设计数据透视表的布局和格式。

创建数据透视表并添加要分析的字段后,可能需要改变报表布局和格式,以便阅读者能够更轻松地阅读和查看细节。若要更改数据​​透视表,可以更改数据透视表窗体和字段、列、行、分类汇总、空单元格和线的显示方式。若要更改数据透视表的格式,可以应用预定义样式、镶边行和条件格式。

重要: 功能区上的“数据透视表工具”选项卡有两个选项卡 -“分析”(Excel 2016 和 Excel 2013)/“选项”(Excel 2010 和 Excel 2010)和“设计”。请注意,只要适用,本主题中的步骤会同时提及“分析”和“选项”选项卡。

更改数据透视表的布局形式

若要对数据透视表或其各个字段进行大量布局更改,可以使用以下三种形式之一:

  • 压缩形式   将不同行区域字段中的项显示在一列中,并使用缩进区分不同字段中的项。在压缩形式中,行标签占用的空间更少,可为数值数据留出更多空间。会显示“展开”和“折叠”按钮,以便能够在压缩形式中显示或隐藏详细信息。压缩形式可节省空间并使数据透视表更易于阅读,因此被指定为默认的数据透视表布局。

    采用压缩形式的数据透视表

  • 表格形式   每列显示一个字段,并为字段标题提供空间。

    表格形式的数据透视表

  • 大纲显示   类似于表格形式,但它可以在每组的顶部显示分类汇总,因为下一列中的项显示在当前项的下一行。

    大纲形式的数据透视表

将数据透视表更改为压缩、大纲或表格形式

  1. 单击数据透视表中的任意位置。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. 在“设计”选项卡上的“布局”组中,单击“报表布局”,然后执行下列操作之一:

    • 若要使有关数据在屏幕上水平折叠并帮助最小化滚动,请单击“以压缩形式显示”。

      以压缩形式显示时,字段包含在一个列中,并且缩进以显示嵌套的列关系。

    • 若要以经典数据透视表样式分级显示数据,请单击“以大纲形式显示”。

    • 若要以传统的表格格式查看所有数据并且方便地将单元格复制到其他工作表,请单击“以表格形式显示”。

      Excel 功能区图像

更改项标签在布局形式中的显示方式

  1. 在数据透视表中,选择一个行字段。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

    也可以双击以大纲或表格形式显示的行字段,然后执行步骤 3。

  2. 在“分析”或“选项”选项卡上的“活动字段”组中,单击“字段设置”。

    Excel 功能区图像

  3. 在“字段设置”对话框中,单击“布局和打印”选项卡,然后在“布局”下,执行以下操作之一:

    • 若要以大纲形式显示字段项,请单击“以大纲形式显示项标签”。

    • 若要以压缩形式显示或隐藏同一列中下一字段的标签,请单击“以大纲形式显示项标签”,然后选择“显示同一列中下一字段的标签(压缩形式)”

    • 若要以类似于表格的形式显示字段项,请单击“以表格形式显示项标签”。

更改数据透视表中的字段排列方式

为了获得所需的最终布局结果,可以使用数据透视表字段列表添加、重新排列和删除字段。

如果看不到数据透视表字段列表,请确保已选中数据透视表。如果仍然看不到数据透视表字段列表,在“选项”选项卡中的“显示/隐藏”组中,单击“字段列表”。

如果看不到想要用于数据透视表字段列表的字段,可能需要刷新数据透视表,以显示上次操作后添加的所有新字段、已计算字段、度量值、已计算度量值或维度。在“选项”选项卡上的“数据”组中,单击“刷新”。

若要详细了解如何使用数据透视表字段列表,请参阅使用字段列表排列数据透视表中的字段

向数据透视表添加字段

请执行下列一项或多项操作:

  • 选中字段部分中每个字段名称旁边的复选框。 字段将放置在布局部分的默认区域中,但您可以在需要时重新排列。

    默认情况下,文本字段将添加到“行标签”区域,数值字段将添加到“数值”区域,而联机分析处理 (OLAP) 日期和时间层次结构将添加到“列标签”区域。

  • 右键单击字段名称,然后选择以下相应命令将字段放置到布局部分的特定区域中:“添加到报表筛选器”、“添加到列标签”、“添加到行标签”或“添加到值”。

  • 单击并按住字段名,然后在字段部分和布局部分中的某个区域之间拖动字段。

复制数据透视表中的字段

如果数据透视表基于 Excel 工作表中的数据或来自 非 OLAP 源数据 的外部数据,可能需要多次将相同的字段添加到“数值”区域,以便能够使用“值显示方式”功能显示不同的计算。例如,可能需要并行比较计算结果,例如毛利润和净利润率、最低和最高销售额或客户数量和总客户百分比。有关详细信息,请参阅在数据透视表的值字段中显示不同的计算

  1. 在布局部分中单击并按住字段名,然后将字段拖动到布局部分中的“数值”区域。

  2. 根据需要,多次重复步骤 1。

  3. 在每个复制的字段中,按照需要更改汇总函数或自定义计算。

    注释: 

    • 当向“值”区域添加两个或多个字段时,不管它们是同一个字段还是多个不同字段的副本,“字段”列表都会自动将一个“值列”标签添加到“”区域。可使用此字段在“”区域中向上和向下移动字段位置。甚至可将“值列”标签移动到“列标签”区域或“行标签”区域。但无法将“值列”标签移到“报表筛选器”区域。

    • 只能将一个字段添加到“报表筛选器”、“行标签”或“列标签”区域一次,不管其数据类型是数值型还是非数值型都是如此。如果尝试多次添加同一字段,例如添加到布局部分中的“行标签”和“列标签”区域 — 系统会自动从原始区域中删除字段并将其放在新区域中。

    • 另一种向“”区域添加同一个字段的方法是使用公式(也称为计算列),即在公式中使用同一字段。

    • 无法在基于 OLAP 数据源的数据透视表中添加同一字段超过一次(即只能添加一次)。

重新排列数据透视表中的字段

可通过使用布局部分底部的四个区域之一来重新排列现有字段或重新放置那些字段:

数据透视表

描述

数据透视图

描述

   

用于显示汇总数值数据。

   

用于显示汇总数值数据。

行标签   

用于将字段显示为报表侧面的行。位置较低的行嵌套在紧靠它上方的另一行中。

轴字段(类别)   

用于将字段显示为图表中的轴。

列标签   

用于将字段显示为报表顶部的列。位置较低的列嵌套在紧靠它上方的另一列中。

图例字段(系列)标签   

用于显示图表的图例中的字段。

报表筛选器   

用于基于报表筛选器中的选定项来筛选整个报表。

报表筛选器   

用于基于报表筛选器中的选定项来筛选整个报表。

若要重新排列字段,请单击其中一个区域中的字段名称,然后选择下列命令之一:

选择此项

若要

上移   

在区域中将字段向上移动一个位置。

下移   

在区域中将字段向下移动一个位置。

移至首端   

将字段移至区域的首端。

移至尾端   

将字段移至区域的尾端。

移动到报表筛选器   

将字段移动到“报表筛选器”区域。

移动到行标签   

将字段移至“行标签”区域。

移动到列标签   

将字段移至“列标签”区域。

移动到值   

将字段移动到“值”区域。

值字段设置字段设置   

显示“字段设置”或“值字段设置”对话框。有关每个设置的详细信息,请单击对话框顶部的帮助按钮 按钮图像

还可以单击并按住字段名,然后在字段与布局部分之间以及不同的区域之间拖动该字段。

从数据透视表中删除字段

  1. 单击数据透视表。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. 若要显示“数据透视表字段”列表(如有必要),请在“分析”或“选项”选项卡上的“显示”组中,单击“字段列表”。

    Excel 功能区图像

  3. 若要在“数据透视表字段”列表中删除一个字段,请执行下列操作之一:

    • 在“数据透视表字段”列表中,清除字段名旁边的复选框。

      注意: 如果清除字段列表中的某个复选框,会从报表中删除字段的所有实例。

    • 在“布局”区域中,单击字段名,然后单击“删除字段”。

    • 在布局部分中单击并按住字段名,然后将它拖到数据透视表字段列表之外。

更改列、行和分类汇总的布局

若要进一步优化数据透视表的布局,可以作出会影响列、行和分类汇总布局的更改,比如在行的上方显示分类汇总或关闭列标题。还可以重新排列行或列中的单个项目。

打开或关闭列和行字段标题

  1. 单击数据透视表。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. 若要在显示字段标题和隐藏字段标题之间进行切换,可在“分析”或“选项”选项卡上的“显示”组中,单击“字段标题”。

    Excel 功能区图像

在其行的上方或下方显示分类汇总

  1. 在数据透视表中,选择要为其显示分类汇总的行字段。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

    提示: 也可以双击以大纲或表格形式显示的行字段,然后继续执行步骤 3。

  2. 在“分析”或“选项”选项卡上的“活动字段”组中,单击“字段设置”。

    Excel 功能区图像

  3. 在“字段设置”对话框中“分类汇总和筛选器”选项卡上的“分类汇总”下,单击“自动”或“自定义”。

    注意:  如果选中“”,则分类汇总为关闭状态。

  4. 在“布局和打印”选项卡上的“布局”下,单击“以大纲形式显示项目标签”,然后执行下列操作之一:

    • 若要在已分类汇总的行上方显示分类汇总,请选中“在每个组的顶部显示分类汇总”复选框。此选项默认为选中状态。

    • 若要在已分类汇总的行下方显示分类汇总,请清除“在每个组的顶部显示分类汇总”复选框。

更改行或列项的顺序

请执行以下任一操作:

  • 在数据透视表中,右键单击行标签、列标签或标签中的项,指向“移动”,然后使用“移动”菜单上的其中一个命令将该项移动到另一个位置。

  • 选择要移动的行或列标签项,然后指向单元格的底部边框。当指针变为四向指针时,将该项目拖动到新位置。下图显示了如何通过拖动项目来移动行项目。

    移动数据透视表中的项目的示例

刷新时调整列宽

  1. 单击数据透视表中的任意位置。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. 在“分析”或“选项”选项卡上的“数据透视表”组中,单击“选项”。

    Excel 功能区图像

  3. 在“数据透视表选项”对话框中的“布局和格式”选项卡中,转到“格式”,执行下列操作之一:

    • 若要调整数据透视表列以自动适合最宽文本或数值的大小,请选中“更新时自动适合列宽”复选框。

    • 若要保持数据透视表的当前列宽,请清除“更新时自动适合列宽”复选框。

将某列移动到行标签区域中,或将某行移动到列标签区域中

可能需要将列字段移到行标签区域或将行字段移动到列标签区域来优化数据透视表的布局和可读性。将行移动到列或将列移动到行时,会调换字段的垂直和水平方向。此操作也称为“旋转”行或列。

请执行以下任一操作:

  • 右键单击行字段,指向“移动 <字段名称>”,然后单击“将 <字段名称> 移动到列”。

  • 右键单击列字段,然后单击“将 <字段名称> 移动到行”。

  • 将行或列字段拖动到另一个区域。下图展示了如何将列字段移动到行标签区域。

    更改数据透视表布局的示例

    1. 单击列字段

    2. 将其拖到行区域

    3. “体育”像“地区”一样成为一个行字段

为外部行和列项合并单元格或取消单元格合并

可将行项目和列项目的单元格合并,从而让项目处于水平和垂直居中的位置,或取消合并单元格,从而让项目在项目组顶部靠近一侧的行字段和水平字段中处于左对齐的状态。

  1. 单击数据透视表中的任意位置。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. 在“选项”选项卡上的“数据透视表”组中,单击“选项”。

    Excel 功能区图像

  3. 在“数据透视表选项”对话框中,单击“布局和格式”选项卡,然后在“布局”下,选中或清除“合并和居中带标签的单元格”复选框。

注意: 不能在数据透视表中使用“对齐”选项卡下的“合并单元格”复选框。

更改空单元格、空白行和错误的显示方式

有时数据透视表数据中可能会包含空白单元格、空白行或错误,这时可能需要更改它们的显示方式。

更改错误和空单元格的显示方式

  1. 单击数据透视表中的任意位置。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. 在“分析”或“选项”选项卡上的“数据透视表”组中,单击“选项”。

    Excel 功能区图像

  3. 在“数据透视表选项”对话框中单击“布局和格式”选项卡,然后在“格式”下,执行下列一项或多项操作:

    • 要更改错误显示方式,选中“对于错误值,显示”复选框。然后在框中,键入要替代错误显示的值。要将错误显示为空白单元格,请删除框中的所有字符。

    • 若要更改空白单元格的显示方式,请选择“对于空白单元格,显示”复选框,然后键入要在文本框的空白单元格中显示的值。

      提示: 若要显示空白单元格,请删除框中的所有字符。若要显示零,请清除复选框。

在行或项目后显示或隐藏空白行

对于行,请执行下列操作:

  • 在数据透视表中,选择一个行字段。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

    提示: 也可以双击以大纲或表格形式显示的行字段,然后继续执行步骤 3。

  • 在“分析”或“选项”选项卡上的“活动字段”组中,单击“字段设置”。

    Excel 功能区图像

  • 在“字段设置”对话框中“布局和打印”选项卡上的“布局”下,选中或清除“在每个项目标签后插入空行”复选框。

对于项目,请执行下列操作:

  • 在数据透视表中,选择所需项目。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  • 在“设计”选项卡上的“布局”组中,单击“空行”,然后选中“在每个项目标签后插入空行”或“在每个项目标签后删除空行”复选框。

    Excel 功能区图像

    注意: 可将字符和单元格格式应用于空白行,但不能在这些行中输入数据。

更改没有数据的项和标签的显示方式

  1. 单击数据透视表中的任意位置。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. 在“分析”或“选项”选项卡上的“数据透视表”组中,单击“选项”。

    Excel 功能区图像

  3. 在“显示”选项卡上的“显示”下,执行下列一项或多项操作:

    • 若要在行中显示不含任何数据的项目,请选中或清除“显示行中不含数据的项目”复选框,以显示或隐藏没有值的行项目。

      注意: 此设置仅对联机分析处理(OLAP)数据源可用。

    • 若要在列中显示不含任何数据的项目,请选中或清除“显示列中不含数据的项目”复选框,以显示或隐藏没有值的列项目。

      注意: 此设置仅对 OLAP 数据源可用。

    • 若要在值区域中不存在任何字段的情况下显示项目标签,请选中或清除“在值区域中无字段时显示项目标签”复选框,以便在值区域中不存在任何字段的情况下显示或隐藏项目标签。

      注意: 此复选框仅适用于使用早于 Office Excel 2007 的 Excel 版本创建的数据透视表。

更改或删除格式

可从库中种类丰富的数据透视表样式中进行选择。另外,还可以控制报表的镶边行为。在整个报表中应用一致格式的一个快捷方法是更改字段的数字格式。也可以添加或删除行数和列的镶边(交替使用较深和较浅的背景)。通过镶边,可以更轻松地阅读和扫描数据。

通过应用样式来设置数据透视表的格式

可通过使用预定义的海量数据透视表样式(或快速样式)中的一种,快速更改数据透视表的外观和格式。

  1. 单击数据透视表中的任意位置。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. 在“设计”选项卡上的“数据透视表样式”组中,执行下列任一操作:

    • 单击某个显示的数据透视表样式或在库中滚动浏览以查看更多样式。

    • 若要查看所有可用样式,请单击滚动条底部的“其他”按钮。

      Excel 功能区图像

      如果想创建自己的自定义数据透视表样式,请单击库底部的“新建数据透视表样式”,以显示“新建数据透视表样式”对话框。

应用镶边以更改数据透视表的格式

  1. 单击数据透视表中的任意位置。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. 在“设计”选项卡上的“数据透视表样式选项”组中,执行下列操作之一:

    • 若要用较亮和较浅的颜色格式替换每行,请单击“镶边行”。

    • 若要用较亮和较浅的颜色格式替换每列,请单击“镶边列”。

    • 若要在绑定样式中包括行标题,请单击“行标题”。

    • 若要在绑定样式中包括列标题,请单击“列标题”。

      Excel 功能区图像

删除数据透视表的样式或镶边格式

  1. 单击数据透视表中的任意位置。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. “设计”选项卡上的“数据透视表样式”组中,单击滚动条底部的“其他”按钮以查看所有可用的样式,然后单击库底部的“清除”

    Excel 功能区图像

对数据透视表中的数据应用条件格式

使用条件格式可以帮助直观地查看和分析数据、发现关键问题以及识别模式和趋势。条件格式可帮助回答与数据相关的特定问题。对数据透视表使用条件格式时,需要了解一些重要的区别:

  • 如果通过筛选、隐藏级别、折叠和展开级别或移动字段来更改数据透视表的布局,则只要没有删除底层数据中的字段,条件格式就会保留。

  • “值”区域中字段的条件格式范围可以基于数据层次结构,由一列或多列的行或一行或多行的列上的父级(层次中下一个较高级别)的所有可见子级(层次中下一个较低级别)决定。

    注意: 在数据层次结构中,子级不继承父级的条件格式,父级也不继承子级的条件格式。

  • 设置“”区域中字段的条件格式范围的方法有三种:按选定内容、按相应字段和按值字段。

有关详细信息,请参阅应用条件格式

更改字段的数字格式

  1. 在数据透视表中,选择所需字段。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. 在“分析”或“选项”选项卡上的“活动字段”组中,单击“字段设置”。

    Excel 功能区图像

    字段设置”对话框显示标签和报表筛选器;对于值,“值字段设置”对话框显示值。

  3. 单击对话框底部的“数字格式”。

  4. 在“格式单元格”对话框中的“类别”列表中,单击要使用的数字格式。

  5. 选择所偏好的选项,然后两次单击“确定”。

    也可以右键单击值字段,然后单击“数字格式”。

包括 OLAP 服务器格式

如果连接了 Microsoft SQL Server Analysis Services 联机分析处理 (OLAP) 数据库,可指定检索和显示数据时要使用的 OLAP 服务器格式。

  1. 单击数据透视表中的任意位置。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. 在“分析”或“选项”选项卡上的“数据”组中,单击“更改数据源”,然后单击“连接属性”。

    Excel 功能区图像

  3. 在“连接属性”对话框中“使用”选项卡的“OLAP 服务器格式”部分下,执行下列操作之一:

    • 若要启用或禁用数字格式,如货币、日期和时间,请选中或清除“数字格式”复选框。

    • 若要启用或禁用字体样式,如加粗、斜体、下划线和删除线,请选中或清除“字形”复选框。

    • 若要启用或禁用填充色,请选中或清除“填充颜色”复选框。

    • 若要启用或禁用文本颜色,请选中或清除“文本颜色”复选框。

保留或放弃格式

  1. 单击数据透视表中的任意位置。

    此操作将在功能区上显示“数据透视表工具”选项卡。

  2. 在“分析”或“选项”选项卡上的“数据透视表”组中,单击“选项”。

    Excel 功能区图像

  3. 在“布局和格式”选项卡中的“格式”下,执行下列操作之一:

    • 若要保存数据透视表布局和格式以便每次对数据透视表执行操作时都使用它,请选中“更新时保留单元格格式”复选框。

    • 若要放弃数据透视表布局和格式并且在每次对数据透视表执行操作时都采用默认布局和格式,请清除“更新时保留单元格格式”复选框。

    注意: 此选项也会影响数据透视图的格式、趋势线、数据标签和 误差线 等,同时对特定数据系列的其他更改也不会保留。

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