规划网站和管理用户

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

如果您负责管理贵组织的 Office 365 小型企业版订阅的所有工作组网站,本文将指导您了解和完成管理网站集及其用户所涉及的一些关键概念与任务。

本文内容

什么是网站集?

管理网站集

规划网站集中的网站

管理用户

规划使用网站集功能

规划在网站上启用多种语言

什么是网站集?

Office 365 小型企业版中的默认 SharePoint Online 网站属于单个网站集的组成部分。网站集是一组具有相同所有者且共享管理设置(如权限)的 SharePoint 网站。网站集是分层集合,并且总是包含一个顶级网站以及该网站下面的任何网站。

某网站集的分层图示,显示了一个顶级网站和多个子网站。

在开始时,SharePoint Online 网站集包含三个网站:工作组网站、我的网站、公共网站。您能在工作组网站下创建其他子网站。个人用户也可以在他们的“我的网站”下创建子网站。

注意: 不能在 Office 365 小型企业版的 SharePoint Online 中创建附加网站集。

团队网站    通过授予网站权限邀请的用户,或使用外部共享功能与其共享网站的外部用户,可使用团队网站及网站下创建的所有网站。默认情况下,会将 Office 365 目录中的所有用户作为成员添加到内部网站集,同时作为游客添加到公共网站集。通过团队网站,组织、团队或组可相互连接,并协作处理文档和其他文件,发布公告,安排会议,维护任务,跟踪问题或待办事项,将信息存储在列表中等等。还可从团队网站中可用的网站模板创建各种子网站。

公共网站    面向公众的网站可充当组织的 Web 展示平台。公共网站不仅提供了开始网站设计所需的一切 - 它是一个包罗了徽标、图形或文档等各种网站内容的百宝箱,而且最重要的是它提供了 Design Manager,可用来自定义网站的内容和样式。

个人网站(“我的网站”网站)个人网站为组织中的用户提供了一系列丰富的社交网络功能。其中包括:

  • 新闻源:    网站用户可在其中进行交互的页面

  • OneDrive for Business:    一个专门的位置,用户可在其中存储、共享和同步个人业务文档、照片或其他媒体文件

  • 网站:    一个个性化的页面,用户可在其中保存有用的网站的快捷方式

  • 个人资料:    一个页面,用户可在其中向其他人和组织介绍自己。

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管理网站集

作为网站集管理员,您对网站集具有“完全控制”权限级别。这意味着,您可以访问工作组网站中所有子网站中的内容,并可以使用 Design Manager 设计公共网站。您可以管理工作组网站和公共网站的用户权限,并且可以执行与网站相关的管理任务。除这些任务外,您可能还需要以网站集管理员的角色执行许多其他任务。

典型网站集管理员职责

如果您是 SharePoint Online 网站的网站集管理员,您的职责可能包含以下几项:

  • 充当用户与 Office 365 全局管理员之间的联系纽带(如果您原本不担当此角色)。

  • 授予用户访问工作组网站的权限。

  • 授予用户设计公共网站的权限。

  • 通过配置网站集级别的权限,确定谁可以访问存储在 SharePoint Online 网站上的重要内容。

  • 确定将使用网站集内网站的用户可以使用哪些功能。

  • 为使用网站集的用户提供一定的技术支持。

  • 为网站集选择网站集第二管理员。

  • 协助管理特定的功能,例如:

    • 启用或禁用可用的网站集功能。

    • 创建或自定义网站内容类型。

    • 设置区域设置。

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规划网站集中的网站

虽然为工作组创建其他网站非常简单,但最好仔细规划所需的网站,因为这样有助于将来方便 SharePoint Online 网站的管理。您还应考虑是否允许您公司中的用户创建他们自己的新工作组网站来管理项目。如果您希望更集中地控制创建网站的方式,可以关闭此选项(如果您以后改变主意,可以随时再次打开它)。有关详细信息,请参阅允许用户创建自己的工作组网站

以下列表包含 Office 365 小型企业版的 SharePoint Online 中提供的网站模板列表以及每个模板的说明。使用此列表可以确定哪些类型的网站最适合您的组织。

  • 博客    可供用户或工作组发布想法、见闻和技术,并可供网站访问者对这些内容进行评论的网站。

  • 社区网站    可供参加社区讨论的网站。

  • 项目网站    可供围绕项目进行管理和协作的网站。

  • 工作组网站    可供工作组快速组织、创作和共享信息的网站。该网站提供文档库和用于管理通知、日历项目、任务和讨论的列表。

管理

治理是一组策略、角色、职责和流程,用于指导和控制组织的不同工作组如何进行合作来完成业务目标。对于 SharePoint Online 网站集,治理规划可以作为指南,用于帮助规划为网站集提供支持所需的角色、职责和策略。其中可以包括(但不限于)下列注意事项:

  • 信息体系结构,包括网页、文档、列表和数据

  • 维护活动,包括管理用户帐户

  • 商标和自定义策略

  • 培训

为贵组织准备治理规划非常重要。通过参与治理规划的开发,可以帮助确定业务和技术工作组的所有权,定义谁负责系统的哪个区域。有关开发治理规划的详细信息,请参阅创建和管理工作组网站的最佳做法

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管理用户

用户帐户是由 Office 365 全局管理员创建的。作为网站集管理员,使用工作组网站的“设置“设置”小齿轮代替“网站设置”。 ,您可以将权限分配给这些用户。

Office 365 中的用户帐户

利用 Office 365 管理中心(这是管理用户和配置服务的门户),全局管理员可以向 Office 365 小型企业版添加新用户。添加新用户时,全局管理员将执行以下操作:

  • 指定该用户是否还可以访问管理中心

  • 为用户设置地理位置

  • 选择用户许可类型

  • 为用户创建用户名和密码

工作组网站用户

在将新用户添加到 Office 365 小型企业版目录后,该用户会自动添加到内部网站上名为“成员”(可以编辑内容和网页的人员)的 SharePoint 组中,同时自动添加到公共网站上的“访问者”(可以查看和读取的人员)组中。如果您需要一些用户拥有超过“访问者”或“成员”的权限,您可以通过将这些用户添加到其他 SharePoint 组来调整他们的权限,如添加到“所有者”(对网站具有“完全控制”能力的用户)组中。 权限级别和 SharePoint 组成员身份是在“设置”下在“用户和权限”中指定的。有关权限级别和组成员身份的详细信息,请参阅本文中的“权限级别和组成员身份”一节。

权限级别和组成员身份

权限级别是允许用户执行一组相关任务的权限(或 SharePoint 权限)集合。例如,“读取”权限级别包括的权限有“查看项目”、“打开项目”、“查看页面”以及“查看版本”(及其他),其中所有权限都是在 SharePoint 网站上查看页面、文档和项目所必需的。权限可以包括在多个权限级别中。

建议不要将权限直接分配给单个用户,因为这样很难跟踪和管理有权访问网站的人员。而应该将权限分配给 SharePoint 组,然后再将单个用户分配到相应的 SharePoint 组中。您也可以使用在默认情况下为您创建的 SharePoint 组。

SharePoint 组是一组在网站集级别上定义的、便于管理权限的用户。每个组都会被分配一个默认权限级别。

注意:  在网站集级别上将权限级别分配给 SharePoint 组时,默认情况下所有网站和网站内容都会继承这些权限级别。此默认行为称为权限继承。您也可以指定是否中断权限继承或授予独有权限。如果您的某些文件只应该让特定用户看到,这将非常有用。中断权限继承后,可以删除所有其他 SharePoint 组,并仅向特定的 SharePoint 组或用户授予访问权限。

由于用户的权限决定了用户可以访问哪些网站内容,因此必须仔细考虑用户的 SharePoint 组成员身份。例如,负责创建和自定义网站的用户至少应为“设计者”组的成员。而仅需阅读内容并可能在博客中添加评论的用户,可能只需要成为“成员”组的成员即可。

默认角色

下面介绍 SharePoint Online 中的默认角色,并描述特定角色的用户能够在网站上执行的活动。

  • 网站集管理员    网站集管理员有完全控制权限级别。他们有权访问团队网站下所有子站点的内容,并可使用网站设计器设计网站中的网站。管理员可向之后的团队网站和网站添加用户,并执行与网站相关的管理和审核任务。

  • 网站所有者    默认情况下,所有者组的成员对其在团队网站中创建的网站具有完全控制权限级别。他们可添加用户,并执行任何与网站相关的管理任务。还可使用网站设计器设计网站。

    提示:  将网站所有者的联系信息添加到网站主页中是个好主意。这可以在用户需要管理协助时帮助用户找到网站所有者。

    注意: 在工作组网站中的顶级网站之下创建网站的用户将自动成为该网站的网站所有者。

  • 设计者    默认情况下,“设计”组的成员具有设计级别的权限。他们可以在工作组网站中创建列表和文档库,编辑页面,应用主题、边框和样式表。他们还可以使用网站设计器设计网站。

  • 编辑    默认情况下,成员组成员具有编辑权限级别。在团队网站中,编辑者可以查看和添加、更新和删除以及审批和自定义列表和库。他们不能使用网站设计器设计网站。

  • 参与者    默认情况下,任何组都没有参与级别的权限。在工作组网站中,参与者只能添加、编辑和删除现有列表和文档库中的项目,以及使用 Web 部件。参与者不能使用网站设计器设计网站。

  • 访问者    默认情况下,“访问者”组的成员具有读取权限级别。在工作组网站中,访问者只能查看页面、列表项和文档。访问者不能使用网站设计器设计网站。

管理角色

第一次创建您的 SharePoint Online 网站时,默认情况下将创建下列管理角色:

  • 全局管理员    Office 365 中的顶级管理员。如果您注册购买 Office 365 ,就会成为全局管理员。全局管理员可以访问 O365 管理中心中的所有功能(例如将用户添加到目录、添加域和管理服务设置),并且只有全局管理员才能分配其他管理员角色。您公司中可以有多个全局管理员,但默认情况下第一个全局管理员将成为 SharePoint Online 中的默认网站集管理员。

  • 网站集管理员    网站集管理员对 SharePoint Online 网站集具有完整控制权限。他们有权访问工作组网站下所有子网站中的内容,并有权使用网站设计器在网站中设计网站。他们可以向工作组网站和公共网站中添加用户,并执行与网站相关的管理和审核任务。网站集管理员可以通过“网站设置”页添加其他网站集管理员或更改网站集管理员。

有关管理用户和权限的详细信息,请参阅规划权限策略了解 SharePoint 中的权限级别以及创建和管理 SharePoint 组

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规划使用网站集功能

作为 SharePoint Online 的网站集管理员,您将管理网站集功能。这些任务可能包括根据治理规划激活或停用功能。有关详细信息,请参阅启用或禁用网站集功能。另请参阅管理 SharePoint 网站集的回收站

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规划在网站上启用多种语言

作为网站集管理员,您可以启用多语言用户界面 (MUI) 功能,以允许用户使用不同于为网站集设置的默认语言的语言来查看网站。

启用 MUI 后,用户可以使用其他语言查看下列元素:

  • 网站标题和说明

  • SharePoint 默认菜单和操作

  • 默认列

  • 自定义列(列表或网站)

  • 导航栏链接

有关多语言用户界面 (MUI) 的详细信息,请参阅多语言功能简介

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