设置自定义 SharePoint 库模板

设置自定义 SharePoint 库模板

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当您创建SharePoint文档库时,您可以设置以打开创建新文件时的默认文件类型 (例如,您可以将 PowerPoint 文件设置为要打开的默认文件类型)。您也可以自定义的库的默认文件模板。例如,您可以使用自定义的页眉和页脚或其他自定义功能创建 Word 模板,并使它该库的默认模板。然后,当您或您的用户创建一个新的文件时,它的程序中打开相应与您的自定义功能。

注意: 您必须具有完全控制权限的库设置模板。

创建库时设置默认文件类型

请按照此过程来设置以在相应的程序中打开一个空白文件的文件类型。

  1. 导航到您要在其中创建库的网站。

  2. 单击设置 齿轮形设置按钮 ,然后单击添加应用程序

  3. 选择文档库

  4. 单击“高级选项”。

  5. 添加名称、 可选说明、 版本控制,并且如果适用,您是否希望接收电子邮件的库。

  6. 文档模板下拉列表中选择的默认文件格式,应用程序和版本。

    选择模板

  7. 单击“创建”。

自定义文档库的默认模板

使用此过程自定义的默认模板。有两种方法可以更改该默认模板:

  • 如果您的文档或表单库包含与SharePoint兼容的程序的默认文件模板,您可以编辑该默认模板。

  • 不能使用其他程序来直接编辑该默认模板,但您可将新模板文件复制到库的“Forms”文件夹中,以指定自定义模板。

编辑默认文件模板

  1. 导航到您的库的网站。

  2. 在SharePoint服务器上,在功能区上,单击选项卡,,然后单击库设置

    对于SharePoint Online,单击设置 齿轮形设置按钮 ,然后单击库设置

  3. “常规设置”下,单击“高级设置”

    单击高级的设置从设置窗口
  4. 在“文档模板”部分的“模板 URL”字段下,单击“编辑模板”。将会发生下列情况之一:

    如果您的网站此时是 Office 365 订阅,然后的一部分,您可能需要输入您的 Office 365 订阅用户名和密码。

    • 文档库   这是与SharePoint兼容,这是与当前模板的文件类型相关联的应用程序中打开该模板。例如,如果默认模板是 Word 模板,或 Excel 中打开 Excel 工作表的默认模板时,将打开 Word。

    • 表单库   模板将与SharePoint,兼容的程序中打开一个基于 XML 的表单设计程序,如 InfoPath 或 XML 编辑器。

      编辑模板
      编辑默认库模板

    注意: 如果网站上的用户已经填写了基于原有模板的表单,请考虑对模板的任何更改会对这些表单产生的影响。例如,如果添加了用户必须填写的某个字段,则会导致在添加字段之前填写的原有表单中出现错误。

  5. 进行所需的更改,然后保存模板。为SharePoint Online,使用新的文件名保存模板。关闭如果不再需要的程序打开或切换到您的网站。

    注意: 对于SharePoint Online,自定义模板必须具有不同于默认值的文件名。使用客户端的另存为功能将文件保存到 Forms 文件夹中使用新的文件名。例如,对于 Word,请不要使用默认文件名template.dotx

  6. 根据您的表单设计程序,可能需要使用该程序将模板重新发布到网站上的库中。

  7. 在网站中,在“文档库高级设置”或“表单库高级设置”页的底部单击“确定”。

指定自定义文件模板

  1. 创建并保存在与SharePoint兼容的程序中的自定义模板。记下它的位置,然后切换到SharePoint。

    注意: 如果默认文档模板命名template.dotx以外的任何内容,没有默认模板将显示在列表或库中。

  2. 导航到包含您要为其指定自定义模板的库的网站。

  3. 此步骤,必须使用 Internet Explorer。在SharePoint Online,在右上角,单击所有文档,然后都单击文件资源管理器中的视图

    SharePoint Server 的单击功能区上的选项卡,然后单击的连接和导出组中的使用资源管理器打开

    重要: 如果未打开文件资源管理器,或者您看到一条错误消息,您可能需要将您的网站添加为受信任的站点中浏览器设置。有关详细信息,请参阅资源管理器或使用 SharePoint 中的文件资源管理器视图中打开

  4. 在文件资源管理器中,通过浏览找到已创建的自定义模板。

  5. 右键单击该文件,然后单击快捷菜单上的“复制”

  6. 单击“后退”按钮,直至返回到库,然后单击“Forms”文件夹将其打开。

  7. 右键单击文件夹窗口中的空白区域,然后单击快捷菜单上的“粘贴”

  8. 关闭文件资源管理器并返回到网站。

  9. 在左侧,单击网站内容

  10. 查找您的文档库,在内容,将鼠标悬停在名称下,单击省略号 (...),然后单击设置

    如果看不到上面的命令,您可能需要在经典SharePoint。在本例中,转到您的文档库,功能区上,单击选项卡,然后库设置

  11. “常规设置”下,单击“高级设置”

  12. 在“文档模板”部分中,执行下列操作之一:

    文档库    在“模板 URL”框中键入自定义模板的地址。该位置是模板在网站上的 Web 地址,与网站的名称相关。例如,如果您的模板名为 Watermark.dotx,并且将其添加到“共享文档”文档库的“Forms”文件夹中,则应键入以下地址:

    共享的 Documents/Forms/Watermark.dotx

    表单库    在“模板 URL”框中键入要使用的自定义模板的地址。该位置是模板在网站上的 Web 地址,与网站的名称相关。例如,如果您的模板名为 Orders.xml,并且您将其添加到“采购”表单库的“Forms”文件夹中,则应键入以下地址:

    Purchases/Forms/Orders.xsn

    注意:  如果“文档模板”框中的设置不可用,则管理员可能已设置了多个内容类型。若要查看是否启用了多个内容类型,请验证是否在“是否允许管理内容类型?”下选择了“” 在“文档模板”部分上方的“内容类型”部分。如果是,则您必须编辑该内容类型的模板。

有关文档或表单库中的文件模板的详细信息

下面是一些提示和有关创建和使用模板的准则。

SharePoint 库可以存储或不能存储的文件类型

根据库中文件的类型,可能会出现以下情形之一:

与SharePoint技术兼容的文件   为用户创建通过使用文档库中的新建命令的文件,文件模板必须从创建与SharePoint,如 Microsoft Office Word 兼容的程序。当您在表单库中创建新文件时,默认程序可以与SharePoint,如 Microsoft InfoPath 兼容的基于 XML 的表单设计程序。

其他程序文件    对于大多数其他程序,您仍然可在库中存储和管理文件。但您可以在程序中创建文件然后将其上载到库中,而不是直接从文档库中创建文件。

阻止的程序文件   出于安全考虑,某些程序文件类型,如.exe 受阻存储在一个库。有关详细信息,请参阅,不能添加到列表或库的文件类型

两种使用文件模板的库

两种使用模板的库是文档库和表单库。

文档库    使用文档库可以存储和管理很多不同类型的文件,包括文档、电子表格、演示文稿、文本文件以及其他类型的文件。文档库通常是您和工作组成员一起创建、收集、更新和管理文件并与公司或企业中的其他同事进行共享的最常用位置。您可以将文档库用作通用的文件储存库,或可将其用于特定用途。例如,营销团队具有其自己的文档库,用于存储计划资料、新闻稿和出版物。

表单库    表单库为您提供了共享和跟踪基于 XML 表单(用于汇总信息)的简单方式。例如,您可以为部门的费用报表表单创建一个表单库。费用报表表单模板存储为表单库中的默认文件模板。每次有人创建费用报表,他们将打开模板作为空白表单,其中包含费用报表的布局、字段和计算。当某人填写表单时,费用报表数据(仅限数据)另存为表单库中的 XML 文件。通过分隔表单中的数据,由其他系统分别处理每个费用报表(合并数据或将其导出以作进一步处理和分析)会更加容易。

文件模板在库中的存储位置

如果文档库或表单库包含默认文件模板,则该模板存储在库的 Forms 文件夹中。

在文件资源管理器以查看其中包含库的文件模板Forms文件夹中打开库。

用于存储模板的表单文件夹

默认情况下,在文档库文件模板,称为template.dotx,但是如果需要您可以更改此文件。若要指定不同的模板,您需要首先在与SharePoint,如 Word 兼容的程序中创建它,然后将其保存到库的 Forms 文件夹。然后,从库中,您可以指定自定义模板的地址。

默认情况下,表单库附带有一个名为“template.xml”的占位符文件,您必须用您创建的表单模板替换该文件。

为表单库创建文件模板

若要创建或自定义表单库中的模板,您可以使用与SharePoint,如 InfoPath 兼容的基于 XML 的表单设计程序。可以使用的表单设计程序的其他优点。例如,使用 InfoPath 时,可以执行以下操作:

  • 直接从 InfoPath 创建表单库和模板。

  • 方便地编辑表单模板并将其重新发布到表单库。

  • 合并从一些表单模板创建的各个 XML 数据文件以进行进一步处理。

  • 将 XML 数据字段升级为表单库中的库列。

当用户创建窗体时,它将与用户的客户端计算机上的SharePoint兼容的表单编辑程序中的默认情况下打开。如果已安装程序不兼容,如果它用于在浏览器中打开窗体可以打开在浏览器中。如果需要,您可以指定旨在始终在浏览器中打开窗体将在浏览器中打开。您可以更改在浏览器中打开文档设置在库的高级设置中的默认行为。

转到“设置”,“库设置”
在 SharePoint online,单击设置,然后选择库设置

在 SharePoint online,单击设置,然后选择库设置

功能区上的列表设置
在 SharePoint 服务器中,单击库设置功能区中的库选项卡上

在 SharePoint 服务器中,单击库设置功能区中的库选项卡上

单击高级的设置从设置窗口

文档库的设置

SharePoint 中的文档库的“高级设置”页面的屏幕截图

“在浏览器中打开文档”设置

使用内容类型设置文档库或表单库模板

如果启用了多个内容类型和这些内容类型指定模板,库将使用的模板的内容类型,指定的和不的默认文件模板。在此例中,如果您想要自定义库模板,您必须更改的内容类型。内容类型的详细信息,请参阅内容类型和内容类型发布简介

在创建文档库或表单库时设置默认文件模板

  1. 导航到您要在其中创建库的网站。

  2. 依次单击“网站操作”、“查看所有网站内容”,然后单击“创建”。

    注意:  网站的外观和导航方式可能会进行大幅修改。如果找不到选项(如命令、按钮或链接),请与管理员联系。

  3. 在“”下,单击“文档库”或“表单库”。

  4. 在“名称”框中,键入该库的名称。库名称是必填项。

    该名称将显示在库页面的顶部,并成为库页面地址的一部分,还将显示在帮助用户查找和打开库的导航元素中。

  5. 在“说明”框中,键入有关库用途的说明。此描述是可选的。

    在库页面的库名称下方的顶部,说明显示。如果您打算启用库接收电子邮件内容,您可以库的电子邮件地址添加到其说明,以便用户可以轻松找到它。

  6. 若要在“快速启动”栏上添加指向该库的链接,请验证在“导航”部分是否选择了“”。

  7. 如果希望每次将文件签入库中时都创建文件的一个版本或备份副本,请在“文档版本记录”部分中单击“”。

  8. 在“文档模板”部分中,执行下列操作之一:

    文档库    指定要用作新文档库中的文件模板的文件类型。默认情况下,下列文件类型可:

    • Microsoft Word 97-2003 文档

    • Microsoft Excel 97-2003 电子表格

    • Microsoft PowerPoint 97-2003 演示文稿

    • Microsoft Word 文档

    • Microsoft Excel 电子表格

    • Microsoft PowerPoint 演示文稿

    • Microsoft OneNote 2010 笔记本

    • Microsoft SharePoint Designer 网页

    • 空白页

    • Web 部件页

      表单库    选择要为其指定为库中的所有表单的类型的表单模板。

  9. 单击“创建”

更改文档库或表单库的默认文件模板

可以通过两种方式更改默认模板:

  • 如果文档库或表单库包含一个默认文件模板,而且该模板可在一个与 SharePoint 2010 兼容的程序中编辑,则您可以编辑该默认模板。

  • 不能使用其他程序来直接编辑该默认模板,但您可将新模板文件复制到库的“Forms”文件夹中,以指定自定义模板。

编辑默认文件模板

  1. 导航到包含您要为其编辑默认模板的库的网站。

  2. 在快速启动栏上单击该库的名称,或依次单击 “网站操作”和“查看所有网站内容”,然后在相应的库部分中单击该库的名称。

    注意: 网站的外观和导航方式可能会进行大幅修改。如果找不到选项(如命令、按钮或链接),请与管理员联系。

  3. 在功能区中的“库工具”部分下单击“”选项卡,然后在“设置”组中单击“库设置

  4. “常规设置”下,单击“高级设置”

  5. 在“文档模板”部分的“模板 URL”框下,单击“编辑模板”。将会发生下列情况之一:

    文档库    这是与 SharePoint 2010 兼容,这是与当前模板的文件类型相关联的应用程序中打开该模板。例如,如果默认模板是 Word 模板,或 Excel 2010 打开 Excel 工作表的默认模板时,将打开 Word 2010。

    表单库    与 SharePoint 2010,这两个基于 XML 的表单设计程序,兼容的程序中打开的模板如 InfoPath 2010 或 XML 编辑器。

    注意: 如果网站上的用户已经填写了基于原有模板的表单,请考虑对模板的任何更改会对这些表单产生的影响。例如,如果添加了用户必须填写的某个字段,则会导致在添加字段之前填写的原有表单中出现错误。

  6. 进行所需的更改,然后保存模板。如果不再需要打开程序,则关闭程序,或者切换到网站。

  7. 根据您的表单设计程序,可能需要使用该程序将模板重新发布到网站上的库中。

  8. 在网站中,在“文档库高级设置”或“表单库高级设置”页的底部单击“确定”

指定自定义文件模板

  1. 在与 SharePoint 2010 兼容的程序中创建并保存自定义模板。记录该模板的位置,然后切换到 SharePoint 2010。

  2. 导航到包含您要为其指定自定义模板的库的网站。

  3. 在快速启动栏上单击该库的名称,或依次单击 “网站操作”和“查看所有网站内容”,然后在相应的库部分中单击该库的名称。

    注意: 网站的外观和导航方式可能会进行大幅修改。如果找不到选项(如命令、按钮或链接),请与管理员联系。

  4. 在功能区中单击“库”选项卡,然后在“连接与导出”组中单击“使用资源管理器打开”

  5. 在 Windows 资源管理器中,通过浏览找到已创建的自定义模板。

  6. 右键单击该文件,然后单击快捷菜单上的“复制”

  7. 单击“后退”按钮,直至返回到库,然后单击“Forms”文件夹将其打开。

  8. 右键单击文件夹窗口中的空白区域,然后单击快捷菜单上的“粘贴”

  9. 关闭 Windows 资源管理器并返回到网站上的库。

  10. “设置”菜单上,单击“库设置”

  11. “常规设置”下,单击“高级设置”

  12. 在“文档模板”部分中,执行下列操作之一:

    文档库    在模板 URL框中键入您的自定义模板的地址。位置是模板的在网站上,相对于网站的名称的 Web 地址。例如,如果您的模板称为 Watermark.dotx,并将其添加到Forms文件夹中共享文档,文档库中,您将键入以下命令:

    共享的 Documents/Forms/Watermark.dotx

    表单库    键入您希望在模板 URL框中使用的自定义模板的地址。位置是模板的在网站上,相对于网站的名称的 Web 地址。例如,如果您的模板称为 Orders.xml,并将其添加到采购表单库的Forms文件夹,您将键入以下命令:

    Purchases/Forms/Orders.xsn

    注意:  如果“文档模板”框中的设置不可用,则管理员可能已设置了多个内容类型。若要查看是否启用了多个内容类型,请验证是否在“是否允许管理内容类型?”下选择了“” 在“文档模板”部分上方的“内容类型”部分。如果是,则您必须编辑该内容类型的模板。

了解文档库或表单库中的文件模板

创建文档库或表单库时,您可以设置默认文件模板的库。当用户在库中创建新文件时,该默认模板打开相应的程序中。例如在文档库中,您可以设置 Word 2010 模板。当用户在文档库中创建新文件时,在 Word 中打开该模板。

如果您希望指定其他设置或提供显示在每个新文件中的默认内容(例如营销活动方案的首选提纲或页面页脚中的官方免责声明),也可将这些信息添加到模板。

SharePoint 库可以存储或不能存储的文件类型

根据库中文件的类型,可能会出现以下情形之一:

与 SharePoint 技术兼容的文件    若要通过使用文档库中的新建命令创建文件的用户,必须从与 SharePoint 2010,如 Word 2010 兼容的程序创建的文件模板。当您在表单库中创建新文件时,默认程序可以与 SharePoint 2010,如Microsoft InfoPath 2010兼容的基于 XML 的表单设计程序。

其他程序文件    对于大多数其他程序,您仍然可以存储和管理库中的文件。但是,而不是直接从文档库创建文件,可以在您的程序中创建的文件,然后将其添加到库更高版本。

阻止的程序文件    出于安全考虑,某些程序文件类型,如.exe 受阻存储在一个库。

在“另请参阅”部分中,可以找到有关阻止的文件类型的详细信息。

两种使用文件模板的库

两种使用模板的库是文档库和表单库。

文档库    您可以使用文档库来存储和管理许多不同的文件类型,包括文档、 电子表格、 演示文稿、 文本文件和其他类型的文件。文档库通常是在其中创建控件、 设置收集、 更新和管理与工作组成员的文件和与其他同事共享您的企业整个网站上最常用的位置。您可以使用文档库作为通用文件存储库。或用于特定用途的文档库,例如,市场营销工作组可能具有自己的文档库进行规划材料、 新闻发布和出版物。

表单库    为表单库提供了一种简单方法可以共享和跟踪用于收集信息的基于 XML 的表单。例如,您可以创建您的部门费用报表表单的表单库。费用报表表单模板将存储为表单库中的默认文件模板。每当有人创建费用报表,在打开作为空白窗体,其中包含布局、 字段和计算的费用报表模板。当某人填写表单时,费用报表数据 (和只有数据) 保存为表单库中的 XML 文件。从窗体分隔数据,很容易得多由其他系统分别处理每个费用报表、 合并的数据,或将其导出以进行进一步处理和分析。

文件模板在库中的存储位置

如果文档库或表单库包含默认文件模板,则该模板存储在库的 Forms 文件夹中。

打开 Windows 资源管理器以查看Forms文件夹,其中包含库的文件模板中的库。

文档库中的 Folders 文件夹的内容

默认情况下,在文档库文件模板,称为 template.dotx,但是如果需要您可以更改此文件。若要指定不同的模板,您需要首先在与 SharePoint 2010,如 Word 2010 兼容的程序中创建它,然后将其保存到库的 Forms 文件夹。然后,从库中,您可以指定自定义模板的地址。

默认情况下,表单库附带有一个名为 template.xml 的占位符文件,您必须用您创建的表单模板替换该文件。

为表单库创建文件模板

若要创建或自定义表单库中的模板,您可以使用与 SharePoint 2010,例如从 InfoPath 2010 兼容的基于 XML 的表单设计程序。可以使用的表单设计程序的其他优点。例如,使用 InfoPath 2010 时,您可以执行以下操作:

  • 直接从 InfoPath 创建表单库和模板。

  • 方便地编辑表单模板并将其重新发布到表单库。

  • 合并从一些表单模板创建的各个 XML 数据文件以进行进一步处理。

  • 将 XML 数据字段升级为表单库中的库列。

当用户创建表单时,默认情况下,表单将在用户的客户端计算机上的与 SharePoint 2010 兼容的表单编辑程序中打开。如果没有安装兼容程序,则在表单设计为在浏览器中打开时可在浏览器中打开表单。如果需要,可以指定设计为在浏览器中打开的表单始终在浏览器中打开。您可在库的高级设置的“正在浏览器中打开文档”设置中更改默认行为。

使用内容类型设置文档库或表单库模板

如果启用了多个内容类型,并为这些内容类型指定了模板,库将使用按内容类型指定的模板,而不是默认的文件模板。在此情况下,如果要为库自定义模板,则必须更改内容类型。

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