表简介

表是数据库中的基本对象,因为它们保存所有信息或数据。例如,企业的数据库可以具有一个“联系人”表,用于存储供应商的名称、电子邮件地址和电话号码。本文概述了 Access 中的表。创建表之前,请考虑您的要求并确定所有可能需要的表。有关规划和设计数据库的介绍,请参阅数据库设计基础

本文内容

概述

向 Access 桌面数据库添加表

保存表

概述

关系数据库(如 Access)通常具有多个相关表。在设计良好的数据库中,每个表存储有关特定主题的数据,例如员工或产品。表具有记录(行)和字段(列)。字段具有不同类型的数据,例如文本、数字、日期和超链接。

Access 中显示记录和字段的布局的“客户”表

  1. 记录:包含特定数据,例如有关特定员工或产品的信息。

  2. 域:包含有关表主题的一个方面(例如名字或电子邮件地址)的数据。

  3. 字段值:每条记录都有字段值。例如,Contoso, Ltd. 或 someone@example.com

表和字段属性

表和字段的特性和行为由属性进行定义和控制。表的属性在表的属性表中设置,例如,可以设置表的“默认视图”属性,以指定在默认情况下如何显示表。字段的属性定义字段行为的某个方面。还可以在设计视图中使用“字段属性”窗格来设置字段属性。每个字段都具有数据类型,用于定义字段中存储的信息类型。例如,多行文本或货币是数据类型。

表关系

虽然数据库中的每个表存储有关特定主题的数据,但是关系数据库(如 Access)中的表存储关于相关主题的数据。例如,数据库可能包含:

  • 客户表,列出公司的客户及其地址。

  • 产品表,列出所售产品,包括每个产品的价格和图片。

  • 订单表,跟踪客户订单。

要连接不同表中存储的数据,可以创建关系。关系是指具有共同字段的两个表之间的逻辑连接。

属于表关系的一部分的字段称为键。键通常包含一个字段,但也可能包含多个字段。有两种类型的键:

  • 主键:每个表只能有一个主键。主键包含唯一标识表中存储的每条记录的一个或多个字段。Access 自动提供名为 ID 号的唯一标识号作为主键。有关详细信息,请参阅添加或更改表的主键

  • 外键: 表可以有一个或多个外键。外键包含的值对应于其他表的主键中的值。例如,您可能有一个“订单”表,其中每个订单都有一个对应于“客户”表中的记录的客户 ID 号。“客户 ID”字段即为“订单”表的外键。

键字段之间的值的对应关系构成表关系的基础。使用表关系来组合相关表中的数据。例如,假定您有一个“客户”表和一个“订单”表。在您的“客户”表中,每条记录由主键字段 ID 标识。

若要使每个订单与客户关联,可以向“订单”表中添加对应于“客户”表的 ID 字段的外键字段,然后在两个键之间创建关系。在向“订单”表中添加记录时,对客户 ID 使用来自“客户”表的值。每当您希望查看有关订单客户的任何信息时,都可以使用关系来识别“客户”表中的哪些数据对应于“订单”表中的哪些记录。

“关系”窗口中显示的 Access 表关系
  1. 主键由字段名称旁边的键图标标识。

  2. 外键 - 注意没有键图标。

使用关系的好处

按相关表分隔数据具有以下好处:

  • 一致性    因为每项数据只在一个表中记录一次,所以可减少出现模棱两可或不一致情况的可能性。例如,您在有关客户的表中只存储一次客户的名字,而非在包含订单数据的表中重复(且可能不一致地)存储它。

  • 提高效率    只在一个位置记录数据意味着使用的磁盘空间更少。另外,与较大的表相比,较小的表往往更快地提供数据。最后,如果不对单独的主题使用单独的表,则会向表中引入空值(不存在数据)和冗余,这两者都会浪费空间和影响性能。

  • 易于理解    如果按表正确分隔主题,则数据库的设计更易于理解。

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向 Access 桌面数据库添加表

如果有不属于任何现有表的新数据源,可以创建新表。可以采用多种方法将表添加到 Access 数据库,例如创建新数据库、将表插入到现有数据库或者导入或链接另一个数据源中的表 - 例如 Microsoft Excel 工作簿、Microsoft Word 文档、文本文件、Web 服务或其他数据库。创建新的空数据库时,会自动插入一个新的空表。然后可以在该表中输入数据来开始定义字段。

有关如何在表中添加字段的详细信息,请参阅在表中插入、添加或创建新字段一文。

在新桌面数据库中创建新表

  1. 在“文件”下单击“新建”>“空白桌面数据库”。

  2. 在“文件名”框中,为新数据库键入文件名。

  3. 要将数据库保存在不同位置,请单击文件夹图标。

  4. 单击“创建”

此时将打开新的数据库,以及名为“表 1”的新表,请根据其存储的数据类型重命名该表。

在现有数据库中创建新表

  1. 单击“文件”>“打开”,然后单击该数据库(如果它已在“最近”下列出)。否则,请选择其中一个浏览选项,找到该数据库。

  2. 在“创建”下单击“”。

将添加新表并在数据表视图中打开。

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外部数据

可以链接到各种外部数据源,例如其他数据库、文本文件和 Excel 工作簿。在链接到外部数据时,Access 可以将链接当作表使用。根据外部数据源和您创建链接的方式,可以编辑链接表中的数据,并可以创建涉及链接表的关系。但是,无法使用链接来更改外部数据的设计。

通过导入或链接来创建表

可以通过导入或链接到其他位置存储的数据来创建表。可以导入或链接到 Excel 工作表、Windows SharePoint Services 列表、XML 文件、其他 Access 数据库、Microsoft Outlook 文件夹等位置中的数据。

导入数据时,将在当前数据库的新表中创建数据的副本。以后对源数据进行的更改不会影响导入的数据,并且对导入的数据进行的更改也不会影响源数据。连接到数据源并导入其数据后,可以使用导入的数据,而无需连接到源。可以更改导入的表的设计。

链接到数据时,将在当前数据库中创建一个链接表,表示指向其他位置所存储的现有信息的活动链接。更改链接表中的数据时,也会更改源中的这些数据。每当源中的数据更改时,该更改也会显示在链接表中。每当您使用链接表时,都必须能够连接到数据源。不能更改链接表的设计。

注意: 不能使用链接表来编辑 Excel 工作表中的数据。解决方法是将源数据导入到 Access 数据库中,然后从 Excel 链接到该数据库。有关从 Excel 链接到 Access 的详细信息,请搜索 Excel 帮助

通过导入或链接至外部数据来创建新表

  1. 在“外部数据”选项卡上的“导入和链接”组中,单击某个可用的数据源。

  2. 按照每个步骤中出现的对话框中的说明操作。

    Access 将创建新表并在“导航”窗格中显示该表。

提示: 也可以导入或链接到 SharePoint 列表,有关详细信息,请参阅从 SharePoint 列表导入或链接数据到 SharePoint 列表

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使用 Web 服务来创建表

可以在数据库中创建连接到提供 Web 服务接口的网站上的数据的表。

注意: Web 服务表是只读的。

  1. 在“外部数据”选项卡上的“导入和链接”组中,单击“其他”,然后单击“数据服务”。

  2. 如果要使用的连接已安装,请跳到步骤 5。否则,请继续下一步。

  3. 单击“安装新连接”。

  4. 选择要使用的连接文件,然后单击“确定”。

  5. 在“创建与 Web 服务数据的链接”对话框中,展开要使用的连接。

  6. 选择要链接到的表。Access 将在该对话框的右侧显示字段。

  7. 可以选择在“指定链接名称”框中为链接表键入名称。Access 将在导航窗格中对链接表使用此名称。

  8. 单击“确定”。Access 将创建链接表。

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在桌面数据库中设置表属性

可以设置应用于整个表或全部记录的属性。

  1. 选择要设置其属性的表。

  2. 在“开始”选项卡上的“视图”组中,单击“视图”,然后单击“设计视图”。

  3. 在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“属性表”。

    Access 中“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组 .

  4. 在属性表中,单击“常规”选项卡。

  5. 单击要设置的属性左侧的框,然后为该属性输入设置。若要查看表属性的列表,请单击“可用表属性”。

  6. 按 Ctrl+S 保存所做的更改。

    使用此表属性

    可以

    在 SharePoint 网站上显示视图

    指定基于表的视图是否可以显示在 SharePoint 网站上。

    注意: 此设置的效果取决于“在 SharePoint 网站上显示所有视图”数据库属性的设置。

    子数据表展开

    在您打开表时展开所有子数据表。

    子数据表高度

    执行下列操作之一:

    • 如果希望子数据表窗口展开以显示所有行,请保留此属性设置为 0"

    • 如果希望控制子数据表的高度,请以英寸为单位输入所需高度。

    方向

    请根据语言阅读方向是从左到右,还是从右到左来设置查看方向。

    说明

    提供表的说明。此说明将显示在表的工具提示中。

    默认视图

    将“数据表”、“数据透视表”或“数据透视图”设置为您打开表时的默认视图。

    验证规则

    输入在您添加或更改记录时必须为 true 的表达式。

    验证文本

    输入在记录违反“有效性规则”属性中的表达式时显示的消息。

    筛选

    定义条件以仅在数据表视图中显示匹配行。

    排序依据

    选择一个或多个字段,以指定数据表视图中的行的默认排序顺序。

    子数据表名称

    指定子数据表是否应显示在数据表视图中,如果显示,则还要指定哪个表或查询应提供子数据表中行。

    链接子字段

    列出用于子数据表的表或查询中与为表指定的“链接主字段”属性匹配的字段。

    链接主字段

    列出表中与为表指定的“链接子字段”属性匹配的字段。

    加载时的筛选器

    在数据表视图中打开表时,自动应用“筛选”属性中的筛选条件(通过设置为“”)。

    加载时的排序方式

    在数据表视图中打开表时,自动应用“排序依据”属性中的排序条件(通过设置为“”)。

    提示: 要在属性框中提供更多空间以输入或编辑设置,请按 Shift+F2 显示“缩放”框。如果要将“有效性规则”属性设置为表达式,并希望在生成过程中得到帮助,请单击 ValidationRule 属性框旁边的 “生成器”按钮 显示表达式生成器。

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在 Access 桌面数据库中向表添加字段

将要跟踪的每条数据存储在字段中。例如,在“联系人”表中,可以创建“姓氏”、“名字”、“电话号码”和“地址”字段。在“产品”表中,可以创建“产品名称”、“产品 ID”和“价格”字段。

在创建字段之前,尝试将数据分隔成最小的有用部分。以后组合数据比分隔数据容易得多。例如,不要使用“全名”字段,考虑为“姓氏”和“名字”创建单独的字段。然后,可以轻松地按“名字”和/或“姓氏”来进行搜索或排序。如果计划对某个数据项进行报告、排序、搜索或计算,请将该项单独放在字段中。

创建字段后,还可以设置字段属性来控制其外观和行为。

在 Access 中,可以通过在数据表视图中的新列中输入数据来创建新字段。通过在数据表视图中输入数据来创建字段时,Access 会自动根据输入的值为字段分配数据类型。如果您的输入没有暗示任何其他数据类型,则 Access 会将数据类型设置为“文本”,但是您可以更改数据类型。

通过输入数据来添加字段

在数据表视图中创建新表或打开现有表时,可以通过在数据表的“添加新字段”列中输入数据来向表中添加字段。

Access 中包含“添加新字段”列的数据表

1. 在空白的“添加新字段”列中输入数据。

若要添加新字段,请执行下列操作:

  1. 在数据表视图中创建或打开表。

  2. 在“添加新字段”列中,输入要创建的字段的名称。使用描述性名称,以使该字段易于识别。

  3. 在新字段中输入数据。

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设置字段属性

创建字段后,可以设置字段属性来控制其外观和行为。

例如,通过设置字段属性,可以:

  • 控制字段中的数据的外观

  • 帮助防止在字段中输入不正确的数据

  • 为字段指定默认值

  • 帮助加速对字段进行的搜索和排序

可以使用数据表视图来设置一些可用的字段属性。但要访问和设置字段属性的完整列表,必须使用设计视图。

在数据表视图中设置字段属性

可以在使用数据表视图的过程中重命名字段、更改其数据类型、更改其“格式”属性以及更改字段的一些其他属性。

  • 在数据表视图中打开表:   在导航窗格中,右键单击表,然后单击快捷菜单上的“数据表视图”。

  • 重命名字段:   在数据表视图中通过输入数据来添加字段时,Access 会自动为字段分配通用名称。Access 会为第一个新字段分配名称 Field1,为第二个新字段分配名称 Field2,依此类推。默认情况下,无论在哪里显示字段,都将使用字段的名称作为其标签,例如数据表上的列标题。重命名字段以便它们具有更具描述性的名称有助于在查看或编辑记录时更轻松地使用它们。

  • 右键单击要重命名的字段的标题(例如 Field1)。

  • 在快捷菜单上,单击“重命名列”。

  • 在字段标题中输入新名称。

包括空格在内,字段名最多可以包含 64 个字符(字母或数字)。

更改字段的数据类型

在数据表视图中通过输入数据来创建字段时,Access 会检查该数据以为该字段确定适当的数据类型。例如,如果您输入 1/1/2006,Access 会将该数据识别为日期并将字段的数据类型设置为“日期/时间”。如果 Access 无法最后确定数据类型,则默认情况下会将数据类型设置为“文本”。

字段的数据类型决定了可以设置哪些其他字段属性。例如,您只能为具有“超链接”数据类型或“备忘录”数据类型的字段设置“仅追加”属性。

在某些情况下,可能需要手动更改字段的数据类型。例如,假设您的房间号类似于日期,如 10/2001。如果在数据表视图中的新字段中输入 10/2001,则自动数据类型检测功能会为该字段选择“日期/时间”数据类型。因为房间号是标签,不是日期,所以它们应使用“文本”数据类型。使用下面的过程来更改字段的数据类型。

  1. 单击“数据表”选项卡

  2. 在“数据类型”列表中的“数据类型和格式”组中,选择所需的数据类型。

    显示 Access 功能区中“数据类型和格式”组的图像

更改字段的格式

除了确定新字段的数据类型外,Access 还可以设置字段的“格式”属性,具体取决于输入的内容。例如,如果输入 10:50 a.m.,Access 会将数据类型设置为“日期/时间”,并将“格式”属性设置为“中时间”。若要手动更改字段的“格式”属性,请执行下列操作:

  1. 在功能区上,单击“数据表”选项卡。

  2. 在“格式”列表的“数据类型和格式”组中,输入所需的格式。

    注意: “格式”列表可能对某些字段(例如“文本”)不可用,具体取决于字段的数据类型。

设置其他字段属性

  1. 在数据表视图中,单击要设置其属性的字段。

  2. 在“数据表”选项卡上的“数据类型和格式”组中,选择所需的属性。

    显示 Access 功能区中“数据类型和格式”组的图像

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设置字段属性

可以通过在设计视图中打开表来设置字段属性。

  • 在设计视图中打开表   :在导航窗格中,右键单击表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”。

  • 更改字段的数据类型   :找到要设置其数据类型的字段名称,单击“数据类型”字段,然后从列表中选择数据类型。

  • 设置其他字段属性   :在表设计网格中,选择要设置其属性的字段。在“字段属性”窗格中,为每个属性输入所需的设置。按 Ctrl+S 保存所做的更改。

    注意: 可以设置的属性取决于字段的数据类型。

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保存表

创建或修改表后,应在桌面数据库中保存其设计。第一次保存表时,为其提供一个名称,描述它包含的数据。最多可使用 64 个字母数字字符(包括空格)。例如,可将表命名为“客户”、“部件库存”或“产品”。

使用 Access,可灵活命名表,但需注意一些限制。表名称最多可包括 64 个字符,可以包含文字、数字、空格和特殊字符(句点 (.)、感叹号 (!)、方括号 ([])、前导空格、前导等号 (=) 或非打印字符(如回车)除外)的任意组合。名称不能包含任何以下字符:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &。

提示: 应确定数据库中对象的命名约定并始终如一地使用。

  1. 在快速访问工具栏上单击“保存”,或按 Ctrl+S。

  2. 如果是首次保存表,请为表键入名称,然后单击“确定”。

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