设置 Office 365 文件存储和共享

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上次更新 2 年 4 月,2018

若要为企业设置文件存储和共享,使用 OneDrive for Business 和 Office 365 团队网站是一种最好的方法。如果是只有几名员工的小型企业,此方法非常合适。

Office 365 包括基本的团队网站,便于你开始使用。可以立即开始在 OneDrive for Business 中存储文件,在团队网站中协作处理文件。

文档在 Office 365 中的存储位置

  • OneDrive for Business 供个人使用,偶尔可以共享文件。OneDrive for Business 非常适合存储你拥有的文件。

  • Office 365 团队网站可用于定期共享和协作处理文件。团队网站非常适合存储拥有共享所有权的文件。在团队网站上,几个人或整个团队拥有文件并可能协作处理这些文件。

OneDrive for Business 和团队网站可为你和你的员工提供随时随地访问。

显示如何使用两种类型的存储的图表:OneDrive 或团队网站

下面是在配合使用 OneDrive for Business 和 Office 365 团队网站时,针对每个位置要存储的内容的一些建议:

存储位置

它有何用途?

在此存储的内容

OneDrive for Business

在 OneDrive for Business 上存储内容就像在你的计算机存储文件;其他人不能轻易访问。

它非常适合用于存储你自己正在处理的业务文件。

其他工作组成员无需定期协作处理或访问的业务文件。

Office 365工作组网站

Office 365工作组网站就像一个网站,但默认情况下它不是公共网站,只有你向其授予权限的人员可以访问。

它适合用于共享和协作处理文件。

所有员工可以访问和协作处理的共享文档。例如,协作处理 PowerPoint 演示文稿、存储每个人都更新的团队计划或发布会议议程。

Office 365工作组子网站

Office 365工作组子网站就像工作组网站上一个独立部分,具有独特的外观或独有访问权限。

它非常适合用于与企业外部的客户或合作伙伴共享和协作处理文件。

最好还用于存储您想要将其他部分明显不同的人员的私人文档在您的企业有权访问工作组网站的文件。您可以设置子网站以便只有您 (和如果需要一个或两个其他人) 可以访问它。

了解如何创建工作组子网站

你想要与为公司外部的人员共享的文件。

您想要保持私密从其他人在您的企业的文件。例如,您可能想要储存人员和下面的财务信息。

Office 365网站集

Office 365 网站集是完全独立于您的现有工作组网站。

网站集具有其自己的地址和权限,并可用于内部或外部协作。

大型企业使用网站集的方法与小型企业使用子网站的方法相同。具有高级安全需求并掌握熟练技术技能的小型企业可能也想创建网站集

在网站集存储相同的共享的文件,就像在工作组网站和子网站。

步骤: 开始使用OneDrive for Business和 Office 365 工作组网站的文件存储和联机协作

估计的完成时间:5-10 分钟

你的企业中Office 365获得OneDrive for Business云存储的的每个人。告诉他们如果他们是唯一需要使用文件的人,应将业务相关文件存储在此处。例如,他们可能会存储草稿提案、其会议笔记或要放映的演示的脚本。

还应告诉员工与你和同事共享其 OneDrive for Business 文件夹,这一点也很重要。如果员工休病假或离职,就很难访问他们存储在 OneDrive for Business 上的文件。但是,如果已共享 OneDrive for Business 文件夹,你可以根据需要随时访问文件。

下面介绍了团队中的每个人如何访问 OneDrive for Business 并共享其文件夹。

Office 365 主页

  1. 转到office.com以登录,并使用您的用户名和密码登录。

  2. 在Office 365主页上,选择OneDrive

  3. 在 OneDrive for Business 中,如果已经拥有“与所有人共享”文件夹,请打开它。这是小组成员应将自己的业务相关文档存储在 OneDrive for Business 中的位置。选择“共享”,然后转到下一步。

    或者,如果您还没有此文件夹,请选择新建> 文件夹,并将其命名为与每个人共享

    右键单击该文件夹,然后选择共享

    Office 365 共享文件夹

  4. 发送链接的信息,leave 默认选择与链接的任何人都可以查看和编辑

    键入名称或电子邮件地址的团队成员的要有权访问该文件夹,并添加一条消息。您可以包括您自己的电子邮件地址以获取一份将被发送到用户授予访问电子邮件到。

    Office 365 向文件夹发送链接

  5. 完成后输入发送链接信息中,选择发送。电子邮件立即发送到的人员您邀请。

    Office 365 发送链接对话框

  6. 下面是什么时将其发送电子邮件的外观。它包括打开链接到您与每个人共享文件夹以便他们可以访问它。

    Office 365 发送链接的电子邮件

估计的完成时间:5-10 分钟

Office 365 包含基本的团队网站,其中的一些功能可以帮助你入门。只有你的企业中的人员可以访问此内部网站。

下面介绍了如何访问你的工作组网站:

  1. 登录到Office 365并转到工作组网站使用 URL https://<your 业务名称 >。 sharepoint.com。例如: https://contoso.sharepoint.com

  2. 您将看到您的工作组使用的默认标题的内部网站主页< 您的公司名称 > 工作组网站。此页面包括:

    • 帮助你开始自定义工作组网站的功能的磁贴。

    • 左侧导航到工作组网站中其他区域的链接。

    • 文档库,以便你开始存储并与你的工作组共享文件。

Office 365 工作组网站的主页上

估计的完成时间:前面几个文件需要 20-30 分钟

为了帮助你快速开始存储和共享文件,团队网站提供了用于存储文件的位置。它被称为“文档库”,就像在“文档的库”中。

下面是要添加的文件的步骤操作:

  1. 在您的工作组网站的主页上,从左侧导航菜单中选择文档。这将向您的文档库

    Office 365 团队网站-选择文档

  2. 同时仍在登录到Office 365,请从任务栏或其他位置打开 Windows资源管理器。转到要上载到您的工作组网站的文件。

    Office 365 要上载的文件资源管理器文件

  3. 选择要上载到您的工作组网站的文件,然后将它们拖动到文档库

    Office 365 SharePoint 文档库-拖放功能

  4. 完成后,文件将存储在您的工作组网站和您的计算机。

    Office 365 SharePoint 文档库-上载的文件

  5. 你可以从计算机中删除文件。在下一步中,步骤 4:与你的桌面同步联机文件,你将创建新位置来存储计算机上的这些文件。

    如果要上载到工作组网站中的文件很多或很大,请继续阅读关于向库中上载大文件或多个文件的技巧。

    如果需要更多存储空间,请参阅更改订阅的存储空间

估计的完成时间:前面几个文件需要 20-30 分钟

既然您已在您的工作组网站上的文件,则可以将其设置同步与您的 PC 或 mac。这种方式,您可以处理您从您的 PC 或 Mac 的文件,而不是使用 Microsoft Edge、 Chrome,或者其他浏览器。也是您需要访问文件和未连接到 Internet 时的情况下您的计算机上同步的文件的版本很有用。

将文件设置为与计算机同步后,当连接到 Internet 时,会每隔大约 10 分钟自动同步文件。

下面介绍了如何在工作组网站上与你的桌面同步文件:

  1. 在您的工作组网站的主页上,从导航菜单上选择文档。这样将转到您文档库

    提示: 当同步您的工作组网站上的文件,正在同步的网站,而不是整个网站上的每个文件库。

    Office 365 SharePoint 团队站点-选择文档

  2. 在 SharePoint 中,选择同步进行同步的所有文件。或者,选择您要同步的个别文件。

    Office 365 SharePoint-将文件同步

  3. 如果系统提示您切换应用程序,选择。(OneDrive for Business是执行同步过程)。

    Office 365 切换应用程序的提示
  4. 然后,您将收到的安全提示,如果选择允许。如果收到提示输入Office 365凭据,请输入您Office 365的用户 ID 和密码。

  5. 您将文件同步到这台电脑提示符下,选择下一步

    Office 365 SharePoint 的同步文件提示
  6. 完成同步后,您可以查看您的工作组文件夹中您的计算机上的文件。小的文件旁边的绿色复选标记指示它是最新,并已同步的工作组网站上的文件。

    Office 365 SharePoint 同步的 Windows 文件资源管理器

  7. 通过在计算机上,转到您的工作组文件夹,然后打开一个文件中测试同步。进行更改,,然后选择保存

    如果您已连接到 Internet,您可能会看到通知指示正在文件保存至您的工作组网站。它还同时保存到您的计算机。如果您收到"无法上载"消息,请重试。有时可能会中断不一致的 Internet 连接保存。

    恭喜!你已经完成了组织的文件存储和联机协作设置。

文件存储和共享的最佳做法

  • 小型非营利组织:创建 Office 365 团队网站来存储共享文档,以便集中存储和存档信息。这样,在人员变更期间(例如变更为主管)就不会丢失信息。创建一个私有 Office 365 团队子网站,以存储想要对团队中其他人员保密的文件,例如人员文档和财务文档。

  • 独资经营:使用 OneDrive for Business 以存储自己的文件并根据具体情况与客户共享。

  • 合作经营:如果合作经营企业,你仍然可以使用 OneDrive for Business,但需要与其他所有者直接共享你的文件,反之亦然。

  • 外部客户或合作伙伴需要访问文件的企业:使用 Office 365 团队子网站存储和共享面向特定客户的文档。因为子网站的访问权限是针对特定客户的,并仅限于子网站,你无需担心客户会意外访问面向另一个客户的信息。

将文件存储在 OneDrive for Business 中时,只有你可以进行访问,除非你将它与他人共享。共享文件时,你可以选择与单个用户共享或与所有人共享。你也可以在 OneDrive 中创建单独的文件夹,分别用于不同用途,如用于公共、个人或单个项目。每个文件夹可共享给不同人员或组,或其他人。

有关共享的详细信息,也请参阅在 OneDrive for Business 中共享文件和文件夹

若要查看你在 OneDrive for Business 中剩余多少存储空间,请参阅 Manage your OneDrive for Business storage(管理你的 OneDrive for Business 存储)。

虽然你可以上传几乎任何格式的文件,但是出于安全性以及文件名中具有无效字符这两种原因,某些文件可能不受允许。OneDrive for Business 的安全策略阻止某些文件类型和一小部分字符。有关哪些文件格式和无效字符不受允许的详细信息,请参阅 OneDrive for Business 中的无效文件字符和文件类型

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