表单模板的生命周期

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本文适用于表单模板设计人员在 Microsoft Office InfoPath 表单设计过程的高级理解。它概述的不同阶段创建和部署表单模板,并提供了有关关键任务的详细信息的链接。您可以尝试并适合您的方式工作,而遵循此建议设计过程可能有助于节省时间和精力长期运行。

本文内容

阶段 1: 规划

阶段 2: 设计

阶段 3: 部署

阶段 4: 维护

阶段 5: 存档

阶段 1: 规划

所用时间规划的时间量取决于表单模板,您的组织中的流程和您的组织中的要求您角色的复杂程度越高。

如果您的表单模板只能由直接团队的成员,可能非常非正式规划阶段。更复杂的表单模板时,规划阶段可能会更加正式和涉及过程,并可能需要咨询许多利益干系人。例如,如果表单模板将被一部分的较大的公司范围内的企业系统,如规划系统,则您可能需要创建正式费用报表或企业资源规划文档,例如功能规范。

两种情况下,在设计表单模板中,在开始之前应考虑下列:

  • 用户目标   内容是否用户需要为表单模板?您需要支持哪些方案?您将如何衡量成功实现用户目标

  • 兼容性的注意事项   表单模板是否需要您现在或以后的组织外部的用户可以访问的?例如,您希望表单模板的用户不具有 InfoPath 在其计算机上安装了您的组织外部网站上可用?如果是这样,您可以设计浏览器兼容的表单模板 ,而不是标准的 InfoPath 专用表单模板。您的组织中的某些用户是否需要能够填写在 InfoPath 2003 表单?如果是这样,您可能想要设计向后兼容的表单模板。用户无法填写表单,而不在办公室或否则为脱机吗?如果是这样,您可以添加到表单模板,以使其在脱机模式有效工作的功能。

  • 现有用户表单   您是否当前使用的 Microsoft Office Word 文档或 Microsoft Office Excel 工作簿从用户处收集数据?如果是这样,可以轻松地将这些文件转换为 InfoPath 表单模板。您是否有现有的 InfoPath 2003 表单模板?如果是这样,您希望这些表单模板向后兼容,或您想要将其升级为Office InfoPath 2007格式?

  • 集成要求   哪些产品或技术,将表单模板与工作?例如,可能需要在 Microsoft SQL Server 数据库中,表单模板中存储的数据,或者您可能决定,以便您可以将数据提交到数据库直接不支持的 InfoPath Web 服务的基础上设计表单模板。

  • 用户界面要求   您需要遵守公司的品牌准则?您如何想表单模板以是什么样的?您将使用哪种类型的控件,您如何组织它们?

  • 过程要求   表单模板是否会更大的业务流程,例如审批金报销单的过程的一部分?如果是这样,您需要哪种类型的视图,以及如何实施控制数据经过组织和处理其他人和业务系统的方式的规则?您将在其他程序,例如Microsoft Office SharePoint Server 2007充分利用工作流功能?将表单模板需要托管的代码或脚本?如果是这样,您将使用内部开发人员,或将外包此工作?

  • 数据存储要求   您希望如何处理用户表单中的数据?例如,如果用户需要能够快速将表单数据发送来回,并且您不需要重新使用数据,您可能希望使用电子邮件存储的数据。如果用户需要能够访问和共享表单数据,您可能希望在运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器上的库中存储相关的 InfoPath 表单的集合。如果用户需要访问表单数据中的其他业务应用程序或系统,如费用报表或会计专用应用程序,您可能希望存储公司数据库中的数据。这通常被通过连接到 Web 服务,作为表单模板和数据库或业务系统的中介的表单模板。

  • 安全要求   您面临的是哪种类型的安全挑战和漏洞?表单模板不必在用户计算机上安装或您的用户从访问网络资源?用户表单或的某些在其表单中的数据集进行数字签名吗?将表单模板直接连接到数据库,或将数据连接库,通常由管理员管理中使用数据连接文件?

  • 测试要求   您将使用哪些流程来测试的外观和行为的表单模板?您需要创建正式测试计划?

  • 部署的要求。   您打算如何与其他人共享您的表单模板?您将在其中发布表单模板?如果您打算将其发布到运行InfoPath Forms Services的服务器时,是否要将其发布到库或网站内容类型?您如何将通知用户表单模板的可用性的?您计划发布表单模板的新版本是什么?

  • 维护要求   若要将存档的表单模板和 / 或用户表单吗?您需要多长时间保留数据?您的组织需要哪种类型的存档和数据保留策略?

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阶段 2: 设计

已完成的计划阶段后,您可以开始设计过程。建议您关注的设计表单模板时,下面列出的任务的顺序。但是,如有必要,您可以从次序偏差。例如,您可能希望定义数据验证、 条件格式和控件的规则,当您向表单模板,而不是执行其在设计过程中稍后添加这些控件。

步骤 1: 创建表单模板

步骤 2: 创建或指定主数据源

步骤 3: 定义布局

步骤 4: 添加控件

步骤 5: 添加数据连接

步骤 6: 添加数据有效性、 规则和其他业务逻辑功能

步骤 7: 创建自定义视图

步骤 8: 启用提交行为

步骤 9: 启用安全功能

步骤 10: 测试外观和行为

步骤 1: 创建表单模板

当您创建的表单模板时,您可能需要将现有窗体,例如 Word 文档或 Excel 工作簿导入 InfoPath 或指定表单模板的兼容性设置,以便生成的窗体可以填写 InfoPath 2003 中或在 Web 浏览器中。在设计表单模板对话框中,这些选项的大部分均可用。例如,如果您想要设计,可以打开并在 Microsoft Office InfoPath 或在浏览器中填写的表单模板,您可以在设计表单模板对话框中选择启用浏览器兼容的功能复选框。

以下资源提供了有关创建表单模板的过程的更多详细信息。

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简介 InfoPath Forms Services

了解有关使您能够在浏览器中创建可以打开和填写的表单模板的服务器技术。

在浏览器兼容的表单模板简介

了解有关浏览器兼容的表单模板,它可以打开或在 InfoPath 中填写,在浏览器或移动设备上。发布到运行InfoPath Forms Services,由您或服务器场管理员的服务器时,可以在浏览器中使用启用浏览器兼容的表单模板。

指定表单模板的兼容性设置

选择的表单模板的兼容性设置或更改现有的兼容性设置。此设置确定哪些的 InfoPath 功能和控件可供您在设计表单模板。例如,如果在设计表单模板任务窗格中选择启用浏览器兼容的功能复选框,InfoPath 将隐藏或禁用在启用浏览器功能的表单模板中无法使用的控件和功能。

将 Excel 工作簿转换为 InfoPath 表单模板

从现有的 Microsoft Office Excel 工作簿中创建的表单模板。

将 Word 文档转换为 InfoPath 表单模板

从现有 Microsoft Office Word 文档中创建的表单模板。

步骤 2: 创建或指定主数据源

所有表单模板都基于数据源,用于存储窗体中收集的数据。此数据源可能公司数据库、 Web 服务或在整个组织标准化数据,例如XML 架构 (.xsd) 文件的现有的 XML 文件。如果您没有现有数据源,您可以让 InfoPath 为您创建一个表单模板中添加控件。

数据源任务窗格中的表单模板,您可以查看数据源表示:

“数据源”任务窗格的一部分

当您首次创建表单模板时,您必须决定其使用下列方法之一:

  • 让 InfoPath 创建数据源   如果您创建一个空白表单模板,InfoPath 数据源为您创建的表单模板中添加控件。设计表单模板将使用非正式的小型团队成员时您不能访问的现有数据源中您的组织,或者当您不需要存储在表单之外收集的数据时,这很有用。这也可以是非常有用,当您共享 SharePoint 库中或在Microsoft Office Outlook 2007电子邮件中,窗体,并且想要在库或InfoPath Forms文件夹,而不是将其存储在数据库中的列中显示窗体中的信息或其他外部位置。

  • 使用现有数据源   如果您的基础上设计表单模板上的现有数据源,如数据库或 Web 服务,InfoPath 将建立到该数据源的主数据连接 。可以在表单模板中的只有一个主数据连接。更高版本在设计过程中,您可以创建数据连接到辅助数据源来填充列表框与外部数据或提交表单数据发送到多个数据源。有关辅助数据源的详细信息,请参阅"步骤 5: 添加数据连接"本文中更高版本。

以下资源提供了更多详细信息,可帮助您确定哪种类型的数据源使用,并且当你应添加其他数据连接到您的表单模板。

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数据源的简介

了解有关的数据源的 InfoPath 可以处理,以及如何在数据源任务窗格中表示。

数据连接简介

了解有关窗体或为该窗体提供数据存储的数据源之间动态链接的数据连接。

使用数据连接库中的设置设计表单模板

基础上设计表单模板上Office SharePoint Server 2007网站上的数据连接库中存储的公共数据连接文件。此文件存储有关与数据源,如 Access 数据库、 电子表格或文本文件的连接信息。

步骤 3: 定义布局

大多数表单模板包含至少一个版式表格,这是一个用于组织和排列表单内容,包括控件、 窗体、 徽标和其他类型的图像的部分框架。

布局任务窗格中,您可以找到现成的版式表格:

“版式”任务窗格的一部分

以下资源提供有关为表单模板的可视化设计选项的更多详细信息。

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表单模板版式介绍

了解有关布局表格,帮助您对齐表单模板上的元素,以及用于版式目的的控件。

应用的配色方案

了解如何自动将协调的颜色应用到表单模板上的特定项目。

插入和定位图片

了解如何向表单模板中插入图片,如公司徽标或刊头。

步骤 4: 添加控件

控件允许用户输入并选择表单模板中的数据。它们还可以用于显示来自现有数据源,如数据库或 Web 服务。创建表单模板的版式后,您可以插入到您的表单模板所需的任何控件。控件任务窗格提供了访问所有可在 InfoPath 中,包括任何已添加到任务窗格中,如 ActiveX 控件或模板部件的自定义控件的控件。

“控件”任务窗格的一部分

通过插入控件列表中单击其名称,或通过从任务窗格拖动到窗体模板工作区,您可以向表单模板中添加控件。根据您添加到表单模板中,填写表单的用户将能够在文本字段中键入文本,重复控件中查看数据、 选择选项按钮和复选框控件的类型,从列表中选择条目,然后单击命令若要执行命令的按钮。用户在控件中输入的数据存储在窗体的数据源。

以下资源提供了有关使用 InfoPath 中的控件的更多详细信息。

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控件简介

了解不同类型的在 InfoPath 中可用的控件。

设计模板部件以在多个表单模板中重复使用

了解如何插入和更新模板部件。模板部件可以帮助您实现一致的设计表单模板的集合。例如,您可以创建签名节的模板部件。除了重用控件和布局,您可以重复使用规则、 条件格式和数据有效性。

步骤 5: 添加数据连接

所有表单模板都具有主数据源,这称为主数据源。如果您要设计表单模板基于外部数据源,如数据库或 Web 服务,InfoPath 将创建基于该外部数据源的主数据源。或者,如果您要设计一个空白表单模板,InfoPath 主数据源为您创建的表单模板中添加控件。

设计表单模板时,也可以添加到一个或多个辅助数据源的数据连接。辅助数据源是 XML 数据文件、 数据库或 Web 服务使用窗体中的条目列表框或脚本操作。这使您能够填充列表框和其他与表单模板中,如 SQL Server 数据库或 SharePoint 列表中所处的数据的外部数据的控件。也可以添加数据连接到辅助数据源时,您需要将数据提交到多个外部数据源的用户。

以下资源提供了更多详细信息,有关辅助数据连接和什么是用于在 InfoPath 中。

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数据连接简介

了解哪些数据连接,以及如何使用一个检索和提交数据库、 Web 服务或其他数据源中的数据。例如,如果团队项目列出 SharePoint 网站上,您可以创建数据连接到该列表,以便项目名称显示在窗体上的列表框控件。

添加到 SharePoint 文档库或列表数据连接

您可以将库或列表中,从查询数据的表单模板中添加辅助数据连接,或将数据提交到运行 Windows SharePoint Services 的服务器上的库。

添加数据连接到 Microsoft SQL Server 数据库

向表单模板的查询的 SQL Server 数据库中添加辅助数据连接。

添加到 Web 服务数据连接

您可以查询或将数据提交到 Web 服务的表单模板中添加辅助数据连接。

使用连接库中的设置添加数据连接

使用Office SharePoint Server 2007网站上的数据连接库中存储的数据连接文件,将其添加到表单模板的辅助数据连接。此文件存储有关与数据源,如 Access 数据库、 电子表格或文本文件的连接信息。

使用 Web 服务中的值来填充列表框、 下拉列表框或组合框

填充列表框、 下拉列表框或组合框与数据从辅助数据连接到 Web 服务。

使用 SQL Server 数据库中的值来填充列表框、 下拉列表框或组合框

填充列表框、 下拉列表框或组合框中的数据查询数据连接到 Microsoft SQL Server 数据库。

配置辅助数据连接以供脱机使用

配置表单模板,以便基于表单模板的表单用户填写表单时,将缓存辅助数据连接中的数据。如果用户不具有网络连接或窗体的外部数据源否则不可用时,这很有用。在这些情况下,InfoPath 将显示在表单中,将缓存的数据,并表单继续按预期用户工作。

步骤 6: 添加数据有效性、 规则和其他业务逻辑功能

若要降低成本并在您的企业提高效率,请尽可能至关重要。以帮助防止成本的数据输入错误,并自动执行用户表单中的操作,可以使用表单模板中的业务逻辑功能。使用 InfoPath 功能,如数据验证/数据有效性、 条件格式和规则时,您可以定义条件和事件,例如打开或关闭窗体,或者输入窗体的值自动执行任务所基于的操作模板。

以下资源提供阐释业务逻辑功能在 InfoPath 中的区域的更多详细信息。

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添加、 更改或删除数据有效性

在用户填写表单时,自动检测错误。通过将数据有效性添加到表单模板中的控件,您可以帮助确保您收集的数据准确无误且保持一致,和符合中已有的任何标准使用在您的公司。

向表单模板应用条件格式

隐藏或应用到控件,基于表单出现的条件格式。您可以使用条件格式以自动应用加粗、 下划线、 斜体、 删除线、 字体颜色和控件的背景色。您可以使用条件格式来确定是否用户填充本、 是否禁用该控件,或者是否要使用户能够添加或删除某些控件,如可选节控件时显示窗体上。

添加规则

添加显示一个对话框中,设置字段的值、 查询或提交到数据连接、 切换视图,或打开或关闭窗体响应某些事件和窗体中出现的条件的规则。

向控件添加公式

添加公式计算数据、 显示特定的日期和时间的控件,或显示用户输入到一个控件中的其他控件的值。

查看表单模板中的业务逻辑

使用逻辑检查器对话框中查看所有数据有效性设置、 计算的默认值、 规则和与表单模板的编程功能。这可以帮助您避免耗时单独打开每个控件,以查看这些设置的过程。

在 InfoPath 中的业务逻辑功能是您的所有需要大多数表单模板。但是,如果您的表单模板需要在 InfoPath 中不可用的其他功能,您可以使用代码以创建自定义功能。如果您想要编写脚本,您可以使用 Microsoft 脚本编辑器 (MSE) 来创建、 编辑和调试 Microsoft JScript或 Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) 代码。如果您想要编写托管的代码,您可以使用 Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) 来创建、 编辑和调试 Visual Basic 或 Visual C# 代码。此外,如果您有 Microsoft Visual Studio 2005,您可以设计模式的 InfoPath 功能在 Visual Studio 2005 开发环境通过集成下载并在您的计算机上安装了Microsoft Visual Studio 2005 Tools for the 2007 Microsoft Office System 。您可以打开 Visual Studio 2005、 创建的 InfoPath 表单模板项目,然后使用设计模式功能设计表单模板。下载Microsoft Visual Studio 2005 Tools for the 2007 Microsoft Office System信息,请参阅 Microsoft Developer Network (MSDN) 网站上的 InfoPath 开发人员门户。

步骤 7: 创建自定义视图

每个 InfoPath 表单模板具有一个默认视图,其中显示了当用户首次打开基于表单模板的表单。

您可以使用视图任务窗格中设计表单模板的其他视图:

“视图”任务窗格的一部分

设计新视图时,您通常会重复布置窗体、 将控件添加到它,并添加数据验证或其他功能的过程。

通过创建的表单模板的不同视图,您可以允许用户以不同方式查看窗体中的数据。这会防止不必设计的同一个业务流程的多个表单模板。例如,在用于处理保险索赔表单模板中,您可以创建进行自定义,第二个保险代理人查看和第三个视图保险理算。每种视图是自定义,以适应用户在其中输入信息的类型。您还可以设计自定义打印视图,仅用于打印的表单的目的。

视图应简单非常容易理解。但是,如果您想要传达您的用户的特殊的说明,您可能需要嵌入帮助您的视图。例如,可以为表单模板中,创建专用的帮助视图,然后向默认视图,用户可以单击以访问帮助视图中添加一个按钮。

以下资源提供更多详细信息视图。

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添加或删除视图

了解如何添加、 管理和删除视图。

创建与浏览器兼容的表单模板的 InfoPath 专用视图

了解如何创建两个视图的两种类型的用户的浏览器兼容的表单模板。在 Web 浏览器中打开的表单模板的用户将一个视图。以独占方式在其计算机上安装了 InfoPath 的用户将使用其他视图。在 Web 浏览器中将永远不会显示此 InfoPath 专用视图。因此,您可以使用此视图中不支持在浏览器兼容的表单模板中,如用户角色或大纲/细节控件 InfoPath 功能。

设计针对打印而进行优化的视图

了解如何设计表单模板的打印视图和创建适合打印的表单模板的其他方法。

向表单模板中添加自定义帮助文本

了解如何设计表单模板的帮助视图和向用户显示自定义的说明文字的其他方法。

步骤 8: 启用提交行为

在设计表单模板作为较大的业务流程的一部分收集数据时,该数据通常不留在用户填写的窗体。相反,表单数据从移动窗体到业务流程中的下一阶段,通常为外部数据源,如数据库或 Web 服务。例如,员工可能使用 InfoPath 填写零用金报销单表单上,然后提交到 Web 服务窗体可以处理所在的位置。

指定希望用提交表单模板中的数据可以增加的准确性和效率的业务流程,因为它允许您进行更多控制对这些流程。用户可以提交表单数据之前,InfoPath 将确保窗体中的数据无效,并允许用户更正任何无效数据。此功能可以帮助确保有效的数据发送到外部数据源。

以下资源介绍了如何设计表单模板,以便在表单数据提交到您选择的位置。

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提交表单数据介绍

阅读有关将表单数据发送到某个特定位置,如数据库或 Web 服务。

提交表单数据发送到多个位置

设计辅助数据连接和当用户单击提交按钮在其表单中的提交表单数据发送到多个位置的规则。

步骤 9: 启用安全功能

您的表单模板和其相关的窗体的安全性作出任何选择,应为基础使用您的组织的现有安全策略。

如果您创建的浏览器兼容的表单模板,请注意多种因素影响信息的安全存储在运行InfoPath Forms Services服务器上。一些因素由您和其他人由您的管理员,设置和管理用户帐户分配权限,并帮助用户解决网络或服务器访问问题的人员的人。您可能需要协调的管理员以设置表单模板的合适选项。

以下资源介绍了如何与安全牢记设计表单模板。

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表单模板和表单的安全注意事项

阅读有关一些最佳做法的帮助保护表单模板和窗体和有关服务器安全注意事项。

InfoPath 表单的安全级别

了解有关窗体的三个不同的安全级别: 受限、 域和完全信任。安全级别决定是否窗体可以访问其他域或 access 文件中的数据和用户的计算机上的设置。

设置表单模板的所需的安全级别

覆盖默认安全设置,InfoPath 将自动选择基于表单模板中的功能。

数字签名简介

了解有关 InfoPath 和启用浏览器功能的表单模板中使用它们注意事项中的数字签名。对表单进行签名有助于验证用户是填写表单的人员,并确保不会被更改表单的内容。

步骤 10: 测试外观和行为

测试计划取决于表单模板的复杂程度和部署表单模板的组织中的现有策略。测试计划可以简单如预览表单模板以测试基于表单模板的表单的外观和行为。部署表单模板上更大的比例,则可能有必要更深入和正式的测试。例如,您可能希望执行可用性测试或安排与抽样的用户的试点部署。

通常,最基本的测试过程涉及预览在 InfoPath 中的预览窗口中的表单模板。预览窗口可以查看您的窗体将显示给用户,并测试其功能的控件中输入数据。这允许您要检查的对齐方式和控件的格式。您还可以在表单中测试控件的功能。例如,您可以将数据输入控件以确保该数据有效性、 公式、 规则和数据连接与你的期望的工作。在预览窗口中,您应该确保您的表单模板是免费的拼写错误和编辑不一致,并验证很好从视觉角度来看。

提示: 简单、 迭代测试的控件和窗体行为设计表单模板时,您还可以使用预览窗口。

同时,您可以执行大量测试自己,发布和分发表单模板之前,您应该与用户以确保它满足用户的期望来进行测试。理想情况下,将发布试验表单模板,并将它分发给用户的少数抽样。这种方式,您可以请求实用户表单模板的整体可用性的反馈。然后,您可以在更多的人发布表单模板之前进行必要的更改。

下面的资源说明如何使用检查设计方案任务窗格来测试表单模板。

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检查设计方案任务窗格的简介

了解有关检查设计方案任务窗格,以及如何使用它来测试表单模板的功能。

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阶段 3: 部署

部署表单模板的过程涉及发布表单模板,用于在 Web 上 (对于浏览器兼容的表单模板仅),使其让用户知道表单模板的可用性。如果您打算在用户计算机上安装的表单模板,发布过程可能还包括创建特殊安装文件。您可以将表单模板发布到多个位置,包括电子邮件通讯组列表和服务器都运行InfoPath Forms Services或 Windows SharePoint Services。

如果您正在筹划将在浏览器兼容的表单模板发布到运行InfoPath Forms Services的服务器,您必须启用浏览器-除了发布表单模板。在许多情况下,您可以通过选择发布向导中的复选框,在发布过程中执行此步骤。但是,如果您的表单模板包含某些功能,如托管代码,您无法启用浏览器表单模板自己。相反,必须将表单模板保存到共享位置,然后让知道它以供审阅可用服务器场管理员联系。服务器场管理员可以验证表单模板没有错误和警告,将其上载到 Web 服务器场上的某个位置,,然后在服务器上网站集激活它。

以下资源说明发布过程以及它的需要。

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发布表单模板的简介

确定如何以及在何处发布表单模板。

将表单模板发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器

在 InfoPath 中或在 Web 上发布可填写的浏览器兼容的表单模板。阅读本文,您还可以确定是否还可以启用浏览器的表单模板,或是否需要服务器场管理员为您执行此步骤。

将表单模板发布到运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器

将表单模板发布到库中,这是文件的集合的管理位置的 SharePoint 网站上的位置。您也可以为网站内容类型,这使您可以将多个表单模板分配给单个库或跨网站集分配到多个库中的表单模板发布表单模板。

将表单模板发布到的电子邮件收件人列表

分发给您的用户的电子邮件中的表单模板。发布向导创建电子邮件,其中包含一份表单模板和基于表单模板的表单。当用户打开电子邮件时,他们可以填写窗体直接在电子邮件的正文中。

发布表单模板以完全信任

使用发布向导创建安装文件,以便您可以在用户计算机上安装完全信任的表单模板。只有使用受信任的根证书,及其关联的表单模板进行数字签名,或者使用安装程序,如 Microsoft Windows Installer (.msi 文件) 用户的计算机上安装的表单模板,可以使用完全信任运行窗体。

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阶段 4: 维护

维护表单模板涉及更新表单模板在必要时和发布新版本。也是设计的最好定期征求来自您的可用性的用户的反馈。是否表单模板仍能够满足他们的需求,或更改了这些需求?

当发布已更改的表单模板时,InfoPath 可以更新表单模板 (.xsn 文件) 和在基于该表单模板的任何现有表单 (.xml 文件)。当用户打开现有窗体时,它们将自动下载的表单模板中,最新副本并将其表单数据进行更新,以匹配该版本。默认情况下,InfoPath 自动替换为表单模板的较旧版本的最新版本。您可以选择用于更新现有用户表单您喜欢的更新方法。

如果您正在运行InfoPath Forms Services,服务器场管理员,您需要上载新版本的经管理员核准的表单模板,您可以确定的现有版本和升级的版本之间的过渡会发生。例如,您可以选择将表单模板替换为更高版本,而不会导致数据丢失当前填写窗体在浏览器中的用户。或者,如果您有极具吸引力的原因,如安全性修复,您可以选择立即覆盖表单模板。

如果您需要更新现有模板部件,您将其打开,进行必要的更改、 保存模板部件,然后将其重新分发给表单设计者。表单设计人员添加到控件任务窗格中的最新版本的模板部件后,他们可以在自己的表单模板中使用它。如果用户打开包含较早版本的模板部件的表单模板,InfoPath 将提示他们更新该模板部件最新版本。

以下资源更详细地介绍了如何修改和更新表单模板和模板部件。

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更新现有表单模板的简介

了解 InfoPath 表单模板和任何对应的用户表单的更新方式。阅读有关更新启用浏览器功能的表单模板的注意事项和技术,为避免丢失现有用户表单中的数据。

修改发布的表单模板

了解如何更改发布的表单模板修改表单模板中,工作副本,然后重新发布的工作将复制到原始发布位置。

移动到新的文档库发布的表单模板

高效地表单模板和任何现有窗体在一个库之间移动。例如,在部署表单模板后您可能需要移动到具有更多容量的服务器的表单模板,以便更多用户就可以同时填写表单。

更改或删除数据连接

修改或删除您的表单模板的数据连接。您可能需要执行此操作,如果表单模板的外部数据源的更改。

添加、 删除或更新表单模板中的资源文件

管理文件添加到表单模板以支持其关联表单的功能。例如,您可能需要添加 HTML 文件,用于显示自定义任务窗格中的信息或修改用于显示项目列表中的 XML 文件。

更改现有模板部件

修改现有模板部件的设计。

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阶段 5: 存档

组织通常存档表单模板和表单的最后一步中的表单设计生命周期。如果您不再需要特定的表单模板,您可能想要从用于废弃它并保留数字为您的记录的表单模板的副本。此外,您可能想要保留在基于该表单模板的表单中收集的数据。

许多组织按照严格长期存储和保留在存档中数据方面的准则。例如,组织可能需要为特定年数保留客户交易记录文件。您的组织中的存档准则可能受内部策略、 法规遵从性,或两者。作为规划过程的一部分,您应了解什么是您的策略。

将表单模板存档

如果您是运行InfoPath Forms Services的服务器场管理员,您也可以时将变为过时淘汰启用浏览器功能的表单模板。例如,您可能想要完成后调查废弃调查表单模板。为了使库保持最新和整洁,确保过期不再使用的表单模板,并且您没有策略在审核和升级现有的表单模板的位置。

如果您计划停用仍在使用启用浏览器功能的表单模板,您应计划执行逐步升级或静止表单模板,以防止当前会话终止,这可能导致丢失的数据和填写表单的用户被突然中断。

也是一个存档中版本控制程序或其他类型的文件管理解决方案,您的组织使用的表单模板 (.xsn 文件) 的源文件的好办法。这样做有助于确保您和您的组织已存档的表单和表单数据引用时,您可以使用的表单模板的记录,而且中,您想要还原或更新表单模板。

存档表单和表单数据

如果您的组织使用Office SharePoint Server 2007,您可以通过将其转换为网页存档已完成基于服务器的表单 (.xml 文件)。存档窗体可以存储在同一个库位置原始形式的位置,或可将其移至另一个位置,根据您所在组织的准则。

注意: 将表单转换为网页时,结果文件可能稍有不同的原始文件。您应验证转换以确保它是您的需求的结果。例如,如果辅助数据源的数据连接时使用填充窗体上的列表框,您不会看到所有已存档的窗体中的列表框值。相反,您将看到只有时填写表单的用户指定的值。

在 InfoPath 中,您可以通过存档打开它,并将其导出为以下格式之一:

  • 可移植文档格式 (PDF)   PDF 是一种版式固定电子文件格式,可以保留文档格式并允许文件共享。PDF 格式确保文件时联机查看或打印,它将保留您所希望的准确格式和,文件中的数据不能轻松地复制或更改。

  • XML 纸张规范 (XPS)   XPS 是一种电子文件格式,可以保留文档格式并允许文件共享。XPS 格式确保联机查看或打印的文件时保留所需的格式,并在文件中的数据不能轻松地复制或更改。

只有在安装加载项之后,才能通过 2007 Microsoft Office 系统 程序另存为 PDF 或 XPS 文件。有关详细信息,请参阅启用对其他文件格式(如 PDF 和 XPS)的支持

您还可以为网页,单个文件网页 (MHTML) 格式导出完成的表单。此文件类型在浏览器中允许用户查看 (但不是能修改) 表单的内容。

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