创建报表

创建基本报表

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注意: 本页上的信息仅适用于 Access 桌面数据库。Access Web 应用不支持报表。

与他人共享数据库前,请以易于理解的格式加入信息。通过报表查看、格式化和汇总数据库中的信息。

  1. 在“导航”窗格中,选择记录源。
    报表的记录源可以是表或命名查询。它必须包含要纳入报表的所有行和列数据。

  2. 在“创建”选项卡上,选择要使用的报表工具,并按照相应说明创建报表。

报表工具

说明

报表

创建简单的表格式报表,其中包含在“导航”窗格内所选记录源中的所有字段。

报表设计

在“设计”视图中打开空报表,然后添加所需字段和控件。

空报表

在“布局”视图中打开空报表,然后从“字段列表”选择要添加的字段。

报表向导

按照说明指定字段、分组和排序级别以及布局选项。

标签

选择标准或自定义标签大小、要纳入报表的字段以及字段排序方式。

向报表中的字段添加分组、排序或总计
  1. 在“设计”视图中打开报表。

  2. 如果“分组、排序和汇总”窗格尚未打开,请在“设计”选项卡上选择“分组和排序”。

  3. 选择“添加组”或“添加排序”,然后选择要分组或排序的字段。

  4. 要设置多个选项和添加汇总,请在分组或排序行选择“更多”。

希望获得更多信息?

创建分组报表或汇总报表

Excel 培训

Outlook 培训

你要与他人共享数据,但表中的原始数据常常不是很明晰。

这就到了数据库报表发挥作用的时候了。例如,你要创建报表来显示某个时刻的数据快照。

查看有关特定记录的详细信息,比如记录你所有联系人电话号码的一个简单报表中的信息。

或者,总结你的数据所揭示的主要信息,比如一个显示哪些客户在最近下了最大订单的摘要报表。

创建桌面数据库报表的第一步是为报表选择记录的源。

记录源必须包含要在报表中显示的数据的所有行和列。

记录源可以是单个表。但如果数据分布在两个或多个表之中,需使用包含这些表的已命名查询或已嵌入查询。

导航窗格中,选择用作记录源的表或查询。

选择“创建”。此处会显示几种不同的报表创建方式。

通过“报表”,可以设计包含记录源中所有字段的简单表格式报表。

报表设计”会在设计视图中打开空报表。然后从记录源中添加所需的字段和控件。

如果未设置记录源,可使用“空报表”和“字段列表”将字段和控件直接添加到报表设计中。

“标签”(如客户地址标签)也是一种报表类型,因为它们以特定的格式排列表或查询中的字段。使用“标签”工具,并按照向导提示选择标签大小、字段和排序顺序。

对于我们目前正在创建的报表,选择“报表向导”。该向导将指导我们选取字段、选择字段分组或排序以及指定报表的布局。

从“可用字段”中,选择希望显示在报表中的第一个字段,然后选择该右箭头。

从所选记录源可用的字段中,继续选择并添加要显示在报表中的字段。

并非只能使用已选为记录源的某个表或查询中的字段。需要时可选择其他相关表或查询中的字段。

此处,可根据要强调的内容指定查看数据的方式。让我们将报表设置为按订单状态查看。

在此页上,指定分组以对大量数据进行整理或将其“区块化”,使之更易于理解。

选择“分组选项”查看有关刚添加的分组级别的更多选择。

在此页上,指定排序顺序。假设我们选择按“订单 ID”并以升序方式排序。

选择“摘要选项”,指定是否希望对数值数据进行任何计算。

此处,选择报表布局。

指定报表以“纵向”还是“横向”呈现,以及是否希望字段根据页面大小调整。

为报表添加标题。

我们来看看报表目前是什么样。已选中“预览”,因此选择“完成”。

看起来很不错。此处我们可以在“打印预览”选项卡上进行调整。

完成之后,选择“关闭打印预览”。

报表出现在“设计”视图中。

查看导航窗格中的“报表”列表。你的新报表已添加到报表对象列表中。

你可能时不时想要进行一些调整,而现在你有了基础报表,可随时共享并展示你的数据所要呈现的内容。

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