解决使用 Office 365 发送电子邮件的打印机、扫描仪和 LOB 应用程序的问题。

出现错误时,电子邮件客户端提供可操作的错误消息。有关从设备和应用程序发送电子邮件的问题的解决难度较大,用户可能无法获取清楚明了的帮助信息。本文可帮助进行故障排除,以打印机配置为例。

解决任何问题的第一步是检查配置。 有关配置选项的详细信息,请参阅如何设置多功能设备或应用程序以使用 Office 365 发送电子邮件

以下是三个配置选项,可帮助确定所使用的那一个:

1. SMTP 客户端提交(推荐)

  • 将打印机连接到 Office 365 服务器 "smtp.office365.com"。

  • 为此打印机邮箱输入电子邮件地址和密码。

  • 此打印机可向组织内部和外部的人员发送电子邮件。

显示多功能打印机如何使用 SMTP 客户端提交连接到 Office 365 。

2. 直接发送

  • 将打印机连接到名称以 "mail.protection.outlook.com" 结尾的 Office 365 服务器。

  • Office 365 中没有为从组织的网络发送的电子邮件设置任何连接器。

  • 打印机仅可向组织内部人员发送电子邮件;无法将电子邮件发送给组织外部的收件人。

显示多功能打印机如何使用 Office 365 MX 终结点仅向组织中的收件人直接发送电子邮件。

3. Office 365 SMTP 中继

  • 将打印机连接到名称以 "mail.protection.outlook.com" 结尾的 Office 365 服务器。

  • Office 365 中为从组织的网络发送至 Office 365 的电子邮件设置了一个连接器。

  • 此打印机可向组织内部和外部的人员发送电子邮件。

显示多功能打印机如何使用 SMTP 中继连接到 Office 365 。

使用 SMTP 客户端提交来解决问题

  1. 查看直接输入到打印机的设置:

    打印机设置

    服务器/智能主机

    smtp.office365.com

    端口

    端口 587(推荐)或端口 25

    TLS/StartTLS

    已启用

    用户名/电子邮件地址和密码

    打印机所使用的 Office 365 邮箱的登录凭据

  2. 如果打印机不需要已输入的电子邮件地址的密码,打印机将尝试发送电子邮件,而无需登录到 Office 365。SMTP 客户端提交需要打印机登录到 Office 365。直接发送和 Office 365 SMTP 中继不需要登录;可考虑以下选项之一。

  3. 打印机或应用程序必须从在电子邮件设置过程中为其输入登录凭据的同一地址发送电子邮件。如果打印机或应用程序尝试从另一个帐户发送电子邮件,将产生类似于以下的错误:

    5.7.60 SMTP; Client does not have permissions to send as this sender.

    例如,如果在应用程序设置中输入 sales@contoso.com 的登录凭据,但该应用程序尝试从 salesperson1@contoso.com 发送电子邮件,则不支持这一操作。 对于这种情况,请改用 Office 365 SMTP 中继。

  4. 通过登录到 Outlook 网页版测试用户名和密码,并尝试发送测试电子邮件以确保帐户未被阻止。 如果用户被阻止,可在发送垃圾电子邮件后,从阻止列表中删除用户、域或 IP 地址寻找帮助。

  5. 接下来,通过执行下列操作测试是否可从网络连接到 Office 365:

    1. 按照说明在与设备或应用程序在同一个网络上的计算机上安装 Telnet 客户端工具

    2. 通过键入“telnet”从命令行运行此工具。

    3. 键入“open smtp.office365.com 587”(或者如果正在使用该端口设置,将“587”替换为“25”。

    4. 如果已成功连接到 Office 365 服务器,预期将收到类似于以下的响应:

      220 BY1PR10CA0041.outlook.office365.com Microsoft ESMTP MAIL Service ready at Mon, 1 Jun 2015 12:00:00 +0000

    5. 如果无法连接到 Office 365,则网络防火墙或 Internet 服务提供商 (IDP) 可能已阻止 587 或 25 端口。将此更正,以便可从打印机发送电子邮件。

  6. 如果这些问题均不适用于你的设备,则可能是设备不符合传输层安全性 (TLS) 加密的要求。设备必须支持 TLS 1.0 版本或更高版本。更新设备上的固件以解决此问题,或尝试其他配置选项,其中 TLS 是可选的。

    有关 TLS 的详细信息,请参阅 Exchange Online 如何使用 TLS 保护 Office 365 中的电子邮件连接,有关 Exchange Online 如何结合使用 TLS 和密码套件订购的详细技术信息,请参阅增强 Exchange Online 的邮件流安全

这可能由多种问题造成:

  1. 请确保输入正确的用户名和密码。

  2. 请尝试使用打印机的用户名和密码登录到 OWA。发送一封电子邮件,以确保该邮箱处于活动状态且未因发送垃圾邮件而被阻止。

  3. 检查设备或应用程序是否支持 TLS 1.0 版本或更高版本。检查的最佳方法是在设备上升级固件或将正在发送电子邮件的应用程序更新至最新版本。联系设备制造商,以确认其支持 TLS 1.0 版本或更高版本。

此错误表示该设备正在尝试从与登录凭据不匹配的地址发送电子邮件。例如,如果在应用程序设置中输入的登录凭据为 sales@contoso.com,而该应用程序尝试从 salesperson1@contoso.com 发送电子邮件。如果应用程序或打印机以这种方式执行操作,则使用 Office 365 SMTP 中继,因为 SMTP 客户端提交不支持这种情况。

此错误表示打印机连接到 SMTP 客户端提交端点 (smtp.office365.com)。但是,打印机必须也登录到一个邮箱才能发送邮件。未在打印机设置中输入邮箱的登录凭据时,会出现此错误。如果没有选项可用于输入凭据,则此打印机不支持 SMTP 客户端提交;改用直接发送或 Office 365 SMTP 中继。请参阅如何设置多功能设备或应用程序以使用 Office 365 发送电子邮件

此错误表示该设备正在尝试从垃圾邮件阻止列表上的 Office 365 邮箱发送电子邮件。有关帮助,请参阅发送垃圾电子邮件后,从阻止列表删除用户、域或 IP 地址

使用直接发送来解决问题

这可能由多种问题造成。

  1. 直接发送问题的常见原因是 IP 地址被阻止。如果反垃圾邮件工具从组织检测到出站垃圾邮件,则 IP 地址将被垃圾邮件阻止列表阻止。使用第三方服务检查 IP 地址是否在阻止列表中,如 MXToolbox 或 WhatIsMyIPAddress。跟踪将你的 IP 地址添加到其阻止列表的组织。Office 365 使用阻止列表来保护我们的服务。有关帮助,请参阅发送垃圾电子邮件后,从阻止列表删除用户、域或 IP 地址

  2. 若要判断设备问题,请发送测试电子邮件来检查 Office 365 连接。要发送测试电子邮件,请执行使用 Telnet 测试 SMTP 通信一文中的步骤。如果无法连接到 Office 365,则网络或 ISP 可能已阻止使用端口 25 进行通信。如果不能撤消此操作,请改用 SMTP 客户端提交。

这表示正连接到 SMTP 客户端提交端点 (smtp.office365.com),它不能用于直接发送。对于直接发送,为 Office 365 租户使用以 "mail.protection.outlook.com" 结尾的 MX 端点。可按照直接发送的分步说明中的步骤查找 MX 端点。

这是设计使然。直接发送仅允许向组织内部托管在 Office 365 的收件人发送电子邮件。如果需要发送给外部收件人,则使用 SMTP 客户端提交或 Office 365 SMTP 中继。

不能将 MX 端点替换为 IP 地址。这可能导致将来无法发送邮件。如果 MX 端点太长,请考虑使用 SMTP 客户端提交,其端点 (smtp.office365.com) 较短。

对于直接发送,建议使用从静态 IP 地址发送的设备。这样便可设置发件人策略框架 (SPF) 记录以帮助防止电子邮件被标记为垃圾邮件。检查是否已使用静态 IP 地址设置 SPF 记录。网络或 ISP 更改可能会更改静态 IP 地址。更新 SPF 记录来反映此更改。 如果不从自己的静态 IP 地址发送邮件,请考虑改用 SMTP 客户端提交。

使用 Office 365 SMTP 中继解决问题

这可能由多种问题造成。

  1. Office 365 SMTP 中继问题的常见原因是 IP 地址被阻止。如果反垃圾邮件工具从组织检测到出站垃圾邮件,则 IP 地址将被垃圾邮件阻止列表阻止。使用第三方服务检查 IP 地址是否在阻止列表中,如 MXToolbox 或 WhatIsMyIPAddress。跟踪将你的 IP 地址添加到其阻止列表的组织。Office 365 使用阻止列表来保护我们的服务。有关帮助,请参阅发送垃圾电子邮件后,从阻止列表删除用户、域或 IP 地址

  2. 若要判断设备问题,请发送测试电子邮件来检查 Office 365 连接。要发送测试电子邮件,请执行使用 Telnet 测试 SMTP 通信一文中的步骤。如果无法连接到 Office 365,则网络或 ISP 可能已阻止使用端口 25 进行通信。如果不能撤消此操作,请改用 SMTP 客户端提交。

网络或 ISP 更改可能会更改静态 IP 地址。这会导致连接器无法识别邮件且无法将其中继到外部收件人。使用新的 IP 地址更新连接器和 SPF 记录。按照如何配置 Office 365 SMTP 中继中的步骤编辑现有连接器设置。

Office 365 SMTP 中继要求设备从静态 IP 地址发送电子邮件。检查是否已使用静态 IP 地址设置 SPF 记录。网络或 ISP 更改可能会更改静态 IP 地址。更新 SPF 记录来反映此更改。 如果不从自己的静态 IP 地址发送邮件,请考虑改用 SMTP 客户端提交。

另请参阅

如何为 Office 365 的中继配置 IIS

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