单击“添加表”

    2. 添加表或查询对话框中,单击子表的名称,然后单击下一步。InfoPath 尝试通过匹配两个表中的字段名称设置关系。如果不想使用建议的关系,选择该关系,,然后单击删除关系。若要添加的关系,请单击添加关系。在添加关系对话框中,单击相应的列中,在每个相关字段的名称,然后单击确定

    3. 单击“完成”

    4. 要添加其他子表,请重复这些步骤。

  15. 单击“下一步”

  16. 如果希望在用户计算机未连接到网络时仍可使用来自此辅助数据连接的数据,请选中“在表单模板中存储一份数据副本”复选框。选中此复选框后,InfoPath 将查询外部数据源并将查询结果存储在表单模板中。

    安全注释 : 选中此复选框表单模板中存储查询结果。表单模板中存储数据,因为它可用户填写的窗体中即使他们的计算机未连接到网络。如果您从该数据连接获取敏感数据,您可能想要禁用此功能来帮助保护数据,以防丢失或盗取计算机。

  17. 单击“下一步”

  18. 在向导的下一页上,键入此辅助数据连接的描述性名称。确认“摘要”部分的信息是正确的。要使您的用户在基于表单模板创建新表单或打开现有表单时能够使用此辅助数据连接,请选中“在打开表单时自动检索数据”复选框。

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为脱机使用创建到 Access 数据库的数据连接

在向表单模板添加到 Access 数据库的辅助数据连接之前,您需要从数据库管理员获取下列信息。

  • 数据库的名称和位置。

    注意: 您还需要知道数据库是否位于用户可访问的网络位置。如果网络上的其他用户将基于此表单模板创建表单,则数据库必须位于用户可访问的网络位置。

  • 如果表单模板只查询数据库,则您需要一个表的名称,该表提供发送到数据库的查询的结果。此表就是配置查询数据连接时的主表。

  • 主表可能需要从数据的任何其他表的名称。在大多数情况下,在数据库中已建立了表关系。如果您必须建立主表与另一个表之间的关系,您将需要两个表中的相关的字段名称。

获得这些信息后,即可通过以下过程为脱机使用创建到 Access 数据库的数据连接。

  1. “工具”菜单上,单击“数据连接”

  2. 数据连接对话框中,单击添加

  3. 在“数据连接向导”中,单击“新建连接”,单击“接收数据”,然后单击“下一步”

  4. 在向导的下一页上,单击“数据库(仅 Microsoft SQL Server 或 Microsoft Office Access)”,然后单击“下一步”

  5. 在向导的下一页上,单击“选择数据库”

  6. “选择数据源”对话框中,浏览以找到数据库所在位置。

    注意: 如果您的数据库存储在网络位置中,浏览到 UNC 路径的位置。不要浏览到通过映射的网络驱动器的网络位置。如果您使用的映射的网络驱动器,从映射的网络驱动器数据库将搜索基于该表单模板创建的窗体。如果用户不具备映射的网络驱动器,窗体将找不到该数据库。

  7. 单击数据库的名称,然后单击“打开”

  8. “选择表”对话框中,单击要使用的主表,然后单击“确定”

  9. 在向导的下一页上,选中“显示表列”复选框。

    默认情况下,表中的所有字段都将添加到表单模板的主数据源中。

  10. “数据源结构”下,清除所有不希望包含在主数据源中的字段的复选框。

    添加要在此数据连接中使用的其他表或查询。

    操作方法

    1. 单击“添加表”

    2. 添加表或查询对话框中,单击子表的名称,然后单击下一步。InfoPath 尝试通过匹配两个表中的字段名称设置关系。如果不想使用建议的关系,选择该关系,,然后单击删除关系。若要添加的关系,请单击添加关系。在添加关系对话框中,单击相应的列中,在每个相关字段的名称,然后单击确定

    3. 单击“完成”

    4. 要添加其他子表,请重复这些步骤。

  11. 单击“下一步”

  12. 要在用户计算机未连接到网络时仍可使用来自此辅助数据连接的数据,请选中“在表单模板中存储一份数据副本”复选框。选中此复选框后,InfoPath 将查询外部数据源并将查询结果存储在模板中。

    安全注释 : 选中此复选框表单模板中存储查询结果。表单模板中存储数据,因为它可用户填写的窗体中即使他们的计算机未连接到网络。如果您从该数据连接获取敏感数据,您可能想要禁用此功能来帮助保护数据,以防丢失或盗取计算机。

  13. 单击“下一步”

  14. 在向导的下一页上,键入此辅助数据连接的描述性名称。确认“摘要”部分的信息是正确的。要使您的用户在基于表单模板创建新表单或打开现有表单时能够使用此辅助数据连接,请选中“在打开表单时自动检索数据”复选框。

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为脱机使用创建到 SharePoint 文档库的数据连接

在向表单模板添加辅助数据连接之前,您需要从网站管理员获取下列信息。

  • Microsoft Windows SharePoint Services 网站的位置以及必需的访问权限。

  • 验证已将该网站配置为用户可以从文档库或列表访问数据。

  • 验证可将来自文档库或列表的数据存储在用户计算机上以供脱机使用。

获得这些信息后,即可通过以下过程为脱机使用创建到 Access 数据库的数据连接。

  1. “工具”菜单上,单击“数据连接”

  2. 数据连接对话框中,单击添加

  3. 在“数据连接向导”中,单击“新建连接”,单击“接收数据”,然后单击“下一步”

  4. 在向导的下一页上,单击“SharePoint 库或列表”,然后单击“下一步”

  5. 在向导的下一页上,键入带有文档库或列表的 SharePoint 网站的 URL,然后单击“下一步”

  6. 在向导的下一页上,在“选择列表或库”列表中,单击要使用的列表或库,然后单击“下一步”

  7. 在向导的下一页上,选中将向表单模板提供数据的字段旁边的复选框。如果要将表单模板发布到文档库,并且您希望基于此表单模板的表单检索有关此表单的元数据,请选中“仅包含活动表单的数据”复选框。

  8. 单击“下一步”

  9. 要在用户计算机未连接到网络时仍可使用来自此辅助数据连接的数据,请选中“在表单模板中存储一份数据副本”复选框。选中此复选框后,InfoPath 将查询外部数据源并将查询结果存储在表单模板中。

    安全注释 : 选中此复选框表单模板中存储查询结果。表单模板中存储数据,因为它可用户填写的窗体中即使他们的计算机未连接到网络。如果您从该数据连接获取敏感数据,您可能想要禁用此功能来帮助保护数据,以防丢失或盗取计算机。

  10. 单击“下一步”

  11. 在向导的下一页上,键入此辅助数据连接的描述性名称,然后确认“摘要”部分的信息是正确的。

  12. 要使您的用户在基于表单模板创建新表单或打开现有表单时能够使用此辅助数据连接,请选中“在打开表单时自动检索数据”复选框。

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配置数据可用性

如果您的外部数据源定期使用新数据进行更新,您可以将表单模板配置为使所有缓存数据可用。此数据在有限的天数内对基于此表单模板的表单可用,该天数对应于外部数据源的更新日程表。通过限制数据对基于此表单模板的表单的可用天数,您可以要求用户定期更新来自外部数据源的数据。

要更新数据,您可以向表单模板添加一个按钮,用户单击此按钮即可更新来自表单模板中使用的所有辅助数据连接的数据。

注意: 如果使用按钮刷新数据连接,请告诉用户仅在连接到网络时单击此按钮。

指定缓存数据的可用天数

此设置应用于表单模板中的所有辅助数据连接。

  1. “工具”菜单上,单击“表单选项”

  2. “表单选项”对话框中的“类别”列表中,单击“脱机”

  3. “脱机”下,选中“存储查询返回的数据,以便能在脱机模式下使用”复选框。

  4. 单击“存储查询的有效天数”

  5. 在列表中,选择缓存的数据对表单可用的天数。

添加按钮以刷新数据连接

  1. 如果表单模板具有多个视图,单击视图菜单上,转到与控件视图您要在其中显示辅助数据源中的数据视图名称

  2. 如果看不到“控件”任务窗格,请单击“插入”菜单上的“其他控件”,或按 Alt+I、C。

  3. 将按钮控件拖到表单模板上。

  4. 双击刚刚添加到表单模板上的按钮控件。

  5. 单击“常规”选项卡。

  6. “操作”列表中,单击“刷新”

  7. “标签”框中,键入要显示在按钮上的名称。

  8. 单击“设置”

  9. “刷新”对话框中,执行下列操作之一:

    • 要将该按钮配置为通过此数据连接检索最新数据,请单击“一个辅助数据源”

    • 要将该按钮配置为通过所有的辅助数据连接检索最新数据,请单击“所有辅助数据源”

  10. “选择辅助数据源”列表中,单击与查询数据连接相关联的辅助数据源。

  11. 单击“确定”关闭所有打开的对话框。

  12. 要测试所做的更改,请单击“常用”工具栏上的“预览”,或者按 Ctrl+Shift+B。

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禁用脱机使用

在某些情况下,您可能需要设计仅允许用户在连接到网络时才能填充的表单模板。例如,如果表单模板具有到包含敏感或机密数据的外部数据源的数据连接,则您可能需要将表单模板配置为仅在连接状态下才可填充表单。以此种方式配置表单模板有助于在计算机丢失或被盗时保护数据,因为数据并不存储在用户的计算机上。

要将表单模板配置为使用户仅在连接到网络时才能填充表单,请完成下列步骤。

  1. “工具”菜单上,单击“表单选项”

  2. “表单选项”对话框中的“类别”列表中,单击“脱机”

  3. “脱机”下,清除“如果数据不可用,则允许用户填写此表单”复选框。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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