规划您的 SharePoint 网站-设计基础知识

规划您的 SharePoint 网站-设计基础知识

本指南的目的是使网站所有者能够创建满足业务目标和用户需求的新 SharePoint 网站,并且可以在最少的监督下进行维护。 已知因素将影响 intranet、网站或页面的整体成功。 确保特定基础知识已集成到你的设计中,将提高你的业务目标和用户需求的可能性。 

了解如何将 SharePoint 设计基础集成到你的设计和策略中,这些基础知识可以加快或减慢 SharePoint 项目的成功速度。 

本指南由三个单独的部分组成:

本文内容:

  • SharePoint 设计基础知识简介

  • 已知成功战术

  • 新式网站创建资源

SharePoint 设计基础知识

1. 安全和易于访问

治理

监管是一组策略、角色、责任和流程,用于控制组织的业务部门和 IT 团队在 SharePoint 中如何协同工作以实现其目标。 每个企业都有独特的需求和影响其管理做法的目标。 较大的组织可能需要更多(更详细地)监管,而不是小型组织。

监管通常由组织中的多人确定。 管理策略将由 SharePoint 管理员实施。 作为网站所有者,你将不能完全控制组织的管理计划,但你应该让自己知道某些策略,如:

  • 权限和创作

  • 内容保留

  • 共享-外部和内部

为什么要确定管理优先级?

良好的管理计划可以:

  • 优化产品和技术(如 SharePoint)的部署。

  • 帮助保持组织的系统安全和合规。

  • 帮助确保您在技术方面的投资获得最佳回报。

辅助功能

在 SharePoint Online 中创建的网站包括辅助功能,便于残疾人士使用。 “残障人士”一词包括具有广泛需求的数百万人。 但是,每个子受众都具有特定的独特需求。 最常见的一种残疾包括:失明、弱视、色盲、有限的移动性和行动不便、失聪和认知障碍,如阅读障碍或关注缺陷障碍。 

了解有关在 SharePoint online 中创建可访问网站的资源的详细信息。

为什么要优先访问辅助功能?

设计网站时考虑可访问性,有助于为你的网站带来以下优点:

  • 无论人们使用何种设备或输入法(例如桌面浏览器、语音浏览器、移动电话浏览器、车载计算机等),均可访问网站。

  • 无论人们操作时有何限制(例如嘈杂的环境、照明程度不同的房间、免提驾驶环境等),均可访问网站。

  • 可预测。 网站革新很重要,但可预测性更为必需。 让网站上的导航易于理解并可预测,对所有人来说都更易于访问。

可用性

可用性指的是您的网站的易用性-用户使用您的网站完成其目标的难易程度如何? 请记住,用户需要此网站才能访问资源和精简工作负荷。 确保你的网站创建计划中心围绕你的网站需要支持的关键任务和用户需求。 

要考虑的基本易用性指南:

  • Learnability:用户首次使用网站时完成基本任务的难易程度如何?

  • 效率:一旦用户了解了设计,他们执行任务的速度会怎样?

  • Memorability:当用户在一段时间后(不使用时)返回到网站时,他们可以多么轻松地重新建立其熟练程度?

  • 错误:用户做出了多少个错误以及从这些错误中恢复它们的轻松程度?

  • 满意度:使用设计的愉快程度如何?

来源: Nielson Norman 可用性 101

为什么要优先可用性?

当用户帮助减少完成任务所需的时间并将用户连接到经常访问的资源时,你的 SharePoint 网站将非常有用。 当您的企业减少客户支持票证并自动执行诸如合同处理之类的任务时,您的网站将对您的企业非常有价值。 为了满足这些类型的目标,您的网站将首先需要供所有受众使用,例如移动设备用户、远程团队成员、多语言需求和辅助功能要求

在任何设备上工作

当用户将文件保存在本地设备或网络共享上时,如果他们没有设备或没有连接到您的网络,他们就不会好运。 如果用户的设备发生了某些情况,则数据可能无法恢复。 如果用户的设备已升级,则必须迁移本地数据。

通过将文件存储OneDrive中,用户可以从其所有设备(如其手机和家庭计算机)访问它们(具体取决于你允许的内容)。 他们甚至可以从他们信任的其他设备访问浏览器中的文件。 获取 SharePoint 移动应用。

2. 通知和接洽

利用新式列表和库

使用SharePoint 列表收集和管理内容,就像您可能在 Excel 中收集信息一样。 库使你和你的团队能够收集、跟踪和共享SharePoint 库中的信息。

新式内容管理 web 部件:

  • 使用文档库 web 部件轻松地添加、重新排序、排序、筛选和创建库的自定义视图

  • 使用 "列表" web 部件改善列表的显示方式以及 "列" 和 "列表" 视图格式

  • 使用突出显示的内容 web 部件动态显示文档库、网站、网站集或所有网站中的内容

  • 将文件添加为链接,而不是使用链接 web 部件在网站之间复制它们

个性化的新闻和内容

使用 "新闻" web 部件创建和策展与观众相关的新闻。 快速创建引人注目的帖子,如通知、人员新闻、状态更新等,其中可能包含图形和丰富格式。 "新闻" web 部件允许你指定自动新闻文章的来源以及你希望其在页面上显示的顺序。

使用访问群体设定自定义用户查看内容和新闻的方式。 受众目标使特定内容能够优先处理 SharePoint 起始页上的特定访问群体、移动应用上的新闻以及在启用访问群体设定时的 "新闻" web 部件中。

协同处理同一文件

共同创作是两个或更多作者同时处理文档的不同部分。 尽管一个作者在文档的该部分工作,另一个作者可以处理她,而不会打断其他人的工作。 共同创作消除了基于服务器的文档协作的障碍,并可帮助组织通过附件减少与传统文档共享相关的开销。 

将团队网站连接到 Office 365 组

如果已确定需要构建工作组网站,请考虑将其连接到 Office 365 组。

创建或连接到组时,团队可使用共享资源,例如共享收件箱、团队日历、OneNote 笔记本、文件的默认位置(工作组网站文档库)、任务管理器、页面、列表、库和工作组新闻的计划程序,以帮助组进行协作、沟通以及将任务向前移动。

在几秒内创建群组连接的SharePoint 团队网站。 

3. 构建社区和区域性 

连接员工

使用 Yammer 在你的组织中连接和参与帮助工作组。 使用 Yammer 讨论想法、共享更新以及与他人的网络。 了解有关Yammer 要闻和 Yammer 对话 web 部件的详细信息。

Yammer 对话允许用户在不离开 SharePoint 页面的情况下参与联机对话。 Yammer 要闻简要概述了活动对话,以及如何在 Yammer 中对特定的组或对话使用目标门户。

Yammer web 部件可以执行的操作:

  • 搜索专家、对话和文件

  • 加入组以随时了解通知、连接社区和收集想法

  • @ 提及某人以循环访问

  • 表扬网络中的某人来庆祝成功,或只是感谢

  • 使用投票使源反馈更迅速,获得答案

统一组织

你可以通过使用团队网站上的新闻功能,让你的合作伙伴、团队和同事在循环中保持联系,并使用重要或有趣的故事。 可以快速创建醒目的文章,例如包含图形和多种格式的通知、用户新闻、状态更新等。 使用您的工作组网站上的 "新闻" web部件。

有时需要通过视频传递内容,例如,当进行组织范围内的公告时,或者当高级领导人托管实时事件时。 Microsoft Stream是贵公司自己的视频网站。 使用网站上的流 web 部件显示视频内容。

通过添加事件 web 部件帮助你的组织更好地了解即将到来的事件。

4. 创建和扩展知识

最成功的网站在适当的时间与用户联系,提供适当的内容和资源。 内容可以定义为文档、图像、视频、公司新闻、分区标题和文档标签-用户需要使用的任何信息媒体才会获得通知。

内容最终决定如何将网站划分到页面、文档库、列表、网站导航链接和其他组件中。 在构建您的网站之前,使用内容优先的设计方法确定哪些内容属于您的页面。 为了让你的内容能够访问合适的受众,请了解站点导航、搜索和内容管理最佳做法的详细信息。 

导航

最有效的 SharePoint 网站可帮助用户快速找到所需的内容,以便他们可以使用他们所找到的信息做出决策、了解所发生的内容、访问所需的工具或与同事进行协作以帮助解决问题。 因此,规划有效的导航体验是设计 SharePoint 网站的关键元素。 良好的导航体验演示者完全了解网站上的可用内容,并与主页结合使用,为网站提供全面的 "故事"。 

了解有关如何计划网站导航的详细信息。 您需要与网站集管理员一起工作,以做出影响中心网站和主网站的导航更改。

搜索

Microsoft在 SharePoint 中搜索提供了一个强大的用户界面,可个性化搜索结果而无需管理员配置任何内容。 您还可以提升用户完成任务所需的信息和答案,例如策略、优点、资源、工具等。 使用访问群体设定的特定内容的目标组,如新员工或远程工作人员。 

内容管理

内容管理指的是对 SharePoint 网站中的所有内容(如文本、图像、徽标、标签、链接和元数据)的管理。 在此上下文中管理内容意味着,用户可以找到你的内容,当他们发现你的内容时,内容是最新的,并且与用户需要的内容相关。

内容管理应该是组织管理策略的一部分,可自动执行某些任务,如内容保留发布权限。 作为网站所有者,你需要与网站集或租户管理员协作,以便了解你的组织有哪些策略。 

内容规划最佳做法: 

  • 确定你的用户及其需求,确保你的网站满足这些需求

  • 使用 "网站" 菜单向用户显示他们可以在网站上执行的操作

  • 主题特定网站是允许您的网站随着企业的发展而扩展的理想网站

  • 在将当前内容添加到网站之前审核其质量保证

  • 在设计中留下充足的可用空间-更少

内容编写最佳做法: 

  • 为观众使用对话音调和熟悉的词汇

  • 立即向用户回答以下问题:我在哪里? 我可以在此处执行哪些操作? 下一步可以执行哪些操作?

  • 确保 H1 和 H2 标题使用关键字,这些关键字可认为用户在查找此内容时将搜索的关键工作类型

  • 用户不会阅读,他们可以扫描-将大型标题与关键字配合使用

  • 拼写出首次提及的首字母缩写词和缩写

  • 考虑文化、双意义和本地化

  • 确保内容易于访问,例如:仅使用图像和颜色来传达信息和视频已隐藏字幕

内容管理最佳做法:

  • 文件名称和文档标题应对用户有意义,因为当用户在网站中搜索内容时,此信息将变得非常重要

  • 避免在文件名中使用日期和版本号

  • 为 SharePoint 超链接选择用户友好名称

  • 根据需要安排内容审核,以确保内容保持相关

已知成功因素

查找拥护

拥护者是你的组织中的人员,他们有意花大量时间来扩展新的想法和工作方式。 拥护程序可帮助加快用户对 SharePoint 网站的参与和采纳。 当创建和启动新的网站、中心网站和门户时,拥护的资源是有价值的资源。 

冠军可以为以下方面提供帮助:

  • 在整个组织中扩展采用成果

  • 宣传 SharePoint 及其在团队中的价值

  • 欢迎新用户和解答问题

了解有关如何使用SharePoint 采纳资源查找和利用 office 中的冠军的详细信息。

询问反馈

在设计过程中询问用户的反馈,以验证设计是否满足其需求。 在初始启动之前测试网站在发现信息体系结构或网站结构问题方面尤其有洞察力。

通过调查、可用性测试或通过观察用户与您的新网站交互,反馈非常有用。 请记住,在使用您的网站时,受众应该能够立即理解:在哪里,我可以在这里执行什么操作,下一步可以执行哪些操作?

度量网站成功

已建立的网站目标定期监视和传达。 查看网站使用率分析,了解有关用户如何与你的网站进行交互的详细信息。

可测量的网站目标的一些示例:

  • 减少任务的时间(如窗体)

  • 减少支持通话

  • 提高员工的参与和满意度

  • 将员工连接到其他员工和商业工具

  • 信息网关(即加入新团队成员)

保持内容的最新和合规性

对于大多数组织和网站,内容的数量和复杂性每天都会增加—电子邮件、文档、即时消息等。 有效管理-或管理-当你需要执行以下操作时,此信息非常重要:遵守行业管理法规,减少违反安全的风险,帮助你的组织有效地分享知识,并让你的组织更灵活,方法是确保你的用户仅处理当前和与其相关的内容。

与网站集管理员一起创建保留策略,可帮助管理内容:保留内容,以便在保留期结束之前永久删除内容,并在保留期结束时永久删除内容。

控制内容的一个方面是按需经常计划的审核。 确定网站管理团队应定期执行哪些操作:刷新内容、确保链接不中断、更新员工信息以及查看权限和共享设置。  

新式网站创建指南资源:

规划网站:

规划 SharePoint 网站

使用 SharePoint "查阅" 书籍https://lookbook.microsoft.com/获得灵感

指导性演练:为你的组织创建通信网站

指导性演练:创建团队网站

构建您的网站:

在 SharePoint 网站上创建并使用新式页面

自定义 SharePoint 网站

自定义 SharePoint 网站上的导航

在 SharePoint 页面上使用 Web 部件

管理您的网站:

SharePoint 现代页面的管理和生命周期

管理 SharePoint 网站设置

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