设置语音邮件

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在 Office 365 中,你可以录制问候语、编辑和更改电话应答规则、设置 Outlook Voice Access、编辑短信和电子邮件通知设置,以及使用 Web 上的 Outlook 选项窗格中的“语音邮件”选项启用语音邮件预览:

语音邮件选项,位于 Outlook 电子邮件选项窗格上

  • 要从Web 上的 Outlook访问语音邮件设置, 请选择 " “设置”图标 " > "邮件" > "常规" > "语音邮件"。

  • 若要从Outlook 2016或Outlook 2013桌面客户端访问语音邮件设置, 请单击 "文件" > "管理语音邮件"。

重要: 如果语音邮件选项灰显, 则你使用的是Skype for Business语音邮件服务和云 PSTN, 语音邮件选项不可用。

  1. 在“语音邮件”下选择“问候语”。

  2. 选择要录制的问候语的类型。

    两个问候语选项均为标准问候语和“长期外出”问候语

  3. 选择“拨打我的号码以播放或录制所选问候语”。

  4. 输入你的电话号码,然后选择“拨号”。

    输入你的电话号码,然后单击“拨号”来录制你的问候语

  5. 请按照录制消息中的说明来录制问候语。

  6. 完成录制后,单击“保存”。

    问候语对话框,其中突出显示了“保存”按钮

使用电话应答规则来确定当呼叫方进入语音邮件时会发生什么情况。例如,如果你打开了自动答复,则可设置规则,将呼叫方转接到其他号码。如果你有多个规则,则可指定应用它们的顺序。

如果未创建电话应答规则,则在联系不到您时,传入的呼叫者将被直接发送到您的语音邮件。

如果你创建了呼叫应答规则, 但未指定操作, 你的呼叫者将听到以下提示: "你已到达 < name > 的邮箱。请稍后回拨。"再见" ", 呼叫将结束。

创建规则

  1. 在“语音邮件”下选择“电话应答规则”。

  2. 单击“新建”按钮。

    “新建”按钮,用于创建规则

  3. 键入规则的名称。

  4. 在“如果呼叫方进入我的语音邮件”中选择一个选项。

  5. 如果要向规则添加其他条件,请选择“添加条件”。你可以向一个规则添加多个条件,但请谨慎执行此操作,以便规则不会变得过于复杂。

  6. 在“为呼叫方提供这些选项”中选择一个选项。某些选项会提示你输入其他信息,如备用电话号码或文本,以供呼叫方读取。

  7. 如果要向规则添加其他选项,请选择“添加选项”。

  8. 选择“确定”。

  9. 使用“电话应答规则”页上的复选框打开或关闭该规则。

编辑规则

  1. 在“语音邮件”下选择“电话应答规则”。

  2. 选择要编辑的规则,然后单击“编辑”按钮。

    电话应答规则,其中突出显示了“编辑”按钮

删除规则

  1. 在“语音邮件”下选择“电话应答规则”。

  2. 选择要删除的规则,然后单击“删除”按钮。

    “删除”按钮,位于规则工具栏上

更改规则的应用顺序

  1. 在“语音邮件”下选择“电话应答规则”。

  2. 规则应按应用的顺序列出,因此按该顺序选择想要上移或下移的规则,然后单击箭头。

    一些箭头按钮,用于按照规则应用的顺序将规则上下移动

使用通知时, 当你错过呼叫或收到语音邮件时, 你将收到警报消息。你可以决定何时以及何时收到通知。例如, 当你错过呼叫时, 你可能会收到一封电子邮件, 或者当某人离开语音邮件时收到一条短信。默认情况下, 当你错过呼叫时, 你会收到一封电子邮件, 但短信通知已关闭。

设置短信通知

  1. 在“语音邮件”下选择“通知”。

  2. 单击“设置短信”。

  3. 选择你手机进行注册的国家/地区。

    注意: 短信通知功能仅在特定地区受支持,且仅适用于特定的移动服务提供商。如果未列出你的移动服务提供商,则你将无法设置短信通知。

  4. 选择你的移动服务提供商,然后单击“下一步”。

  5. 输入你的电话号码并单击“下一步”。

  6. 你将收到一条附有密码的短信。在“短信设置”屏幕上输入该密码,然后单击“完成”。

    短信屏幕,可在其中输入密码

  7. 选择何时收到短信通知,然后单击“保存”。

编辑短信通知设置

  1. 在“语音邮件”下选择“通知”。

  2. 单击“编辑短信设置”。

  3. 选择一个短信选项,然后单击“保存”。

通过 Outlook Voice Access,你可以使用手机访问语音邮件、电子邮件、日历和联系人。为 Outlook Voice Access 设置的选项包括访问新消息的顺序和对其进行拨号的文件夹(如收件箱)。

Outlook Voice Access 的电话号码是多少?管理员为你设置语音邮件时,会为你提供电话号码和 PIN。联系管理员以获得帮助。

通过在电话上播放,你可以使用指定的电话号码在电话上播放语音邮件。

默认情况下,电话号码是你组织分配给你的号码,但也可以是手机号码或电子邮件地址。在这种情况下,语音邮件将通过电子邮件收件箱进行播放。

设置语音邮件的号码

  1. 在“语音邮件”下选择“在手机上播放”。

  2. 键入要用于语音邮件的电话号码或电子邮件地址。

  3. 单击“保存”。

PIN 可用于通过 Outlook Voice Access 访问邮箱和日历信息。在重置 PIN 时,将向你的电子邮件收件箱发送一个临时的 PIN。此临时 PIN 将在下次致电 Outlook Voice Access 时使用。此时,系统会提示你创建一个永久的 PIN。

重置 Voice Access PIN

  1. 在“语音邮件”下选择“重置​​ PIN”。

  2. 单击“重置我的语音邮件 PIN”。

  3. 单击“确定”确认重置。

语音邮件预览可用于预览收到的语音消息文本。你还可以将文本预览附加在所发送的语音消息中。

打开语音邮件预览

  1. 在“语音邮件”下选择“语音邮件预览”。

  2. 选择或取消选择所需的选项。默认情况下同时选中两者。

  3. 单击“保存”。

另请参阅

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