设置语音邮件

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在 Office 365 中,你可以录制问候语、编辑和更改电话应答规则、设置 Outlook Voice Access、编辑短信和电子邮件通知设置,以及使用 Web 上的 Outlook 选项窗格中的“语音邮件”选项启用语音邮件预览:

语音邮件选项,位于 Outlook 电子邮件选项窗格上

  • 若要从 Web 上的 Outlook 访问语音邮件设置,请选择 “设置”图标 >“邮件”>“常规”>“语音邮件”。

  • 若要从Outlook 2016或Outlook 2013桌面客户端访问语音邮件设置,请单击文件>管理语音邮件。

重要: 如果“语音邮件”选项显示为灰色,则你正在通过云 PSTN 使用 Skype for Business 语音邮件服务,且“语音邮件”选项不可用。

  1. 在“语音邮件”下选择“问候语”。

  2. 选择要录制的问候语的类型。

    两个问候语选项均为标准问候语和“长期外出”问候语

  3. 选择“拨打我的号码以播放或录制所选问候语”。

  4. 输入你的电话号码,然后选择“拨号”。

    输入你的电话号码,然后单击“拨号”来录制你的问候语

  5. 请按照录制消息中的说明来录制问候语。

  6. 完成录制后,单击“保存”。

    问候语对话框,其中突出显示了“保存”按钮

使用电话应答规则来确定当呼叫方进入语音邮件时会发生什么情况。例如,如果你打开了自动答复,则可设置规则,将呼叫方转接到其他号码。如果你有多个规则,则可指定应用它们的顺序。

如果未创建电话应答规则,则在联系不到您时,传入的呼叫者将被直接发送到您的语音邮件。

若要创建规则

  1. 在“语音邮件”下选择“电话应答规则”。

  2. 单击“新建”按钮。

    “新建”按钮,用于创建规则

  3. 键入规则的名称。

  4. 在“如果呼叫方进入我的语音邮件”中选择一个选项。

  5. 如果要向规则添加其他条件,请选择“添加条件”。你可以向一个规则添加多个条件,但请谨慎执行此操作,以便规则不会变得过于复杂。

  6. 在“为呼叫方提供这些选项”中选择一个选项。某些选项会提示你输入其他信息,如备用电话号码或文本,以供呼叫方读取。

  7. 如果要向规则添加其他选项,请选择“添加选项”。

  8. 选择“确定”。

  9. 使用“电话应答规则”页上的复选框打开或关闭该规则。

若要编辑的规则

  1. 在“语音邮件”下选择“电话应答规则”。

  2. 选择要编辑的规则,然后单击“编辑”按钮。

    电话应答规则,其中突出显示了“编辑”按钮

若要删除规则

  1. 在“语音邮件”下选择“电话应答规则”。

  2. 选择要删除的规则,然后单击“删除”按钮。

    “删除”按钮,位于规则工具栏上

若要更改规则的应用顺序

  1. 在“语音邮件”下选择“电话应答规则”。

  2. 规则应按应用的顺序列出,因此按该顺序选择想要上移或下移的规则,然后单击箭头。

    一些箭头按钮,用于按照规则应用的顺序将规则上下移动

有了通知,当你错过电话或收到语音邮件消息时就会收到提醒。你可以决定你希望何时以何种方式收到提醒。例如,可在错过电话时收到一封电子邮件,也可在某个留下语音邮件时收到短信。默认情况下,每次错过电话时都会收到一封电子邮件,且关闭短信通知。

设置短信通知

  1. 在“语音邮件”下选择“通知”。

  2. 单击“设置短信”。

  3. 选择你手机进行注册的国家/地区。

    注意: 短信通知功能仅在特定地区受支持,且仅适用于特定的移动服务提供商。如果未列出你的移动服务提供商,则你将无法设置短信通知。

  4. 选择你的移动服务提供商,然后单击“下一步”。

  5. 输入你的电话号码并单击“下一步”。

  6. 你将收到一条附有密码的短信。在“短信设置”屏幕上输入该密码,然后单击“完成”。

    短信屏幕,可在其中输入密码

  7. 选择何时收到短信通知,然后单击“保存”。

编辑短信通知设置

  1. 在“语音邮件”下选择“通知”。

  2. 单击“编辑短信设置”。

  3. 选择一个短信选项,然后单击“保存”。

通过 Outlook Voice Access,你可以使用手机访问语音邮件、电子邮件、日历和联系人。为 Outlook Voice Access 设置的选项包括访问新消息的顺序和对其进行拨号的文件夹(如收件箱)。

Outlook Voice Access 的电话号码是多少?管理员为你设置语音邮件时,会为你提供电话号码和 PIN。联系管理员以获得帮助。

通过在电话上播放,你可以使用指定的电话号码在电话上播放语音邮件。

默认情况下,电话号码是你组织分配给你的号码,但也可以是手机号码或电子邮件地址。在这种情况下,语音邮件将通过电子邮件收件箱进行播放。

若要设置的语音邮件号码

  1. 在“语音邮件”下选择“在手机上播放”。

  2. 键入要用于语音邮件的电话号码或电子邮件地址。

  3. 单击“保存”。

PIN 可用于通过 Outlook Voice Access 访问邮箱和日历信息。在重置 PIN 时,将向你的电子邮件收件箱发送一个临时的 PIN。此临时 PIN 将在下次致电 Outlook Voice Access 时使用。此时,系统会提示你创建一个永久的 PIN。

若要重置您的语音访问 PIN

  1. 在“语音邮件”下选择“重置​​ PIN”。

  2. 单击“重置我的语音邮件 PIN”。

  3. 单击“确定”确认重置。

语音邮件预览可用于预览收到的语音消息文本。你还可以将文本预览附加在所发送的语音消息中。

若要打开语音邮件预览

  1. 在“语音邮件”下选择“语音邮件预览”。

  2. 选择或取消选择所需的选项。默认情况下同时选中两者。

  3. 单击“保存”。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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