设置 Office 365 文件存储和共享

撰稿人: Tom Werner Diane Faigel
上次更新时间:2017 年 8 月 21 日

若要为企业设置文件存储和共享,使用 OneDrive for Business 和 Office 365 团队网站是一种最好的方法。如果是只有几名员工的小型企业,此方法非常合适。

Office 365 包括基本的团队网站,便于你开始使用。可以立即开始在 OneDrive for Business 中存储文件,在团队网站中协作处理文件。

文档在 Office 365 中的存储位置

  • OneDrive for Business 供个人使用,偶尔可以共享文件。OneDrive for Business 非常适合存储你拥有的文件。

  • Office 365 团队网站可用于定期共享和协作处理文件。团队网站非常适合存储拥有共享所有权的文件。在团队网站上,几个人或整个团队拥有文件并可能协作处理这些文件。

OneDrive for Business 和团队网站可为你和你的员工提供随时随地访问。

显示如何使用两种类型的存储的图表:OneDrive 或团队网站

下面是在配合使用 OneDrive for Business 和 Office 365 团队网站时,针对每个位置要存储的内容的一些建议:

存储位置

它有何用途?

在此存储的内容

OneDrive for Business

在 OneDrive for Business 上存储内容就像在你的计算机存储文件;其他人不能轻易访问。

它非常适合用于存储你自己正在处理的业务文件。

其他工作组成员无需定期协作处理或访问的业务文件。

Office 365工作组网站

Office 365工作组网站就像一个网站,但默认情况下它不是公共网站,只有你向其授予权限的人员可以访问。

它适合用于共享和协作处理文件。

所有员工可以访问和协作处理的共享文档。例如,协作处理 PowerPoint 演示文稿、存储每个人都更新的团队计划或发布会议议程。

Office 365工作组子网站

Office 365工作组子网站就像工作组网站上一个独立部分,具有独特的外观或独有访问权限。

它非常适合用于与企业外部的客户或合作伙伴共享和协作处理文件。

同时非常适合用于存储你要对企业中具有团队网站访问权限的其他人员保密的文件。你可以设置子网站,以便只有你自己(如果需要,还可以包括一两个其他人员)可以访问。

了解如何创建工作组子网站

你想要与为公司外部的人员共享的文件。

你想要对公司内的其他人员保密的文件。例如,你可能想要在此存储人员和财务信息。

Office 365网站集

文件存储和共享,但网站集与现有团队网站完全独立。

新的 Office 365 网站集都有自己的地址和权限。可用于内部或外部协作。

大型企业使用网站集的方法与小型企业使用子网站的方法相同。具有高级安全需求并掌握熟练技术技能的小型企业可能也想创建网站集

就像在工作组网站和子网站中一样,在网站集中存储相同共享信息。

视频:将文件移动到云中

观看本视频,了解如何快速开始将文档存储到云中。跳转到步骤

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步骤:开始使用 OneDrive for Business 和团队网站,实现文件存储和联机协作

估计的完成时间:5-10 分钟

你的企业中Office 365获得OneDrive for Business云存储的的每个人。告诉他们如果他们是唯一需要使用文件的人,应将业务相关文件存储在此处。例如,他们可能会存储草稿提案、其会议笔记或要放映的演示的脚本。

还应告诉员工与你和同事共享其 OneDrive for Business 文件夹,这一点也很重要。如果员工休病假或离职,就很难访问他们存储在 OneDrive for Business 上的文件。但是,如果已共享 OneDrive for Business 文件夹,你可以根据需要随时访问文件。

下面介绍了团队中的每个人如何访问 OneDrive for Business 并共享其文件夹。

  1. 转到 https://portal.office.com 进行登录。

  2. 键入您的用户名和密码,然后选择“登录”。

  3. 在Office 365主页上,选择“OneDrive”。

    从应用启动器下,选择“OneDrive”磁贴。

  4. 在 OneDrive for Business 中,如果已经拥有“与所有人共享”文件夹,请打开它。这是小组成员应将自己的业务相关文档存储在 OneDrive for Business 中的位置。选择“共享”,然后转到下一步。

    或者,如果你还没有此文件夹,请选择“新建”以创建新文件夹。将其命名为“与所有人共享”,然后选择“邀请他人”。如果看不到“邀请他人”,请单击“创建”,右键单击新文件夹,然后单击“共享”。

    在 OneDrive 中选择“与每个人共享”文件夹

  5. 在“邀请他人”框中,键入你要让其访问文件夹的工作组成员的姓名或电子邮件地址。你可以包含自己的电子邮件地址,以获得一份将发送给授予访问权限的人员的电子邮件。

    用于列出你要与之共享 OneDrive for Business 文件夹的用户的电子邮件地址的对话框。

  6. 选择文件夹的权限设置“可以编辑”或“可以查看”。

  7. 键入一条信息,将其包含在发送给受邀人员的电子邮件中,以便让他们知道电子邮件中包含你的共享业务文件的链接。选择“创建”。该电子邮件会立即发送给受邀人员。

    下面显示了发送后电子邮件的外观。邮件底部包含“与所有人共享”文件夹的链接,他们可以访问。

    打开电子邮件,然后单击“打开网站”。

估计的完成时间:5-10 分钟

Office 365 包含基本的团队网站,其中的一些功能可以帮助你入门。只有你的企业中的人员可以访问此内部网站。

下面介绍了如何访问你的工作组网站:

  1. 登录到 Office 365 时,在页面左上角选择应用启动器, Office 365 应用启动器图标 然后选择“网站”。

    在页面右上角中,选择应用启动器,然后选择“网站”。

  2. 在“网站”页面中,选择“工作组网站”。

    要访问你的团队网站,请单击“网站”,然后单击“团队网站”。

你会看到团队内部网站的主页,默认标题为“<你的企业名称>工作组网站”。此主页包括:

  • 帮助你开始自定义工作组网站的功能的磁贴。

  • 左侧导航到工作组网站中其他区域的链接。

  • 文档库,以便你开始存储并与你的工作组共享文件。

初始团队网站页面包括用于自定义网站的常用功能的图块。

估计的完成时间:前面几个文件需要 20-30 分钟

为了帮助你快速开始存储和共享文件,团队网站提供了用于存储文件的位置。它被称为“文档库”,就像在“文档的库”中。

下面是具体步骤:

  1. 在团队网站的主页上,请从左侧导航菜单中选择“文档”。执行此操作后,会进入“文档库”。

    在左侧菜单上选择“文档”库

  2. 在登录到 Office 365 时,从开始栏或其他位置打开“文件浏览器”。

    从“开始”栏或其他位置打开文件浏览器。

  3. 转到你想要向工作组网站上载的文件。

    选择“浏览”以导航到计算机上要上载至你的团队网站的文件。

  4. 选择你想要向工作组网站上载的文件,然后将其拖动到文档库。

    上载至你的工作组网站上的文档库的文件的示例。

    完成后,文件会被同时存储在工作组网站和你的计算机中。

    将文件上载到“文档”库后该库的外观的图像。

    你可以从计算机中删除文件。在下一步中,步骤 4:与你的桌面同步联机文件,你将创建新位置来存储计算机上的这些文件。

    如果要上载到工作组网站中的文件很多或很大,请继续阅读关于向库中上载大文件或多个文件的技巧。

    如果需要更多存储空间,请参阅更改订阅的存储空间

估计的完成时间:前面几个文件需要 20-30 分钟

现在,你的团队网站中已经有了文件,你可以进行设置以便与电脑或 Mac 同步。这样,你就可以在电脑或 Mac 上处理文件,而无需在 Internet Explorer、Chrome 或其他浏览器中处理。当需要访问文件但未连接到 Internet 时,计算机上有一份已同步文件的版本也很重要。

将文件设置为与计算机同步后,当连接到 Internet 时,会每隔大约 10 分钟自动同步文件。

下面介绍了如何在工作组网站上与你的桌面同步文件:

  1. 在团队网站的主页上,请从左侧导航菜单中选择“文档”。不能从主页上设置同步,必须从导航菜单中打开库。

    提示: 在工作组网站上同步文件时,你同步的是网站上的每个文档库,而不是整个网站。

    在左侧菜单上选择“文档”库

  2. 在文档库中,选择“同步”。或者选择要同步的各个文件。

    选择文件,然后选择“同步”。
  3. 在 OneDrive for Business 框中,选择“立即同步”。(OneDrive for Business 是进行同步操作的过程。)

    选择“立即同步”按钮以开始将文件从你的团队网站同步到你的桌面。
  4. 如果此时看到安全提示,请选择“允许”。如果看到一条要求输入 Office 365 凭据的提示,请输入你的 Office 365 用户 ID,然后输入密码。同步过程开始时,你会看到此对话框:

    同步开始时你将看到的对话框的图像。
  5. 选择“显示我的文件”以在 Windows 资源管理器中查看文档。可以在 SharePoint 文件夹中查看你的计算机上的文件。文件旁边的绿色小复选标记表示它处于最新状态,已与团队网站上的版本同步。

    使用文件资源管理器导航到桌面上的同步文件。 它位于 SharePoint 文件夹中。

    注释: 

    • 在 OneDrive for Business上同步文件时,它们位于桌面上的 OneDrive for Business 文件夹中。

    • 在你同步 OneDrive for Business 文件和你的桌面之后文件资源管理器中外观的屏幕截图

  6. 转到“SharePoint”文件夹,然后打开该文件。进行更改,然后选择“保存”。如果已连接到 Internet,会在屏幕底部看到“正在上载到 SharePoint”,表示该文件正在保存到团队网站上。同时,它还会保存到桌面 SharePoint 文件夹中。如果看到“上载失败”的消息,请重试。有时 Internet 连接不稳定可能会中断保存。

    当文件保存至你的团队网站时你收到的状态消息的图像。

    恭喜!你已经完成了组织的文件存储和联机协作设置。

文件存储和共享的最佳做法

  • 小型非营利组织:创建 Office 365 团队网站来存储共享文档,以便集中存储和存档信息。这样,在人员变更期间(例如变更为主管)就不会丢失信息。创建一个私有 Office 365 团队子网站,以存储想要对团队中其他人员保密的文件,例如人员文档和财务文档。

  • 独资经营:使用 OneDrive for Business 以存储自己的文件并根据具体情况与客户共享。

  • 合作经营:如果合作经营企业,你仍然可以使用 OneDrive for Business,但需要与其他所有者直接共享你的文件,反之亦然。

  • 外部客户或合作伙伴需要访问文件的企业:使用 Office 365 团队子网站存储和共享面向特定客户的文档。因为子网站的访问权限是针对特定客户的,并仅限于子网站,你无需担心客户会意外访问面向另一个客户的信息。

将文件存储在 OneDrive for Business 中时,只有你可以进行访问,除非你将它与他人共享。共享文件时,你可以选择与单个用户共享或与所有人共享。你也可以在 OneDrive 中创建单独的文件夹,分别用于不同用途,如用于公共、个人或单个项目。每个文件夹可共享给不同人员或组,或其他人。

有关共享的详细信息,也请参阅在 OneDrive for Business 中共享文件和文件夹

若要查看你在 OneDrive for Business 中剩余多少存储空间,请参阅 Manage your OneDrive for Business storage(管理你的 OneDrive for Business 存储)。

虽然你可以上传几乎任何格式的文件,但是出于安全性以及文件名中具有无效字符这两种原因,某些文件可能不受允许。OneDrive for Business 的安全策略阻止某些文件类型和一小部分字符。有关哪些文件格式和无效字符不受允许的详细信息,请参阅 OneDrive for Business 中的无效文件字符和文件类型

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