存档或备份你的邮箱

设置自动存档

您的浏览器不支持视频。安装 Microsoft Silverlight、 Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

如果不想花时间手动清理邮箱,可通过设置自动存档,让 Outlook 为你完成此工作。操作方法如下。

设置自动存档

电子邮件可快速填充 Outlook 收件箱 - 新邮件、答复和转发。在你注意到之前,可能已有成千上万封邮件。可通过将想要保留的较旧项目移动到存档,控制 Outlook 收件箱及其文件夹。使用自动存档自动执行此操作。

可更改自动存档运行的频率、已存档项目的存储位置,以及项目存档前 Outlook 将其保留的时长。

  1. 单击“文件”>“选项”>“高级”。

  2. 在“自动存档”下,单击“自动存档设置”。

  3. 单击“自动存档时间间隔为(天)”框,并指定运行自动存档的频率。

  4. 选择任何其他必需选项,例如让 Outlook 删除旧项目,而非将其存档。

    如果邮件配置文件连接到 Exchange Server,则“存档”和“自动存档”可能不可用。此外,你的组织可能还具有覆盖自动存档的邮件保留策略。请联系系统管理员了解详细信息。

希望获得更多信息?

手动存档较旧项目

最好是定期从邮箱中删除旧项目,

特别是当电子邮件帐户存在大小限制时。

您可以删除内容,

也可以将它们移动到个人文件夹,存储在本地的 Outlook 数据文件中。

但如果您不想花时间手动清理邮箱,

则可以通过设置自动存档来让 Outlook 为您完成此工作。 下面介绍如何操作。

单击“文件”选项卡,然后单击“选项”。

单击“高级”和“自动存档设置”。

自动存档与导出到文件类似,不过它是自动运行的,

并且使用帐龄期间来确定要存档的内容。

您马上就可以看到该工具如何发挥效用。

此外,导出仅仅复制文件,而自动存档会移动文件,

因此这些文件不再存在于原始位置。

首先,选中“自动存档时间间隔为”并输入一个时间段来启用自动存档。

然后,确定是否要选中“运行自动存档前提示”。

接下来,决定在运行自动存档时 Outlook 执行哪些操作。

在大多数情况下,您需要选中“删除过期项目”,

并确保选中“存档或删除旧项目”。

如果希望能够快速访问存档的项目,请选中“在文件夹列表中显示存档文件夹”。

接下来,确定默认文件夹设置,从设置期限开始。

默认期限为 6 个月,这意味着早于 6 个月的所有邮箱项目将被存档。

如果需要,您也可以更改该设置,

选择月、周或天。

最后,选择将旧项目移动到 Outlook 数据文件

还是永久删除它们。

一般情况下会选择第一个选项,

然后单击“浏览”以查找位置

并输入存档文件的名称。

单击“确定”。

最后,单击“立即将这些设置应用到所有文件夹”。

然后,单击“确定”,再次单击“确定”。

现在,默认设置将应用于邮箱中的所有文件夹。

仅“联系人”文件夹不会存档,

因为通常不会基于帐龄期间来存档联系人。

在确定全局默认设置后,您可以修改个别文件夹的设置。

例如,假设您不想存档删除的文件。

请右键单击“已删除邮件”,单击“属性”。

然后单击“自动存档”选项卡。

由于对所有文件夹应用了默认设置,

“使用默认设置保存此文件夹中的项目”选项处于选中状态。

但是如果不想存档“已删除邮件”,您可以选择“此文件夹中的项目不自动存档”。

或者,如果需要更多选项,您可以选择“使用这些设置保存此文件夹”。

例如,您可以为文件夹输入不同的帐龄期间,

比如您可能想要删除每个月存档的项目。

最后,您可以决定 Outlook 如何处理存档的项目:

将它们移动到默认存档文件夹,

将它们移动到其他数据文件

(您可能想要保存项目,但是不与其他项目一起保存),

还是永久删除它们。

我们将选择这个选项。

请注意,该选项不同于“此文件夹中的项目不自动存档”。

完成后单击“确定”。

现在,当自动存档首次运行时,存档的项目将从您的邮箱移动到存档文件,

然后该文件将作为个人文件夹显示在文件夹列表中。

如果存档不适用于某个公司电子邮件帐户,请咨询您的 IT 管理员。

您的公司邮件可能采用了保留策略。

接下来,我们来了解如何启动手动存档。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×