创建报表

修改和打印报表

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即使报表包含所需的全部信息,也不一定能表现独特品牌。打印和共享报表前,请更改外观并添加徽标。

提示: 对报表进行设计或格式更改时,从布局视图开始。要从“开始”选项卡转到此处,请选择“视图”>“布局视图”

  • 要调整大小,请选择该字段并拖动边缘。

    “年度销售报表”产品屏幕截图

  • 要移动字段,请选择该字段并将其拖动到新位置。要移动多个字段,请按住 Ctrl,同时选择要移动的字段,然后将其拖动到新位置。

  • 要向数据库中的所有报表和表单添加视觉主题,请在“设计”选项卡上选择“主题”。将光标悬停在主题上方可进行预览。若要更改所有颜色和字体,请选择一个主题。

  • 要更改字段的字形,请选择要更改的字段。然后,在“格式”选项卡上,选择字体、字号、字体颜色和对齐方式。

  • 要向报表添加背景图像,请在“格式”选项卡上选择“背景图像”>“浏览”。然后,转到包含图像的文件夹,选择该图像,然后选择“打开”。

注意: Access 不会自动保存设计更改,因此请务必保存所做工作。在快速访问工具栏上,选择“保存”。

使用条件格式规则突出显示数据
  1. 选择包含要突出显示的数据的字段。
    要选择多项,请按住 Ctrl 并选择字段或控件。

  2. 选择“格式”>“条件格式”

  3. 选择“新建规则”,然后选择一种规则类型。

  4. 对于“编辑规则说明”,键入要突出显示的字段值的范围。

    “新建格式规则”界面的屏幕截图

  5. 在格式设置工具栏上,选择要用于突出显示数据的字形和背景色。

  6. 选择“确定”将规则应用于报表。

添加徽标
  1. 在“设计”选项卡上,选择“徽标”。

  2. 要将图像添加到报表顶端,请转到包含图像的文件夹,选择该图像,然后选择“打开”。

    • 要调整徽标大小,请选择图柄,然后拖动直到徽标变为所需大小。

    • 要移动徽标,请选择该徽标,然后拖动直到徽标处于理想位置。

预览和打印报表
  1. 选择“文件”>“打印”>“打印预览”

    • 选择“页面”箭头来翻阅报表。

    • 选择“缩放”按钮来查看更大或更小预览。

  2. 选择“页边距”并选择边距大小来更改页边距。

  3. 对报表外观满意时,选择“打印”,然后指定打印选项。 如有必要,更改打印机并选择打印份数。

  4. 选择“确定”以打印报表。

希望获得更多信息?

Access 中的报表简介

Excel 培训

Outlook 培训

假设你创建了一个基本数据库报表。

该报表显示了尽可能多的信息。

但是,你希望对它做一点改进,然后将它打印出来与其他人共享。

让我们从一些基本更改开始,选择“视图”下的箭头,然后选择“布局视图”。

你可以在“设计视图”和“布局视图”中进行设计或格式更改,但可能会发现在“布局视图”中更容易调整控件的大小,因为你可以看到数据。

要调整控件的大小,请选择它,然后拖动边缘,直到达到所需的大小。

请注意,在更改控件的一个标签时,其他标签也会随之发生更改。

若要移动控件及其标签,请选中它们并将其拖动到新位置。

若要打开上下文菜单并查看更多报表格式设置选项,请选中控件然后按 Shift+F10,或右键单击控件。

使用此菜单可以更改布局、更改分组或排序顺序、打开属性表等。

若要查看更多报表选项,请选择“属性”。

属性表”列出了许多可以在报表中进行调整的选项。

还可以更改控件中文本的对齐方式。

由于 Access 不会自动保存设计更改,因此需要在快速访问工具栏上选择“保存”。

一种在报表中突出显示信息的好方法是使用条件格式规则。

假设你希望突出显示在 2015 年 1 月至 3 月之间发货的订单。

将报表置于“布局”视图下,选择要突出显示的控件。

若要选择多项,请按住 Ctrl 键并选择控件。

选择“格式”,然后选择“条件格式”。

在对话框中,选择“新建规则”。

我们将规则类型保留为“检查当前记录值或使用表达式”。

另一种规则类型通过使用数据栏将值进行相互比较。

键入要突出显示的值的范围。

在其下方,指定值的格式。

让我们选择粗体文本,附带背景颜色。

这将显示进行条件格式化后的值的外观。选择“确定”。

Access 会将规则应用到报表。

要让报表更具吸引力和可读性,可自定义颜色和字体。

将报表置于“布局视图”下,选择“设计”,然后选择“主题”下的箭头。

指向一个主题以查看它在报表中呈现的外观。

当找到令你满意的主题后,选择它。Access 会将其应用到报表。

如果只想更改颜色,请选择“颜色”,然后选择所需的方案。

如果你只想更改字体,则选择“字体”,然后进行选择。

若想要展现出更加专业的效果,可以将你组织的徽标或其他图像作为页眉添加到报表中。

将报表置于“布局视图”下,选择“设计”,然后选择“徽标”。

导航到图像文件,然后选择“确定”。

Access 会将徽标添加到报表的页眉处。

如有必要,可调整徽标的大小使其达到所需尺寸。

将徽标移动到页眉中所需的位置。

你可能还会考虑向报表添加背景图像,例如,徽标的水印或签名产品的照片。

若使用“报表向导”或“报表”工具创建报表,当天的日期和页码将在页眉或页脚处显示。

但如果使用“报表设计”或“空报表”工具创建报表,则不会定义页眉和页脚。

若要添加或更改页码,请选择“设计”,然后选择“页码”。

指定页码的格式、位置和对齐方式。

若要添加、更改或删除页眉或页脚中的日期,请选择“日期时间”。

指定是否要包括日期或时间,如果要包括,则选择格式。

当准备好打印报表时,请首先确保它看起来一切妥当。

依次选择“文件”、“打印”和“打印预览”。

如有必要,可使用“打印预览”选项卡上的命令调整报表。

放大或缩小以更好地查看报表,或者更改边距或页面方向。

当你对报表的外观满意后,在“打印预览”选项卡上选择“打印”。

在“打印”对话框中指定任意选项,如使用哪个打印机和打印份数。选择“确定”。

Access 将打印经过你优化调整后的报表。

现在你就有了一个其他人能够轻松理解的清晰且具有专业外观的报表。

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