设计脱机使用的表单模板

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本文内容

了解脱机表单

创建数据连接到 SQL 数据库供脱机使用

创建数据连接到 Access 数据库供脱机使用

创建数据连接到 SharePoint 文档库以供脱机使用

配置数据可用性

禁用脱机使用

了解脱机表单

您可能需要设计自己的计算机的网络断开连接时,用户可以填写的 Microsoft Office InfoPath 表单模板。例如,您可以设计保险调整程序时,可以使用的字段中调查索赔表单模板。表单模板包含来自外部数据库到窗体提供数据的辅助数据连接。调整所需此数据填写表单。仍然是在办公室时可以执行和连接到网络,保险调整程序创建窗体基于此表单模板,然后在他或她的计算机上保存窗体。在字段中,调整程序可以打开并填写表单,不必连接到网络。返回到 office 并重新连接到网络后, 调整程序然后提交表单。

默认情况下,保存在计算机上的窗体可以网络连接不工作。当用户创建基于表单模板的表单时,InfoPath 将下载和用户的计算机上存储该表单模板的副本。当用户打开基于该表单模板的表单时,InfoPath 将首先检查是否存在网络连接到计算机。如果存在网络连接,InfoPath 将检查表单模板的下载的位置,以确定是否有更新的版本的表单模板。如果存在更新的版本,InfoPath 将更新用户的计算机上的表单模板。如果不存在的网络连接,InfoPath 将使用存储在用户计算机上的表单模板的版本。

设计表单模板供脱机使用,以便表单模板必须存储在用户计算机上,并需要由用户填写表单,例如项列表框中,即使未连接到 th 计算机必须对用户可用的任何数据e 网络。这些控件中的数据提供从辅助数据连接到外部数据源。此数据可以存储在表单模板中或在特殊的存储位置称为缓存的用户的计算机中。

当您添加辅助数据连接到表单模板查询数据从外部数据源时,InfoPath 将发送到该外部数据源的查询。然后表单模板中存储的查询结果。当用户创建一个基于此表单模板的新窗体时,将数据保存到表单模板可供用户。

当窗体使用此辅助数据连接更新的内容的列表框或组合框控件的最新数据从外部数据源,InfoPath 将结果存储在此查询在特殊的存储位置称为缓存,如果计算机连接到网络。InfoPath 使用此缓存中的数据,提供对这些控件的数据。

若要提供辅助数据连接中的数据向您的用户,即使他们的计算机未连接到网络,您可以执行下列一项或两项操作:

  • 表单模板中存储外部数据源中的数据。

  • 打开表单时,请使用辅助数据连接。

配置后辅助数据连接以处理用户的计算机处于脱机状态时,您可以配置表单模板以从外部数据源检索最新数据。您可以配置表单模板以检索最新数据 (通过限制到指定的天数窗体中的现有数据的可用性),然后添加一个按钮以获取最新数据。

表单模板中存储的数据

您可以通过数据连接向导中选择存储表单模板中的数据的副本复选框,当您创建辅助数据连接的表单模板中存储辅助数据连接中的数据。

在“数据连接向导”中单击此复选框以配置表单模板以便在表单模板中存储来着外部数据源的数据。

当您选择此复选框时,InfoPath 将使用数据连接以从外部数据源检索数据。然后,它将此数据存储在表单模板中。当用户创建的窗体,或打开现有窗体基于表单模板时,表单模板,以及存储的数据的副本下载到用户的计算机。如果创建窗体时,用户的计算机已连接到网络,InfoPath 检索从外部数据连接数据,只要该窗体使用此数据连接。如果用户未连接到网络时创建表单,InfoPath 将使用存储在用户计算机上的表单模板中的数据。

创建数据连接的次检索数据,因为外部数据源可能已更新时用户创建基于该表单模板的表单。如果您希望用户接收的最新数据从外部数据源,在创建新的窗体或打开现有窗体基于表单模板时,您应设计窗体首次打开窗体时使用辅助数据连接。

打开表单时,使用辅助数据连接

如果您希望用户可以接收外部数据源的最新数据,而不是使用存储在数据表单模板中,选择窗体打开时自动检索数据复选框数据连接向导中创建时辅助数据连接。 数据连接向导的最后一页上的此复选框配置此表单模板以在用户创建新表单或打开现有表单时使用此数据连接。

当用户创建一个新表单连接到网络时,InfoPath 将使用此辅助数据连接以从外部数据源检索最新数据。此数据存储在缓存。如果用户打开保存在其计算机的现有表单,InfoPath 将检查如果计算机连接到网络。如果计算机连接到网络,InfoPath 检索最新数据从外部数据源使用此数据连接。如果用户在脱机工作,InfoPath 将使用缓存中或在表单模板中存储的数据。

安全说明: 从辅助数据源检索的数据作为纯文本格式存储在计算机中。如果您正在使用辅助数据连接以从外部数据源检索敏感数据,您可能想要禁用此功能,以帮助防止未经授权使用的数据,以防丢失或盗取计算机。如果您禁用此功能,数据将用户连接到网络时才可用。

获取最新数据

如果定期更新外部数据源,您可以配置为允许用户检索通过辅助数据连接的最新数据的表单模板。若要执行此操作,可以限制当前存储在指定天数为缓存数据的可用性,然后您可以添加一个按钮以在表单中使用的所有辅助数据连接从任何外部数据源检索数据。这样做,这有助于确保用户正在使用的最新数据。

或者,您可以从辅助数据连接的数据的可用性通过限制多长时间上设置到期日期所需数据存储在用户计算机上。 “表单选项”对话框

使用此选项时,InfoPath 使所有辅助数据连接的数据对可用窗体仅指定天数。过去的天数之后,不会在表单中显示数据。然后,您可以向窗体,用户可以单击以在表单中使用特定辅助数据连接或所有辅助数据连接检索数据,添加一个按钮。

安全说明: 即使数据不可用到窗体,数据会一直保留在用户计算机上的天数之后。操作系统使用此空间来存储其他内容时,只会覆盖数据。

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创建数据连接到 SQL 数据库供脱机使用

向表单模板添加辅助数据连接到 Microsoft SQL Server 数据库之前,您可以从您的数据库管理员需要以下信息。

  • 将使用此表单模板的数据库的存储位置的服务器名称。

  • 将使用此表单模板的数据库的名称。

  • 数据库所需的身份验证。数据库可以使用 Microsoft Windows 身份验证或 SQL Server 身份验证确定如何,用户可以访问数据库。

  • 包含要发送到窗体的数据的表的名称。这是主键的表。如果您打算在数据库中使用多个表,您需要的那些其他名称、 子表。您也需要具有与主表中的字段之间的关系子表中字段的名称。

  • 是否可以脱机使用的窗体中安全地存储查询结果。

一旦您获得此信息,可以使用以下过程创建数据连接到 SQL 数据库供脱机使用。

  1. 工具菜单上,单击数据连接

  2. 数据连接对话框中,单击添加

  3. 在数据连接向导中,单击创建的新连接到接收数据,请单击,然后单击下一步

  4. 在向导的下一页上,单击数据库 (Microsoft SQL Server 或 Microsoft Office Access),然后单击下一步

  5. 在向导的下一页上,单击选择数据库

  6. 选择数据源对话框中,单击新的源

  7. 您想要连接到哪些类型的数据源列表中,单击Microsoft SQL Server,然后单击下一步

  8. 服务器名称框中,键入存储数据库的服务器的名称。

  9. 登录凭据,请执行下列操作之一:

    • 如果数据库确定哪些用户有权基于 Microsoft Windows 网络中使用的凭据服务器,请单击使用 Windows 身份验证

    • 如果数据库确定哪些用户有权到基于指定的用户名和密码,您从数据库管理员获取服务器,单击使用下面的用户名和密码,然后键入该用户名和密码用户名密码框。

  10. 单击“下一步”

  11. 在下一页上,在选择包含您所需的数据的数据库列表中,在向导中,单击要使用,请选择连接到某个特定表复选框,单击表的主键名称然后单击下一步所需的数据库.

  12. 在下一页上,在文件名框中,在向导中,键入将存储的数据连接信息的文件的名称。

  13. 若要保存这些设置,请单击完成

  14. 添加您想要使用的查询数据连接中的任何其他表。

    操作方法

    1. 单击添加表

    2. 添加表或查询对话框中,单击子表的名称,然后单击下一步。InfoPath 尝试通过匹配两个表中的字段名称设置关系。如果不想使用建议的关系,选择该关系,,然后单击删除关系。若要添加的关系,请单击添加关系。在添加关系对话框中,单击相应的列中,在每个相关字段的名称,然后单击确定

    3. 单击“完成”。

    4. 若要添加其他子表,请重复这些步骤。

  15. 单击“下一步”

  16. 如果您希望此辅助数据连接,可用于,即使用户的计算机未连接到网络中的数据,请选择应用商店中的数据的表单模板的副本复选框。当您选择此复选框时,InfoPath 将查询外部数据源,并将结果存储在表单模板中。

    安全说明: 选中此复选框表单模板中存储查询结果。表单模板中存储数据,因为它可用户填写的窗体中即使他们的计算机未连接到网络。如果您从该数据连接获取敏感数据,您可能想要禁用此功能来帮助保护数据,以防丢失或盗取计算机。

  17. 单击“下一步”

  18. 在向导的下一页上,键入此辅助数据连接的描述性名称。验证摘要部分中的信息正确。若要允许用户创建一个新窗体或打开现有窗体基于此表单模板时使用此辅助数据连接,请选择打开窗体时自动检索数据复选框。

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创建数据连接到 Access 数据库供脱机使用

向表单模板添加辅助数据连接到 Access 数据库之前,您可以从您的数据库管理员需要以下信息。

  • 名称和数据库的位置。

    注意: 您还需要了解数据库是否在您的用户可以访问网络位置。如果网络上的其他用户将创建基于该表单模板的表单,请在您的用户可以访问网络位置必须位于您的数据库。

  • 如果您的表单模板仅将查询数据库时,您需要提供发送到数据库的查询结果的表中的名称。配置查询数据连接时,此表将会主表。

  • 主表可能需要从数据的任何其他表的名称。在大多数情况下,在数据库中已建立了表关系。如果您必须建立主表与另一个表之间的关系,您将需要两个表中的相关的字段名称。

一旦您获得此信息,可以使用以下过程创建数据连接到 Access 数据库供脱机使用。

  1. 工具菜单上,单击数据连接

  2. 数据连接对话框中,单击添加

  3. 在数据连接向导中,单击创建的新连接到接收数据,请单击,然后单击下一步

  4. 在向导的下一页上,单击数据库 (Microsoft SQL Server 或 Microsoft Office Access),然后单击下一步

  5. 在向导的下一页上,单击选择数据库

  6. 选择数据源对话框中,浏览到您的数据库的位置。

    注意: 如果您的数据库存储在网络位置中,浏览到 UNC 路径的位置。不要浏览到通过映射的网络驱动器的网络位置。如果您使用的映射的网络驱动器,从映射的网络驱动器数据库将搜索基于该表单模板创建的窗体。如果用户不具备映射的网络驱动器,窗体将找不到该数据库。

  7. 单击您的数据库的名称,然后单击打开

  8. 选择表对话框中,单击所需的主表,然后单击确定

  9. 在向导的下一页上,选择显示表中的列复选框。

    默认情况下,所有的表中的字段将添加到主数据源的表单模板。

  10. 数据源结构,下清除不希望包括在主数据源中的字段所对应的复选框。

    添加其他表或您想要使用此数据连接中的查询。

    操作方法

    1. 单击添加表

    2. 添加表或查询对话框中,单击子表的名称,然后单击下一步。InfoPath 尝试通过匹配两个表中的字段名称设置关系。如果不想使用建议的关系,选择该关系,,然后单击删除关系。若要添加的关系,请单击添加关系。在添加关系对话框中,单击相应的列中,在每个相关字段的名称,然后单击确定

    3. 单击“完成”。

    4. 若要添加其他子表,请重复这些步骤。

  11. 单击“下一步”

  12. 若要使此辅助数据连接中的数据可用,即使用户的计算机未连接到网络,选择应用商店中的数据的表单模板的副本复选框。当您选择此复选框时,InfoPath 将查询外部数据源,并在模板中存储查询结果。

    安全说明: 选中此复选框表单模板中存储查询结果。表单模板中存储数据,因为它可用户填写的窗体中即使他们的计算机未连接到网络。如果您从该数据连接获取敏感数据,您可能想要禁用此功能来帮助保护数据,以防丢失或盗取计算机。

  13. 单击“下一步”

  14. 在向导的下一页上,键入此辅助数据连接的描述性名称。验证摘要部分中的信息正确。若要允许用户创建一个新窗体或打开现有窗体基于此表单模板时使用此辅助数据连接,请选择打开窗体时自动检索数据复选框。

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创建数据连接到 SharePoint 文档库以供脱机使用

向表单模板中添加辅助数据连接之前,您可以从您的网站管理员需要以下信息。

  • Microsoft Windows SharePoint Services 网站和必需的权限访问它的位置。

  • 验证配置网站,以便用户可以访问数据的文档库或列表。

  • 您可以脱机使用的用户的计算机上存储的文档库或列表中的数据验证。

一旦您获得此信息,可以使用以下过程创建数据连接到 Access 数据库供脱机使用。

  1. 工具菜单上,单击数据连接

  2. 数据连接对话框中,单击添加

  3. 在数据连接向导中,单击创建的新连接到接收数据,请单击,然后单击下一步

  4. 在向导的下一页上,单击SharePoint 库或列表,然后单击下一步

  5. 在向导的下一页上,键入与文档库或列表中,在 SharePoint 网站的 URL,然后单击下一步

  6. 选择列表或库列表中,在向导的下一页上的列表或库的您想要使用,请单击,然后单击下一步

  7. 在向导的下一页上,选择将提供到表单模板的数据的字段旁边的复选框。如果表单模板将发布到文档库中,并且您希望基于该表单模板来检索元数据有关窗体的窗体,请选择包含数据的活动窗体复选框。

  8. 单击“下一步”

  9. 若要使此辅助数据连接中的数据可用,即使用户的计算机未连接到网络,选择应用商店中的数据的表单模板的副本复选框。当您选择此复选框时,InfoPath 将查询外部数据源和表单模板中存储查询结果。

    安全说明: 选中此复选框表单模板中存储查询结果。表单模板中存储数据,因为它可用户填写的窗体中即使他们的计算机未连接到网络。如果您从该数据连接获取敏感数据,您可能想要禁用此功能来帮助保护数据,以防丢失或盗取计算机。

  10. 单击“下一步”

  11. 在向导的下一页上,键入此辅助数据连接的描述性名称,然后验证的摘要部分中的信息正确。

  12. 若要允许用户创建一个新窗体或打开现有窗体基于此表单模板时使用此辅助数据连接,请选择打开窗体时自动检索数据复选框。

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配置数据可用性

如果您的外部数据源会定期更新用新数据,您可以配置表单模板提供任何缓存的数据。此数据可用于基于有限数量的天数对应的外部数据源的更新日程安排此表单模板的表单。通过限制的数据可用于基于该表单模板的表单的天数,您可以要求您的用户更新定期外部数据源的数据。

若要更新的数据,可以向您的用户可以单击要更新从所有表单模板中使用的辅助数据连接的数据的表单模板添加按钮。

注意: 如果您使用的按钮来刷新数据连接,告诉您的用户才在连接到网络,请单击此按钮。

指定可将缓存的数据的天数

此设置适用于所有表单模板中的辅助数据连接。

  1. 工具菜单上,单击表单选项

  2. 类别列表中,在表单选项对话框中,单击脱机

  3. 脱机,下选择存储数据,以便可在脱机模式中的查询返回的复选框。

  4. 单击此天数后过期存储查询

  5. 在列表中,选择所需缓存的数据可用于向窗体的天数。

添加一个按钮以刷新数据连接

  1. 如果表单模板具有多个视图,单击视图菜单上,转到与控件视图您要在其中显示辅助数据源中的数据视图名称

  2. 如果看不到“控件”任务窗格,请单击“插入”菜单上的“其他控件”,或按 Alt+I、C。

  3. 按钮控件拖放到表单模板。

  4. 双击您刚添加到表单模板的按钮控件。

  5. 单击“常规”选项卡。

  6. 操作列表中,单击刷新

  7. 标签框中,键入您想要显示在该按钮上的名称。

  8. 单击“设置”。

  9. 刷新对话框中,执行下列操作之一:

    • 若要配置的按钮来检索通过此数据连接的最新数据,请单击一个辅助数据源

    • 要配置的按钮来检索到所有辅助数据连接的最新数据,请单击所有辅助数据源

  10. 选择辅助数据源列表中,单击查询数据连接与关联的辅助数据源。

  11. 单击确定以关闭所有打开的对话框。

  12. 要测试所做的更改,请单击“常用”工具栏上的“预览”,或者按 Ctrl+Shift+B。

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禁用脱机使用

在某些情况下,要设计表单模板,若要仅允许用户在连接到网络时填写表单。例如,如果表单模板有对包含敏感或机密数据的外部数据源的数据连接,您可能想要配置表单模板以允许在连接状态中填写的表单。通过这种方式配置表单模板,您可以帮助保护数据,以防丢失或盗取、 计算机因为不在数据保存在用户计算机上。

若要配置表单模板以允许用户填写表单,仅当他们的计算机已连接到网络,请完成以下步骤。

  1. 工具菜单上,单击表单选项

  2. 类别列表中,在表单选项对话框中,单击脱机

  3. 脱机,下清除允许用户填写此表单,如果没有数据复选框。

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