视频:在 Access 中透视数据

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除了数据表视图和窗体视图等视图外,Access 还提供了数据透视表和数据透视图视图来帮助您汇总和可视化数据。在此视频中,我们在新查询上创建数据透视图视图,向窗体中添加数据透视图视图,然后将该窗体添加到导航窗体,以便数据透视图可以供数据库的用户轻松地进行查看。

注意: 数据透视表和数据透视图视图在 Access Web 数据库中不可用。有关创建 Web 数据库的详细信息,请参阅生成可在 Web 上共享的 Access 数据库一文。

在视频中

概述

在窗体上启用数据透视表和数据透视图视图

创建数据透视表视图

查看和自定义数据透视图视图

设置对象的默认视图

在窗体或报表上显示数据透视视图

将窗体或报表添加到导航窗体

概述

您可以在表、窗体和查询上创建数据透视表和数据透视图视图。可在数据透视表或数据透视图视图中显示的数据取决于您要为其生成视图的对象。

  • 当您为窗体创建数据透视视图时,视图只能显示该窗体记录源中的数据。

  • 当您为表创建数据透视视图时,视图只能显示该表中的数据。

  • 在查询上构建数据透视视图可让您获得最大的灵活性,因为查询本身非常灵活,并且可以包含多个表中的数据。

在窗体上启用数据透视表和数据透视图视图

默认情况下,没有为窗体启用数据透视表和数据透视图视图。要启用它们,请使用以下过程:

  1. 在导航窗格中右键单击窗体,然后单击“设计视图”。

  2. 如果属性表尚未显示,请按 F4 来显示它。

  3. 在属性表的“格式”选项卡上,将“允许数据透视图视图”和“允许数据透视表视图”属性设置为“”。

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创建数据透视表视图

在此视频中,我们创建一个查询,然后为该查询创建数据透视表和数据透视图视图。不过,无论您是为查询、窗体还是表创建视图,过程都是相同的。可以按任何顺序创建这些视图,但在此视频中我们从数据透视表开始。

  1. 在导航窗格中,双击要为其创建数据透视视图的对象。

  2. 在“开始”选项卡上单击“视图”,然后单击“数据透视表视图”。

  3. 如果未显示“数据透视表字段列表”,则在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“字段列表”。

  4. 确定您要将哪个或哪些字段作为数据透视表中的行标题,然后将其从“数据透视表字段列表”拖到“将行字段拖至此处”拖放区域。

  5. 确定您要将哪个或哪些字段作为数据透视表中的列标题,然后将其从“数据透视表字段列表”拖到“将列字段拖至此处”拖放区域。

  6. 如果您希望能够根据某些字段筛选数据,请将这些字段从“数据透视表字段列表”拖到“将筛选字段拖至此处”拖放区域。

  7. 最后,确定您要查看其明细或汇总数据的那些字段,然后将其拖到“将汇总或明细字段拖至此处”拖放区域。

默认情况下,Access 会显示明细记录,除非您创建总计。要创建总计行和列,请执行以下操作:

  1. 在数据透视表中,单击明细值之一。

  2. 在“设计”选项卡上的“工具”组中,单击“自动计算”,然后选择所需的总计类型。

要隐藏明细单元格并且仅显示总计,请执行以下操作:

  1. 单击明细字段的列标题。例如,如果明细单元格基于“金额”字段,请单击“金额”列标题。

  2. 在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“隐藏详细信息”。

要从数据透视表中删除字段,请执行以下操作:

  • 单击字段的列标题或行标题,然后在“设计”选项卡上的“活动字段”组中,单击“删除字段”。

查看和自定义数据透视图视图

当您创建数据透视表视图时,会同时在后台创建数据透视图视图。但是,您可能需要自定义“数据透视图”视图,以使其显示数据,以便可以轻松地读取。要查看数据透视图,请执行以下操作:

  • 在“开始”选项卡上单击“视图”,然后单击“数据透视图视图”。

使用“设计”选项卡上的工具自定义图表。在此视频中,我们执行下列操作:

  • 切换行标题和列标题    在“设计”选项卡上的“活动字段”组中,单击“切换行/列”。

  • 更改图表类型   “设计” 选项卡上的 “类型” 组中,单击 “更改图表类型”。选择所需的图表类型,然后关闭“属性”对话框。

  • 显示图例   “设计” 选项卡上的 “显示/隐藏” 组中,单击 “图例”

  • 隐藏拖放区域   “设计” 选项卡上的 “显示/隐藏” 组中,单击 “拖放区域”

  • 设置图表元素格式    图表元素包括背景色和坐标轴标题等。选择要更改的图表元素,然后在 “设计” 选项卡上的 “工具” 组中,单击 “属性表”。进行所需的更改,然后关闭“属性”对话框。

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设置对象的默认视图

为对象创建数据透视视图后,您就可以设置“默认视图”属性,以便每当您打开该对象时,都会显示其中一个数据透视视图。这可确保在您将对象添加到窗体或报表时显示数据透视视图。

  1. 在导航窗格中右键单击对象,然后单击“设计视图”。

  2. 如果属性表尚未显示,请按 F4 来显示它。

  3. 如果您正在处理查询,请单击查询生成器的空白区域,以便属性表显示查询属性

  4. 将“默认视图”属性设置为“数据透视表”或“数据透视图”,具体取决于您要显示哪个视图。

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在窗体或报表上显示数据透视视图

  1. 在“导航窗格”中,右键单击您要向其添加数据透视视图的窗体或报表,然后单击“布局视图”。

  2. 将包含数据透视视图的对象从导航窗格拖动到窗体或报表中。

注意: 如果未显示数据透视视图,请确保已将其设置为对象的默认视图(请参阅上一节)。

  1. 调整数据透视视图直到符合您的需要。

  2. 保存并关闭窗体或报表。

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将窗体或报表添加到导航窗体

在此视频中,我们将数据透视图视图添加到窗体中,然后将该窗体添加到之前创建的导航窗体。有关创建导航窗体的详细信息,请参阅文章“创建导航窗体”或视频“创建导航窗体”。

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