设计响应工作流状态的表单

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您可以设计 Microsoft Office InfoPath 表单来向工作流的当前状态显示对应的特定数据。通过设计表单模板使用启动其基于的工作流状态的表单中的操作的规则来执行此操作。这可以简化的人员使用填写表单的过程。

本文介绍如何设计费用报表表单模板来自动显示的表单模板中,具体取决于相关联的审批工作流状态的不同视图。例如,启动工作流之前,窗体将显示包含用户可在其中输入费用的重复表的费用视图。正在进行的工作流状态时,窗体将显示在每个类别显示总费用的费用摘要视图。已完成工作流状态时,窗体将显示已完成视图,其中包括估计的偿还时间的详细信息。

若要启用响应工作流状态的表单,必须在 InfoPath 中执行Microsoft Office SharePoint Server 2007网站或窗体的位置, Windows SharePoint Services 3.0网站上的任务和任务。在 SharePoint 网站上,您必须创建工作流和内容类型网站,并在 InfoPath 中必须向表单模板中添加数据连接、 创建一条规则,并发布表单模板。

注意: 本文使用示例方案在其中发布表单模板作为网站内容类型。您也可以将表单模板发布到共享的网络位置或将表单模板发布到 SharePoint 网站时创建新的文档库。查找有关在另请参阅部分中发布表单模板的详细信息。

本文内容

工作流中使用 InfoPath 表单的简介

兼容性的注意事项

开始之前

步骤 1: 向库中添加审批工作流

步骤 2: 向表单模板中添加数据连接

步骤 3: 向表单模板以显示特定的视图中添加规则

步骤 4: 将表单模板作为网站内容类型发布

步骤 5: 向文档库中添加内容类型

工作流与 InfoPath 表单结合使用的简介

工作流帮助用户协作处理文档,并通过Microsoft Office SharePoint Server 2007网站或Windows SharePoint Services 3.0网站中的文档和项目实施特定的业务流程管理项目任务。工作流可帮助组织遵循一致的业务流程,并通过管理任务和特定的业务流程中涉及的步骤来提高组织的效率和工作效率。这允许执行这些任务集中执行工作,而不是管理工作流的人员。

您可以启用 InfoPath 表单以对工作流的当前状态显示对应的特定数据。通过设计表单模板使用启动工作流状态的窗体中的操作的规则来执行此操作。这可以简化的人员使用填写表单的过程。例如,您可以启用窗体时要显示只读视图的工作流状态为已完成,因此,应没有更改窗体中的数据。

工作流必须添加到 SharePoint 列表、 库或内容类型以使其可供使用的 InfoPath 表单模板上。可用工作流网站还取决于网站和是否使用Microsoft Office SharePoint Designer 2007创建自定义工作流的类型。

这篇文章使用审批工作流,说明如何使用的 InfoPath 表单模板使用工作流。审批工作流路由保存到库与一组人员以供审批的 InfoPath 表单。默认情况下,审批工作流与文档内容类型相关联,并且在文档或表单库将自动可用。

每个工作流的描述性名称,例如正在进行的不同状态由定义。根据工作流的类型而有所不同状态的名称。例如,审批工作流-这是在运行Microsoft Office SharePoint Server 2007服务器上可用 — 包括进行中已取消,和已完成的状态。三态工作流状态,可在Windows SharePoint Services 3.0 — 可以定义到库或列表中,添加工作流的人员,而其他工作流使用标准的状态,如上述的进度状态。虽然描述性名称是用户可见,数值以编程方式表示工作流状态。若要设计表单模板响应特定工作流状态,您必须知道您要使用的工作流状态的数值。这是因为 InfoPath 使用工作流的数值启动动作,例如切换视图。

如前所述,您可以启用 InfoPath 表单模板以对工作流的当前状态显示对应的特定数据。虽然本文介绍如何启用费用报表表单模板以在工作流中自动显示特定的视图,具体取决于其状态,还可以通过添加更多操作定制工作流。例如,而不是启用窗体以显示特定的视图,可以启用它们显示的消息对话框显示说明进行操作。然后,而不是使用审批工作流,您可以使用三态工作流。

注意: 如果您启用以外本文中所述的操作,您可能需要执行额外的步骤,以帮助确保您的表单模板与您使用的工作流能正确工作。

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兼容性的注意事项

如果您打算创建浏览器兼容的表单模板,请记住,文档操作栏中,填写表单,在 Microsoft Office 文档中,包括 InfoPath 表单时显示不可见,在 Web 浏览器中填写的用户的浏览器兼容的表单模板.但是,您仍然可以使用基于浏览器的窗体与工作流。若要更改此类窗体的工作流状态,工作流参与者可以使用文档库设置。查找有关使用 SharePoint 网站,在另请参阅部分中更改工作流设置的详细信息。

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准备工作

确保以下几点执行本文中的任务:

  • 与服务器场管理员联系,以确认安装并启用您想要使用的 SharePoint 网站的审批工作流。

  • 确保您有至少设计权限级别的 SharePoint 网站。此权限级别是必要发布表单模板和创建工作流。

  • 具有两个或多个视图中创建的表单模板和自定义每个视图显示的适合于每个工作流状态的数据类型。例如,您希望工作流完成时显示的视图,可以设置控件在该视图中为只读。

  • 创建文档库或表单库,并确保选中库设置为允许多种内容类型。

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步骤 1: 向库中添加审批工作流

此方案侧重审批工作流,但如果需要,您可以使用另一个工作流类型。如果您使用另一个工作流类型,该工作流的选项可能会有所不同本文中所述。

  1. 打开要向其添加工作流的库。

  2. 设置菜单上,单击要打开的库的类型设置。

    例如,在文档库中,单击“文档库设置”。

  3. “权限和管理”下,单击“工作流设置”

  4. 单击“添加工作流”。

  5. 在添加工作流页面上,在工作流部分中,单击审批

  6. 在“名称”部分,为该工作流键入一个唯一名称。

    1. 任务列表部分中,指定要用于此工作流的任务列表。

      注意: 

      • 您可以使用默认的任务列表,或者您可以创建一个新。如果您使用默认的任务列表,则工作流参与者将能够轻松查找和查看其工作流任务使用任务列表中的我的任务视图。

      • 如果此工作流的任务将揭示您要在常规任务列表分开保存的敏感或机密数据,您应创建一个新的任务列表。

      • 如果您的组织拥有许多工作流,或者如果工作流将涉及大量任务,则应创建一个新任务列表。在这种情况,您可能希望创建的每个工作流的任务列表。

  7. 在“历史记录列表”部分中,选择一个要用于此工作流的历史记录列表。 该历史记录列表显示在每个工作流实例进行期间发生的所有活动。

    您可以使用默认的历史记录列表或您可以创建一个新。如果您的组织拥有许多工作流,您可以创建单独的历史记录列表,每个工作流。

  8. 若要允许手动启动工作流,请在开始选项部分中选择允许此工作流手动启动已验证用户具有编辑项目权限复选框。

  9. 如果需要其他权限来启动工作流,请选择要求拥有管理列表权限,启动工作流复选框。

  10. 指定您希望包括在您希望工作流启动时,,然后单击下一步时的任何其他选项。

  11. 在自定义工作流页面中,指定您希望包括任务传送方式的选项,默认工作流启动值和工作流如何完成后,,然后单击确定

    在任何以下各部分中,选择选项。您不需要指定每个节中的选项:

    工作流任务

    若要

    执行此操作

    将任务分配给一次所有参与者 (并行工作流)

    选择所有参与者同时 (并行)

    分配任务添加到需要一个参与,一次一个参与者完成任务之前的下一个参与者将收到任务 (串行工作流)

    选择一个参与者,一次 (串行)

    允许工作流参与者重新分配给其他人其任务

    选择重新分配给其他人的任务复选框。

    允许工作流参与者请求对文档或项目进行更改。在任务完成之前,必须批准更改。

    选择请求完成任务之前进行更改复选框。

    默认工作流的起始值

    若要

    执行此操作

    指定此工作流的所有实例的参与者的默认列表

    键入您想要包括工作流启动时,参与者的姓名,或单击审批者和然后选择人员和目录服务的组。

    注意: 

    • 用分号分隔的名称。

    • 如果设置为串行工作流此工作流时,添加要在其中要分配的任务的顺序的工作流参与者的名称。

    将一项任务分配给组,而不是为每个组成员分配单个任务

    选择输入的每个组分配一项任务 (不展开组)复选框。

    允许启动工作流更改或添加参与者的人员

    选择允许更改应用于启动此工作流时,参与者的列表复选框。

    指定默认显示的消息,每个任务

    在文本框中键入邮件或说明。

    指定并行工作流的截止日期

    输入在任务的截止 (并行)下的日期。

    指定串行工作流参与者的有多长时间才能完成工作流任务

    为每个人提供以下时间段内完成其任务 (串行),请键入一个数字,,然后选择作为时间增量的

    指定应接收通知 (而不是任务分配) 的人员的列表时启动工作流

    其他人通知,键入希望得到通知,或单击抄送,然后选择用户和组从目录服务的人员的姓名。

    注意: 用分号分隔的名称。

    完成工作流

    若要

    执行此操作

    指定并行工作流已完成时的特定数目的参与者完成任务

    选择已完成以下数量的任务复选框,然后再键入一个数字。

    指定工作流已完成,如果文档或项目被拒绝

    选择文档被拒绝复选框。

    指定工作流已完成,当文档或项目发生更改

    选择更改文档复选框。

    完成后的工作流活动

    若要

    执行此操作

    工作流完成后更新文档或项目的审批状态

    选择更新审批状态 (使用此工作流控制内容审批)复选框。

    注意: 

    • 如果您使用审批工作流管理内容审批的库中,选择添加工作流页上的启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本复选框,则默认情况下选中此复选框。

    • 如果您不希望此工作流库的默认内容审批工作流是因为未选择添加工作流页上的启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本复选框,您可以选中此复选框,以使 此工作流特定用户可以手动启动辅助内容审批工作流。

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步骤 2: 向表单模板中添加数据连接

以下过程介绍如何添加查询步骤 1 中添加工作流的工作流状态的辅助数据连接。辅助数据连接提供数据,使切换视图根据工作流状态的窗体中的规则。

  1. 在 InfoPath 中,在工具菜单上,单击数据连接

  2. 数据连接对话框中,单击添加

  3. 在数据连接向导中,单击创建的新连接到接收数据,请单击,然后单击下一步

  4. 在向导的下一页上,单击SharePoint 库或列表,然后单击下一步

  5. 在向导的下一页上,键入 SharePoint 网站的 URL。

  6. 选择列表或库列表中,单击在步骤 1 中添加审批工作流的位置的文档库的名称,然后单击下一步

  7. 选择字段列表中,在向导的下一页上选择工作流名称相匹配的字段名称旁边的复选框。

    域的名称可能不完全匹配的工作流名称。如果字段名称开头下划线或字母以外的特殊字符,将在列表中自定义工作流的名称。

  8. 选择包含数据的活动窗体复选框,然后单击下一步

  9. 清除应用商店中的数据的表单模板的副本复选框,然后单击下一步

  10. 输入此数据连接框中的名称,在向导的下一页上键入该辅助数据连接的描述性名称。此名称为数据源任务窗格中的数据源列表中显示的内容。

  11. 若要自动运行查询,由用户打开表单时,选择打开窗体时自动检索数据复选框。

  12. 在该向导的最后一页上,单击“完成”

  13. 数据连接对话框中,单击关闭

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步骤 3: 向表单模板以显示特定的视图中添加规则

在设计表单模板时,您可以使用规则自动显示一个对话框中,设置字段的值、 查询或提交表单数据发送到的数据连接、 切换视图,或打开或关闭窗体响应某些事件和条件。事件数据源,单击按钮,在插入重复节或重复表,或打开中的行或提交表单中,可以包括对特定域或组进行更改。条件可以包括计算、 XPath 表达式和用户角色。无论字段的值为空,在指定范围内,等于另一个字段,值或开头或包含特定的字符,也可以包含条件。

在此例中,您将创建规则以基于工作流状态切换视图。

  1. 工具菜单上,单击表单选项

  2. 类别列表中,单击打开和保存

  3. 打开行为,下单击规则

  4. 打开表单的规则对话框中,单击添加

  5. 名称框中,键入规则的名称。

    例如,键入切换视图

  6. 要指定条件时应运行此规则,单击设置条件

  7. 应用规则条件为真时,在第一个框中,单击选择域或组

  8. 数据源列表中,单击您在步骤 2 中添加辅助数据源的名称,然后单击确定

  9. 单击对应于工作流状态域的名称。

    您可能需要展开文件夹窗口中的,直到看到所需的字段。

  10. 条件对话框中,在第二个列表中,单击等于

  11. 在第三个列表中,单击数字类型,,然后键入对应于工作流状态的值。

    例如,工作流完成时显示的视图,键入5

    审批工作流的工作流状态的数值

    状态

    数字值

    进行中

    2

    已完成

    5

    Canceled

    15

    已批准

    16

    已拒绝

    17

    注意: 

    • 在其他工作流中的状态为数字值可能会有所不同。

    • 在 InfoPath 中的工作流状态的值是只读的。这意味着您不能设计表单模板,以便通过在表单本身上某个控件中输入一个值,用户可以手动更改的工作流状态。

  12. 单击“确定”。

  13. 规则对话框中,单击添加操作

  14. 操作下单击切换视图

  15. 视图,单击您想要在工作流状态匹配的状态,这种情况时显示的视图的名称,然后单击确定

    例如,如果您在步骤 11 中键入2 ,请单击您想要等于正在进行的工作流状态时显示的视图的名称。

  16. 规则对话框中,单击确定

  17. 重复步骤 4 至 16 以创建附加规则在工作流中的每个阶段切换合适的视图。

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步骤 4: 将表单模板作为网站内容类型发布

发布表单模板时,您可以将其发布到文档库或将其作为跨网站集使用多个文档库中的网站内容类型发布。由于您已创建的文档库,并为其分配工作流,您必须为内容类型发布表单模板。更高版本,您可以将为您创建的库的表单模板的网站内容类型相关联。

除了发布表单模板作为网站内容类型,您可以将表单模板发布到共享的网络位置或创建新文档库中,将表单模板发布到 SharePoint 网站时。查找有关在另请参阅部分中发布表单模板的详细信息。

  1. 在“文件”菜单上,单击“保存”。

  2. 另存为对话框中,浏览到要保存表单模板中,,然后单击保存位置。

  3. 若要打开检查设计方案任务窗格中,单击工具菜单上的检查设计方案

  4. 如果列出了错误检查设计方案任务窗格,修复这些错误,,然后单击刷新以确定是否错误仍然存在。

  5. 在“文件”菜单上,单击“发布”。

  6. 在发布向导中,单击具有或不 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器,然后单击下一步

  7. 在下一页上的向导中输入 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 网站的位置框中,键入您要在其中发布您的表单模板的 SharePoint 网站的位置,然后单击下一步

  8. 若要允许用户填写此窗体向导的下一页上使用 Web 浏览器中,选择使用户可以使用浏览器中填写此表单复选框。

  9. 单击网站内容类型 (高级),然后单击下一步

  10. 在向导的下一页上,单击创建新的内容类型

  11. 基内容类型在列表中,单击窗体,然后单击下一步

  12. 在向导的下一页上,键入名称和说明的新内容类型,,然后单击下一步

  13. 指定一个位置和文件名为表单模板框中,在向导的下一页上键入 SharePoint 网站的位置,然后单击浏览

  14. 浏览对话框中,浏览到要发布表单模板作为网站内容类型,然后在文件名框中,键入表单模板的名称并单击保存在服务器上的位置。

  15. 单击“下一步”

  16. 选择您想要显示为文档库的默认视图中的列的表单模板中的字段。

    操作方法

    1. 单击“添加”。

    2. 选择您想要为一列中的文档库中,添加的字段,然后执行下列操作之一:

      • 列名称框中,键入栏的名称。

      • 网站列组列表中选择网站列在列名称列表中,选择一个名称,然后单击确定

        如果您选择的重复域显示在文档库中的数据,您可以定义要如何显示在文档库中的字段,通过单击函数列表中的值。您可以选择是否显示在域,字段中或计数的所有匹配项的字段中的最后一个值中的第一个值或是否的所有值合并在一起。

    3. 单击“确定”。

  17. 单击“下一步”

  18. 在向导的下一页上,验证所显示的信息正确,,然后单击发布

  19. 单击关闭,然后验证您的表单模板上的 SharePoint 网站的内容类型。

    操作方法

    1. 在 Web 浏览器中打开 SharePoint 网站。

    2. 在网站的右上角中的网站操作菜单中,单击网站设置

    3. 网站设置中,单击网站内容类型

      网站内容类型库中的InfoPath 内容类型下,应列出您的表单模板。

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步骤 5: 向文档库中添加内容类型

内容类型使组织能够组织、 管理和跨网站集更高效地处理内容。通过定义为特定类型的文档的内容类型,组织可以确保更高效地管理的每个组的内容。您可以将列表或库设置以通过将内容类型添加到列表或库中包含多个项目类型或文档类型的项目。

注意: 若要添加到列表或库的内容类型,您至少需要设计权限级别对该列表或库。

在开始之前,请确保库设置为允许多种内容类型。

允许多个内容类型

  1. 设置菜单上,单击文档库设置

  2. “常规设置”下,单击“高级设置”

  3. 内容类型部分中,选择以允许多个内容类型,,然后单击确定

  1. 如果列表或库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    注意: 如果未显示该列表或库的名称,则请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表或库的名称。

  2. 设置菜单上,单击文档库设置

  3. 在“内容类型”下,单击“从现有网站内容类型添加”。

  4. 选择内容类型部分中的选择网站内容类型列表中,选择要从中选择网站内容类型的组。

  5. 可用网站内容类型列表中,单击所需的内容类型,然后单击添加要添加的内容类型列表中移动所选内容类型。

  6. 要添加其他内容类型,请重复步骤 4 和 5,然后单击确定

现在,当用户在此库中创建新的窗体,窗体视图将显示根据工作流状态。

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