记录中心网站简介

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Microsoft Office SharePoint Server 2007 中的记录中心网站模板用于帮助组织实施其记录管理和保留计划。

本文内容

记录中心网站模板的功能

设计记录中心网站

记录中心网站模板的功能

记录中心可以用作中心库,组织可以在该中心库中存储和管理其所有的记录。记录中心支持整个记录管理流程,从记录收集到记录管理,再到记录处理。通常情况下,记录中心网站由组织的记录管理专业人员和信息技术 (IT) 人员进行设计和配置,以支持组织的文件计划。

记录中心网站模板将 Office SharePoint Server 2007 中提供的标准功能与其他一些专门的记录管理功能相结合,以提供下列功能:

  • 保护功能    记录中心拥有多项功能,用于帮助确保在其中存储的记录的完整性:

    • 记录永远不会被系统自动修改。这样可确保上载到记录中心网站的记录与随后重新下载的记录始终是相同的。

    • 网站管理员通过对文档内容所做的更改进行版本控制并审核特定类型的更改,可以很轻松地对记录中心进行配置,以使其具有可防止直接篡改记录的设置。

    • 记录中心允许记录管理人员独立于记录的元数据对项目添加和维护元数据,这样在不修改基本记录的情况下,便可以更新与记录管理任务相关的信息。也可以对元数据所做的更改进行版本控制。

  • 信息管理策略执行     Office SharePoint Server 2007包含用于记录管理的多个策略功能︰

    • 审核    此功能可以记录对文件执行的事件和操作。在记录管理环境中,审核可用于记录在记录中心中查看和访问信息的人员。

    • 到期    此功能可指定记录应保留的时间以及当保留期结束后应采取的操作,如删除或启动处理审批工作流。在记录管理环境中,记录的保留期通常从首次将记录提交到记录中心时开始计算。

    • 条码    此功能可为每条记录提供一个唯一的条码图像和数字值。可将条码值与电子版本的记录一同存储和编入索引。在记录管理环境中,条码可用于保留和跟踪物理记录。当库中的记录具有物理版本时,条码可提供一种能够使物理版本与其电子版本相关联的方法。

  • 记录收集可编程界面    记录中心支持一组便于记录收集的服务。利用记录中心的可编程界面,组织可以将文档管理和电子邮件系统配置为自动将文件提交到记录中心网站。可以使用 SOAP 协议通过 Web 服务或使用 SMTP 协议通过电子邮件,将内容提交到记录中心。

  • 记录传送    记录中心包含一个记录传送列表,该列表可根据传入记录的记录类型自动将这些传入记录传送到(无论自动还是手动提交)其正确位置。将记录提交到记录中心时,通常会附带其他相关信息,如审核历史记录和元数据。记录的审核历史记录会以 XML 文件的形式存储在记录中心,记录的元数据则存储在记录中心网站上的 XML 文件和元数据栏中。

  • 待定    利用记录中心,组织可以将合法的记录作为诉讼的一部分,也可以将其与审核或调查相关,并将其置于待定列表中。当记录为待定状态时,将暂停对其执行任何可能生效的到期策略,这样可以防止它们被破坏。例如,如果提起诉讼,组织会将其所需的相关记录设置为待定,直到诉讼完成后才可以使用这些记录。记录可以同时放置在多个待定列表中。记录管理人员还可以搜索记录中心以获得需要将其设置为待定的记录。

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设计记录中心网站

在最高级别,设计记录中心网站以实施记录管理计划的过程包括两个主要步骤:

  1. 组织必须开发记录管理策略和正式的记录管理计划。这是涉及记录经理、 合规专员,IT 专业人员和信息工作者之间协调的协作工作。

  2. 然后,组织必须配置一个或多个记录中心网站以实施其记录管理计划

下面各节介绍了上述每个步骤中涉及的主要元素。

记录管理规划

在组织将记录中心网站配置为其记录管理解决方案之前,组织应该首先为记录管理策略开发一个正式计划。正式记录管理计划的特定元素可能对每个组织或企业都是唯一的。但是,实际上所有记录管理计划都包含下列文档和流程:

  • 文件计划    文件计划可描述组织将其视为官方业务记录的文档或项目类型。文件计划说明了这些记录的存储位置,并提供了可区分不同类型记录的信息。文件计划作为策略、流程和原则的综合集合,可用于创建、存储和管理记录。文件计划应覆盖所有记录,而无论记录采用的是何种媒体形式,包括纸质、电子邮件和电子文件。文件计划还必须指定如何对每条记录进行分类、保护以及最终销毁。文件计划还应考虑特殊类别的记录,例如机密、重要、商业秘密或特权记录。最后,文件计划必须指定负责管理每种记录类型的人员。

  • 保留时间表    保留时间表可指定文件计划中每种记录类型必须保留的时间(保留期)以及当该期限结束后对其进行处理的流程(处理流程)。保留时间表的原则通常以法律要求、组织面临的风险以及业务需求为依据。另外,保留时间表通常会介绍可确定每种记录类型的保留期的风险管理偶然因素。

  • 遵从性要求文档    遵从性要求文档可定义记录管理的 IT 系统必须遵循的规则、这些系统必须具备的功能以及为了确保遵从性而必须支持的常规监控种类。

  • 用于挂起记录处理的正式流程    此流程通常被称为待定,可详细介绍在发生诉讼、审核或调查等事件时组织如何挂起对记录的处理。

  • 用于监控和报告记录处理的系统    为了确保员工根据已定义的策略和流程对记录进行归档、访问和管理,记录管理计划必须包含用于监控和报告记录处理的流程或系统。

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配置记录中心网站

当组织从事了对记录管理的详细规划并为记录管理开发了正式计划后,组织便可创建和配置记录中心网站以帮助其实施该计划。

需要执行下列步骤以对记录中心网站进行配置:

  1. 创建文档库或列表,以管理和存储在文件计划中指定的每种类型的记录。

    我们建议您为记录计划中的每种内容类型都创建一个文档库。

    在将记录提交到记录中心时,它们会被传送到相关的列表或库。

  2. 为相关文档库、列表或内容类型创建栏,以包含和显示在文件计划中指定的每种记录类型的元数据。

  3. 为记录中心网站中的每种记录类型指定信息管理策略。这些策略应反映在您组织的文件计划和保留时间表中指定的保留期和审核要求。

  4. 将记录传送列表配置为将每种记录类型传送到适当的位置。在将记录提交到(无论手动或以编程方式)记录中心时,Office SharePoint Server 2007 都会使用此表来确定如何分类记录中心网站中的记录以及发送记录的目标位置。

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