解决或删除重复的联系人

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如果已从多个源导入联系人,或继承的其他人的联系人列表中,您可能需要存储在 Outlook 中的重复联系人。当您从 iCloud 或 Gmail 等外部源导入新联系人时,Outlook 检查重复项,并允许您选择是否要创建新联系人记录 (重复项) 或合并重复的联系人。很遗憾,您的联系人文件夹中重复的联系人后,是没有自动化的过程,以将其删除。但是,您可以将您的联系人导出到文件,然后重新将它们导入到 Outlook 并利用内置重复检查功能。如果您仅有几个重复的联系人,您可以对您的联系人列表进行排序,并手动删除它们。

一次删除一个重复的联系人

  1. 单击“人员”。

    选择人员图标以查看您的联系人。

  2. 在功能区上的当前视图组中,单击视图框右下角,然后单击电话。这是最简单的视图,用于扫描您的联系人列表并查看重复项。

    “开始”选项卡上的“当前视图”组

  3. 在您的联系人列表中,按住Ctrl ,并单击要删除的每个联系人。

    按住 Ctrl 并单击要删除的每个联系人

  4. 当您已选中所有重复项时,请按删除Ctrl + D

删除重复的联系人大量使用导出和导入

如果您有大量重复的联系人,删除重复项逐个可以过于繁琐、 更加耗时。若要删除大量重复的联系人的最快方法是将其导出到一个文件,然后将它们导入新文件夹。若要在 Outlook 的导入过程中充分利用重复检测功能,请使用以下步骤

  1. 单击“人员”。

    选择人员图标以查看您的联系人。

  2. 右键单击您当前的联系人文件夹并选择新文件夹

    创建新的联系人文件夹。
  3. 为新文件夹的名称,例如Duplicates

  4. 单击返回到主联系人文件夹。

  5. Ctrl + A选择所有联系人。

  6. 拖动并放入重复项文件夹的联系人或者使用Ctrl + Shift + V打开移至文件夹对话框中,选择您的重复项目文件夹。

    将联系人移动到另一个文件夹。
  7. 您的主要联系人文件夹现在应为空。

  8. 选择“文件”>“打开并导出”>“导入/导出”。

    注意: 在 Outlook 2010 中,选择文件>打开>导出和跳至步骤 10。

    选择导入/导出。
  9. 选择导出到文件

  10. 选择逗号分隔值 (Windows)

  11. 选择您在步骤 3 中创建的重复项文件夹。

    从重复项文件夹中导出。
  12. 保存文件的位置,您将能够再次找到它。

  13. 单击“完成”。

返回到 Outlook 中导入联系人

  1. 选择“文件”>“打开并导出”>“导入/导出”。

    注意: 在 Outlook 2010 中,选择文件>打开>导入和跳到步骤 3。

    选择导入/导出。
  2. 选择从另一程序或文件导入

  3. 选择逗号分隔值 (Windows)

  4. 通过浏览找到您在上面的步骤中创建的文件。

    选择要导入的文件。
  5. 选择不导入重复项目选项。

  6. 为目标文件夹,选择联系人主文件夹。这是当前为空的文件夹。

  7. 选择“完成”。

将联系人从重复文件夹复制返回到主联系人文件夹

  1. 选择允许重复的联系人文件夹。

  2. 单击一个联系人文件夹中,然后按Ctrl + A选择所有联系人。

  3. 将所选的联系人移动到主联系人文件夹。您可以拖放它们或按Ctrl + Shift + V使用移至文件夹对话框。

  4. 每次 Outlook 在遇到重复的联系人,您将看到具有两个选项的提示。

    • 如果联系人不重复项,请选择添加新联系人

    • 如果一个重复联系人,请选择更新所选联系人的信息

    一旦您已进行了您的选择,选择更新。如果您想要的所有重复的联系人重复相同的选项,选择全部更新

    选择希望如何处理重复的联系人。
  5. 移至文件夹过程完成之后,您可以删除重复项的文件夹。

有两种方法解决重复的联系人检测到重复的联系人对话框中:

添加重复作为新联系人    新的联系人将添加到联系人文件夹中。例如,如果您使用吕玉笛的名称创建联系人,您的联系人文件夹中已经有同名联系人,您将有两个中间名首字母。若要区分两个,您可以添加到一个中间名首字母。

提示: 显示您的联系人作为电子名片是不错的视图选择在其中查看足够多的信息来区分具有相同名称的联系人。

从现有数据库一个重复联系人的新信息更新   Outlook 会将包含重复的和现有联系人中的数据并将数据复制到现有联系人中有冲突的数据的任何字段重复的联系人的所有字段进行都比较。例如,如果您有联系人的电话号码 555-0112,以命名吕玉笛,并且可以获得一个重复联系人的新电话号码,Outlook 将复制到相应字段中的现有联系人的新号码,并保留所有其他字段相同。

从新联系人分配到新的联系人和邮件中的文本的颜色类别都不会被复制到现有联系人。如果您想要将此信息复制,您必须手动执行此操作。证书和链接到活动选项卡上的联系人将从重复的联系人复制并不替换原始信息添加到现有联系人。但是,对联系人、 任务和约会,如以外的项目的活动选项卡上的链接不会被复制。

只要 Outlook 更新联系人中的数据,在已删除邮件文件夹中存储一份原始联系人。如果您需要还原为原始联系人中的信息,可以使用此副本。

如果您导入 Outlook 在您的联系人文件夹中使用相同的名称或电子邮件地址,已存在的联系人,并在导入和导出向导中选择允许创建重复项目选项,您可能有不需要的重复项的多个或所有制导入的联系人。

删除不需要的重复联系人是手动的过程,但下面是执行此操作的最简单方法。

  1. 联系人中,选择联系人文件夹包含重复的联系人。

  2. 导航窗格中,在当前视图,单击电话列表。这是最佳视图扫描您的联系人列表,并查看重复联系人。现在可以修改日期进行排序的列表和组合在一起的重复项。

  3. 在“视图”菜单上,指向“当前视图”,然后单击“自定义当前视图”。

  4. 单击字段,在可用字段列表中,选择修改时间,然后单击添加

  5. 按此顺序显示这些字段列表顶部修改之前,请单击上移

  6. 单击两次“确定”

  7. 在联系人列表中,按住 CTRL 同时选择每个重复的联系人。

  8. 选中所有重复的联系人时,按 DELETE。

注意: 如果您不希望重复的联系人将联系人导入到 Outlook 时,在导入和导出向导中选择不导入重复项目选项或替换重复的项目导入选项。

  • 不导入重复项保留现有数据,并个人文件夹文件 (.pst)中的重复信息不复制到联系人文件夹。

  • 替换重复的项目导入联系人文件夹中的现有数据将替换正在导入的.pst 文件中的信息。

如果您要保存到 Outlook 的多个联系人,该过程可以更快地如果不使用重复检测功能。若要关闭此功能,请执行下列操作:

  1. 在“工具”菜单中,单击“选项”。

  2. 单击联系人选项,然后清除检查重复的联系人复选框。

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