设计响应工作流状态的表单

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

您可以设计 Microsoft Office InfoPath 表单来向工作流的当前状态显示对应的特定数据。通过设计表单模板使用启动其基于的工作流状态的表单中的操作的规则来执行此操作。这可以简化的人员使用填写表单的过程。

本文介绍如何设计费用报表表单模板来自动显示的表单模板中,具体取决于相关联的审批工作流状态的不同视图。例如,启动工作流之前,窗体将显示包含用户可在其中输入费用的重复表的费用视图。正在进行的工作流状态时,窗体将显示在每个类别显示总费用的费用摘要视图。已完成工作流状态时,窗体将显示已完成视图,其中包括估计的偿还时间的详细信息。

要使表单响应工作流状态,必须执行 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站或 Windows SharePoint Services 3.0 网站(表单所在位置)上的任务,以及 InfoPath 中的任务。必须在 SharePoint 网站上创建工作流和网站内容类型,并在 InfoPath 中执行以下操作:将数据连接添加到表单模板中、创建规则和发布表单模板。

注意: 本文使用将表单模板发布为网站内容类型的示例。也可以将表单模板发布到共享网络位置,或在将表单模板发布到 SharePoint 网站时创建新文档库。请在“请参阅”部分中查找有关发布表单模板的更多信息。

本文内容

工作流与 InfoPath 表单结合使用的简介

兼容性考虑

开始之前

步骤 1:将“审批”工作流添加到库中

步骤 2:将数据连接添加到表单模板中

步骤 3:在表单模板中添加规则以显示特定视图

步骤 4:将表单模板发布为网站内容类型

步骤 5:在文档库中添加内容类型

工作流与 InfoPath 表单结合使用的简介

工作流通过在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站或 Windows SharePoint Services 3.0 网站中的文档和项目上实施特定的业务流程,帮助人们在文档和管理项目任务中进行协作。工作流可帮助组织遵守一致的业务流程,并通过管理任务和特定业务流程涉及的步骤来提升组织效率和工作效率,使执行这些任务的人们将精力集中于工作,而不是管理工作流上。

您可以启用 InfoPath 表单以对工作流的当前状态显示对应的特定数据。通过设计表单模板使用启动工作流状态的窗体中的操作的规则来执行此操作。这可以简化的人员使用填写表单的过程。例如,您可以启用窗体时要显示只读视图的工作流状态为已完成,因此,应没有更改窗体中的数据。

为了使工作流可以在 InfoPath 表单模板上使用,必须将工作流添加到 SharePoint 列表、库或内容类型中。根据网站类型和自定义工作流是否为使用 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 创建,网站的可用工作流会有所不同。

本文使用“审批”工作流说明如何将工作流与 InfoPath 表单模板结合使用。“审批”工作流将保存到库中的 InfoPath 表单发送给一组人进行审批。默认情况下,“审批”工作流与文档内容类型相关联,并可在文档或表单库中自动获得。

每个工作流的描述性名称,例如正在进行的不同状态由定义。根据工作流的类型而有所不同状态的名称。例如,审批工作流-这是在运行Microsoft Office SharePoint Server 2007服务器上可用 — 包括进行中已取消,和已完成的状态。三态工作流状态,可在Windows SharePoint Services 3.0 — 可以定义到库或列表中,添加工作流的人员,而其他工作流使用标准的状态,如上述的进度状态。虽然描述性名称是用户可见,数值以编程方式表示工作流状态。若要设计表单模板响应特定工作流状态,您必须知道您要使用的工作流状态的数值。这是因为 InfoPath 使用工作流的数值启动动作,例如切换视图。

如前所述,您可以使 InfoPath 表单模板显示与工作流当前状态相对应的特定数据。虽然本文介绍如何使支出报表模板根据其在工作流中的状态自动显示特定的视图,但您也可以通过添加其他操作来自定义工作流。例如,可以使表单显示对话框消息(显示说明)而不是显示特定的视图。还可以使用三态工作流而不是使用“审批”工作流。

注意: 如果启用本文未介绍的操作,则可能需要执行一些其他步骤,以帮助确保表单模板能够与您使用的工作流正常协作。

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兼容性考虑

如果打算使用浏览器兼容的表单模板,请记住文档操作栏(在 Microsoft Office 文档中填写表单时可见,包括 InfoPath 表单)在用户于 Web 浏览器中填写的与浏览器兼容的表单模板中不可见。但是,您仍然可以将基于浏览器的表单与工作流结合使用。工作流参与者可以使用文档库设置更改此类表单的工作流状态。请在“请参阅”部分中查找有关使用 SharePoint 网站更改工作流设置的更多信息。

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开始之前

在执行本文中的任务前,请确保:

  • 与场管理员联系,以确认“审批”工作流是否已安装,以及是否已为要使用的 SharePoint 网站启用了“审批”工作流。

  • 确保您至少具备 SharePoint 网站的“设计”权限级别。该权限级别是发布表单模板和创建工作流的必需级别。

  • 创建拥有两个或更多视图的表单模板,并将每个视图自定义为显示适合各工作流状态的数据类型。例如,对于需要在工作流完成时显示的视图,可将该视图中的控件设置为只读。

  • 创建文档或表单库,确保将库设置为允许多种内容类型。

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步骤 1:将“审批”工作流添加到库中

本示例重点放在“审批”工作流上,但您可以根据需要使用其他工作流类型。使用其他工作流类型时,其选项可能与本文所述不同。

  1. 打开要向其中添加工作流的库。

  2. “设置”菜单上,单击正在打开的库的类型的设置。

    例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  3. “权限和管理”下,单击“工作流设置”

  4. 单击“添加工作流”

  5. 在“添加工作流”页的“工作流”部分,单击“审批”

  6. “名称”部分中,为工作流键入一个唯一的名称。

    1. “任务列表”部分中,指定要用于此工作流的任务列表。

      注释: 

      • 您可以使用默认的任务列表,或者您可以创建一个新。如果您使用默认的任务列表,则工作流参与者将能够轻松查找和查看其工作流任务使用任务列表中的我的任务视图。

      • 如果此工作流的任务将揭示您要在常规任务列表分开保存的敏感或机密数据,您应创建一个新的任务列表。

      • 如果您的组织将具有大量工作流或工作流将涉及大量任务,则应创建一个新任务列表。在这种情况下,可能需要为每个工作流分别创建任务列表。

  7. “历史记录列表”部分,选择要与该工作流结合使用的历史记录列表。历史列表显示在工作流的各个实例期间出现的所有事件。

    可以使用默认的“历史记录”列表,也可以创建新的历史记录列表。如果组织需要许多工作流,则可以为每个工作流创建独立的历史记录列表。

  8. 若要允许手动启动工作流,请选中“启动选项”部分中的“允许由拥有编辑项目权限的已验证用户手动启动此工作流”复选框。

  9. 若要求其他权限以启动工作流,请选中“要求拥有管理列表权限,以便启动此工作流”复选框。

  10. 指定需要的任意其他选项,包括需要工作流启动的时间,然后单击“下一步”

  11. 在“自定义工作流”页上,指定需要的选项,包括传送任务的方式、默认的工作流启动值,以及工作流的完成方式,然后单击“确定”

    在以下任何部分中选择选项,不必在每个部分都指定选项:

    工作流任务

    目的

    要执行的操作

    一次将任务分配给所有参与者(并行工作流)

    选中“所有参与者同时(并行)”

    一次将任务分配给一个参与者需要该参与者在下一名参与者收到任务前完成任务(串行工作流)

    选中“一次一个参与者(串行)”

    允许工作流参与者将其任务重新分配给其他人

    选中“将任务重新分配给其他人员”复选框。

    允许工作流参与者请求更改文档或项目。更改必须在任务完成前审批。

    选中“完成任务前请求更改”复选框。

    默认的工作流起始值

    目的

    要执行的操作

    为该工作流的所有实例指定一个默认的参与者列表

    在工作流启动时键入需要包含在内的参与者名称,或单击“审批者”,然后从目录服务选择人员和组。

    注释: 

    • 名称之间以分号隔开。

    • 如果将该工作流设置为串行工作流,请按照任务的分配顺序添加工作流参与者的名称。

    将单个任务分配给组而不是为每个组成员分配各个任务

    选中“向每个输入的组分配一项任务(不展开组)”复选框。

    允许启动工作流的人员更改或添加参与者

    选中“允许启动此工作流时更改参与者列表”复选框。

    指定与各个任务一同显示的默认消息

    在文本框中键入消息或说明。

    为并行工作流指定截止日期

    “任务截止日期(并行)”下输入日期。

    指定工作流参与者必须在多长时间内完成工作流任务

    “每位人员应在以下时间段内完成其任务(串行)”下键入数字,然后选中“日”“周”作为时间增量。

    指定在工作流启动时应接收警报(非任务分配)的人员列表

    “通知他人”下键入要通知的人员的名称,或单击“抄送”,然后从目录服务选择人员和组。

    注意: 名称之间以分号隔开。

    完成工作流

    目的

    要执行的操作

    指定当特定数量的参与者完成其任务时表示并行工作流已完成

    选中“已完成下列数量的任务”复选框,然后键入数字。

    指定工作流在文档或项目被拒绝时完成

    选中“文档被拒绝”复选框。

    指定当文档或项目被更改时表示工作流已完成

    选中“文档被更改”复选框。

    完成后的工作流活动

    目的

    要执行的操作

    在工作流完成后更新文档或项目的审批状态

    选中“更新审批状态(使用此工作流控制内容审批)”复选框。

    注释: 

    • 如果是使用“审批”工作流管理库的审批,且已选中“添加工作流”页上的“启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本”复选框,则该复选框默认为选中。

    • 如果因不需要该工作流成为库的默认内容审批工作流而未选中“添加工作流”页上的“启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本”复选框,则可以选中该复选框,使该工作流成为特定用户可手动启动的备用内容审批工作流。

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步骤 2:将数据连接添加到表单模板中

以下过程介绍如何添加辅助数据连接,该连接用于查询在步骤 1 中添加的工作流的工作流状态。该辅助数据连接提供使表单中的规则根据工作流状态切换视图的数据。

  1. 在 InfoPath 中的“工具”菜单上单击“数据连接”

  2. 数据连接对话框中,单击添加

  3. 在“数据连接向导”中,单击“新建连接”,单击“接收数据”,然后单击“下一步”

  4. 在向导的下一页上,单击“SharePoint 库或列表”,然后单击“下一步”

  5. 在向导的下一页上,键入 SharePoint 网站的 URL。

  6. “选择一个列表或库”列表中,单击在步骤 1 中将“审批”工作流添加到的文档库的名称,然后单击“下一步”

  7. 在向导的下一页上的“选择域”列表中,选中与工作流名称匹配的字段名称旁边的复选框。

    该字段名称可能并非与工作流名称精确匹配。如果字段名称使用除下划线或字母以外的特殊字符开头,则可在列表中自定义工作流名称。

  8. 选中“仅包含活动表单的数据”复选框,然后单击“下一步”

  9. 选中“在表单模板中存储一份数据副本”复选框,然后单击“下一步”

  10. 在向导的下一页上的“输入该数据连接的名称”框中,为该辅助数据连接键入一个描述性名称。该名称将出现在“数据源”任务窗格的“数据源”列表中。

  11. 若要在用户打开表单时自动运行查询,请选中“在打开表单时自动检索数据”复选框。

  12. 在该向导的最后一页上,单击“完成”

  13. “数据连接”对话框中,单击“关闭”

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步骤 3:在表单模板中添加规则以显示特定视图

在设计表单模板时,您可以使用规则自动显示一个对话框中,设置字段的值、 查询或提交表单数据发送到的数据连接、 切换视图,或打开或关闭窗体响应某些事件和条件。事件数据源,单击按钮,在插入重复节或重复表,或打开中的行或提交表单中,可以包括对特定域或组进行更改。条件可以包括计算、 XPath 表达式和用户角色。无论字段的值为空,在指定范围内,等于另一个字段,值或开头或包含特定的字符,也可以包含条件。

本例将创建一条根据工作流状态切换视图的规则。

  1. “工具”菜单上,单击“表单选项”

  2. “类别”列表中,单击“打开并保存”

  3. “打开行为”下,单击“规则”

  4. “用于打开表单的规则”对话框中,单击“添加”

  5. “名称”框中,为规则键入一个名称。

    例如,键入切换视图

  6. 要指定何时运行规则的条件,请单击“设置条件”

  7. “条件为真时应用规则”下的第一个框中,单击“选择域或组”

  8. “数据源”列表中,单击在步骤 2 中添加的辅助数据源的名称,然后单击“确定”

  9. 单击与工作流状态相对应的字段的名称。

    可能需要展开窗口中的文件夹,直至看到需要的字段。

  10. “条件”对话框的第二个列表中,单击“等于”

  11. 在第三个列表中,单击“键入数字”,然后键入与工作流状态对应的值。

    例如,对于在工作流完成时显示的视图,请键入 5

    “审批”工作流中工作流状态的数值

    状态

    数值

    正在进行

    ",2"

    已完成

    (5)

    已取消

    15

    已批准

    16

    已拒绝

    17

    注释: 

    • 其他工作流的状态数值可能会有所不同。

    • InfoPath 中的工作流状态的值为只读。这意味着无法设计用户可以通过在表单自身上的控件中输入值来手动更改工作流状态的表单模板。

  12. 单击“确定”

  13. “规则”对话框中,单击“添加操作”

  14. “操作”下,单击“切换视图”

  15. “视图”中,单击要在工作流状态与该条件的状态匹配时显示的视图的名称,然后单击“确定”

    例如,如果在步骤 11 中键入 2,单击要在工作流状态为“正在进行”时显示的视图的名称。

  16. “规则”对话框中,单击“确定”

  17. 重复步骤 4 至步骤 16,创建在工作流的各个阶段切换相应视图的其他规则。

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步骤 4:将表单模板发布为网站内容类型

在发布表单模板时,既可以将其发布到文档库,也可以将其发布为可以在整个网站集合的多个文档库中使用的网站内容类型。由于已创建文档库并为其分配了一个工作流,因此,必须将表单模板发布为内容类型。之后即可将表单模板的网站内容类型关联到已创建的库。

不但可以将表单模板发布为网站内容类型,还可以将其发布到共享网络位置或在将表单模板发布到 SharePoint 网站时创建新文档库。请在“请参阅”部分中查找有关发布表单模板的更多信息。

  1. “文件”菜单上,单击“保存”

  2. 另存为对话框中,浏览到要保存表单模板中,,然后单击保存位置。

  3. 要打开“检查设计方案”任务窗格,请在“工具”菜单上,单击“检查设计方案”

  4. 如果“检查设计方案”任务窗格中列有错误,请更改这些错误,然后单击“刷新”,确认是否仍存在错误。

  5. “文件”菜单上,单击“发布”

  6. 在发布向导中,单击“具有或不具有 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器”,然后单击“下一步”

  7. 在下一页上的向导中输入 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 网站的位置框中,键入您要在其中发布您的表单模板的 SharePoint 网站的位置,然后单击下一步

  8. 若要允许用户使用 Web 浏览器填写该表单,请在向导的下一页上,选中“使用户可以通过浏览器填写此表单”复选框。

  9. 单击“网站内容类型(高级)”,然后单击“下一步”

  10. 在向导的下一页上,单击“新建内容类型”

  11. “内容类型的父级”列表中,单击“表单”,然后单击“下一步”

  12. 在向导的下一页上,为新的内容类型键入名称和描述,然后单击“下一步”

  13. 在向导的下一页上的“指定此表单模板的位置和文件名”框中,键入 SharePoint 网站的位置,然后单击“浏览”

  14. “浏览”对话框中,浏览到要在其上将表单模板发布为网站内容类型的服务器的位置,然后在“文件名”框中键入表单模板的名称,并单击“保存”

  15. 单击“下一步”

  16. 选择表单模板中的域,您希望该表单模板作为列显示在文档库的默认视图中。

    操作方法

    1. 单击“添加”

    2. 选择您想要为一列中的文档库中,添加的字段,然后执行下列操作之一 ︰

      • 列名称框中,键入栏的名称。

      • 网站列组列表中选择网站列在列名称列表中,选择一个名称,然后单击确定

        如果您选择的重复域显示在文档库中的数据,您可以定义要如何显示在文档库中的字段,通过单击函数列表中的值。您可以选择是否显示在域,字段中或计数的所有匹配项的字段中的最后一个值中的第一个值或是否的所有值合并在一起。

    3. 单击“确定”。

  17. 单击“下一步”

  18. 在向导的下一页上,验证所显示的信息是否正确,然后单击“发布”

  19. 单击“关闭”,然后验证表单模板是否为 SharePoint 网站上的内容类型。

    操作方法

    1. 在 Web 浏览器中打开 SharePoint 网站。

    2. 在网站的右上角的“网站操作”菜单上,单击“网站设置”

    3. 网站设置中,单击网站内容类型

      网站内容类型库中的InfoPath 内容类型下,应列出您的表单模板。

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步骤 5:在文档库中添加内容类型

内容类型使组织能够组织、 管理和跨网站集更高效地处理内容。通过定义为特定类型的文档的内容类型,组织可以确保更高效地管理的每个组的内容。您可以将列表或库设置以通过将内容类型添加到列表或库中包含多个项目类型或文档类型的项目。

注意: 要向列表或库中添加内容类型,至少需要具备该列表或库的“设计”权限级别。

开始之前,请确保库已设置为允许多种内容类型。

允许多种内容类型

  1. “设置”菜单上,单击“文档库设置”

  2. “常规设置”下,单击“高级设置”

  3. “内容类型”部分,选择“是”以允许多种内容类型,然后单击“确定”

  1. 如果列表或库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    注意: 如果未显示列表或库名称,请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表或库名称。

  2. “设置”菜单上,单击“文档库设置”

  3. “内容类型”上,单击“从现有网站内容类型添加”

  4. “从以下列表中选择网站内容类型”列表的“选择内容类型”部分,选择要从中进行选择的网站内容类型的组。

  5. “可用网站内容类型”列表中,单击需要的内容类型,然后单击“添加”,将选中的内容类型移动到“要添加的内容类型”列表中。

  6. 要添加其他内容类型,请重复执行步骤 4 和步骤 5,然后单击“确定”

现在,当用户在该库中创建新表单时,表单视图会根据工作流的状态进行显示。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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