视频:将 Excel 中的数据移动到 Access

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您是否有一个越来越难以管理的 Excel 格式联系人列表或库存列表?可能您现在应该将它移动到 Access 了,Access 提供了更适合管理大量数据的工具。观看此视频了解如何在 Access 中执行简单的导入操作。

注意:  本视频未涵盖将数据导入 Web 数据库的信息。有关 Web 数据库的详细信息,请参阅构建在网站上共享的数据库一文。

本视频内容

准备 Excel 数据

重要:  如果以下说明要求您对工作表进行更改,请先备份工作簿或工作表,然后再继续操作。

  • 如果 Excel 工作表中的数据以空行或空列分隔,则尽量将它们合并到一个列表中。允许存在空单元格,但要尽量避免要移动的数据中存在全部为空的行或列。

  • 尽量使每一列包含相同类型的数据,例如全部为数字或全部为文本。如果一个列中包含混合的数据类型,则尽量将每种类型的至少一个数据放入数据的前八行。这有助于 Access 确定该列的最佳数据类型,还可以避免出现导入错误。

  • Access 将工作表标签名称用作表名称。例如,如果工作表的名称为 Sheet1,则导入 Access 的表也用 Sheet1 命名。如果您要在移动数据之前为该表指定一个更有意义的名称,可按照下列操作重命名工作表:

    • 双击工作表标签(位于工作表底部),键入所需名称,然后按 ENTER。

将数据移动到 Access

  1. 在 Excel 中,选择要移动到 Access 的数据,如果有列标题,则包括在内。

  2. 右键单击所选的数据,然后单击“复制”

  3. 在 Access 中,打开现有数据库,或创建一个新数据库。

    如果创建新数据库,Access 会显示一个空表。请关闭此表,不要保存。

  4. 如果未显示导航窗格,请按 F11 显示它。

  5. 右键单击导航窗格中的任意位置,然后单击“粘贴”

    Access 会显示一个对话框,询问您数据中是否包含列标题。

  6. 如果您复制的数据包含列标题,则单击“是”;否则,单击“否”

    如果一切顺利,Access 会显示一条消息,指示已成功导入对象。

  7. 单击“确定”进行后续操作。

Access 会在导航窗格中显示新表。双击新表以确认是否已正确导入数据。

修复导入错误

如果在导入操作期间出现任何问题,Access 会创建一个包含错误说明的 ImportErrors 表。双击 ImportErrors 表即可查看这些错误。如果有很多错误,您可能要删除导入的表,修复 Excel 工作表中的错误,然后再次尝试复制/粘贴过程。如果只有几个错误,你可能更倾向于在 Access 中手动修复。修复了所有错误后,您就可以删除 ImportErrors 表。

设置字段数据类型

如果您发现无法在 Access 表中输入需要的数据类型,可能需要更改该字段的数据类型。

要确定字段的数据类型,可在字段中选择一个值,然后在“字段”选项卡上的“格式”组中,查看“数据类型”框。例如,如果数据类型是“数字”,Access 将会阻止您在该字段中输入任何字母,如 166A。

更改字段的数据类型

警告:  在某些情况下,更改字段的数据类型可能造成数据丢失。因此,请在更改字段的数据类型之前备份 .accdb 文件(或表本身)。

  1. 单击要更改的单元格。

  2. “字段”选项卡上的“格式”组中,从“数据类型”列表中选择一个新数据类型。

    Access 会显示一条警告消息。

  3. 如果有数据的备份副本,而且您确定要继续操作,可单击“是”

  4. 保存该表。

添加主键

为避免出现重复的记录,而且为了更便于创建表之间的关系,我们建议您向新表中添加一个主键字段。为此,请按照以下过程操作。

  1. 在导航窗格中,右键单击表,然后单击“设计视图”

  2. “字段名称”列的第一个空单元格中,键入“ID”。

  3. “数据类型”列中,选择“自动编号”

  1. 由于新 ID 行仍处于选中状态,因此,可在“设计”选项卡的“工具”组中,单击“主键”

  2. 保存并关闭该表。

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