使用查询管理数据

创建基本查询

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有关快速搜索和提问,请创建基本查询以查找所需数据并获取答案。

在设计视图中创建查询

与查询向导相比,使用“设计”视图可更好地控制你创建的查询。

  1. 打开“查询设计”视图

    • 选择“创建”>“查询设计”以开始使用。

      查询设计功能区图标

  2. 添加数据源

    首先,添加包含要查看的数据的表或查询。(也可以从已保存的查询创建新查询。例如,假设你创建了一个查询,该查询查找供应商的所有产品,并按销量从高到低对其进行排序。可使用该查询作为新查询的数据源,新查询的功能可以是查找特定区域内供应商的产品的销量。)

    1. 在“显示表”对话框中,选择“两个”选项卡。

    2. 选择所需数据源,然后在每个源之后选择“添加”。

    3. 关闭对话框。

  3. 添加输出字段

    输出字段即要在查询的结果集中显示或包含的数据。

    • 将所需字段从上部窗格中的数据源向下拖动到下部窗格“字段”行中的空单元格。

      “所有 Access 对象”视图的屏幕截图

    使用表达式作为输出字段

    若要执行计算或使用函数生成查询输出,请使用表达式作为输出字段。表达式可以使用任意查询数据源中的数据,以及 Format 或 InStr 等函数,还可包含常量和算术运算符。

    1. 在查询设计网格的空列中,选择“字段”行。

    2. 在“设计”选项卡的“查询设置”组中,选择“生成器”。

    3. 键入或粘贴表达式。以要用于表达式输出的名称作为表达式的开头,后跟冒号。例如,要对表达式添加“上次更新时间”标签,请以此开始表达式:上次更新时间:

      或者,使用表达式生成器生成带“表达式元素”、“表达式类别”和“表达式值”的表达式。

    注意: 表达式功能强大、用法灵活,具备多个选项。有关详细信息,请参阅创建表达式

  4. 指定条件(可选)

    使用条件对查询返回的记录(字段值)进行限制。例如,你可能只希望查看单价小于 10 美元产品。

    1. 若要指定条件,请首先将包含值的字段拖动到下部窗格中。

      提示: 默认情况下,添加字段时,查询结果中将返回其数据。如果你已添加所需字段,则无需再次添加即可向其应用条件。

    2. 如果希望在结果的字段“显示”行中显示字段内容,请清除该复选框。

    3. 在字段的“条件”行中,键入字段值必须满足的表达式(如果要将记录包含在结果中),例如 <10。(有关更多示例,请参阅查询条件示例。)

    4. 在“条件”行下的“Or”行中指定任何备选条件。

    如果指定备选条件,则当字段的值满足所列任意条件时都将选中记录。例如,如果包括“客户”表中的“状态”字段,指定 CA 作为条件,并对 ID 和 WA 使用“Or”行,则将获得处于三个分项状态之一的客户记录。

  5. 汇总数据(可选)

    你可能希望汇总数据,尤其当数据为数字时。例如,你可能希望查看平均价格或总销售额。

    1. 如有必要,可将“总计”行添加到下部窗格中的查询设计网格。在设计视图中,在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,选择“总计”。

    2. 对于要在“总计”行中汇总的每个字段,选择要使用的函数。可用的功能取决于字段的数据类型。

  6. 运行或保存查询

    • 若要运行查询时,在“结果”组的“设计”选项卡上,选择“运行”。

    • 若要保存查询以供将来使用,在快速访问工具栏上,选择“保存保存 。为查询键入描述性名称,然后选择“确定”。

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本视频中将介绍如何使用“查询设计器”从头开始创建选择查询。

选择数据源以及来自该数据源的字段。

可根据需要添加条件来筛选结果,确保数据类型匹配。

然后,运行查询并调整查询结果视图,以显示想要查看的内容。

我们的查询将回答问题:“TailSpin Toys 上个月有多少订单?”

让我们开始吧。

在功能区中,选择“创建”,然后选择“查询设计”。

这将启动“查询设计器”。

可使用“显示表”对话框添加表或查询作为数据源,或者只需从导航窗格拖动数据源。

我们使用“订单”表作为数据源。为了回答上述问题,我们需要客户姓名和订单日期。

可通过双击向设计网格中添加字段,或者也可以拖动它。

如果现在运行查询,可以看到该查询返回每位客户的每个订单,可使用此处的筛选工具缩小结果范围。

但是,如果向查询添加条件,每次可获得相同的结果。

问题是,添加条件会增加一些复杂程度,因此请牢记以下规则。

第一条规则是:了解你的数据。

为了让你明白第一条规则,让我们打开“订单”表,…

...在功能区上选择“字段”,...

...然后选择查询中的字段。

订单日期”字段是“日期/时间”数据类型字段,…

...但“客户”字段不是文本字段,它是一个“数字”数据类型字段。

这就产生了第二条规则:条件必须与要筛选的字段的数据类型匹配。

举例来说,在“日期/时间”字段中只能输入日期值,在“数字”字段中只能输入数字,依次类推。

我们怎么知道哪个数字对应 TailSpin Toys?

我们选择“数据库工具”和“关系”。在“关系”窗格中,我们看到“订单中的客户”通过“ID”和“客户 ID”字段相关联。

我们选择“数据库工具”和“关系”。在“关系”窗格中,我们看到“客户和订单”通过“ID”和“客户 ID”字段相关联。

打开“客户”表并找到 TailSpin Toys 时,我们可以看到它的 ID 值为 23。

现在返回查询,在“客户 ID”字段的“条件”行输入 23

然后展开“订单日期”字段,并添加一对逻辑运算符“between”和“and”。我们在此输入开始日期,然后在这里输入结束日期。

请注意,我们在日期值前后加上井号。当我们想要将值标识为日期而不是文本时,Access 要求这样做。

运行查询,现在我们得到需要的结果:仅 TailSpin 上个月的订单。

现在,让我们用一点时间返回并查看“查询设计器”。

你是否看到了这些复选框?如果清除它们,则将在结果中隐藏你的字段,就像这样。

该字段仍在查询中,只是在结果中看不到它们。

此外,如果你想要返回部分结果(如前五个值或排在后面 25% 的数据集),则从返回列表中选择一个值。

然后在设计网格中,转到排序行,并选择“升序”或“降序”。升序将返回排在后面的项;降序将返回排在前列的项。

接下来,查看“总计”按钮。这是一种将求和、求平均值或其他计算方法快速添加到查询的方法。

示例如下。我们可以看到三个表,每个表中有一个字段。如果现在运行查询,我们会得到很多重复的类别。

因此,返回“设计视图”。

选择“总计”,我们注意到 Acess 将“总计”行添加到查询网格,并将三个字段均设置为“分组依据”。

假设我们想要查看每个类别已订购的商品数量。我们从查询中删除“订单日期”字段。

将“数量”字段设置为“合计”,并将“类别”字段保留为“分组依据”。

并将“类别”字段移动为最左边的字段。

现在运行查询,将计算出每个类别中销售的商品数。

对结果进行排序,可以看到哪些类别销售最多或最少。

现在,我们使用“查询设计器”创建了选择查询。

你了解了如何选择数据源和条件,以及如何运行和微调查询结果。

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