设置邮件合并规则

了解邮件合并规则,并探讨组织如何使用每个规则。向所有客户撰写信件或电子邮件时,如果希望信件根据数据源特定字段中的不同值表达不同含义,可以建立规则。

例如,已写好一封信件,介绍即将在全球三个不同地方举行的活动。已使用 Word 的“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”选项卡创建信件,但检查信件后,发现不仅存在重复的内容,而且还需要根据活动地点更改某些内容。此情况下,可使用“编写和插入域”组中的“规则”来处理各种情况。

使用规则

向邮件合并文档添加规则,让工作流程更高效、更灵活。借助规则,无需生成多个文档,直接设置可快速更改的内容。

可在设置邮件合并时添加规则。

  1. 在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中,选择“规则”。

    Word 中“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组

  2. 选择可用的规则。

    Word 中从“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中访问的字段的“规则”下拉列表

开始邮件合并过程前无法访问规则。若要详细了解如何设置某个域,请在所选规则对话框中选择“?”图标。还可在 Word 帮助中搜索域名。

提示: 若要在显示和隐藏域代码之间切换,请按 Alt+F9。

域​​

说明

示例和方法

Ask

用于在文档中的多个位置重复相同信息的请求。合并后的文档中将显示对提示的响应

在“插入 Word 域:Ask”对话框中,存在“询问一次”复选框。如果希望仅在开始最终邮件合并时出现提示,请选中复选框。如果想针对每条记录出现提示,请清除复选框(默认设置)。

有关详细信息,请参阅 Ask 域

为多年销售公司制造产品的员工计划一场退休晚会。向公司内外的人员发送电子邮件邀请函挨个询问他们是否出席。

在“插入 Word 域:Ask”对话框的“书签”框中,键入“邀请”。

在“提示”框中,键入“是否打算参加我们的退休晚会?

在“默认书签文本”框中,键入“”。

完成时选择“确定”。

Fill-in

若要提问,请使用 Fill-in 域。Fill-in 域类似于文档中的多次 Ask 域。

在“插入 Word 域:Fill-in”对话框中,存在“询问一次”复选框。如果要将响应应用于正在合并的每条记录,请选择此复选框。如果想要针对每条记录收到提示,请清除该复选框(默认设置)。

有关详细信息,请参阅 Fill-in 域

公司正在发起一场健康评估活动。需向每位员工发送保密注册表。该表格需要填写年龄、身高和体重信息。

在“插入 Word 域:Fill-in”对话框的“提示”框中,键入“你的年龄?

完成时选择“确定”。

If Then Else

用于定义需要满足的条件。如果满足定义的条件,则提供特定信息。如果不满足定义的条件,则提供其他信息。

有关详细信息,请参阅 If 域

你负责维护慈善组织的大型会员身份数据库。会员将基于其所在地理位置收到关于即将到来的筹款活动的不同公告。

在“插入 Word 域:IF”对话框的“域名”下拉列表中,选择数据源中的“位置”列名(通常为 Excel 电子表格)。

在“比较条件”下拉列表中,选择“等于”。

在“比较对象”框中,键入南美。然后,如果符合比较条件,请在“则插入此文字”框中键入插入的内容。如果不符合条件,则添加“否则插入此文字”框中提供的内容。

完成时选择“确定”。

Merge Record #

用于捕获要在合并文档中包含的数据源中的实际记录编号。该编号表示合并前应用于数据源的任何排序或筛选

有关详细信息,请参阅 MergeRec 域

使用“打印日期”域旁边的 MergeRec 域创建唯一的发票编号。

在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中,选择“规则”,然后选择“合并记录 #”。

Merge Sequence #

希望对合并文档中的记录进行计数时使用。

有关详细信息,请参阅 MergeSeq 域

合并一批信函后,套用信函的最后一条记录显示信函的总数。可以根据此总数来计算邮费。

在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中,选择“规则”,然后选择“合并序列 #”。

Next Record

用于在当前文档中插入下一条数据记录且不启动新的文档。

有关详细信息,请参阅 Next 域

在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中,选择“规则”,然后选择“下一记录”。

Next Record If

用于比较两个值。用于匹配数据域的内容,且值确定下一条记录应合并到当前文档还是新文档中。

有关详细信息,请参阅 NextIf 域

在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中,选择“规则”,然后选择“下一记录条件”。

在“域​​名”列表中,选择合并域的名称(如城市)。

在“比较条件”列表中,选择所需的运算符。例如,要选择特定城市中的收件人,请选择“等于”。

在“比较对象”框中键入要使用的。例如,要选择在东京的收件人,请键入东京

Set Bookmark

用于将书签名称关联到特定值。可在文档的多个位置放置书签。每次在文档中插入书签时,都将显示链接到该书签的值。

有关详细信息,请参阅 Set 域

公司正在准备公开发布要在某特定区域推进的环保工作的汇总。项目经理已拟定初步项目名称,但提醒名称可能有变。此时最好添加书签,因为如果更改标题,则仅需更改书签,而无需更改标题的每个引用。

在“插入 Word 域:Set”对话框的“书签”框中,键入项目名称

块中,键入大青蛙空洞修复

完成时选择“确定”。

Skip Record If

用于对数据域内容和值进行比较,如果比较结果为 true,则跳过当前数据记录的包含内容。

有关详细信息,请参阅 SkipIf 域

你拥有一家服装店,发现某款非流行尺码的 T 恤库存过剩。所以,当你准备发销售传单时,会排除穿某个特定尺码衣服的顾客。

在“插入 Word 域:Skip Record If”对话框的“域名”下拉列表中,选择数据源中的尺码列名(通常为 Excel 电子表格)。

在“比较条件”下拉列表中,选择“等于”。

在“比较对象”框中,键入 XL。完成时选择“确定”。任何穿 XL 号 T 恤的顾客都不会收到销售传单。

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