设置报表的记录源

设置报表的记录源

若要选择的报表的数据源,在布局视图中打开该报表,然后按 Alt + Enter,以打开属性表。单击正方形的正下方报表对象选项卡上,选择显示整个报表,然后单击属性表中,在数据选项卡上的记录源选择属性。您可以然后设置记录源通过从列表中选择一项或单击生成按钮 按钮图像 以打开查询设计视图中,在其中构建的记录源就像任何查询。

报表的记录源确定可以在报表中显示哪些字段从您的数据库。 关系数据库中的相关的数据通常分布多个表。例如,有关客户的信息存储在一个表中,以及有关订单的信息存储在另一个表。报告为您提供了灵活的方式,"重新组合"数据和,然后可以优化打印方式显示。有关报表的记录源的详细信息,请参阅本文的其余部分。报表的概述,请参阅Access 中的报表简介一文。

注意: 本文不适用于 Access Web 应用 - 使用 Access 设计并联机发布的数据库。有关详细信息,请参阅创建 Access 应用

本文内容

不同类型的记录源

命名的查询

嵌入式的查询

报表工具如何创建记录源

使用记录源

将记录源转换为嵌入式查询

方法 1︰ 单击生成按钮

方法 2︰ 添加相关表中使用字段列表的字段

方法 3︰ 复制并粘贴命名查询中的 SQL

方法 4︰ 复制并粘贴其他窗体或报表的 SQL

编辑嵌入式的查询

将嵌入式的查询另存为命名查询

不同类型的记录源

表格

如果所需的所有字段都在一个表中,则可使用该表作为报表的记录源。如果所需的字段在两个或更多个表中,则需要确保这些表可基于某种共同值进行逻辑联接,然后创建一个要用作记录源的命名查询或嵌入式查询。

命名查询

命名查询:即通常所称的查询,是一种保存为数据库对象的查询。可以使用命名查询作为多个窗体或报表的记录源。但是,对查询设计的更改将影响使用其作为记录源的所有窗体和报表。此外,删除命名查询相对较容易,从而容易破坏使用命名查询的窗体或报表。

嵌入式查询

嵌入式查询是存储在其他对象的“记录源”属性中的查询。因为嵌入式查询不是独立对象,因此不太可能由于意外删除或修改报表的查询而破坏报表。如果希望查询成为报表的专用查询(即不希望与其他任何对象共享查询),则推荐创建嵌入式查询。

使用“报表设计”“空报表”“标签”工具,将默认创建嵌入式查询(下一节中有介绍)。如果从多个表选择报表数据,则报表向导也会创建嵌入式查询。如果仅从一个表选择数据,则报表向导会将报表直接绑定到该表。

也可以从 SQL 视图中打开的命名查询复制 SQL 语句,然后将 SQL 语句粘贴到报表的“记录源”属性中,以此创建嵌入式查询。在 SQL 视图中打开命名查询:

  1. 在导航窗格中右键单击查询,然后单击“设计视图”

  2. “设计”选项卡上的“结果”组中,单击“视图”,然后单击“SQL 视图”

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报表工具如何创建记录源

若要在 Access 中创建报表,请单击“创建”选项卡上“报表”组中的工具之一。根据工具的使用方式,每个工具会创建上一节中所述的三种记录源类型之一。

下表描述了每个报表工具的作用及其创建的默认记录源类型。

工具

说明

默认记录源类型

报表

创建包含数据源中所有字段的简单表格式报表。

在单击工具前必须在“导航窗格”中选择的表或命名查询。

报表设计

在设计视图中打开一个空报表,您可在该报表中只添加所需的字段和控件。

嵌入式查询(将字段从“字段列表”任务窗格拖到报表中时)。也可以从“属性表”中的“记录源”下拉列表中选择表或命名查询。

空报表

在布局视图中打开一个空报表,并显示出字段列表任务窗格。当您将字段从字段列表拖到报表中时,Access 将创建一个嵌入式查询并将其存储在报表的记录源属性中。

嵌入式查询(将字段从“字段列表”任务窗格拖到报表中时)。也可以从“属性表”中的“记录源”下拉列表中选择表或命名查询。

报表向导

显示一个多步骤向导,允许您指定字段、分组/排序级别和布局选项。该向导将基于您所做的选择创建报表。

嵌入式查询(从多个表选择字段时)。如果仅选择一个表中的字段,Access 将使用该表作为记录源。

标签

显示一个向导,允许您选择标准或自定义的标签大小、您要显示哪些字段以及希望这些字段采用的排序方式。该向导将基于您所做的选择创建报表。

在单击工具前必须选择表或命名查询。

注意: 所有报表设计报表向导标签工具都创建"客户"报表,则不兼容的 web 数据库。有关 web 数据库的详细信息,请参阅文章中编辑或发布 web 数据库网站 SharePoint 上

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使用记录源

将记录源转换为嵌入式查询

可以修改绑定到表或命名查询的任何报表,使其绑定到嵌入式查询。如前所述,这样可增强报表的独立性,减少对其他对象的依赖,从而使数据库更容易维护。根据当前的记录源类型,可使用以下方法之一将记录源转换为嵌入式查询:

方法 1:单击“生成”按钮

如果“记录源”属性为表名称,则可通过单击“记录源”属性框中的“生成”按钮,快速创建嵌入式查询。

  1. 在导航窗格中,右键单击要修改的报表,然后单击“布局视图”

  2. 右键单击报表上的任意位置,然后单击“报表属性”

  3. 全部选项卡上,在记录源属性框中,单击,然后单击 按钮图像 生成按钮。

  4. Access 将询问是否要创建基于表的查询。单击“是”继续。

    Access 将打开查询生成器,并添加原来在“控件来源”属性的表。

  5. 通过双击要添加到报表上的每个字段名称,将字段添加到查询网格中。必须为要在报表上显示的所有字段执行此操作。

  6. 若要添加相关表或查询中的字段,请执行以下操作:

    1. “设计”选项卡的“查询设置”组中,单击“显示表”

    2. “显示表”对话框中,选择要添加的表或查询,然后单击“添加”

    3. 单击“完成”以关闭“显示表”对话框。

    4. 请确保联接的表和查询添加逻辑的方式。例如,ID 字段中的客户表将可能需要将其连接到客户 id 字段中的订单表的联接线。 您可以通过将某个字段名称从一个表或查询拖动到另一个表或查询中的某个字段名称创建联接线。

      有关创建查询的详细信息,请参阅查询简介一文。

    5. 通过双击要添加到报表上的每个字段名称,将字段添加到查询网格中。必须为要在报表上显示的所有字段执行此操作。

  7. 若要测试您的查询,请执行以下操作:

    1. “设计”选项卡上的“结果”组中,单击“视图”,然后单击“数据表视图”

    2. 若要返回到“设计”视图,请在“设计”选项卡上的“结果”组中单击“视图”,然后单击“设计视图”

  8. 如果查询返回的数据是您希望出现在报表上的数据,请在“设计”选项卡上的“关闭”组中单击“关闭”

  9. 单击“是”保存对 SQL 语句所做的更改并更新属性。

注意: 如果新查询中不包含在报表使用的所有字段,Access 将提示您输入参数值为每个丢失的字段。您可以删除对报表中,在字段的引用,或使用下编辑嵌入式的查询的过程向查询添加缺少的字段。

方法 2:使用字段列表添加相关表中的字段

  1. 在导航窗格中,右键单击要修改的报表,然后单击“布局视图”

  2. 如果尚未显示“字段列表”窗格,请在“设计”选项卡上的“工具”组中单击“添加现有字段”

  3. 如果在字段列表顶部显示了“显示所有表”,则单击它可显示相关表和其他表中的字段。

  4. 相关表中的可用字段中,展开表格,并将某个字段拖到报表。

    Access 将更改为嵌入式查询包含添加的字段的记录源。您可以继续添加字段,这种方式,或通过使用编辑嵌入式的查询中的过程来编辑嵌入式的查询。

方法 3:复制并粘贴命名查询中的 SQL

  1. 在导航窗格中,右键单击包含要复制的 SQL 语句的查询,然后单击“设计视图”

  2. “开始”选项卡上的“视图”组中,单击“视图”,然后单击“SQL 视图”

  3. 复制 SQL 窗格中的文本,然后关闭查询但不保存。

  4. 在导航窗格中,右键单击要在其中添加嵌入式查询的报表,然后单击“布局视图”

  5. 如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  6. “全部”选项卡上,选择“记录源”属性中的文本,然后按 Ctrl+P 将 SQL 粘贴到属性框中。

注意: 如果新查询中不包含在报表使用的所有字段,Access 将提示您输入参数值为每个丢失的字段。您可以删除对报表中,在字段的引用,或使用下编辑嵌入式的查询的过程向查询添加缺少的字段。

方法 4:复制并粘贴其他窗体或报表的 SQL

可以直接将嵌入式查询从一个对象的“记录源”属性复制到另一个对象的“记录源”属性。这样一来,如果另一个窗体或报表包含可返回所需数据的嵌入式查询,则可轻松地在当前处理的报表上重复使用该查询。

  1. 在导航窗格中,右键单击包含要复制的嵌入式 SQL 语句的窗体或报表,然后单击“布局视图”

  2. 右键单击窗体或报表上的任意位置,然后单击“窗体属性”“报表属性”

  3. “全部”选项卡上,选择“记录源”属性框中的整个 SQL 语句文本,然后按 Ctrl+C 复制该文本。

  4. 关闭窗体或报表但不保存。

  5. 在导航窗格中,右键单击要在其中添加嵌入式查询的报表,然后单击“布局视图”

  6. 右键单击报表上的任意位置,然后单击“报表属性”

  7. “全部”选项卡上,选择“记录源”属性中的文本,然后按 Ctrl+P 将 SQL 粘贴到属性中。

注意: 如果新查询不包含报表上使用的所有字段,Access 将提示您输入每个缺少字段的参数值。可以删除对报表上字段的引用,也可以使用以下过程(编辑嵌入式查询)将缺少的字段添加到查询中。

编辑嵌入式查询

随着数据库的增长,可能需要修改报表的记录源,例如向报表中添加更多字段。使用此过程可在查询生成器中打开记录源:

  1. 在导航窗格中,右键单击包含要编辑的嵌入式查询的报表,然后单击“布局视图”

  2. 右键单击报表上的任意位置,然后单击“报表属性”

  3. 全部选项卡上,在记录源属性框中,单击,然后单击 按钮图像 生成按钮。

    Access 将在查询生成器中打开查询。

  4. 根据需要编辑查询,然后在“设计”选项卡上的“关闭”组中单击“关闭”

  5. 单击“是”保存所做的更改并更新属性。

    Access 将关闭查询生成器。在查询生成器中所做的任何更改都将反映在“记录源”属性中的 SQL 语句中。

有关创建查询的详细信息,请参阅查询简介一文。

将嵌入式查询另存为命名查询

您可能会认为用作某个报表的记录源的嵌入式查询可能也对其他一些用途有用。在这种情况下,可将其另存为命名查询供其他对象使用。

  1. 在导航窗格中,右键单击包含嵌入式查询的报表,然后单击“布局视图”

  2. 右键单击报表上的任意位置,然后单击“报表属性”

  3. 全部选项卡上,在记录源属性框中,单击,然后单击 按钮图像 生成按钮。

    Access 将在查询生成器中打开查询。

  4. “设计”选项卡上的“关闭”组中,单击“另存为”

  5. “另存为”对话框中,在上面的框中键入查询名称,然后单击“确定”

    Access 会将查询另存为导航窗格中的命名查询。

  1. “设计”选项卡上的“关闭”组中,单击“关闭”

    Access 将询问是否要保存对嵌入式查询所做的更改(即使没有进行任何更改也会询问)。大多数情况下,应单击“否”以关闭查询生成器。但是,如果确实进行了需要反映在报表的嵌入式查询中的更改,请单击“是”

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注释: 

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