添加表格

构建表和设置数据类型

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因为表存储着你的数据,所以它们是数据库的主干。每个表都包含有特定主题的相关信息。例如,供应商表可能存储有供应商名称、电子邮件地址和电话号码。

注意: 构建表之前,有必要了解 Access 数据库对象

当打开新的空白数据库时,Access 将自动创建一个空表。若要自定义该表,请先定义字段并添加数据。

重命名桌面数据库中的表

新桌面数据库中第 1 个表的默认名称为表1。最好将此表命名为更有意义的名称。

  1. 在快速访问工具栏上,选择“保存保存

  2. 在“表名称”框中,输入一个描述性名称。

将表添加到桌面数据库

如果需要,可向数据库添加更多表,即使以模板开始也是如此。

  1. 在“创建”选项卡上,选择“”。
    Access 将添加一个与名称为表<#> 的新表,其中 <#> 是按顺序下一个未使用的数字。

  2. 使用此模块前面的重命名桌面数据库中的表中的过程来重命名表。

保存表

关闭数据库之前,为了避免丢失已完成的工作和已输入的数据,请务必保存你的表。当你试图关闭数据库时,如果尚未保存表中进行的工作,Access 会提示你进行保存。还可随时选择 保存

通过输入数据来添加字段

  1. 在“数据表”视图中,在数据表的“单击以添加”列中输入数据。
    Access 将创建一个新的字段。

    显示供应商表中 ID 的屏幕片段

  2. 在列标题中,键入字段的新名称。

    显示带 ID 的两行的供应商表的屏幕片段

更改字段的数据类型

通过在字段中键入数据来添加字段时,Access 会根据其内容设置字段的数据类型。在“字段”选项卡的“数据类型”下查看数据类型。

显示数据类型字段的屏幕片段

若要更改数据类型:

  1. 选择该字段。

  2. 在“字段”选项卡上,打开“数据类型”列表并选择一种数据类型。

为特定的数据类型添加字段

Access 会在数据输入后验证该数据,以确保其匹配字段的数据类型。如果某字段需要用特定的数据格式,请在创建该字段时指定其数据类型。

  1. 在“数据表”视图中打开表后,选择“单击以添加”,然后选择一种数据类型

    显示“单击以添加”数据类型下拉列表框的屏幕片段

  2. 为该字段键入一个描述性名称,如“姓氏”。

    显示要为列添加描述性名称的字段的屏幕片段

由于指定了数据类型,Access 将验证新字段中输入的数据。例如,“日期”字段中不接受文本。指定数据类型还有助于最小化数据库大小。

希望获得更多信息?

Access 应用的数据类型

Access 桌面数据库的数据类型

Excel 培训

Outlook 培训

表格通常是添加到数据库的第一个对象,因为它能存储数据。创建此表时,我们将识别其主键。我们还将了解各种可用的数据类型以及如何“设置每个字段的数据类型”。

我会将我们的设计放在这里作为参考。当我们双击此处的“ID”字段时,我们看到它变为可编辑状态。我们将字段重命名为“客户 ID”。这样我们便始终知道字段中的值的来源 - 客户表。所有表都必须有主键,“客户 ID”即是此表的主键。

当我们在此处按 Enter 时,Access 将选择下一个空白字段并显示此菜单。这些项的大多数都是“数据”类型。必须为数据库中的每个字段分配数据类型。

数据类型使存储效率更高,因为它能控制字段的大小。例如,如果你只需捕获姓名,那么你便不必为这些姓名创建较大的存储空间。在这个简单的示例中可能不是很重要,但有大量数据时就很重要了。

数据类型还有助于防止出错。例如,不能在设置为包含日期和时间的字段中输入姓名。

快速浏览可使用的数据类型。“短文本”是最多包含 256 个字符的文本字段。有“数字”、“货币”、“日期和时间”以及“是/否”。

是/否”字段可包含 Yes 或 No、True 或 False,或 1 和 0。

查阅和关系”不是真正的数据类型。但可用它在该字段中创建选项列表。

RTF”和“长文本”都可用于存储千兆字节的文本。桌面数据库中使用“多信息文本”,Access Web 应用程序使用“长文本”。主要区别是,可以向“多信息文本”应用字体和其他格式,如粗体和斜体。

使用“附件”数据类型将图片和其他文件附加到记录,与在邮件中添加附件的操作相同。使用“超链接”数据类型存储 Web 和电子邮件地址。使用“计算字段”数据类型执行某些操作,如合并姓氏和名字,或计算折扣。

此表中还有另一数据类型:“自动编号”。当你添加一条新记录时,此数据类型将分配一个序列号。不能更改或删除这些字段之一中的值。许多主键使用这种数据类型,因为根据规则,你不会想再更改主键值。

在 Access Web 应用中构建表时,使用“图像”数据类型而非“附件”数据类型来存储和显示图像。

我们为此字段选择“短文本”,因为它将存储姓名,而 256 个字符的空间足够大。请注意,选择数据类型后,标题变为可编辑。我们输入“名字”,然后按 Tab 键以选择下一个空白字段。再次选择“短文本”,然后键入“姓氏”。姓氏和名字作为独立的字段反映数据库的设计原则,即每个字段应包含数据的最小可能单位。

按 Control+S 保存表。我们将它命名为“客户”。

现在,我们就有了主键和显示名字及姓氏的短文本字段。每个字段包含数据的最小可能单位并具有一个数据类型。我们就得到了满足要求的表格。

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