添加和编辑数据

从 Excel 复制数据

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复制 Excel 电子表格中的数据,利用 Access 中精简的编辑、强大的查询和有用的报告功能。将数据放入现有表或新的空白表。

复制数据之前,请确保数据的一致性和结构化,以便完全复制。

清理数据
  • 一列中的所有数据应为相同的类型,并且应具有相似的格式。例如,确保所有电话号码均含地区代码而无国家/地区前缀,所有地址均含城市和州/声而无国家/地区,且所有价格均含分(即使列出 0.00)。

  • 删除任何副标题、汇总或批注行以及空白行。

    注意: 如有必要,稍后可使用 Access 查询、报表分组和总计添加回这些行。

    若要将数据粘贴到现有 Access 表中,请确保电子表格的列数(及列顺序)与 Access 表相同。(另一方面,如果打算使用此数据新建 Access 表,则可根据喜好对这些列进行命名和排序。)

    提示: 将每条离散信息列在其自己的列中也是很好的数据库做法。例如,将姓氏和名字分隔在不同的列中,并且分隔州/省、城市、街道地址和邮政编码。

将 Excel 数据添加到新表
  1. 在 Excel 中选择并复制要添加到表的数据。

  2. 在 Access 中,选择“开始”>“粘贴”。

  3. 若要指示数据的第一行中是否包含列标题,请选择“”或“”。

  4. 可根据喜好对表和字段进行重命名。

将 Excel 数据添加到现有表
  1. 在 Excel 中选择并复制要添加到表的数据。

  2. 在 Access 中,打开要将数据粘贴到的表。

  3. 在表的末尾,选择一个空行。

  4. 选择“开始”>“粘贴”>“粘贴追加”。

将 Excel 数据复制到 Access 数据库时,Excel 中的原始数据保持不变。

希望获得更多信息?

视频:将数据从 Excel 移动到 Access

Excel 培训

Outlook 培训

你可能已使用 Excel 存储数据列表,例如联系人。

如果逐渐难以在 Excel 中管理列表,最好将其移动到 Access 中,以便利用其查询和报告功能。

一种方法是将 Excel 数据直接复制并粘贴到 Access 中的现有表或新表。下面介绍了如何实现此操作。

可能需要先在 Excel 中进行一些清理。Access 表要求结构化数据,这有助于更准确地保存内容。

请确保每列中的所有数据都是相同类型,如文本、日期或数字。

删除任何副标题、汇总行或空白行。稍后可使用 Access 查询和报表的分组和总计功能重新创建这些行。

若要将数据粘贴到现有 Access 表中,请确保 Excel 数据的列数和列顺序与 Access 表相同。

可能需要在 Excel 工作表中各处添加空白列以使其匹配。

若要在 Access 中创建新表,按你认为最有用的方式设置 Excel 工作表的格式即可。

例如,最好将姓氏和名字分隔到单独的列中...

...如果将地址信息分隔到多列中,此信息通常也更有用。

数据准备就绪后,将其选中...

将其复制到剪贴板。

若要使用此数据在 Access 中创建新表,在导航窗格中右键单击,然后选择“粘贴”即可。

如果复制的数据包含列标题,请选择“”。否则,请选择“”。

Access 将创建新表,可立即开始使用。

若要粘贴到现有表,请在 Access 中双击要添加到的表。

选择底部空行中的星号以突出显示新行,然后在“开始”选项卡中,选择“粘贴”下的下拉箭头,然后选择“粘贴追加”。

如果 Excel 数据与 Access 表中的列不匹配,可能需要几次尝试才能完成“粘贴”操作。

如果粘贴时遇到问题,请仔细检查 Access 表中每一列的数据类型。

可选择“字段”选项卡然后单击某一列,以实现此操作。此处显示该列的数据类型。请确保尝试粘贴到该列的数据与该数据类型匹配。

粘贴数据后,即可在 Access 中开始使用该数据。由于这是数据的副本,因此 Excel 中的原始数据保持不变。

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