Access 入门

了解数据库对象

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Access 提供 6 个数据库对象,结合使用有助于充分利用数据。了解每个对象起到的作用。

表格

Access 将信息整理成表:行和列的列表、怀旧账簿或电子表格。每个表存储有关特定主题的信息,因此大多数数据库包含多个表。

“产品”、“客户”和“订单”表的屏幕截图

表中的每行称为一个记录,每列称为一个字段。记录包含特定实体(例如客户或订单)的所有特定信息。字段是有关该实体的单项信息。例如,“产品”表中的每行(即每条记录)包含有关某种产品的信息。每列(即每个字段)包含该有关产品的某类信息,例如其名称或价格。如果尚不熟悉行和列,请参阅了解数据库的基础知识

查询

在设计良好的数据库中,想要通过表单或报表呈现的数据通常位于多个表中。使用查询可提取各个表中的信息并将其汇总以在表单或报表中显示。

查询可以是对数据库中数据结果的请求,也可用于对数据执行操作,还可以两者兼顾。使用查询可获取简单问题的答案、用数据执行计算、合并不同表中的数据以及添加、更改或删除数据库中的数据。

查询有多种类型,但两种基本类型为:

主要查询类型

用途

选择

用于从表中检索数据或进行计算。

动作

添加、更改或删除数据。每项任务具有特定类型的动作查询。动作查询在 Access Web 应用中不可用。

表单

表单就像商店里的陈列柜,可更轻松查看或转到所需数据库项目。Access 表单是类似于纸质表单的对象,可用于添加、编辑或显示存储于 Access 桌面数据库的数据。设计表单时务必考虑其用途。例如,若要供多名用户使用,设计良好的表单可帮助确保数据输入准确、快速、高效。

报表

报表提供一种查看、格式化和汇总 Access 数据库中信息的途径。例如,创建所有联系人电话号码的简单报表或创建跨不同地区和时间段的总销售额摘要报表。

希望呈现数据库中的信息进行下列操作时,报表非常简便:

  • 显示或分发数据汇总。

  • 存档数据快照。

  • 提供单个记录的详细信息。

  • 创建标签。

宏是一种可用于自动执行任务及向表单、报表和控件添加功能的工具。例如,如果向表单添加命令按钮并将该按钮的 OnClick 事件关联到宏,则它会在每次单击该按钮时执行命令。

Access 提供可帮助创建宏的设计环境。实际上,可使用简化的编程语言生成要执行的操作的列表。某些操作需要额外信息,例如要显示填写的字段。通过该设计环境,可以更轻松地创建宏,从操作列表中进行选择并填写信息即可。

宏可用于自动执行一系列操作、更改数据库中的数据等。通过设计视图,宏提供 Visual Basic for Applications (VBA) 中所提供命令的子集。大多数人认为生成宏以向表单、报表和控件添加功能比编写 VBA 代码更简单,但你也可以随时在设计视图内将宏转换为 VBA。

假设你希望直接从数据输入表单之一打开报表。向表单添加按钮,然后创建可打开报表的宏。可以创建独立宏(数据库中的单独对象),然后将其绑定到按钮的 OnClick 事件,也可以将宏直接嵌入按钮本身的 OnClick 事件。无论采用哪种方法,单击该按钮时,宏都将运行并打开报表。

模块

模块是为在应用程序中自动执行任务和执行更高端的函数而编写的 VBA 代码。使用 VBA 编程语言编写模块。模块是作为一个单元存储的声明、语句和过程的集合。

数据不是很有趣,事实上在你对其执行某些操作之前,它可能毫无意义。通过 Access,你可以构建和塑造你的数据,为数据提供让其变得有用且完全不可或缺的上下文。通过将 6 个 Access 组件(或称为对象)中的部分组件组合到数据库中,可以更容易地输入、查找、可视化和管理数据。

以下是可用来处理数据的 6 个 Access 对象。

“表”用于存储数据。它们是数据库的主干。“字段”是任何数据库中最小的数据,在表中组织成列。字段的“集合”形成一个“记录”,记录被组织到表的行中。这样,数据字段和记录就整齐地组织成了一个表。

“查询”是指针对数据提出的问题。例如“第 4 季度的销售情况如何?”。查询还可筛选数据和进行求总和/折扣等数学运算。结果排列在表中。可根据查询类型添加或更改数据。

“窗体”为数据库提供完整的外观。它们可帮助你快速输入数据并提供用于导航数据库的按钮。

“报表”是安排、提取或可视化数据以更好的呈现或进行分析的方式。当需要图表或图形来表示某些数据时,可在报表中进行添加。

“宏”会自动化数据库。当你选择一个按钮时,它们会执行一些操作。还可创建执行重复任务的宏。

“模块”还有助于在比宏更大的规模上自动化数据库。可通过在模块中使用 Visual Basic for Applications 编写代码来执行强大的任务。使用模块,你实质上为数据库创建了一个自定义加载项。

现在介绍了 6 个数据库对象,让我们再次查看示例并深入了解“视图”。此处你看到的是在数据表视图中显示的表对象。请记住,当前使用的数据库对象始终处于某种类型的视图中:用于“创建”对象的视图,或是“使用”该对象的视图。

再举个例子。现在在数据表视图中打开该表。可使用其选项卡轻松切换到设计视图,查看用于创建和更改表的多种选项。

此窗体在窗体视图中打开,可用来向基础表快速添加数据。你可以在布局视图中打开窗体以添加控件或更改窗体。这是你创建窗体的起始位置。

这同样适用于查询。在设计视图中设置查询。然后,运行查询时,结果将在数据表视图中显示。甚至可进一步在 SQL 视图中打开查询,并根据需要更改实际代码。

有些视图可以执行这两种作业。例如,可根据预期向此表中添加数据。但也可通过添加字段来更改设计。

现在,你了解了 6 种类型的 Access 数据库对象和视图,可在其中使用这些对象。在规划数据库时,请考虑想要对数据执行什么操作。最终使用的数据将帮助确定哪些 Access 对象将有助于最好地实现你的目标。

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