表简介

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

表是数据库中的基本对象,因为它们保存所有信息或数据。例如,为企业数据库可以有联系人表中存储其供应商、 电子邮件地址和电话号码的名称。这篇文章概述了在 Access 中的表。创建表之前,应考虑您的要求,并确定您可能需要的所有表。有关规划和设计数据库简介,请参阅数据库设计基础

本文内容

概述

向桌面数据库中添加表格

Access web 应用程序中的表

保存的表

概述

关系数据库等访问通常包含若干个相关表中。在精心设计的数据库中,每个表存储有关特定主题,如雇员或产品的数据。表格具有记录 (行) 和字段 (列)。字段具有不同类型的数据,例如文本、 数字、 日期和超链接。

Access 中显示记录和字段的布局的“客户”表

  1. 记录︰ 包含特定的数据,如特定雇员或产品信息。

  2. 域︰ 包含有关表主题,如名字或电子邮件地址的一个方面的数据。

  3. 字段值︰ 每条记录具有字段值。例如,康拓工程有限公司或someone@example.com

表和字段属性

定义和控制的属性的特征和行为的表和字段。在属性表中设置表格的属性,例如,您可以设置表的默认视图属性指定默认情况下表的显示方式。字段的属性定义的字段行为的一个方面。通过使用字段属性窗格中,还可以在设计视图中设置字段属性。每个域具有数据类型定义的字段中存储的信息类型。例如,多行文本或货币的数据类型。

表关系

虽然数据库中的每个表存储有关特定主题的数据,但是关系数据库(如 Access)中的表存储关于相关主题的数据。例如,数据库可能包含:

  • 客户表,列出公司的客户及其地址。

  • 产品表,列出所售产品,包括每个产品的价格和图片。

  • 订单表,跟踪客户订单。

要连接不同表中存储的数据,可以创建关系。关系是指具有共同字段的两个表之间的逻辑连接。

属于表关系的一部分的字段称为键。键通常包含一个字段,但也可能包含多个字段。有两种类型的键:

  • 主键︰ 一个表可以有一个主键。主键只包含一个或多个唯一标识您存储在表中每条记录的字段。Access 将自动提供称为 ID 号用作主键的唯一标识号。有关详细信息,请参阅添加或更改表的主键

  • 外键︰ 一个表可以有一个或多个外键。外键包含对应于另一个表的主键中的值的值。例如,您可能有订单表,其中每个订单有对应于客户表中的记录的客户 ID 号。客户 ID 字段是订单表的外键。

键字段之间的值的对应关系构成表关系的基础。使用表关系来组合相关表中的数据。例如,假定您有一个“客户”表和一个“订单”表。在您的“客户”表中,每条记录由主键字段 ID 标识。

若要使每个订单与客户关联,可以向“订单”表中添加对应于“客户”表的 ID 字段的外键字段,然后在两个键之间创建关系。在向“订单”表中添加记录时,对客户 ID 使用来自“客户”表的值。每当您希望查看有关订单客户的任何信息时,都可以使用关系来识别“客户”表中的哪些数据对应于“订单”表中的哪些记录。

“关系”窗口中显示的 Access 表关系
  1. 主键字段名称旁边的钥匙图标标识。

  2. 外键,请注意缺少的钥匙图标。

使用关系的好处

按相关表分隔数据具有以下好处:

  • 一致性    因为每项数据只在一个表中记录一次,所以可减少出现模棱两可或不一致情况的可能性。例如,您在有关客户的表中只存储一次客户的名字,而非在包含订单数据的表中重复(且可能不一致地)存储它。

  • 提高效率    只在一个位置记录数据意味着使用的磁盘空间更少。另外,与较大的表相比,较小的表往往更快地提供数据。最后,如果不对单独的主题使用单独的表,则会向表中引入空值(不存在数据)和冗余,这两者都会浪费空间和影响性能。

  • 易于理解    如果按表正确分隔主题,则数据库的设计更易于理解。

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将表添加到 Access 桌面数据库

如果有不属于任何现有表的新数据源,可以创建新表。可以采用多种方法将表添加到 Access 数据库,例如创建新数据库、将表插入到现有数据库或者导入或链接另一个数据源中的表 - 例如 Microsoft Excel 工作簿、Microsoft Word 文档、文本文件、Web 服务或其他数据库。创建新的空数据库时,会自动插入一个新的空表。然后可以在该表中输入数据来开始定义字段。

将字段添加到桌面数据库的详细信息,请参阅文章向表添加字段

在新桌面数据库中创建新表

  1. 在“文件”下单击“新建”>“空白桌面数据库”。

  2. 在“文件名”框中,为新数据库键入文件名。

  3. 要将数据库保存在不同位置,请单击文件夹图标。

  4. 单击“创建”

此时将打开新的数据库,以及名为“表 1”的新表,请根据其存储的数据类型重命名该表。

在现有数据库中创建新表

  1. 单击文件 >打开,并单击该数据库,如果最近下方列出。如果没有,请选择另一种浏览以找到数据库。

  2. 在“创建”下单击“”。

将添加新表并在数据表视图中打开。

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外部数据

可以链接到各种外部数据源,例如其他数据库、文本文件和 Excel 工作簿。在链接到外部数据时,Access 可以将链接当作表使用。根据外部数据源和您创建链接的方式,可以编辑链接表中的数据,并可以创建涉及链接表的关系。但是,无法使用链接来更改外部数据的设计。

通过导入或链接来创建表

可以通过导入或链接到其他位置存储的数据来创建表。可以导入或链接到 Excel 工作表、Windows SharePoint Services 列表、XML 文件、其他 Access 数据库、Microsoft Outlook 文件夹等位置中的数据。

导入数据时,将在当前数据库的新表中创建数据的副本。以后对源数据进行的更改不会影响导入的数据,并且对导入的数据进行的更改也不会影响源数据。连接到数据源并导入其数据后,可以使用导入的数据,而无需连接到源。可以更改导入的表的设计。

链接到数据时,将在当前数据库中创建一个链接表,表示指向其他位置所存储的现有信息的活动链接。更改链接表中的数据时,也会更改源中的这些数据。每当源中的数据更改时,该更改也会显示在链接表中。每当您使用链接表时,都必须能够连接到数据源。不能更改链接表的设计。

注意: 不能使用链接表来编辑 Excel 工作表中的数据。解决方法是将源数据导入到 Access 数据库中,然后从 Excel 链接到该数据库。有关从 Excel 链接到 Access 的详细信息,请搜索 Excel 帮助

通过导入或链接至外部数据来创建新表

  1. 在“外部数据”选项卡上的“导入和链接”组中,单击某个可用的数据源。

  2. 按照每个步骤中出现的对话框中的说明操作。

    Access 将创建新表并在“导航”窗格中显示该表。

提示: 您还可以导入或链接到 SharePoint 列表,有关详细信息,请参阅从导入或链接数据到 SharePoint 列表

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使用 SharePoint 网站来创建表

可以在数据库中创建从 SharePoint 列表导入的或链接到 SharePoint 列表的表。还可以使用预定义模板创建新的 SharePoint 列表。

  1. 在下创建,请单击的 SharePoint 列表和执行下列操作之一︰

  2. 创建基于模板的 SharePoint 列表

    1. 单击“联系人”、“任务”、“问题”或“事件”。

    2. 创建新列表的对话框中,键入您要在其中创建列表的 SharePoint 网站的 URL。

    3. 指定新列表的名称说明框中输入新的列表和说明的名称。

    4. 若要创建后,请打开链接的表,请选择打开完成列表复选框 (默认情况下处于选中状态)。

  3. 创建新的自定义列表

    1. 单击自定义。在创建新列表对话框中,键入您要在其中创建列表的 SharePoint 网站的 URL。

    2. 在“指定新列表的名称”和“说明”框中输入新列表的名称及其说明。

    3. 若要创建后,请打开链接的表,请选择完成后打开列表复选框 (默认情况下处于选中状态)。

  4. 从现有列表导入数据

    1. 单击“现有 SharePoint 列表”。

    2. 在“获取外部数据”对话框中,键入包含要导入的数据的 SharePoint 网站的 URL。

    3. 单击“将源数据导入当前数据库的新表中”,然后单击“下一步”。

    4. 选中要导入的每个 SharePoint 列表旁边的复选框。

  5. 链接到现有列表

    1. 单击“现有 SharePoint 列表”。

    2. 在“获取外部数据 - SharePoint 网站”对话框中,键入包含要链接到的列表的 SharePoint 网站的 URL。

    3. 单击“通过创建链接表来链接到数据源”,然后单击“下一步”。

    4. 选中要链接到的每个 SharePoint 列表旁边的复选框。

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使用 Web 服务来创建表

可以在数据库中创建连接到提供 Web 服务接口的网站上的数据的表。

注意: Web 服务表是只读的。

  1. 在“外部数据”选项卡上的“导入和链接”组中,单击“其他”,然后单击“数据服务”。

  2. 如果要使用的连接已安装,请跳到步骤 5。否则,请继续下一步。

  3. 单击“安装新连接”。

  4. 选择要使用的连接文件,然后单击“确定”。

  5. 在“创建与 Web 服务数据的链接”对话框中,展开要使用的连接。

  6. 选择要链接到的表。Access 将在该对话框的右侧显示字段。

  7. 可以选择在“指定链接名称”框中为链接表键入名称。Access 将在导航窗格中对链接表使用此名称。

  8. 单击“确定”。Access 将创建链接表。

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在桌面数据库中设置表属性

可以设置应用于整个表或全部记录的属性。

  1. 选择要设置其属性的表。

  2. 在“开始”选项卡上的“视图”组中,单击“视图”,然后单击“设计视图”。

  3. 在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“属性表”。

    Access 中“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组 .

  4. 在属性表中,单击“常规”选项卡。

  5. 单击要设置的属性左侧的框,然后为该属性输入设置。若要查看表属性的列表,请单击“可用表属性”。

  6. 按 Ctrl+S 保存所做的更改。

    使用此表属性

    可以

    在 SharePoint 网站上显示视图

    指定基于表的视图是否可以显示在 SharePoint 网站上。

    注意: 此设置的效果取决于“在 SharePoint 网站上显示所有视图”数据库属性的设置。

    有关详细信息,请参阅另请参阅部分。

    子数据表展开

    在您打开表时展开所有子数据表。

    子数据表高度

    执行下列操作之一:

    • 如果希望子数据表窗口展开以显示所有行,请保留此属性设置为0"

    • 如果希望控制子数据表的高度,请以英寸为单位输入所需高度。

    方向

    请根据语言阅读方向是从左到右,还是从右到左来设置查看方向。

    Description

    提供表的说明。此说明将显示在表的工具提示中。

    默认视图

    将“数据表”、“数据透视表”或“数据透视图”设置为您打开表时的默认视图。

    验证规则

    输入在您添加或更改记录时必须为 true 的表达式。

    验证文本

    输入在记录违反“有效性规则”属性中的表达式时显示的消息。

    筛选

    定义条件以仅在数据表视图中显示匹配行。

    排序依据

    选择一个或多个字段,以指定数据表视图中的行的默认排序顺序。

    子数据表名称

    指定子数据表是否应显示在数据表视图中,如果显示,则还要指定哪个表或查询应提供子数据表中行。

    链接子字段

    列出用于子数据表的表或查询中与为表指定的“链接主字段”属性匹配的字段。

    链接主字段

    列出表中与为表指定的“链接子字段”属性匹配的字段。

    加载时的筛选器

    在数据表视图中打开表时,自动应用“筛选”属性中的筛选条件(通过设置为“”)。

    加载时的排序方式

    在数据表视图中打开表时,自动应用“排序依据”属性中的排序条件(通过设置为“”)。

    提示: 若要提供更多空间,输入或编辑属性框中的设置,请按 SHIFT + F2 来显示缩放框。如果您将验证规则属性设置为表达式,并且想要在生成过程中的帮助,请单击 “生成器”按钮 旁边的有效性规则属性框中,以显示表达式生成器。

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在 Access 桌面数据库中为表格添加字段

将要跟踪的每条数据存储在字段中。例如,在“联系人”表中,可以创建“姓氏”、“名字”、“电话号码”和“地址”字段。在“产品”表中,可以创建“产品名称”、“产品 ID”和“价格”字段。

在创建字段之前,尝试将数据分隔成最小的有用部分。以后组合数据比分隔数据容易得多。例如,不要使用“全名”字段,考虑为“姓氏”和“名字”创建单独的字段。然后,您可以轻松地按“名字”、“姓氏”或这两者来进行搜索或排序。如果计划对某个数据项进行报告、排序、搜索或计算,请将该项单独放在字段中。有关设计数据库和创建字段的详细信息,请参阅“另请参阅”部分。

创建字段后,还可以设置字段属性来控制其外观和行为。

在 Access 中,可以通过在数据表视图中的新列中输入数据来创建新字段。通过在数据表视图中输入数据来创建字段时,Access 会自动根据输入的值为字段分配数据类型。如果您的输入没有暗示任何其他数据类型,则 Access 会将数据类型设置为“文本”,但是您可以更改数据类型。

通过输入数据来添加字段

在数据表视图中创建新表或打开现有表时,可以通过在数据表的“添加新字段”列中输入数据来向表中添加字段。

Access 中包含“添加新字段”列的数据表

1. 在空白的“添加新字段”列中输入数据。

若要添加新字段,请执行下列操作:

  1. 在数据表视图中创建或打开表。

  2. 在“添加新字段”列中,输入要创建的字段的名称。使用描述性名称,以使该字段易于识别。

  3. 在新字段中输入数据。

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设置字段属性

创建字段后,可以设置字段属性来控制其外观和行为。

例如,通过设置字段属性,可以:

  • 控制字段中的数据的外观

  • 帮助防止在字段中输入不正确的数据

  • 为字段指定默认值

  • 帮助加速对字段进行的搜索和排序

可以使用数据表视图来设置一些可用的字段属性。但要访问和设置字段属性的完整列表,必须使用设计视图。

在数据表视图中设置字段属性

可以在使用数据表视图的过程中重命名字段、更改其数据类型、更改其“格式”属性以及更改字段的一些其他属性。

  • 在数据表视图中打开表︰   在导航窗格中,右键单击表,然后在快捷菜单上,单击数据表视图

  • 要重命名字段︰   将字段添加通过在数据表视图中输入数据时,Access 将自动向字段分配通用名称。Access 分配 Field1 到新的第一个字段中,为第二个新字段,Field2 等的名称。默认情况下,字段的名称用作及其标签字段,如数据表上的列标题的任意位置。重命名字段,以便它们具有更多的描述性名称,有助于使其更易于查看或编辑记录时使用。

  • 右键单击要重命名的字段的标题(例如 Field1)。

  • 在快捷菜单上,单击“重命名列”。

  • 在字段标题中输入新名称。

包括空格在内,字段名最多可以包含 64 个字符(字母或数字)。

更改字段的数据类型

在数据表视图中通过输入数据来创建字段时,Access 会检查该数据以为该字段确定适当的数据类型。例如,如果您输入 1/1/2006,Access 会将该数据识别为日期并将字段的数据类型设置为“日期/时间”。如果 Access 无法最后确定数据类型,则默认情况下会将数据类型设置为“文本”。

字段的数据类型决定了可以设置哪些其他字段属性。例如,您只能为具有“超链接”数据类型或“备忘录”数据类型的字段设置“仅追加”属性。

可能希望手动更改字段的数据类型的情况。例如,假设您有类似于日期,如 2001 年 10 月的房间号码。如果数据表视图中的新字段中输入10/2001年,自动数据类型检测功能选择该字段的日期/时间数据类型。聊天室数字的标签,并不是日期,因为它们应使用文本数据类型。使用以下过程更改字段的数据类型。

  1. 单击“数据表”选项卡

  2. 在“数据类型”列表中的“数据类型和格式”组中,选择所需的数据类型。

    Access 功能区图像的数据类型和“格式”组

更改字段的格式

除了确定新字段的数据类型外,Access 还可以设置字段的“格式”属性,具体取决于输入的内容。例如,如果输入 10:50 a.m.,Access 会将数据类型设置为“日期/时间”,并将“格式”属性设置为“中时间”。若要手动更改字段的“格式”属性,请执行下列操作:

  1. 在功能区上,单击“数据表”选项卡。

  2. 在“格式”列表的“数据类型和格式”组中,输入所需的格式。

    注意: “格式”列表可能对某些字段(例如“文本”)不可用,具体取决于字段的数据类型。

设置其他字段属性

  1. 在数据表视图中,单击要设置其属性的字段。

  2. 在“数据表”选项卡上的“数据类型和格式”组中,选择所需的属性。

    Access 功能区图像的数据类型和“格式”组

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设置字段属性

您可以通过在设计视图中打开表来设置字段属性。

  • 若要打开设计视图中的表   ︰ 在导航窗格中,右键单击表,然后在快捷菜单上,单击设计视图

  • 若要更改字段的数据类型   ︰ 找到想要设置的数据类型,请单击数据类型字段中,然后从列表中选择一种数据类型的字段名称。

  • 若要设置其他字段属性   ︰ 在表设计网格中,选择要设置属性的字段。在字段属性窗格中,输入所需的每个属性的设置。按 ctrl + s 保存所做的更改。

    注意: 您可以设置的属性取决于字段的数据类型。

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Access web 应用程序中的表

Access 客户端提供用于创建和修改将存储在 SQL Server 的表设计器。Access 要求才能创建和维护表格和查找信息和格式等的属性的信息存储在用户的数据库中的系统表 (Access.ColumnProperties)。有关详细信息,请参阅创建 Access 应用程序

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保存表

创建或修改表后,应在桌面数据库中保存它的设计。第一次保存表时,为其描述它所包含的数据的名称。您可以使用最多 64 字母数字字符,包括空格。例如,您可能命名表客户、 部件库存或产品。

Access 提供了大量灵活性命名在 web 应用程序; 中的表时但是,有需要注意的一些限制。表名称最多可以有 64 个字符,可以包含字母、 数字、 空格和除句点 (.)、 感叹号 (!) 的特殊字符的任意组合返回方括号 ([]),前导空格,从而等号 (=) 或非打印字符,如回车符。名称也不能包含任何以下字符:' / \:;* ?"' < > |# < 选项卡 > {} %~ &。

提示: 您应在您的数据库,决定对象的命名约定并一致地使用它。

  1. 单击快速访问工具栏上的保存或按 CTRL + s。

  2. 如果您首次保存表,为表中,键入一个名称,然后单击确定

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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