记录中心简介

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

本文中的信息向您介绍如何使用记录中心管理和存储您的记录的概念。您将找到本文可帮助您了解使用记录中心网站模板的好处的常规指导信息。有关创建和使用记录中心的更多详细信息,请参阅另请参阅下的链接。

本文内容

概述

记录中心网站模板的功能

设计记录中心网站

总览

记录中心旨在充当中央存储库,组织可在其中存储和管理诸如法律或财务文档等所有记录。记录中心支持整个记录管理流程,从记录收集到记录管理直到记录处置,无一遗漏。一般情况下,记录中心网站由组织的记录管理专业人员和信息技术 (IT) 员工进行设计和配置以支持组织的文件计划。

注意: SharePoint 提供的能力管理记录"中的位置。"使用现场记录管理,您可以使用记录中心中的信息管理策略执行、 路由和保持状态,例如中, 任何可用的功能管理任何网站上的记录。若要了解有关现场记录管理,请参阅另请参阅下的链接。

记录中心网站模板与其他 SharePoint 网站相似,都可以作为一般文档存储库,并支持网站用户之间的协作。但是,记录中心网站模板是一个预先配置的网站,专为帮助组织实施记录管理和保留计划而设计。版本控制、审核、元数据管理、电子数据展示和可自定义的记录传送等内置功能可以帮助您更高效地管理记录。

记录中心网站

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记录中心网站模板的功能

记录中心网站模板组合某些标准中可用的功能Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution与一些其他专门的记录管理功能,以提供下列功能:

存储库功能     记录中心具有多种功能,帮助确保完整性的存储在其中的记录:

  • 记录永远不会被系统自动修改。这样可确保上载到记录中心网站的记录与随后重新下载的记录始终是相同的。

  • 网站管理员可配置记录中心以防止直接篡改记录。这是通过对文档上的任何更改进行版本控制并对特定类型的更改进行审核来实现的。

  • 记录中心允许记录管理人员独立于记录的元数据对项目添加和维护元数据,这样在不修改基本记录的情况下,便可以更新与记录管理任务相关的信息。也可以对元数据所做的更改进行版本控制。

信息管理策略执行   为记录管理有用的一些可用策略功能:

  • 审核   此功能日志事件和对文件执行的操作。审核可用于记录 whm 查看和访问记录中心中的信息。

  • 过期   此功能指定记录应多长时间保留和保留期结束,例如删除或处置审批工作流启动时,应执行的操作。 记录的保留期通常开始记录最初提交到记录中心时。

  • 条形码   此功能提供具有唯一的条码图像和数值的每条记录。存储和记录的电子版本以及索引条形码的值。条码可用于保留和跟踪物理记录。当在库中的记录有物理版本时,条码提供某种方式来与其电子关联的物理版本。

记录收集可编程界面     记录中心支持一组便于记录收集的服务。记录中心的可编程界面使组织能够配置两个文档管理和电子邮件系统自动提交到记录中心网站的文件。内容可以提交到记录中心通过 Web 服务使用 SOAP (简单对象访问协议) 或通过电子邮件中,通过使用 SMTP (简单邮件传输协议)。您可以使用在Microsoft SharePoint Designer 2010中设计工作流以提交到记录中心的记录。若要了解有关提交到记录中心的记录的详细信息,请参阅另请参阅下的链接。

记录传送     记录中心包括可以自动将传入记录传送 (无论是提交自动或手动) 内容管理器到其正确的位置,根据其记录类型。当记录提交到记录中心时,它通常会附带其他相关信息,如审核历史记录和元数据。记录的审核历史记录存储在记录中心作为 XML 文件,并记录的元数据存储在 XML 文件和记录中心网站上的元数据列中。若要了解有关配置和路由使用内容管理器的记录,请参阅另请参阅下的链接。

按住   作为所谓 e 发现的一部分,记录中心使组织能够执行下法律查询作为的一部分,诉讼、 审核或调查,与相关的记录,并将它们置于保留列表。当记录置于保持状态,它们从可能实际上,任何过期策略挂起,从而防止破坏。例如,如果在发生诉讼、 相关记录,则可能需要生成上组织位置按住,这些记录将提供直到诉讼完成。可以在多个保留,一次放置记录。记录管理者还可以搜索记录中心需要放置置于保持状态的记录。 E 发现的详细信息,请参阅另请参阅下的链接。

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使用记录中心管理记录的示例

公司通常都需要生成和纳税定期提供财务报告。在任何时候,可能请求公司发布财务信息作为审核流程,例如,并且财务信息必须释放数据不会改变任何方式要求。若要容纳此请求,公司的财务部门搜索,并将财务报告路由到记录中心网站中的特定保留库。通过将报表发送到保持库,它们从任何预定义的策略,可能在生效挂起,并在特定日期和时间直到或适当的授权发生阻止访问这些报表。财务报告被保存到记录中心网站以及关联的审核历史记录和其他元数据。

保留记录的工作流示例

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设计记录中心网站

在最高级别,设计记录中心网站以实施记录管理计划的过程包括两个主要步骤:

  1. 组织必须开发记录管理策略和正式的记录管理计划。这是涉及记录经理、 合规专员,IT 专业人员和信息工作者之间协调的协作工作。

  2. 然后,组织必须配置一个或多个记录中心网站以实施其记录管理计划

下面各节介绍了上述每个步骤中涉及的主要元素。

记录管理规划

在组织将记录中心网站配置为其记录管理解决方案之前,组织应该首先为记录管理策略开发一个正式计划。正式记录管理计划的特定元素可能对每个组织或企业都是唯一的。但是,实际上所有记录管理计划都包含下列文档和流程:

文件计划     这种文件计划描述被组织确认为正式业务记录的文档或项目的类型。它表明存储这些记录的位置,并提供有关不同记录类型之间的差异的信息。文件计划可用作创建、存储和管理记录的综合策略、流程和指南集。文件计划应该涵盖所有记录,而无论记录采用的是何种媒体形式,包括纸质、博客、Wiki、电子邮件和电子文件。它还必须指定如何对每条记录进行分类、保护以及最终销毁。此外也应考虑特殊类别的记录,例如机密、重要、商业秘密或特权记录。最后,文件计划必须指定负责管理每种记录类型的人员。

记录库    记录库实际上就是您为分类和存储重要记录而创建的文档库。您可为需要保留的每种记录类型创建一个记录库。记录将根据内容管理器中配置的设置,自动传送到相应库。

内容类型    您可创建内容类型,定义组织需要存储的记录类型,并确定每种记录类型的特有属性。通过为特定类型的记录定义内容类型,组织即可确保按一致的方式管理所有这些内容组。利用您创建的内容类型,Office 文档、PDF、TIFF(扫描的图像)、电子邮件、即时消息对话、视频和实际记录均可得到分类和存储。例如,名为“合同”的所有记录在 SharePoint 记录管理系统中都将按照相同、一致的方式处理。使用内容类型分类和存储记录是使用记录库的替代方法。

保留计划     保留计划用于指定每种记录类型在文件计划中的保留时间长度(保留期限)以及此期限结束时进行处置的流程(处置流程)。保留计划中的准则通常基于法律要求、组织面临的风险以及业务需求。此外,保留计划通常描述用于确定每种记录类型的保留期限的风险管理应变方法。

合规性要求文档     合规性要求文档用于定义记录管理 IT 系统必须遵守的规则、必须具备的功能以及为确保合规性而必须支持的常规监视种类。

  • 挂起记录处置的正式流程     此流程通常被称为保留,详细说明在发生诉讼、审核或调查等事件时,组织如何挂起记录处置。

  • 监视和报告记录处理的系统     为确保员工按照指定策略和流程进行归档、访问和管理记录,记录管理计划必须具备监视和报告记录处理情况的流程或系统。

注意: 为任何其他类型的网站,您可以手动上载最多 2 GB 的文件大小到记录中心。如果您使用内容管理器以传送记录到记录中心时,每个记录的文件大小限制为 50 MB。

有关计划记录管理解决方案的更详细信息,请查看“请参阅”下的链接。

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配置记录中心网站概述

当组织从事了对记录管理的详细规划并为记录管理开发了正式计划后,组织便可创建和配置记录中心网站以帮助其实施该计划。

需要执行下列步骤以对记录中心网站进行配置:

  1. 创建记录库或列表来管理和存储在文件计划中指定的每种记录类型。

    • 我们建议您在记录计划中为每个内容类型创建一个记录库。

    • 在将记录提交到记录中心时,它们会被传送到相关的列表或库。

  2. 为相关文档库、列表或内容类型创建栏,以包含和显示在文件计划中指定的每种记录类型的元数据。

  3. 为记录中心网站中的每种记录类型指定信息管理策略。这些策略应反映在您组织的文件计划和保留时间表中指定的保留期和审核要求。

  4. 配置内容管理器以将每种记录类型传送到相应位置。以手动或编程方式将记录提交到记录中心网站时,应用程序将使用此功能来确定如何在记录中心网站中对记录分类以及将记录发送到何处。

有关配置和自定义记录管理解决方案的详细信息,请查看“请参阅”下的链接。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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