顺畅协同工作

协作处理演示文稿

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假设你正在处理一个演示文稿,该文稿已与你的团队进行共享,且你想对其中一个团队成员快速提问。使用 Office 365,你可以在 PowerPoint 中共同编辑演示文稿,并同时在线使用 Skype for Business 与团队成员聊天。观看视频,了解如何在运行 Windows 的计算机上实现此操作,向下滚动以了解其他设备上可能实现的效果。

以下过程介绍了如何在运行 Windows 的计算机(这是同时进行共同编辑和聊天的首选方案)上执行此任务。若要查看针对其他设备的说明,请参阅设备特定的操作说明

重要: 开始之前,请确保演示文稿已经保存到 OneDrive for Business,且你已经与其他人共享了此文件。如果你希望使用我们的示例演示文稿,请在此处下载:http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=723572。另外,请确保你已登录到 Skype for Business,并确保与其共享文件的团队成员在线。

在 Windows 计算机或平板电脑上使用 PowerPoint 2016 和 Skype for Business 协作处理演示文稿
  1. 首先打开 PowerPoint 演示文稿以在计算机上进行编辑。

  2. 在右上角,选择“共享”。在“共享”菜单上,将看到你已经与之共享了文件的人员列表。你还能通过他们的状态指示器看到此刻谁正在编辑文件。

  3. 在编辑演示文稿的同时与团队成员聊天:

    1. 查找显示在线的团队成员(此人的状态指示器显示为绿色)。

    2. 使用鼠标指针,将鼠标悬停在团队成员的姓名上,然后选择聊天按钮。将开始一个 Skype for Business 聊天会话。

    3. 键入给团队成员的消息,然后按 Enter。

    4. 排列聊天窗口,以让它显示在 PowerPoint 演示文稿旁边。

    5. 在编辑文件的同时,向你的团队成员键入问题或评论以与他们进行对话。

  4. 继续编辑演示文稿。你的团队成员也能够在他们的设备或 PowerPoint Online(浏览器窗口中)上使用 PowerPoint 编辑演示文稿。

  5. 如果你在 PowerPoint 窗口底部看到“可用更新”,单击(或点击)它可查看所有人的更改。

  6. 完成编辑后,请确保保存并关闭文件。

设备特定的操作说明

在 Windows 计算机或平板电脑上使用 PowerPoint 2016 和 Skype for Business 协作处理演示文稿
  1. 首先打开 PowerPoint 演示文稿以在计算机上进行编辑。

  2. 在右上角,选择“共享”。在“共享”菜单上,将看到你已经与之共享了文件的人员列表。你还能通过他们的状态指示器看到此刻谁正在编辑文件。

  3. 在编辑演示文稿的同时与团队成员聊天:

    1. 查找显示在线的团队成员(此人的状态指示器显示为绿色)。

    2. 使用鼠标指针,将鼠标悬停在团队成员的姓名上,然后选择聊天按钮。将开始一个 Skype for Business 聊天会话。

    3. 键入给团队成员的消息,然后按 Enter。

    4. 排列聊天窗口,以让它显示在 PowerPoint 演示文稿旁边。

    5. 在编辑文件的同时,向你的团队成员键入问题或评论以与他们进行对话。

  4. 继续编辑演示文稿。你的团队成员也能够在他们的设备或 PowerPoint Online(浏览器窗口中)上使用 PowerPoint 编辑演示文稿。

  5. 如果你在 PowerPoint 窗口底部看到“可用更新”,单击(或点击)它可查看所有人的更改。

  6. 完成编辑后,请确保保存并关闭文件。

重要: 目前,没有适用于 Mac OS 的 Skype for Business 应用。但是,你可以使用 Lync for Mac 2011。PowerPoint 2016 for Mac 中的“共享”菜单与你在适用于 Windows 的 PowerPoint 2016 中所看到的有所不同。

在 Mac 上使用 PowerPoint 2016 和 Lync 协作处理演示文稿
  1. 首先在 PowerPoint 2016 for Mac 中打开演示文稿以进行编辑。

  2. 在编辑演示文稿的同时与团队成员聊天:

    1. 打开 Lync for Mac 2011。

    2. 查找显示在线的团队成员(此人的状态指示器显示为绿色),并向他们发送消息。

    3. 排列聊天窗口,以让它显示在 PowerPoint 演示文稿旁边。

    4. 在编辑文件的同时,向你的团队成员键入问题或评论以与他们进行对话。

  3. 继续编辑演示文稿。你的团队成员也能够在他们的设备或 PowerPoint Online(浏览器窗口中)上使用 PowerPoint 编辑演示文稿。

  4. 如果你在 PowerPoint 窗口底部看到“可用更新”,单击(或点击)它可查看所有人的更改。

  5. 完成编辑后,请确保保存并关闭文件。

重要: 在 Android 手机或平板电脑上,你可以使用 PowerPoint 来共同编辑演示文稿。你可以使用 Skype for Business 应用与团队成员在线聊天。但是,如果你想要同时共同编辑文件和聊天,我们建议在 Windows 计算机或平板电脑上(而非 Android 设备上)执行此任务。

使用适用于 Android 手机或平板电脑的 PowerPoint 共同编辑演示文稿
  1. 首先打开演示文稿以进行编辑。

  2. 若要向幻灯片中添加文本框,请在“插入”选项卡上选择“文本框”。

  3. 若要编辑文本,请双击文本框,选择“编辑文本”,然后键入文本。

  4. 若要添加张幻灯片,请在“插入”选项卡上选择“新幻灯片”,然后选择幻灯片版式。

  5. 若要向幻灯片添加备注,请在右下角点击“备注”。在备注框中双击,然后键入文本。

  6. 若要更改幻灯片组的主题,请在“设计”选项卡上选择“主题”,然后选择新的主题。

  7. 保存并关闭文件。

在 Android 手机或平板电脑上使用 Skype for Business 与团队成员聊天
  1. 在设备上打开 Skype for Business。

  2. 查找显示在线的团队成员(此人的状态指示器显示为绿色),并向他们发送消息。

重要: 在 iPad 或 iPhone 上,你可以使用 PowerPoint for iPad 共同编辑演示文稿。你可以使用 Skype for Business 应用与团队成员在线聊天。但是,如果你想要同时共同编辑文件和聊天,我们建议在 Windows 计算机或平板电脑上(而非 iOS 设备上)执行此任务。

在 iPad 或 iPhone 上使用 PowerPoint 共同编辑演示文稿
  1. 首先打开演示文稿以进行编辑。

  2. 若要向幻灯片中添加文本框,请在“插入”选项卡上选择“文本框”。

  3. 若要编辑文本,请双击文本框,选择“编辑文本”,然后键入文本。

  4. 若要添加张幻灯片,请在“插入”选项卡上选择“新幻灯片”,然后选择幻灯片版式。

  5. 若要向幻灯片添加备注,请在右下角点击“备注”。在备注框中双击,然后键入文本。

  6. 若要更改幻灯片组的主题,请在“设计”选项卡上选择“主题”,然后选择新的主题。

  7. 保存并关闭文件。

在 iPad 或 iPhone 上使用 Skype for Business 与团队成员聊天
  1. 在设备上打开 Skype for Business。

  2. 查找显示在线的团队成员(此人的状态指示器显示为绿色),并向他们发送消息。

重要: 在 Windows Phone 上,你可以使用 PowerPoint 共同编辑演示文稿,尽管只支持有限的编辑功能。你可以使用 Skype for Business 应用与团队成员在线聊天。但是,如果你想要同时共同编辑文件和聊天,我们建议在 Windows 计算机或平板电脑上(而非 Windows Phone 上)执行此任务。

在 Windows Phone 上使用 PowerPoint 共同编辑演示文稿
  1. 在 Windows Phone 上打开 Office 中心。

  2. 在“最近”下,找到你最近使用过的 PowerPoint 演示文稿。

  3. 点击演示文稿以将其打开。

  4. 若要向幻灯片添加备注,请将手机保持为纵向模式,然后点击幻灯片下方的备注部分。键入备注,然后点击复选标记。

  5. 若要编辑幻灯片上的文本,请执行以下操作:

    1. 点击省略号(...),然后点击“编辑”。

    2. 在幻灯片上双击文本框,编辑文本,然后点击复选标记。

  6. 完成演示文稿编辑时,点击“后退”按钮。如果系统提示你保存更改,请点击“”。

在 Windows Phone 上使用 Skype for Business 与团队成员聊天
  1. 在设备上打开 Skype for Business。

  2. 查找显示在线的团队成员(此人的状态指示器显示为绿色),并向他们发送消息。

重要: 你可以使用 PowerPoint Online 共同编辑演示文稿。但是,若要与团队成员聊天,你必须在计算上安装 Skype for Business。我们建议你在 Windows 计算机或平板电脑上使用 PowerPoint 2016 和 Skype for Business(而非 Office Online)执行此务。

使用 PowerPoint Online 共同编辑演示文稿
  1. 首先在设备上的浏览器中打开演示文稿。

  2. 选择“编辑演示文稿”>“在 PowerPoint Online 中编辑”。

  3. 若要向幻灯片中添加文本框,请在“插入”选项卡上选择“文本框”。然后移动并重设框的大小。

  4. 若要编辑文本,请选中文本框,然后键入文本。

  5. 若要添加张幻灯片,请在“插入”选项卡上选择“新幻灯片”,选择幻灯片版式,然后选择“添加幻灯片”。

  6. 若要向幻灯片添加备注,请在右下角选择“备注”,然后键入文本。

  7. 若要更改幻灯片组的主题,请在“设计”选项卡上的“主题”菜单中选择新的主题。

  8. 完成编辑后,关闭文件。

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通过实时共同创作来协作处理 PowerPoint 演示文稿

今天早些时候,我与我的团队成员共享了一个演示文稿。

我看到 Katie 已开始编辑此文稿。

我有些问题需要问 Katie,所以我要看看她是否也在线。

看上去她现在好像在线,于是我就发送即时消息给她。她在线。

我要询问 Katie 关于第 4 张幻灯片的问题。

尽管 Katie 很忙,但看上去她还是在努力思考这个问题。

我看到此幻灯片出现了一些更新。

这些就是 Katie 的更改。我们将立即解决此问题。

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