设置 Office 365 文件存储和共享

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设置文件存储和共享您的业务是一起使用OneDrive for Business和工作组网站的最佳方式之一。这是理想如果您有几个员工的小型企业版。

Office 365包含您要开始使用基本的工作组网站。您可以立即开始将文件存储在OneDrive和工作组网站中的文件进行协作。

上次更新时间: 2018 年 6 月 7 日

文档在 Office 365 中的存储位置

  • OneDrive旨在用于各个,偶尔共享文件。

  • 共享和协作处理文件定期设计SharePoint工作组网站。工作组网站是一个理想选择存储文件的人共享的所有权多人拥有文件的位置和可能协作处理它们。业务中具有只有少量员工,您可能只需要一个工作组网站。

OneDrive和工作组网站提供您和您的员工的任意位置的访问。

显示如何使用两种类型的存储的图表:OneDrive 或团队网站

下面是什么OneDrive和工作组网站一起使用时,将存储在每个位置的一些建议:

存储位置

它有何用途?

在此存储的内容

OneDrive

将内容存储在OneDrive就像在您的计算机; 上存储文件没有其他人可以轻松地访问它们。

有关详细信息,请参阅OneDrive for Business 是什么?

其他工作组成员无需定期协作处理或访问的业务文件。

SharePoint工作组网站

协作。当您创建 Office 365 组 (例如,在 Office 365 管理中心中,在 Outlook 中,或通过在 Microsoft 小组中创建一个团队) SharePoint工作组网站创建该组。同样,当您创建新的SharePoint工作组网站,从SharePoint主页或新SharePoint管理中心预览版,它也会创建 Office 365 组。详细信息,请参阅什么是 SharePoint 工作组网站?创建 SharePoint Online 中的工作组网站

共享所有权的文件。在您的组织中工作的每个单位,我们建议单独的工作组网站。例如,以保密人员和财务文档到小型团队,创建单独的工作组网站。

注意: SharePoint 还有其他类型的网站,您可以使用您的业务。您可以使用在你的 intranet通信网站发布较大的访问群体的信息。和您可以使用集线器网站连接中 intranet 网站。

开始使用OneDrive和您的工作组网站

您的企业拥有Office 365许可证分配 (并选中SharePoint Online ) 中的每个人都可以OneDrive云存储。他们可以存储业务相关这里文件从任何设备上访问,它们只适用于该用户。例如,他们可能存储草稿建议、 其会议笔记或他们将提供演示的脚本。

OneDrive文件和文件夹,还可以共享员工。如果员工离开或离开公司,其他人可以访问存储在OneDrive中共享的文件。

下面介绍了如何在您的团队的每个人设置OneDrive和共享文件。

Office 365 OneDrive 选择主屏幕

  1. 转到office.com以登录,并使用您的用户名和密码登录。

  2. 在Office 365主页上,选择OneDrive

  3. 在OneDrive,工作组成员可以存储自己业务相关的文件。您可以共享单个文件或整个文件夹。选择文件或文件夹,右键单击,然后选择共享

    共享文件夹

  4. 发送链接页上保留默认选择与链接的任何人都可以查看和编辑

    键入名称或电子邮件地址的团队成员的要有权访问该文件夹,并添加可选消息。

    如果您希望将发送的电子邮件的副本,请向列表添加电子邮件地址。

    共享链接对话框,显示显示键入并选择一个名称。

  5. 完成后输入您想要共享,与谁选择发送。电子邮件立即发送到的人员您邀请。

    共享的链接,其中显示列表的名称

  6. 下面是该电子邮件的外观。

    通过电子邮件发送链接共享的 OneDrive 文件夹

Office 365 包含基本的团队网站,其中的一些功能可以帮助你入门。只有你的企业中的人员可以访问此内部网站。

下面介绍了如何访问你的工作组网站:

  1. 转到office.com以登录,并使用您的用户名和密码登录。

  2. 在 Office 365 主屏幕上,选择SharePoint ,然后选择在左侧导航菜单上您的工作组网站链接。

  3. 您将看到您的团队的主页。此页面包括:

    • 主页显示工作组新闻活动,如添加或最近编辑的新文件。

    • + 新建按钮以将元素添加到主页页面上,例如文档库、 列表或新页面。

    • 要访问您的工作组网站,例如工作组文档库中的其他区域的左侧导航菜单。

SharePoint Online 工作组网站的主页上

为了帮助你快速开始存储和共享文件,团队网站提供了用于存储文件的位置。它被称为“文档库”,就像在“文档的库”中。

下面是要添加的文件的步骤操作:

  1. 在您的工作组网站的主页上,从左侧导航菜单中选择文档。这将向您的文档库

    工作组文档库

  2. 同时仍在登录到Office 365,请从任务栏或其他位置打开 Windows资源管理器。转到要上载到您的工作组网站的文件。

  3. 选择要上载到您的工作组网站的文件,然后将它们拖动到文档库

    将文件从桌面文件夹拖动到您的库

  4. 完成后,文件将存储在您的工作组网站和您的计算机。

    工作组网站库的文件

  5. 您可以从您的计算机中删除文件。在下一步中,同步与您的桌面的联机文件,您将创建您的计算机上这些文件的新位置。

    如果要上载到工作组网站中的文件很多或很大,请继续阅读关于向库中上载大文件或多个文件的技巧。

    如果需要更多存储空间,请参阅更改订阅的存储空间

既然您已在您的工作组网站上的文件,则可以将其设置同步与您的 PC 或 mac。这种方式,您可以处理您从您的 PC 或 Mac 的文件,而不是使用 Microsoft Edge、 Chrome,或者其他浏览器。也是您需要访问文件和未连接到 Internet 时的情况下您的计算机上同步的文件的版本很有用。

文件设置连接到 Internet 时,将与您的计算机同步之后,它们将自动同步。

下面介绍了如何在工作组网站上与你的桌面同步文件:

  1. 在您的工作组网站的主页上,从左侧导航菜单中选择文档。这样将转到您的文档库。

    提示: 当同步您的工作组网站上的文件,正在同步的网站,而不是整个网站上的每个文件库。

    工作组文档库

  2. 选择同步进行同步的所有文件。或者,浏览到要同步的特定文件夹。

    文档库与所选的同步按钮

  3. 如果系统提示您切换应用程序,选择。OneDrive是执行同步的过程。

    Office 365 切换应用程序的提示
  4. 如果您然后得到OneDrive 设置提示,请登录您的工作或学校帐户。

    OneDrive 安装程序屏幕

  5. 如果尚未尚未同步您OneDrive,您可能会看到这是你的 OneDrive 文件夹的屏幕。检查在下面是您的 OneDrive 文件夹的路径。 如果您想要使用的不同的路径,然后单击下一步,请选择更改位置

    更改您的本地文件夹在此屏幕

  6. 在文件资源管理器在您的组织的名称下的左窗格中,将显示您的工作组网站中的文件。在"OneDrive-< 组织的名称 >"下将出现OneDrive中的文件

    请参阅什么已同步您的本地文件夹中

  7. 通过在计算机上的工作组文件夹中打开文件进行测试同步。进行更改,,然后选择保存

文件存储和共享的最佳做法

下面是最有效地利用OneDrive或SharePoint工作组网站的一些提示。

  • 单独 proprietorships: OneDrive用于存储您自己的文件并与客户在通过案例共享。

  • Co-ownerships: 两个所有者使用OneDrive和共享文件来回。

  • 与外部客户或合作伙伴需要访问文件的企业: 创建新的工作组网站存储和共享文档针对特定客户。设置为允许访问仅该客户的网站。然后不需要担心某个客户意外地将能够访问适用于另一个客户的信息。

将文件存储在OneDrive时,仅可以访问您,除非您与他人共享。当您共享的文件时,您可以选择以创建链接,以便可以转发或与仅特定人员共享。也可以创建单独的文件夹中OneDrive公共,个人,如不同的目的或单个项目。可以在所有与另一个人或组中,或者没有其他人共享每个文件夹。

共享的更多信息,请参阅OneDrive for Business 中共享文件和文件夹

若要查看处于OneDrive的存储空间量,请参阅管理您的 OneDrive for Business 存储

尽管可以上载几乎所有类型的文件,不允许一些文件名和文件名称中的字符。详细信息,请参阅文件无效字符和 OneDrive for Business 中的文件类型

后续步骤

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