视频:使用联系人 Web 数据库模板

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通过 Access 2010 联系人 Web 数据库,您可以快速开始跟踪与同事、家人或朋友有关的信息。本视频演示如何开始使用该数据库。

添加新联系人

查看和编辑联系人

搜索联系人

预览和打印报告

将数据库发布到 Access Services

本视频内容

添加新联系人

  1. 单击“通讯簿”选项卡或“数据表”选项卡。

  2. 单击“新增”

  3. “联系人详细信息”窗体中,填写您掌握的信息。

  4. 如果要添加其他联系人,请单击“保存并新建”,然后重复步骤 3。否则请单击“保存并关闭”

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查看和编辑联系人

在“通讯簿”窗体上查看和编辑联系人

  1. 单击“通讯簿”选项卡。

  2. 在左侧的窗格中,单击要查看的联系人的姓名。

  3. 若要添加有关该联系人的批注,请在“添加批注”框中键入批注,然后单击“保存”

  4. 若要编辑该联系人,请单击“编辑详细信息”,根据需要编辑信息,然后单击“保存并关闭”

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在“数据表”窗体上查看和编辑联系人

如果要编辑的信息显示在数据表中,只需将光标置于数据表中并键入内容即可编辑信息。否则请使用以下过程。

  1. 滚动到要编辑的联系人处,然后双击“名字”“姓氏”单元格。或者,可以在 ID 列中单击。

    Access 会打开“联系人详细信息”窗体。

  2. 进行所需的更改,然后单击“保存并关闭”

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搜索联系人

“通讯簿”窗体和“数据表”窗体中均包含有搜索框。若要搜索联系人,请执行以下操作:

  • 在搜索框中键入姓名、公司、地址或电话号码中的任意部分,然后单击搜索图标或者按 Enter。

    Access 将筛选包含输入的搜索词的联系人记录。

若要清除搜索,请删除搜索框中的内容,然后单击搜索图标或者按 Enter。

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将文件附加到记录

如果窗体或数据表中包含“附件”字段,您可以使用该字段将图片、文档或其他文件附加到记录。请使用以下过程:

  1. 双击“附件”字段。

  2. “附件”对话框中,单击“添加”

  3. 通过浏览找到要附加的文件,然后单击“打开”

  4. “附件”对话框中,单击“确定”

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编辑下拉列表中的项目

可以对联系人 Web 数据库中的大多数下拉列表进行编辑,以满足您的需要。请使用以下过程:

  1. 单击下箭头以显示列表。

    如果列表可编辑,该列表的正下方将出现“编辑列表项目”按钮。

  2. 单击“编辑列表项目”按钮。

  3. “编辑列表项目”对话框中,键入所需的列表项目,一行键入一个。

  4. (可选)从“默认值”列表中选择一个默认值。

  5. 单击“确定”

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预览和打印报告

联系人 Web 数据库模板中包括 5 个报告。若要预览报告,请执行以下操作:

  • 单击“报告中心”选项卡,然后在“选择报告”下单击要查看的报告。

    Access 将在预览窗格中显示该报告。若要打印该报告,请执行以下操作:

  • 单击“在新选项卡中打开”,然后在“文件”选项卡上单击“打印”,选择需要的打印选项。

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将数据库发布到 Access Services

如果具有运行 Access Services 的 SharePoint 服务器的访问权限,您可以将联系人 Web 数据库发布到该服务器并与您的工作组共享它。请使用以下过程:

  1. 单击“文件”选项卡,然后单击“发布到 Access Services”

  2. “服务器 URL”框中,键入要使用的 SharePoint 服务器的 URL。

  3. “网站名称”框中,键入要用于数据库的名称,该名称将成为 URL 的一部分。

单击“发布到 Access Services”

Access 将该数据库发布到服务器。如果一切顺利,Access 会显示一条成功消息,其中包含一个指向新的 Web 数据库的链接。

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