规划网站和管理用户

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成功的网站和快乐用户该公式将也计划而且持久网站和用户管理方法。下面是一些关键任务和可用于规划网站和管理您的组织的用户的概念。

管理网站和网站集

网站集是一组具有相同所有者且共享管理设置(如权限)的 SharePoint 网站。网站集是分层集合,并且总是包含一个顶级网站以及该网站下面的任何网站。

某网站集的分层图示,显示了一个顶级网站和多个子网站。

只有通过获得网站授权得到邀请的用户才能使用工作组网站以及您在工作组网站下创建的任何网站。借助工作组网站,您所在的组织、工作组或组可以互相联系,从而协作处理文档和其他文件、发布通知、安排会议、维护任务、跟踪问题或待办事项、在列表中存储信息,等等。此外,还可以通过工作组网站中的可用网站模板创建各种子网站。

在大型组织中,可能常遇到 SharePoint Online 环境中包含多个网站集,而每个网站集下面又有许多网站的情况。因此,您可能希望委派组织中不同的人来管理网站或网站集。SharePoint 权限模型很有帮助,它允许您将权限分配给不同的角色,这些角色称为网站集管理员、网站所有者和您将在以后了解到的其他角色。

作为网站集管理员,您对网站集具有完全控制级别的权限。这意味着,您可以在网站集内添加或删除网站,也可以更改网站集内任何网站的设置。此外,您还可以查看、添加、删除或更改这些网站中的所有内容。

典型网站集管理员职责

如果您是 SharePoint Online 网站的网站集管理员,您的职责可能包含以下几项:

  • 充当用户与 Office 365 全局管理员或 SharePoint Online 管理员之间的联系纽带。

  • 通过配置网站集级别的权限,确定谁可以访问存储在 SharePoint Online 网站上的重要内容。

  • 确定将使用网站集内网站的用户可以使用哪些功能。

  • 为使用网站集的用户提供一定的技术支持。

  • 为网站集选择网站集第二管理员。

  • 创建新网站。

  • 查看、删除项目或从网站集回收站中还原项目。

  • 创建和自定义公共网站。

  • 协助管理特定的功能,例如:

    • 启用或禁用可用的网站集功能。

    • 创建或自定义网站内容类型。

    • 设置区域设置。

注意:  您可能需要与 SharePoint Online 管理员合作来管理网站集(如果您不是 SharePoint Online 管理员)。有关 SharePoint Online 管理员职责的详细信息,请参阅在 SharePoint 管理中心中管理网站集和全局设置

SharePoint Online 管理员可以执行以下任务:

  • 创建、删除和管理网站集。

  • 分配和监控网站集存储。

  • 向网站集管理员授予访问权限。

  • 设置默认 SharePoint 网站。

  • 规划多语言网站。

  • 管理用户配置文件。

  • 规划和管理功能(例如托管元数据)。

  • 打开或关闭外部共享。

典型网站所有者职责

如果您是网站所有者,您对网站拥有完全控制级别的权限,您的职责可能包含以下几项:

  • 创建和管理网站。

  • 管理网站功能和设置(例如网站的外观)。

  • 将网站另存为模板。

  • 管理网站栏和网站内容类型。

  • 删除网站。

  • 调整区域和语言设置。

  • 向网站添加应用。

根据贵组织的规模以及您计划在网站上拥有的内容量,您可能需要创建子网站以组织内容。网站集内的网站按层次结构进行排列。您在顶级网站下创建网站时,就会扩建此层次结构。您可以在工作组网站下创建子网站,也可以在这些网站下创建其他子网站。

注意:  SharePoint Online 管理员负责创建网站集的顶级网站并指定其他网站集管理员。网站所有者可以构建子网站。

网站层次结构图

可以选择多种可能的方法来组织子网站。例如,您可以选择按以下方式创建子网站:

  • 按工作组或部门

  • 按功能用途

  • 按内容类别

  • 按项目

  • 按客户

  • 按权限级别或敏感度(例如,如果存在需要限制的信息,您可能希望将该信息隔离到特定网站中)

请花一些时间考虑您可能需要多少网站以及您希望按什么逻辑来组织这些网站。您可能会发现创建网站层次结构图非常有帮助,可帮助对您的规划进行组织。虽然您可以在一张纸上或一块白板上快速画出层次结构图的草图,但您可能想使用 Microsoft Word 或 Microsoft PowerPoint 中作为 SmartArt 提供的层次结构形状之一来创建更正式的图表。这样可以为您提供一个图表,您可以保存和引用该图表,也可以随着时间的变化进行修改。

此外,还需考虑每个网站的用途。这样可以帮助您确定要使用哪种网站模板来创建新网站。SharePoint Online 包含大量网站模板,当您创建新网站时,可以从这些网站模板中进行选择。通过选择设计用于特定用途的网站模板,可以为用户的工作提供良好的开端。例如,如果您想创建工作组成员可用来快速共享或更新项目信息的引用网站,可能需要先选择 Wiki 网站模板,因为此模板设计用于此类型的交流。

注意:  您的 SharePoint Online 管理员负责管理个人网站(“我的网站”网站)。个人网站是用户可以通过网络联系同事并跟踪信息的网络中心。作为网站集管理员,您并不控制个人网站。事实上,每个用户都是各自的“我的网站”的管理员。有关规划“我的网站”的详细信息,请参阅在 SharePoint 管理中心中管理网站集和全局设置

网站模板列表

以下列表包含支持的网站模板列表以及每个网站模板的说明。使用此列表可以确定哪些类型的网站最适合您的组织。

  • 基本搜索中心    提供搜索体验的网站。该网站包含搜索结果页面和高级搜索页面。

  • 博客 可供用户或工作组发布想法、见闻和技术,并可供网站访问者对这些内容进行评论的网站。

  • 商业智能中心    用于演示 SharePoint Online 中的商业智能内容的网站。

  • 社区网站    可供参加社区讨论的网站。

  • 发现中心 用于管理与法律活动和调查相关的内容的保存、搜索和导出的网站。

  • 文档中心    用于集中管理企业中文档的网站。

  • 企业搜索中心 提供搜索体验的网站。欢迎页面中包含一个搜索框,该搜索框带有两个选项卡,一个用于常规搜索,另一个用于搜索关于人员的信息。您可以添加和自定义选项卡来关注其他搜索范围或结果类型。

  • 项目网站    可供围绕项目进行管理和协作的网站。

  • 记录中心    专门为记录管理而设计的网站。记录管理人员可以配置路由表将传入文件指引到特定的位置。借助此网站,您还可以管理在将记录添加到存储库中后能否删除或修改该记录。

  • SAP 工作流网站    一个SAP 工作流网站,结合了所有用户业务任务。您可以添加与工作流相关的其他 Web 部件。

  • 工作组网站    可供工作组快速组织、创作和共享信息的网站。该网站提供文档库和用于管理通知、日历项目、任务和讨论的列表。

  • Visio 流程存储库    可供工作组快速查看、共享和存储 Visio 流程图的网站。该网站提供用于存储流程图的已进行版本管理的文档库以及用于管理通知、任务和审阅讨论的列表。

治理

治理是一组策略、角色、职责和流程,用于指导和控制组织的业务部门和技术工作组如何进行合作来完成业务目标。对于 SharePoint Online 网站集,治理规划可以作为指南,用于帮助规划为网站集提供支持所需的角色、职责和策略。其中可以包括(但不限于)下列注意事项:

  • 信息体系结构,包括网页、文档、列表和数据

  • 维护活动,包括管理用户帐户

  • 商标和自定义策略

  • 培训

为贵组织准备治理规划非常重要。通过参与治理规划的开发,可以帮助确定业务和技术工作组的所有权,定义谁负责系统的哪个区域。有关开发治理规划的详细信息,请参阅创建和管理工作组网站的最佳做法

注意:  您可能需要与 SharePoint Online 管理员合作来管理用户。例如,SharePoint Online 管理员负责管理用户配置文件。

Office 365 中的用户帐户

全局管理员可使用 Office 365 管理中心将新用户添加到 Office 365 中,Office 365 管理中心是用于管理用户和配置服务的门户。添加新用户时,全局管理员将执行以下操作:

  • 指定该用户是否还可以访问管理中心

  • 为用户设置地理位置

  • 选择用户许可类型

  • 为用户创建用户名和密码

工作组网站用户

您可以将用户添加到工作组网站并调整用户的权限。可以在“设置”下找到权限级别和 SharePoint 组成员身份。不过,Office 365 现在创建了一个称为“除‘外部用户’以外的所有人”的安全组,其中包含 Office 365 目录中的每个人(组织外部的人员和通过外部共享功能邀请的人员除外)。作为 SharePoint Online 中的成员,会自动授予此安全组访问权限。这意味着在默认情况下,添加到 Office 365 目录中的用户可以编辑网站、列表和库。

权限级别和组成员身份

权限级别是允许用户执行一组相关任务的 SharePoint Online 权限的集合。例如,“读取”权限级别包括的权限有“查看项目”、“打开项目”、“查看页面”以及“查看版本”(及其他),其中所有权限都是在 SharePoint 网站上查看页面、文档和项目所必需的。权限可以包括在多个权限级别中。

建议不要将权限级别直接分配给单个用户,因为这样很难跟踪和管理有权访问网站的人员。虽然有时必须将权限级别直接分配给单个用户,但应将出现这种情形的几率降到最低以避免复杂性。而应该将权限分配给组,然后再将单个用户分配到相应的组中。组是一组在网站集级别上定义的、便于管理权限的用户。每个组都会被分配一个默认权限级别。例如,某些核心默认 SharePoint 组包括以下权限级别:

权限级别

所有者

完全控制

访问者

读取

成员

参与


任何具有完全控制权限的人都可以创建自定义组。

注意:  默认情况下,在网站集级别上将权限级别分配给 SharePoint 组时,所有网站和网站内容都会继承这些权限级别。此默认行为称作权限继承。创建子网站时,您可以指定是否设置唯一权限,或者中断网站、列表或库、项目上的权限继承。

由于用户的权限级别决定了用户可以查看和访问网站中的哪些内容,所以您必须仔细考虑用户的组成员身份。例如,负责创建和自定义网站的用户至少应为“设计者”组的成员。而只需要阅读和下载内容的用户可能只需要成为“访问者”组的成员。

网站集第二管理员

网站集第二管理员可以由网站集管理员指定。作为网站集管理员,您可以通过“设置”页添加其他网站集管理员或更改网站集管理员。有关此任务的详细信息,请参阅管理网站集的管理员

作为 SharePoint Online 的网站集管理员,您可能需要在网站集和网站级别管理各种功能。这些任务可能包括根据治理规划激活或停用功能。有关详细信息,请参阅启用或禁用网站集功能。另请参阅管理 SharePoint 网站集的回收站

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