要求审批网站列表或库中的项目

要求审批网站列表或库中的项目

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列表和库通常会包含敏感信息, 如计划的市场营销活动或人力资源计划。只有 "官方" 版本的项目或文件可供用户查看时, 这一点非常重要。若要执行此操作, 你可以在内容对大多数网站用户可见之前要求审批项目或文件。通过要求审批, 组织可以对列表和库中的内容应用较高的质量级别和安全性。

希望执行什么操作?

  1. 转到需要审批的库。

  2. 单击 "设置" 设置:更新配置文件,安装软件并将其连接到云 "库设置"。

    如果看不到这些菜单项, 请单击功能区上的 "", 然后单击

    "设置" 组中的 "库设置"。

  3. 在“常规设置”下,选择“版本控制设置”以打开“版本控制设置”页面。

    选择了版本控制的 "库设置" 对话框。
  4. 在 "内容审批" 部分中, 选择"是"以答复提交的项目是否需要内容审批?在 "文档版本历史记录" 部分中, 指定是否希望 SharePoint 在文件编辑时创建版本。你还可以选择限制保留的版本数。

  5. 在“草稿项目安全性”部分中,确定哪些用户可以查看文档库中的草稿项目。

    "版本控制选项" 对话框

    提示:  如果您要求对已包含项目的列表或库执行内容审批,将把库中的所有项目标记为“已批准”。

  6. 您可以选择以下任一对象:

    • 可读取列表中的项目的用户

    • 仅限可编辑列表中的项目的用户

    • 仅限可审批列表中的项目的用户和项目作者

  7. 单击“确定”。

  1. 转到需要审批的列表。

  2. 在功能区上, 单击 "列表" 选项卡。

  3. 单击 "列表设置"。

  4. 在“常规设置”下,选择“版本控制设置”以打开“版本控制设置”页面。

  5. 在 "内容审批" 部分中, 选择"是"以答复提交的项目是否需要内容审批?在 "项目版本历史记录" 部分中, 指定是否希望 SharePoint 在编辑项目时创建版本。你还可以选择限制保留的版本数。

  6. 在 "草稿项目安全性" 部分中, 确定哪些用户可以查看列表中的草稿项目。

    提示:  如果您要求对已包含项目的列表或库执行内容审批,将把库中的所有项目标记为“已批准”。

  7. 您可以选择以下任一对象:

    • 可读取列表中的项目的用户

    • 仅限可编辑列表中的项目的用户

    • 仅限可审批列表中的项目的用户和项目作者

  8. 单击“确定”。

如果有人将某个项目提交到需要审批的列表或库中, 则它将处于待定状态, 直到有人 (至少具有 "管理列表" 权限级别) 对其进行审批。当它正在等待审批时, 它将保持挂起状态。

当项目处于“待批”状态时,通常只有项目建立者和具有列表和库管理权限的人员才可以查看该项目。在其状态由“待批”变为“已批准”后,具有查看列表或库的权限的每个人都可以看到它。被拒绝的项目一直留在列表或库中,直到创建者或者具有必要权限的用户删除它们。列表或库中已经存在的项目或文件都被自动授予“已批准”状态。

重要:  如果网站库中的安全性被配置为允许任何用户读取项目,则不管项目是否处于“已批准”状态,具有网站“读取”权限的每个人都可以查看列表或库中的所有项目。

只有具有“完全控制”或者“设计”权限的人员才能够更改列表或库的设置。

若要批准已上载或添加到需要审批的库中的文档, 请按照下列步骤操作:

  1. 单击要批准的项目旁边的省略号 (...)。

  2. 单击“高级”。

  3. 单击 "批准/拒绝"。如果未显示 "批准/拒绝", 请单击 "高级", 然后单击 "批准/拒绝"。如果根本不显示该选项, 则可能未启用版本控制, 或者你可能没有审批文档的权限。

  4. 在 "审批状态" 下单击 "批准" 或 "拒绝"。或者, 您可以在 "批注" 部分中添加批注。

  5. 单击“确定”

您要做什么?

如果某人向列表或库中提交了一个需要审批的项目或文件,则在具有必要审批权限的人员批准项目或文件之前它一直处于“待批”状态。在等待批准期间,项目或文件将保持“待批”状态。

通常,当项目或文件处于“待批”状态时,只有项目或文件的创建者以及具有管理列表和库的权限的用户可以看到它。在其状态由“待批”变为“已批准”后,具有查看列表或库的权限的每个人都可以看到它。被拒绝的项目一直留在列表或库中,直到创建者或者具有必要权限的用户删除它们。列表或库中已经存在的项目或文件都被自动授予“已批准”状态。

重要:  如果网站库中的安全性被配置为允许任何用户读取项目,则不管项目是否处于“已批准”状态,具有网站“读取”权限的每个人都可以查看列表或库中的所有项目。

只有具有“完全控制”或者“设计”权限的人员才能够更改列表或库的设置。

进行设置以使项目或文件需要审批

  1. 如果网站列表或库尚未打开,请在快速启动窗格中单击其名称。

  2. 在功能区上,单击“库工具”或“列表工具”组中的“”选项卡。

  3. 如果您在使用库,请单击“库设置”。如果您在使用列表,单击“列表设置”。在本示例中,打开的是“库设置”页面。

    显示出“版本控制设置”链接的“库设置”页面

  4. 在“常规设置”下,选择“版本控制设置”。“版本控制设置”页面随即打开。

    显示“批准”选项的“版本控制选项”页面

  5. 对于“内容审批”部分中的问题“提交的项目是否需要内容审批?”的回答,请选择“”。

  6. 在“草稿项目安全性”部分中,确定哪些用户可以查看文档库中的草稿项目。在本示例中,选择的是“仅限可批准项目的用户(以及该项目的作者)”。

  7. 单击“确定”。

    下面的示例显示了在“需要内容审批”选项设置为“”以后库中的“已批准”项目。由于这些文件已经在库中,因此它们已经自动获得批准。

    需要审批之后的 SharePoint 库。 库中已有文件处于“已批准”状态。

您的组织最终可能发现,要求审批具体某个列表或库中的每个项目或文件既不方便,也没有必要。这种要求不仅需要必须授予或拒绝批准的用户花费时间,还会妨碍用户轻松地就文件或项目展开协作。如果您决定您的组织不再需要让每个项目或文件接受审批,您可以删除该要求。

删除列表或库中项目或文件的审批要求

  1. 如果网站列表或库尚未打开,请在快速启动窗格中单击其名称。

  2. 在功能区中,单击“库工具”组中的“”选项卡,或者单击“列表工具”组中的“列表”选项卡。

  3. 如果您在使用库,请单击“库设置”。如果您在使用列表,单击“列表设置”。在本示例中,打开的是“库设置”页面。

    显示出“版本控制设置”链接的“库设置”页面

  4. 在“常规设置”下,选择“版本控制设置”。“版本控制设置”页面随即打开。

  5. 对于“内容审批”部分中的问题“提交的项目是否需要内容审批?”的回答,请选择“”。 随即弹出一条警告消息。

    在“版本控制设置”对话框的“内容审批”部分中选择“否”时显示的警告消息

  6. 单击“确定”关闭该消息。

  7. 单击“确定”以关闭“版本控制设置”对话框。在您返回到列表或库时,“审批状态”不再显示在该页面上。具有查看列表或库的权限的所有用户都可以查看列表或库中的全部内容。

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