计划导入或导出规范

通过为 Access 中经常使用的导入和导出操作创建规范,然后在 Microsoft Outlook 中创建任务来提醒自己运行规范,可简化这些操作。为增加便利,Outlook 任务中包含一个按钮,可用来运行该操作,无需打开 Access 数据库。若要使用此功能,必须在计算机上安装并配置 Outlook。

必须首先在 Access 中运行一个导入或导出操作将其另存为规范,然后才能将其安排为一个 Outlook 任务。有关如何在 Access 中保存导入或导出规范,请参阅将导入或导出操作的详细信息另存为规范一文。

计划现有导入或导出规范

如果有现有的导入或导出规范,可以使用以下过程为其创建 Outlook 任务。

  1. 请打开包含该规范的 Access 数据库(如果尚未打开)。如果使用导入规范,这将是目标数据库。如果使用导出规范,这将是源数据库。

  2. 在“外部数据”选项卡上,单击“保存导入”或“保存导出”以选择规范。

  3. 在“管理数据任务”对话框中,在“保存导入”或“保存导出”选项卡下,单击规范,以将其选中。

  4. 单击“创建 Outlook 任务”。如果已安装 Outlook​​,Access 将启动 Outlook。

    注意: 如果没有安装 Outlook,Access 就会显示一条错误消息。如果 Outlook 配置不正确,Access 将显示“Outlook 启动向导”。请按向导中的说明配置 Outlook。

  5. 在 Outlook​​ 的“操作-名称-任务”窗口,检查和修改任务设置,例如“截止日期”和“提醒”。

  6. 如果希望该任务仅运行一次,请在“开始日期”框中指定一个日期。

  7. 如果希望任务以特定时间间隔运行,请单击“重复周期​​”。在“任务重复周期”对话框中,指定希望规范运行的时间间隔,然后单击“确定”。如需有关设置周期性任务的帮助,请参阅 Outlook 帮助。

  8. 在 Outlook 任务窗口的“任务”选项卡中,在“操作”组中,单击“保存并关闭”。Outlook 将创建新任务。

  9. 若要在以后运行规范,请在 Outlook 中打开该任务。在“任务”选项卡的“Microsoft Office Access”组中,单击“运行导入”或“运行导出”,然后单击“确定”即可执行此操作。

运行计划的导入或导出规范

Outlook 便会在安排的时间显示提醒。按照以下步骤执行该操作:

  1. 在“提醒”对话框中,单击“打开项目”以在 Outlook 中打开任务。

  2. 在“任务”选项卡的“Microsoft Office Access”组中,单击“运行导入”或“运行导出”。

  3. 单击“确定”执行该操作。

此外,还可以随时通过执行以下步骤运行任务。

  1. 在 Outlook 中打开任务。要执行此操作,请在 Outlook 导航窗格中单击“任务”,然后单击要运行的任务。

  2. 在“任务”选项卡的“Microsoft Office Access”组中,单击“运行导入”或“运行导出”。

  3. 单击“确定”执行该操作。

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