使用查询管理数据

查询入门

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使用查询可解答基于数据的业务或其他问题,可简便快捷地进行批量更新,还可删除数据库中的信息。

什么是查询?

在 Access 中,查询就像你提出的问题,提出这些问题可查找数据库中的相关信息,甚至十分具体的信息。

在查询中,有时仅使用一个表中的数据,有时又使用多个表中的数据。例如,你可能希望只查找一个联系人的电话号码,这要求对“联系人”表中特定联系人的电话号码字段进行简单查询。或者,你可以合并多个表中的数据,例如合并客户信息和订单信息以了解客户订购的产品。

在 Access 中,查询是数据库对象。它不存储数据。相反,它将显示存储在表中的数据,令该数据可供你使用。查询可显示来自一个或多个表的数据、来自其他查询的数据,或来自表和查询的数据组合。例如:

  • 使用选择查询查看数据。指定数据必须满足的条件并列举要显示的值,即可查找并查看一个或多个表中的信息。例如,可要求查看由 Tailspin Toys 生产的所有产品。

  • 输入条件并即时搜索。创建始终要求输入搜索条件的可重用查询。例如,可创建这样的查询,它要求用户输入要搜索的供应商的名称,然后显示从该供应商处获取的所有产品。

  • 基于查询更新或添加数据。查询数据,然后使用结果来自动输入或更新信息。例如,如果 Tailspin Toys 在其所有产品名称的开头添加了“TT”,则可通过一个更新查询,搜索该公司所有产品并更新产品名称,使每个条目都以“TT”开头。

  • 基于查询删除数据。查找并删除信息或记录。例如,如果 Tailspin Toys 停业而该公司的产品不再可供销售,可查找该公司的所有产品并从相关表中将其自动删除。

使用“查询向导”创建在“数据表视图”中显示信息的选择查询。

注意: 使用该向导时,某些设计元素不可用。如有需要,请在创建查询后在“设计视图”中对其进行修改。

注意:  创建查询前,请确保你已在数据库中的表之间建立关系,因为查询数据时要使用这些关系。若要了解详细信息,请参阅表关系入门和此培训中的相关模块。

创建查询
  1. 选择“创建”>“查询向导”。

  2. 选择“简单查询向导”,然后选择“确定”。

  3. 选择包含该字段的表或查询,然后将该字段添加到“选定字段”列表中。完成后,选择“下一步”。

    从任意多个表中添加任意多个字段。

    如果你添加了数字字段

    如果你添加了任何数字字段,此向导将询问你希望该查询返回详细信息还是汇总数据。请执行下列操作之一:

    • 如果你要查看单个记录,请选择“详细信息”,然后选择“下一步”。直接跳到步骤 4。

    • 如果你要查看汇总数值数据,例如平均值,请选择“汇总”,然后选择“汇总选项”。指定要汇总的字段和汇总数据的方式。仅列出数字字段。为每个数字字段选择一个函数:

      • Sum   查询返回字段中所有值的总和。

      • Avg   查询返回字段中所有值的平均值。

      • Min   查询返回字段中所有值的最小值。

      • Max   查询返回字段中所有值的最大值。

    • 如果你希望查询结果包含数据源中记录的计数,请为该表单选择“对表单名称中的记录进行计数”。

      如果你添加了日期/时间字段

      “查询向导”将询问你希望如何对日期值进行分组。例如,假定你向查询添加了一个数字字段(例如价格)和一个日期/时间字段(例如交易时间),然后在“汇总选项”对话框中指定要查看价格字段的平均值。因为包括了日期/时间字段,所以你可计算每个独特日期和时间值(每日、每月、每季度或每年)的汇总值。

      选择要用于对日期和时间值进行分组的时间段,然后选择“下一步”。

      注意: 在“设计视图”中,你可以选择对日期和时间值进行分组的更多选项。

  4. 为查询命名。

  5. 指定是要(在“数据表视图”中)打开查询还是(在“设计视图”中)修改查询。然后选择“完成”。

希望获得更多信息?

创建和运行更新查询

Excel 培训

Outlook 培训

Access 数据库中含有表和关系后,可设计和生成一些查询,这些查询是任意数据库的必备组件。

在本视频中,你将学习创建和运行查询的基本流程、简要了解几种类型的查询、在查询向导中创建查询以及在“查询设计器”中修改查询。

从字面上理解,查询是指针对数据提出的问题。事实上,提出想要获得解答的问题是一个好的开始。

例如,“TailSpin Toys 上个月有多少订单?”

这个问题所使用的言词引导你转到“订单”表中,你可以从该表中选择要查看的字段、生成查询,然后运行它。

这是大多数查询的基本流程。提出问题,然后获得将回答该问题的数据源(表,甚至是其他包含该数据的查询结果)。

在结果中选择想要看到的字段(这些字段也称为“数据集”),然后添加任何条件。

在此示例中,条件将结果筛选为 5 月份的 TailSpin Toys。

查询不仅可用于解答问题。查询就像多用工具或组合钳 - 它们可以是任何数据库中最便利的工具之一,可以发挥很多作用。

例如,查询可为窗体和报表提供数据,还可帮助对数据进行批量更改。

现可在任意数据库中生成多种类型的查询。让我们通过选择“创建”,然后选择“查询设计”来生成一个查询。

现在,我们将关闭“显示表”对话框。

下面是可创建的查询类型。

选择”查询最为常见。它可帮助你从数据中得到答案。

使用“创建表”查询,可从现有表中选择记录,并将它们另存为新表。这很方便,例如,在导入的大的 Excel 文件,并且想要将其中一些数据拆分为单独的表时。

针对现有数据运行接下来的 3 个查询。

追加”查询向现有的表中添加数据,...

更新”查询更改现有数据,...

而“删除”查询会删除数据。

需要显示汇总数据(如平均值或总和)时,使用交叉表查询。

例如,如果需要按地区划分的销售额,可使用交叉表查询。

下面是“交叉表”查询在“查询设计器”中的外观。

结果如下所示。可以查看此查询返回的每个季度的销售数据。

使用“联合”查询可将多个选择查询合并为单个结果。当需要查看不相关数据源中的数据时,执行此操作。

使用“传递”查询可连接到一个大型数据库(例如 Microsoft SQL Server),并针对该数据库处理查询。

执行此操作时,Access 将成为前端 - 本质上是一组可帮助你运行较大数据库的工具。

最后,使用“数据定义”查询来创建或修改表和索引。问题是,Access 提供了很多其他方法来创建表和更改索引,你实际上可能不会使用这种类型的查询。

现在,让我们来创建最常使用的查询类型 - 选择查询。

为了构建它,我们选择“创建”选项卡,然后选择“查询向导”。

如果你没有使用过查询,这是一个很好的开始。

选择“简单查询向导”,然后选择“确定”。

选择“电话号码”表,然后选择“客户”和“电话号码”字段。

选择“下一步”。

如果需要更具描述性,请更改查询标题。

选择要显示结果,...

…然后选择“完成”。

下面是结果。

现在你可能会有几个问题,例如“我们刚刚创建的是哪种查询?”...

以及,“我们如何知道正在呼叫的是别人的办公室电话还是他们的传真机?”

可以通过向查询添加一些数据来回答这些问题。

为了修改查询,我们打开“查询设计器”。依次选择“开始”、“视图”和“设计视图”。

查询设计器显示数据源 - 在本例中它是一个表,但它也可以是一个查询。还会显示查询中涉及的字段。

功能区指示查询的类型,在本例中可看到它是一个选择查询。

只需进行拖动,即可添加“类型”字段,让电话列表更易于使用。

若要查看结果,请在“设计”选项卡上选择“运行”。

现在,尽管使用查询向导快速且简单,但它不能完成所有操作。例如,无法使用查询向导来添加公式。

因此,为了提高灵活性并进行可能需要的任何更改,可使用“查询设计器”。

现在,你基本了解了如何使用“查询向导”和“查询设计器”创建和运行查询。使用查询可帮助你分析数据并获取所需的答案。

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