让残障人士可以访问 Outlook 电子邮件

让残障人士可以访问 Outlook 电子邮件

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本主题提供让残疾人士可使用电子邮件的分步说明。

电子邮件的图像,相关内容为 6 月 9 日研究团队将会不在现场。 电子邮件中包含事件筛选器,其中包括照片和会议室地址。

如果在创建电子邮件时注意可访问性,失明或弱视用户可更轻松地了解你的电子邮件。

Windows:使 Outlook 电子邮件易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Outlook 电子邮件的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

包括带任意视觉对象的可选文字。

可视内容包括图片、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

若要查找缺失的可选文字,请使用辅助功能检查器

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。 在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

在 Office 365 中向视觉对象添加替换文字

在 Office 2016 中向视觉对象添加替换文字

添加有意义的超链接文本和屏幕提示。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

提示: 还可添加屏幕提示,将鼠标悬停在包含超链接的文本或图像上时,将显示该屏幕提示。

添加超链接文本和屏幕提示

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。 对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

使用易于访问的字体格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

电子邮件中的文本在高对比度模式下应易于阅读,以便所有人(包括视觉障碍的人士)可以清楚地查看它。

例如,使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。 例如,黑白方案有助于色盲人士区分文本和形状。

若要查找颜色对比度不足的情况, 请使用辅助功能检查器

使用易于访问的字体颜色

使用较大的字号(11 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。 还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。 例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。 避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。 在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的字体格式

调整句子与段落之间的间距

使用内置的标题和样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取电子邮件的过程,请使用 Outlook 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。 使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。 然后,将电子邮件中的信息整理为小区块。 理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

使用易于访问的字体格式

使用项目符号列表样式

使用排序列表

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

若要确保表中不包含拆分单元格、合并单元格或嵌套表格, 请使用辅助功能检查器

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

在 Office 365 中向视觉对象添加替换文字

以下过程介绍了如何在 Office 365 中向 Outlook 电子邮件中的视觉对象添加替换文字。

注意:  对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图片、屏幕截图、图标、视频和 3D 模型等添加替换文字,以便屏幕阅读器朗读文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“编辑替换文字”。 “替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

    选中图片的上下文菜单
  3. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该图像及其内容。

    “替换文字”窗格

向形状或 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 右键单击形状或 SmartArt 图形。

    提示: 必须右键单击框架内整个形状或 SmartArt 图形外的位置,而不是其某个部件内的位置。

  2. 选择“编辑替换文字”。 “替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

    形状的上下文菜单
  3. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该形状或 SmartArt 图形及其内容。

    形状的“替换文字”窗格

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表。

    提示: 必须右键单击框架内整个图表外的位置,而不是其某个部件内的位置。

  2. 选择“编辑替换文字”。 “替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

    图表的上下文菜单
  3. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该图表及其内容。

    图标的“替换文字”窗格

在 Office 2016 中向视觉对象添加替换文字

以下过程介绍了如何向 Outlook 电子邮件中的视觉对象添加替换文字。

注意: 我们建议仅将文本放在说明字段中,并将标题留空。 这可让大多数主流屏幕阅读器(包括讲述人)提供最佳体验。 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图片等图像添加替换文字

以便屏幕阅读器朗读文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“设置图片格式”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图片格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图像)的屏幕截图

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 右键单击 SmartArt 图形。

  2. 选择“设置对象格式”>“形状选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选 SmartArt 图形)的屏幕截图

向形状添加替换文字

向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 右键单击形状。

  2. 选择“设置形状格式”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选形状)的屏幕截图

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表。

  2. 选择“设置图表区域格式”>“图表选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图表区域格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图表)的屏幕截图

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何提升 Outlook 电子邮件中超链接、文本和表格的可访问性。

添加超链接文本和屏幕提示

  1. 选择要向其添加超链接的文本, 然后右键单击该文本。

  2. 选择“链接”。 所选文本将显示在 "要显示的文本" 框中。 这是超链接文本。

  3. 如有必要,更改超链接文本。 在“地址”框中,键入目标 URL。

  4. 选择“屏幕提示”按钮,并在“屏幕提示文字”框中键入屏幕提示。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。 例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“插入超链接”对话框的屏幕截图

使用易于访问的字体格式

  1. 选择文本。

  2. 选择“设置文本格式”选项卡。

  3. 在提供了字体类型、字号、样式和颜色选项的“字体”组中,选择格式选项。

Outlook for Windows 设置文本字体组格式

使用易于访问的字体颜色

为了确保文本在高对比度模式下清晰显示,请对字体颜色使用自动设置。

  1. 选择文本。

  2. 选择 "邮件_GT_ 字体颜色"。

  3. 选择“自动”。

字体的自动颜色设置的屏幕截图

使用项目符号列表样式

使用“项目符号”按钮创建项目符号列表。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 选择“设置文本格式”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“项目符号”按钮。

  4. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

项目符号样式选项的屏幕截图

使用排序列表

使用“编号”按钮创建顺序步骤。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 选择“设置文本格式”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“编号”按钮。

  4. 键入顺序步骤。

编号样式选项的屏幕截图

调整句子与段落之间的间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 选择文本。

  2. 选择“设置文本格式”选项卡。

  3. 在 "段落" 组中, 在组的右下角选择 "对话框启动器" 按钮。 “段落”对话框将打开,其中显示了“缩进和间距”选项卡。

  4. 在“间距”下选择所需的间距选项。

“段落”对话框的屏幕截图

使用表标题

指定表中的标题行。

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在 "表设计" 选项卡上的 "表格样式" 组中, 选中 "标题行" 复选框。

  3. 键入列标题。

Outlook for Windows 表 "设计表样式" 组

请求提供易于阅读的电子邮件

告知发件人你希望接收易于访问的内容。

  1. 若要转到 Web 上的帐户,请在 Outlook 中选择“文件”>“信息”,然后在“帐户设置”中,单击“在 Web 上访问此帐户”下方的链接。

  2. 在 Outlook 网页版 中,若要转到“辅助功能设置”,请选择 “设置”图标 >“邮件”>“常规”>“辅助功能设置”。

  3. 若要请求易于访问的内容,请选择“请求发件人发送易于访问的内容”复选框。

另请参阅

通过辅助功能检查器改进辅助功能

适用于辅助功能检查器的规则

使残障人士可以访问 Word 文档

使残障人士可以访问 Excel 文档

使残障人士可以访问 PowerPoint 演示文稿

Mac:使 Outlook 电子邮件易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Outlook 电子邮件的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

包括带任意视觉对象的可选文字。

可视内容包括图片、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

若要查找缺失的可选文字,请使用辅助功能检查器

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。 在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

在 Office 365 for Mac 中向视觉对象添加替换文字

在 Office 2016 for Mac 中向视觉对象添加替换文字

添加有意义的超链接文本和屏幕提示。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

提示: 还可添加屏幕提示,将鼠标悬停在包含超链接的文本或图像上时,将显示该屏幕提示。

添加超链接文本和屏幕提示

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。 对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

使用易于访问的字体颜色

对文本和背景色使用足够高的对比度。

电子邮件中的文本在高对比度模式下应易于阅读,以便所有人(包括视觉障碍的人士)可以清楚地查看它。

例如,使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。 黑白方案有助于色盲人士区分颜色。

若要查找颜色对比度不足的情况, 请使用辅助功能检查器

使用易于访问的字体格式

使用较大的字号(11 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。 还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。 例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。 避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。 在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的字体格式

调整句子与段落之间的间距

使用标题和内置的样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取电子邮件的过程,请使用 Outlook 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,将电子邮件中的信息整理为小区块,并在其上方添加标题。 理想情况下,每个部分中只包含几个段落。

使用易于访问的字体格式

使用项目符号列表样式

使用排序列表

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

若要确保表中不包含拆分单元格、合并单元格或嵌套表格, 请使用辅助功能检查器

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

在 Office 365 for Mac 中向视觉对象添加替换文字

以下过程介绍了如何在 Office 365 for Mac 中向 Outlook 电子邮件中的视觉对象添加替换文字。

注意: 

  • 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

  • 若要在 Mac 上启用右键单击,请确保在“系统偏好设置”中选中“第二次单击”。

提示: 要撰写优秀的替换文字,请确保以简练而没有歧义的方式表达图像的内容和用途。 替换文字最多使用一两个短句,大多数时候几个精心挑选的词语就能起到作用。 请勿重复使用图像周围环绕的文字内容作为替换文字,也不要使用表示图像的短语,例如“一张图”或“一幅图像”。

向图像添加替换文字

  1. 右键单击电子邮件中的图像。

  2. 选择 "编辑替换文字 .。。"。

    Outlook for Mac "编辑替换文字" 上下文菜单

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  3. 键入 1-2 句话来描述该图像及其内容。

    Outlook 中用于向图像添加替换文字的“替换文字”窗格

提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

在 Office 2016 for Mac 中向视觉对象添加替换文字

向图片和屏幕截图等图像添加替换文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的用户描述图像。

提示: 要撰写优秀的替换文字,请确保以简练而没有歧义的方式表达图像的内容和用途。 替换文字最多使用一两个短句,大多数时候几个精心挑选的词语就能起到作用。 请勿重复使用图像周围环绕的文字内容作为替换文字,也不要使用表示图像的短语,例如“一张图”或“一幅图像”。

注意: 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“设置图片格式”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图片格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图像)的屏幕截图

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何提升 Outlook 电子邮件中的超链接、文本和表的可访问性。

添加超链接文本和屏幕提示

  1. 选择要向其添加超链接的文本, 右键单击该文本, 然后选择 "超链接"。 所选文本会出现在“要显示的文本”框中。 这是超链接文本。

  2. 如有必要,更改超链接文本。

  3. 在“地址”框中,键入目标 URL。

  4. 选择“屏幕提示”按钮,并在“屏幕提示文字”框中键入屏幕提示。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。 例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“插入超链接”对话框的屏幕截图

使用易于访问的字体格式

  1. 选择文本。

  2. 选择“邮件”选项卡。

  3. 在提供了字体类型、字号、样式和颜色选项的“字体”组中,选择格式选项。

“设置文本格式”选项卡的屏幕截图

使用易于访问的字体颜色

为了确保文本在高对比度模式下清晰显示,请对字体颜色使用自动设置。

  1. 选择文本。

  2. 选择 "邮件_GT_ 字体颜色"。

  3. 选择“自动”。

字体的自动颜色设置的屏幕截图

使用项目符号列表样式

使用“项目符号”按钮创建项目符号列表。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 选择“邮件”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“项目符号”按钮。

  4. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

可用项目符号样式选项的屏幕截图

使用排序列表

使用“编号”按钮创建顺序步骤。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 选择“邮件”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“编号”按钮。

  4. 在排序列表中键入每个连续步骤。

可用编号样式选项的屏幕截图

调整句子与段落之间的间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 选择文本,右键单击它,然后选择“段落”。

    段落”对话框将打开,其中显示了“缩进和间距”选项卡。

  2. 在“间距”下选择所需的间距选项。

“段落”对话框的屏幕截图

使用表标题

指定表中的标题行。

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在“表设计”选项卡上,选中“标题行”复选框。

  3. 键入列标题。

“标题行”复选框的屏幕截图

另请参阅

通过辅助功能检查器改进辅助功能

适用于辅助功能检查器的规则

使残障人士可以访问 Word 文档

使残障人士可以访问 Excel 文档

使残障人士可以访问 PowerPoint 演示文稿

iOS 应用:使 Outlook 电子邮件易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Outlook iOS 电子邮件的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

在图片中包含可选文字。

可选文字可帮助看不见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。 在可选文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加可选文字

添加表达某种意义的超链接文本。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

向图像添加可选文字

向图片和屏幕截图等图像添加可选文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的读者描述图像。

  1. 撰写电子邮件时,双击图像,打开上下文菜单。

  2. 在上下文菜单中, 点击 "可选文字" 按钮。

  3. 键入说明文字。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

  4. 若要添加文字并退出对话框,请点击“确定”。

Outlook for iOS 图像菜单的替换文字

添加超链接文本

添加表达某种意义的超链接文本,帮助屏幕阅读器用户在浏览电子邮件时轻松找到链接。

  1. 撰写电子邮件时,选择要向其添加超链接的文本。

  2. 若要打开上下文菜单,请点击所选文本。

  3. 如有必要,点击菜单末尾的 “其他”按钮 ,直到出现“添加链接”按钮。 点击“添加链接”按钮。

  4. 如有必要,可更改“文本”字段中的超链接文本。

  5. 在“链接”字段,键入目标 URL。

  6. 若要插入超链接,请点击 “完成”按钮

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。 例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

添加链接菜单图像

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使残障人士可以访问 Word 文档

使残障人士可以访问 Excel 文档

使残障人士可以访问 PowerPoint 演示文稿

Android 应用:使 Outlook 电子邮件易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Outlook for Android 电子邮件的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

在图片中包含可选文字。

可选文字可帮助看不见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。 在可选文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加可选文字

添加表达某种意义的超链接文本。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

向图像添加可选文字

向图片和屏幕截图等图像添加可选文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的读者描述图像。

  1. 撰写电子邮件时,双击图像,打开上下文菜单。

  2. 在上下文菜单中, 点击 "可选文字" 按钮。

  3. 键入说明文字。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

  4. 若要添加文本并退出对话框, 请点击 "保存"。

Outlook for Android 的 "替换文字" 对话框

添加超链接文本

添加表达某种意义的超链接文本,帮助屏幕阅读器用户在浏览电子邮件时轻松找到链接。

  1. 撰写电子邮件时,选择要向其添加超链接的文本。 上下文菜单将会打开。

  2. 点击“添加链接”按钮。

  3. 如有必要,可更改“要显示的文本”字段中的超链接文本。

  4. 在“链接”字段,键入目标 URL。

  5. 若要插入超链接,请点击“保存”按钮。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。 例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

Outlook for Android 超链接文本对话框

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使残障人士可以访问 Word 文档

使残障人士可以访问 Excel 文档

使残障人士可以访问 PowerPoint 演示文稿

Web:使 Outlook 电子邮件易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Outlook 电子邮件的主要最佳做法。

注意: 我们当前正在更新 Outlook.office.com(Outlook 网页版)。 一些用户已在使用新的 Outlook,其他用户在我们完成更新前,只能默认使用经典版本。 有关详细信息,请转到获取有关新的 Outlook 网页版的帮助。 由于本主题中的说明适用于新体验,因此我们建议你从经典体验切换到新版 Outlook。 若要切换到新的 Outlook, 请在右上角切换开关以尝试新的 outlook

要修复的内容

修复原因

修复方法

包括带任意视觉对象的可选文字。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

若要查找缺失的可选文字,请使用辅助功能检查器

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。 在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加替换文字

添加表达某种意义的超链接文本。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

使超链接和文本易于访问

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。 对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

使用易于访问的字体格式

使用易于访问的字体颜色

对文本和背景色使用足够高的对比度。

电子邮件中的文本在“高对比度”模式下应易于阅读,以便所有人(包括视觉障碍的人士)都可以清楚地查看文本。

若要查找颜色对比度不足的情况, 请使用辅助功能检查器

例如,使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。 例如,黑白方案有助于色盲人士区分文本和形状。

使用易于访问的字体格式

使用较大的字号(11 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。 还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。 例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。 避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。 在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的字体格式

使用内置的标题和样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取电子邮件的过程,请使用 Outlook 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。 使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。 然后,将电子邮件中的信息整理为小区块。 理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

使用易于访问的字体格式

使用项目符号列表

使用排序列表

使用简单的表格结构。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

若要确保表中不包含拆分单元格、合并单元格或嵌套表格, 请使用辅助功能检查器

插入一个简单表格

向图像添加替换文字

向图片和屏幕截图等图像添加替换文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 撰写电子邮件时, 请在邮件正文中选择一个图像。

  2. 若要显示 "格式" 工具栏, 请选择 " Outlook 网页版中的 "显示格式选项" 按钮。 " (显示格式选项) (如有必要)。

  3. 在工具栏中, 选择 " Outlook 网页版中的 "格式" 工具栏上的 "添加可选文字" 按钮。 " (向图像添加替换文字)。

  4. 键入图像说明。

Outlook 网页版中的 "可选文字" 对话框。

使超链接和文本易于访问

以下过程介绍了如何提升 Outlook 电子邮件中超链接、文本和表格的可访问性。

添加表达某种意义的超链接文本

键入表达某种意义的超链接文本,而不要将 URL 显示为链接文本。

  1. 撰写电子邮件时, 请在邮件正文中键入有意义的链接文本。

  2. 选择该链接文本,然后按 Ctrl+K。 “插入链接”对话框随即打开。

  3. 在 " Web 地址 (URL) " 文本字段中, 键入目标 URL, 然后选择"确定"

    Outlook 网页版中的 "超链接" 对话框。

使用链接预览

将 URL 添加到Outlook.com 或Outlook 网页版 中的电子邮件时, 或者当你收到带有正文中的 url 的电子邮件时, 你将看到包含链接标题、缩略图和链接说明的丰富预览。 这称为 "链接预览", 默认情况下它处于打开状态。

关闭 "链接预览":

  1. 在页面顶部,选择 设置 Settings > 查看所有 Outlook 设置

  2. 在设置窗格中,选择邮件>撰写和答复

  3. 在 "链接预览" 下, 清除 "预览电子邮件中的链接" 复选框以关闭 "链接预览"。

使用易于访问的字体格式

使用熟悉的字体类型和足够大的字号,帮助有阅读障碍或视力较低的人轻松阅读电子邮件。

  1. 选择文本。

  2. 若要显示 "格式" 工具栏, 请选择 " Outlook 网页版中的 "显示格式选项" 按钮。 " (显示格式选项) (如有必要)。

  3. 若要更改字体类型, 请选择 " Outlook 网页版中的 "字体" 按钮。 (字体)"。

  4. 在 "字体" 菜单中, 选择所需的字体类型。

    在 Outlook 网页版中打开的 "字体" 菜单。
  5. 若要更改字号, 请选择 " Outlook 网页版中的 "字号" 按钮。 " (字号)。

  6. 在 "字号" 菜单中, 选择所需的大小。

    在 Outlook 网页版中打开的 "字体大小" 菜单。

使用易于访问的字体颜色

为确保文本在“高对比度”模式下清晰显示,请对字体颜色使用黑色。

  1. 选择文本。

  2. 若要显示 "格式" 工具栏, 请选择 " Outlook 网页版中的 "显示格式选项" 按钮。 " (显示格式选项) (如有必要)。

  3. 在工具栏中, 选择 " Outlook 网页版中的 "字体颜色" 按钮。 " (字体颜色)。

  4. 在“字体颜色”菜单中,选择所需颜色。

    在 Outlook 网页版中打开的 "字体颜色" 菜单。

使用项目符号列表

创建项目符号列表,添加文本结构。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 若要显示 "格式" 工具栏, 请选择 " Outlook 网页版中的 "显示格式选项" 按钮。 " (显示格式选项) (如有必要)。

  3. 在工具栏中, 选择 " Outlook 网页版中的 "格式" 工具栏上的 "项目符号列表" 按钮。 " (项目符号)。

  4. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

使用排序列表

创建排序列表,将文本组织为有序步骤。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 若要显示 "格式" 工具栏, 请选择 " Outlook 网页版中的 "显示格式选项" 按钮。 " (显示格式选项) (如有必要)。

  3. 在工具栏中, 选择 " Outlook 网页版中的 "排序列表" 按钮。 " (编号)。

  4. 在列表中键入每个编号项。

插入一个简单表格

在表格内添加表格或将单元格留空可能会导致屏幕阅读器难以读取电子邮件。 请考虑使用简单表格,使屏幕阅读器可轻松识别表格、行和列。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 若要显示 "格式" 工具栏, 请选择 " Outlook 网页版中的 "显示格式选项" 按钮。 " (显示格式选项) (如有必要)。

  3. 在工具栏中, 选择 " Outlook 网页版中的 "添加表" 按钮。 " (Insert table)。

  4. 在 "插入表格" 网格中, 选择要添加的行和列区域。

Outlook 网页版中的表格网格。

另请参阅

通过辅助功能检查器改进辅助功能

适用于辅助功能检查器的规则

使残障人士可以访问 Word 文档

使残障人士可以访问 Excel 文档

使残障人士可以访问 PowerPoint 演示文稿

适用于残障人士客户的技术支持

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