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使用表设计器构建表

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使用“表设计”创建表时,可以更周详地设计数据库、设置字段类型、创建查阅列表,以及创建与主键配对的外键。

使用“表设计”创建表

  1. 选择“创建”>“表设计”。

    Access 功能区命令“创建”>“表设计”
  2. 在新表中,为第一个字段输入字段名称和数据类型。

    新 Access 表的第一个字段名称和数据类型
  3. 若要为表设置主键,请选择适当字段的“字段名称”单元格,然后选择“主键”。

    在新 Access 表中选择主键字段

    主键”指示器将会出现字段名称的左侧。可随时更改主键,但每个表只能有一个主键。

  4. 选择“文件”>“保存”,并为该表命名。

使用“表设计”构建和修改表时,有很多其他选项。

在“数据表”视图和“设计”视图间切换“表设计器”
  • 对于任何已保存的表,在“设计视图”和“数据表视图”间进行切换。

  • 将任意字段指定为表的主键。

  • 使用“生成器​​”创建表达式或输入掩码。

  • 测试验证规则。

  • 插入和删除行。

  • 创建查阅列表。

  • 创建、重命名和删除数据宏。

  • 定义关系和对象相关性。

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可在“数据表视图”或“表设计”视图中创建表。在“数据表视图”中操作很简单 - 与在电子表格中输入数据很相似。另一方面,在“表设计”视图中操作时,可更周详地设计数据库和设置字段类型。还可创建查阅列表,更可创建与主键配对的外键。

在功能区中,选择“创建”,然后选择“表设计”。如果你喜欢使用热键,请按住 Alt 键并按下要使用的命令旁边的字母。在本例中,即先按“C”再按 TD。

“表设计器”将会启动,并显示此新选项卡。这是一个“上下文选项卡”。Access 提供了若干个此类选项卡,并仅在你需要它们时显示。此选项卡包含用于插入或删除字段的命令,还包含用于设置主键的命令。

在这个“字段名称”列中输入“电话 ID”。从“数据类型”列表中,选择“自动编号”,然后选择“主键”。右键单击该行,我们可以看到很多相同的命令。同样,按 Alt 和要使用的命令旁边的字母。

在下一个字段中,输入“电话号码”,然后选择“短文本”数据类型。

在其下输入“类型”,开始创建查阅列表。选择“查阅向导”,键入所需值,然后选择“下一步”。列数为 1 即可。在第一行中,输入列表的电话号码类型:办公室手机传真紧急家庭。选择“下一步”。该字段已经具有我们输入的名称,现在选择“完成”即可。

我们可以把此字段放在单独的表格中,但并没有这样做,因为数据量较小。我们采取的方法是创建查阅列表。现在,当我们输入名称时,可以直接从设置的列表中选取正确的值。

最后,我们需要创建外键。将其命名为“客户 ID FK”。客户 ID 是客户表中的主键名称,FK 代表外键。换言之,这是表示此为外键、其主键为客户表中“客户 ID”字段的简便方法。

接下来,我们将数据类型设置为“数字”。这就引出了数据库设计规则。主键和外键的数据类型必须匹配或兼容。本示例使用兼容数据类型,因为“客户”表中的主键是“自动编号”数据类型字段。

请记住,Access 控制自动编号字段中的值。它将使值与添加客户名称的顺序保持一致,你无法复制这些有序的值。当客户有多个号码时,需随时复制外键字段中的值,因此这里不使用自动编号数据类型。

我们需要兼容的数据类型,在此示例中为“数字”。其他数据类型,如“文本”,也与键字段兼容。

保存表,将其命名为“电话号码”。

现在你知道如何在表设计视图中创建表格并在该过程中创建值列表和外键了吧。就是这么简单!

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