视频:在窗体上通过从列表选择值查找记录

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通过使用“组合框向导”,可以快速创建下拉列表,用于在窗体上查找记录。例如,要在窗体上查找用于显示员工联系人信息的记录,可以从窗体顶部的组合框选择相应员工的姓名,之后窗体将显示该员工的记录。

注意:  已经为兼容 Web 的窗体禁用了“组合框向导”,所以本视频中的步骤只能在客户端窗体上使用。如果不确定所用的是哪种类型的窗体,请查看其在导航窗格中的图标。可以通过对象图标上的小地球来辨别兼容 Web 的对象。

在视频中

向窗体添加组合框

  1. 在导航窗格中,右键单击窗体,然后单击“布局视图”。

  2. 在“设计”选项卡上的“控件”组中,单击“控件”库中的向下箭头,并确保选中了“使用控件向导”选项。

  3. 在“控件”库中,单击“组合框”控件,然后在窗体页眉中单击要放置该组合框的位置。

    此时如果 Access 显示“安全声明”对话框,请单击“打开”以启动向导。

  4. 在“组合框向导”的第一页中,选择“在基于组合框中选定的值而创建的窗体上查找记录”。如果不显示此选项,请参阅章节“如果‘查找记录...’选项不可用”

  5. 在向导下一页中的“可用字段”列表内,选择要在组合框中显示的字段,然后使用箭头按钮将其添加到“选定字段”列表。

注意:  可以向组合框添加多个字段,但是只会使用第一个字段来查找记录。请确保所选字段唯一标识每条记录。 如果选择“姓氏”之类的字段,并且有多条记录中的姓氏相同,Access 将仅查找与该姓氏匹配的第一条记录,即使您已经向组合框添加了“名字”。建议在窗体的记录来源中创建一个计算字段,该字段将两个或更多字段连接在一起,然后将这个计算字段用作组合框值。有关如何创建计算字段的详细信息,请参阅本文中的“请参阅”部分。

  1. 向导将在下一页显示列表创建时的外观。

    • 请确保选中了“隐藏键列”复选框。

    • 如有必要,请调整列宽,并向下滚动列表,以确保所有值均正确无误。

  2. 在向导的下一页中,为组合框输入标签,如“查找联系人”。

  3. 单击“完成”。

    Access 将把组合框放在窗体上。请确保组合框在窗体页眉中显示。如有必要,可使用“排列”选项卡上的“插入”、“拆分”或“合并”命令在窗体页眉中为新组合框创建适当的单元格。

  1. 在“开始”选项卡上的“视图”组中,单击“窗体视图”。测试组合框,以确保其正常运行。

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为组合框中的值排序

在大多数情况下,不会为组合框中的值排序。要添加所需排序方式,请执行以下步骤:

  1. 在“开始”选项卡上的“视图”组中,单击“布局视图”。

  2. 选择组合框。

  3. 如果“属性表”尚未显示,请按 F4 显示。

  4. 在“属性表”的“全部”选项卡上“行来源”属性框中,单击“生成”按钮。


Access 将打开“查询生成器”。前面过程中步骤 5 选择的字段将在查询网格内独占一列显示。

  1. 在为组合框所选字段的“排序”行中,选择所需排序顺序(“升序”或“降序”)。

  2. 单击功能区上的“关闭”,然后单击“”以保存更改。

  3. 在“开始”选项卡上的“视图”组中,单击“窗体视图”。测试组合框,以确保其正常运行。

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如果“查找记录...”选项不可用

如果向导的第一页中不显示选项“在基于组合框/列表框中选定的值而创建的窗体上查找记录”,可能是因为未将窗体与表或保存的查询绑定。必须将窗体绑定到“导航窗格”中“”或“查询”下的某个可用对象。

请执行以下步骤以检查是否将窗体绑定到了表或保存的查询:

  1. 单击“取消”以关闭该向导。

  2. 右键单击前面创建的列表框或组合框,然后单击“删除”。

  3. 如果“属性表”尚未显示,请按 F4 显示。

  4. 从属性表顶部的列表中选择“窗体”。

  5. 在属性表的“数据”选项卡中,查看“记录源”属性框。此框中必须已经包含表或保存的查询的名称,才能使用本文中描述的步骤。如果此框为空,可选择现有表或查询来充当记录源,也可以新建一个查询来充当记录源。如果此框中包含一个 SELECT 语句,还可以将该语句转换为保存的查询。完成以上一项任务之后,下次运行“组合框向导”/“列表框向导”时,将显示该“查找记录...”选项。

  6. 基于要执行的操作执行以下步骤之一:

    • 选项 1:选择现有表或查询来充当记录源

    如果知道数据库中的某个现有表或查询内包含要查找的记录,请使用此步骤将窗体绑定到该对象。

    注意:  如果“记录源”属性框中包含一个 SELECT 语句,执行此步骤将永久删除该语句。您可能希望将该语句复制到文本文件或其他字处理程序,以防希望恢复该语句。

    1. 在“记录源”属性框中单击,然后单击显示的下拉箭头。

    2. 选择一个可用表或查询。如果无适当的表或查询,则必须先创建一个,才能继续操作。有关详细信息,请参阅“表简介”或“查询简介”。

    3. 保存窗体,然后重复执行本文开始处的步骤。向导现在应该会显示“在基于组合框/列表框中选定的值而创建的窗体上查找记录”选项。

      • 选项 2:新建保存的查询,或将 SELECT 语句转换为保存的查询

      如果要查找的数据分散包含在多个表中,则需要将窗体绑定到用于从这些表选择数据的查询。

    4. 在“记录源”属性框中,单击“生成”按钮。

      Access 将打开“查询生成器”。

      • 如果“记录源”属性框最初为空,“查询生成器”将显示“显示表”对话框;现在可以开始新建查询。有关详细信息,请参阅查询简介文章。生成了查询之后,请继续执行步骤 2。

      • 如果“记录源”属性框中最初包含一个 SELECT 语句,将在“查询生成器”中显示该查询。继续执行步骤 2,将其转换为保存的查询。

    5. 在“设计”选项卡上的“关闭”组中,单击“另存为”。

    6. 在“另存为”对话框中的“将 'Queryn' 另存为:”框中输入查询的名称。

    7. 确保“保存方式”中选择了“查询”,然后单击“确定”。

    8. 在“设计”选项卡上的“关闭”组中,单击“关闭”。

    9. 单击“”保存对查询所作更改,并更新属性。

      Access 将以“设计视图”显示窗体,并更改“记录源”属性,以便显示新保存的查询名称。

    10. 保存窗体,然后重复执行本文开始处的步骤。向导现在应该会显示“在基于组合框/列表框中选定的值而创建的窗体上查找记录”选项。

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