使用 SharePoint Online 协作处理团队内容(删除)

创建机密文档库

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你可以添加文档库以用于特殊目的,例如机密文档的附加保护措施。信息权限管理 (IRM) 可帮助防止文件在下载完毕后在没有权限的情况下被分配。至于附加的保护,即对库设置预警以查看和记录访问者,这是一项简单的任务。

注意: 若要使用 IRM,Office 365 管理员必须启用它。有关详细信息,请参阅在 SharePoint 管理中心设置信息权限管理 (IRM)

注意: 你需要是“设计者”组的一个成员,或者具有修改团队网站的“参与者”权限。在团队网站下创建和使用一个子网站是练习更改团队网站的安全方法。有关详细信息,请参阅在现有网站下创建子网站

创建用于机密文档的文档库
  1. 使用你的工作或学校帐户登录 Office 365,然后导航到你的团队网站(在应用启动器 “应用启动器”按钮 中,单击“站点”,然后找到你的团队网站)。

  2. 单击“站点设置“设置”图标 >“添加应用”。

  3. 在你的应用页上,选择“文档库”。

  4. 输入新的文档库的名称,如“机密文档”,然后选择“创建”。

    你的新文档库显示在“最近”下的快速启动栏(页面侧边或顶部的导航链接)中。

  5. 若要对库设置 IRM,请执行下列操作:

    1. 在库中,点击“”>“库设置”,然后在“设置”页,单击“信息权限管理”。

    2. 单击“下载时限制此库的权限”。

    3. 在“创建权限策略标题”框中输入一个名称,例如“公司机密”。

    4. 在“添加权限策略说明”框中输入说明,例如“仅限内部使用:请勿与其他任何人讨论”。

    IRM 设置
  6. 单击“确定”。

对库设置预警
  1. 使用你的工作或学校帐户登录 Office 365,然后导航到你的团队网站(在应用启动器 “应用启动器”按钮 中,单击“站点”,然后找到你的团队网站)。

  2. 在库中,点击“”>“通知我”>“对此库设置预警”,接受所有默认设置,然后点击“确定”。

    库预警设置
使用库通知进行更多操作(额外加分!)
  1. 点击“通知库”>“通知我”>“对此库设置通知”。

  2. 在“通知标题”下,输入“机密文档库”。

  3. 在“通知发送对象”下,添加一个或两个团队中也将被通知的用户。

  4. 在“向我发送通知的情形”下,单击“其他人更改了文档”。

  5. 在“发送通知的时间”下,选择“发送每日摘要”。

希望获得更多信息?

对列表或库应用信息权限管理

创建通知或订阅 RSS 源

经理敦促我为机密文档添加安全措施。

信息权限管理(亦称为 IRM)可帮助防止文件在下载完毕后在没有权限的情况下被分配。

首先,我将创建一个新库。单击此“设置”图标,然后单击“添加应用”。

我将选择“文档库”,输入名称 (ConfidentialDocs),然后单击“创建”。

请注意,我的新库显示在“最近”下的快速启动栏中。

单击“机密文档”以打开库。

选择“”选项卡,然后选择“库设置”。

在“设置”页面上,单击“信息权限管理”。

选择此选项,以在下载时限制此库的权限

在“创建权限策略标题”下,输入“公司机密”。

在“添加权限策略说明”下,键入“仅限内部使用。请勿与其他任何人讨论”。单击“确定”。

还有一件事:通过对此库设置预警,当任何人访问这些文档时,我都可以收到通知。

在快速启动栏中,单击“机密文档”。

选择“”选项卡,单击“通知我”,然后选择“对此库设置通知”。

我将接受默认设置,然后单击“确定”。

现在,我上传到此库的任何文档将受保护。

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