表单模板的生命周期

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

本文适用于表单模板设计人员在 Microsoft Office InfoPath 表单设计过程的高级理解。它概述的不同阶段创建和部署表单模板,并提供了有关关键任务的详细信息的链接。您可以尝试并适合您的方式工作,而遵循此建议设计过程可能有助于节省时间和精力长期运行。

本文内容

阶段 1:规划

阶段 2:设计

阶段 3:部署

阶段 4:维护

阶段 5:存档

阶段 1:规划

所用时间规划的时间量取决于表单模板,您的组织中的流程和您的组织中的要求您角色的复杂程度越高。

如果您的表单模板只能由直接团队的成员,可能非常非正式规划阶段。更复杂的表单模板时,规划阶段可能会更加正式和涉及过程,并可能需要咨询许多利益干系人。例如,如果表单模板将被一部分的较大的公司范围内的企业系统,如规划系统,则您可能需要创建正式费用报表或企业资源规划文档,例如功能规范。

无论是哪种情况,在开始设计表单模板之前,您都应考虑以下几点:

  • 用户目标    用户需要用表单模板完成哪些工作?需要支持哪些方案?您将如何衡量是否成功实现了用户目标?

  • 兼容性考虑    表单模板现在或将来是否需要供组织外部的用户访问?例如,是否希望在组织的外部网站上提供表单模板,以供没有在计算机上安装 InfoPath 的客户使用?如果是,则可以设计浏览器兼容的表单模板,而不是标准的 InfoPath 专用表单模板。组织中的某些用户是否需要能够在 InfoPath 2003 中填写表单?如果是,您可能要设计向后兼容的表单模板。是否希望用户能够在离开办公室或脱机时填写表单?如果是,您可以在表单模板中添加一些功能,使表单模板将能够在脱机模式下有效工作。

  • 现有的用户表单    您目前是否使用 Microsoft Office Word 文档或 Microsoft Office Excel 工作簿来收集用户数据?如果是,您可以轻松地将这些文件转换为 InfoPath 表单模板。您是否有现成的 InfoPath 2003 表单模板?如果是,您是否希望这些表单模板向后兼容,或者您是否希望将它们升级到 Office InfoPath 2007 格式?

  • 集成要求    表单模板将与其他哪些产品或技术配合工作?例如,您可能需要将表单模板中的数据存储到 Microsoft SQL Server 数据库中;或者,您可能决定根据某项 Web 服务来设计表单模板,以便可以向 InfoPath 并不直接支持的数据库提交数据。

  • 用户界面要求    是否需要遵守公司商标使用准则?您希望表单模板具有怎样的外观?您将使用哪种类型的控件并将如何组织这些控件?

  • 过程要求   表单模板是否会更大的业务流程,例如审批金报销单的过程的一部分?如果是这样,您需要哪种类型的视图,以及如何实施控制数据经过组织和处理其他人和业务系统的方式的规则?您将在其他程序,例如Microsoft Office SharePoint Server 2007充分利用工作流功能?将表单模板需要托管的代码或脚本?如果是这样,您将使用内部开发人员,或将外包此工作?

  • 数据存储要求    对于用户表单中的数据,您想做些什么?例如,如果用户需要能够快速来回地发送表单数据,而且您不需要重复使用数据,则您可能想使用电子邮件来存储数据。如果用户需要能够访问和共享表单数据,则您可能想将相关 InfoPath 表单的集合存储在运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器上的库中。如果用户需要在其他业务应用程序或系统(例如零用金报销或会计应用程序)中访问表单数据,则您可能想将数据存储到公司数据库中。为了这样做,通常要将表单模板连接到 Web 服务,该服务充当表单模板和数据库或业务系统之间的中介。

  • 安全要求   您面临的是哪种类型的安全挑战和漏洞?表单模板不必在用户计算机上安装或您用户可以访问它从网络的资源?用户表单或的某些在其表单中的数据集进行数字签名吗?将表单模板直接连接到数据库,或将数据连接库,通常由管理员管理中使用数据连接文件?

  • 测试要求    您将使用什么流程来测试表单模板的外观和行为?您是否需要创建正式测试计划?

  • 部署要求    您计划如何与其他人共享表单模板?您将在什么地方发布表单模板?如果您计划将模板发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器,那么是想将其发布到库还是想将其作为网站内容类型发布?您如何将表单模板是否可用的信息通知用户?您在发布表单模板的新版本方面有何计划?

  • 维护要求    是否想将表单模板和/或用户表单存档?您需要将数据保留多长时间?您的组织要求什么种类的存档和数据保留策略?

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阶段 2:设计

已完成的计划阶段后,您可以开始设计过程。建议您关注的设计表单模板时,下面列出的任务的顺序。但是,如有必要,您可以从次序偏差。例如,您可能希望定义数据验证、 条件格式和控件的规则,当您向表单模板,而不是执行其在设计过程中稍后添加这些控件。

步骤 1:创建表单模板

步骤 2:创建或指定主数据源

步骤 3:定义版式

步骤 4:添加控件

步骤 5:添加数据连接

步骤 6:添加数据有效性、规则和其他业务逻辑功能

步骤 7:创建自定义视图

步骤 8:启用提交行为

步骤 9:启用安全功能

步骤 10:测试外观和行为

步骤 1:创建表单模板

创建表单模板时,可能需要将现有的表单(例如 Word 文档或 Excel 工作簿)导入到 InfoPath,或者需要为表单模板指定兼容性设置,以便可以在 InfoPath 2003 或 Web 浏览器中填写所得到的表单。“设计表单模板”对话框中提供了大部分此类选项。例如,如果您要设计可以在 Microsoft Office InfoPath 或浏览器中打开和填写的表单模板,则可以在“设计表单模板”对话框中选中“仅启用浏览器兼容性功能”复选框。

以下资源提供了有关表单模板创建过程的其他详细信息。

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用途

InfoPath Forms Services 简介

了解有关使您能够在浏览器中创建可以打开和填写的表单模板的服务器技术。

与浏览器兼容的表单模板介绍

了解与浏览器兼容的表单模板,用户可以在 InfoPath、浏览器或移动设备上打开或填写这些模板。如果您或服务器的场管理员将与浏览器兼容的表单模板发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器,则可启用此模板以供在浏览器中使用。

指定表单模板的兼容性设置

选择的表单模板的兼容性设置或更改现有的兼容性设置。此设置确定哪些的 InfoPath 功能和控件可供您在设计表单模板。例如,如果在设计表单模板任务窗格中选择启用浏览器兼容的功能复选框,InfoPath 将隐藏或禁用在启用浏览器功能的表单模板中无法使用的控件和功能。

将 Excel 工作簿转换为 InfoPath 表单模板

从现有的 Microsoft Office Excel 工作簿中创建表单模板。

将 Word 文档转换为 InfoPath 表单模板

从现有的 Microsoft Office Word 文档中创建表单模板。

步骤 2:创建或指定主数据源

所有表单模板均基于数据源,后者存储在表单中收集的数据。此数据源可以是公司数据库或 Web 服务,也可以是在整个组织中用于标准化数据的现有 XML 文件(例如 XML 架构 (.xsd) 文件)。如果目前没有数据源,则可以让 InfoPath 在您将控件添加到表单模板中时为您创建一个。

可以在“数据源”任务窗格中查看表单模板的数据源表示:

“数据源”任务窗格的一部分

初次创建表单模板时,必须决定要使用以下哪种方法:

  • 让 InfoPath 创建数据源   如果您创建一个空白表单模板,InfoPath 数据源为您创建的表单模板中添加控件。设计表单模板将使用非正式的小型团队成员时您不能访问的现有数据源中您的组织,或者当您不需要存储在表单之外收集的数据时,这很有用。这也可在共享 SharePoint 库中或在Microsoft Office Outlook 2007电子邮件中的窗体,并且想要在库中或而不是将其存储在数据库或其他外部位置InfoPath 表单文件夹中的列中显示窗体中的信息。

  • 使用现有数据源   如果您的基础上设计表单模板上的现有数据源,如数据库或 Web 服务,InfoPath 将建立到该数据源的主数据连接 。可以在表单模板中的只有一个主数据连接。更高版本在设计过程中,您可以创建数据连接到辅助数据源来填充列表框与外部数据或提交表单数据发送到多个数据源。有关辅助数据源的详细信息,请参阅"步骤 5︰ 添加数据连接"本文中更高版本。

以下资源提供了其他详细信息,可帮助您确定要使用的数据源类型,以及何时应向表单模板添加其他数据连接。

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用途

数据源介绍

了解 InfoPath 可以使用的数据源,以及如何在“数据源”任务窗格中表示这些数据源。

数据连接简介

了解数据连接,它是表单与用于存储或提供该表单的数据的数据源之间的动态链接。

使用数据连接库中的设置设计表单模板

根据 Office SharePoint Server 2007 网站上的数据连接库中存储的公共数据连接文件来设计表单模板。此文件存储有关与数据源(例如 Access 数据库、电子表格或文本文件)的连接的信息。

步骤 3:定义版式

大部分表单模板均至少包含一个版式表格,此表格是一个包含用于组织和排列表单内容的框架,而表单内容包括控件、表单的各节、徽标和其他类型的图像。

可以在“版式”任务窗格中找到现成的版式表格:

“版式”任务窗格的一部分

以下资源提供了有关表单模板的可视化设计选项的其他详细信息。

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用途

设置表单模板版式介绍

了解能帮助您排列表单模板上的元素的版式表格,以及了解用于版式用途的控件。

应用配色方案

了解如何自动将协调的颜色应用到表单模板上的特定项目。

插入和定位图片

了解如何将图片(例如公司徽标或刊头)插入到表单模板中。

步骤 4:添加控件

控件允许用户输入并选择表单模板中的数据。它们还可以用于显示来自现有数据源,如数据库或 Web 服务。创建表单模板的版式后,您可以插入到您的表单模板所需的任何控件。控件任务窗格提供了访问所有可在 InfoPath 中,包括任何已添加到任务窗格中,如 ActiveX 控件或模板部件的自定义控件的控件。

“控件”任务窗格的一部分

可以将控件添加到表单模板中,方法有:双击“插入控件”列表中该控件的名称,或将它们从任务窗格拖到表单模板工作区中。根据添加到表单模板中的控件类型,填写表单的用户将能够在文本字段中键入文本、在重复的控件中查看数据、选择选项按钮和复选框、选择列表条目,以及单击命令按钮以执行命令。用户输入控件中的数据存储在表单的数据源中。

以下资源提供了有关在 InfoPath 中使用控件的其他详细信息。

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控件简介

了解 InfoPath 中可用的不同控件类型。

设计模板部件以在多个表单模板中重复使用

了解如何插入和更新模板部件。模板部件可帮助您为一组表单模板实现一致的设计。例如,您可以为签名节创建模板部件。除了可重复使用控件和版式外,您还可以重复使用规则、条件格式和数据有效性。

步骤 5:添加数据连接

所有表单模板都有一个首要的数据源,它称为主数据源。如果您根据外部数据源(例如数据库或 Web 服务)来设计表单模板,则 InfoPath 会根据该外部数据源来创建主数据源。或者,如果您设计空白的表单模板,InfoPath 会在您将控件添加到表单模板中时为您创建主数据源。

设计表单模板时,也可以添加到一个或多个辅助数据源的数据连接。辅助数据源是 XML 数据文件、 数据库或 Web 服务使用窗体中的条目列表框或脚本操作。这使您来填充列表框和其他与表单模板中,如 SQL Server 数据库或 SharePoint 列表中所处的数据的外部数据的控件。也可以添加数据连接到辅助数据源时,您需要将数据提交到多个外部数据源的用户。

以下资源提供了更多详细信息,有关辅助数据连接和什么是用于在 InfoPath 中。

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数据连接简介

了解什么是数据连接,以及您如何使用数据连接来检索数据库、Web 服务或其他数据源中的数据以及提交数据。例如,如果团队项目列于 SharePoint 网站上,则您可以创建一个与该列表的数据连接,使项目名称显示在表单上的列表框控件中。

向 SharePoint 文档库或列表添加数据连接

您可以将库或列表中,从查询数据的表单模板中添加辅助数据连接,或将数据提交到运行 Windows SharePoint Services 的服务器上的库。

添加指向 Microsoft SQL Server 数据库的数据连接

在表单模板中添加辅助数据连接,以查询 SQL Server 数据库。

添加指向 Web 服务的数据连接

在表单模板中添加辅助数据连接,既能查询 Web 服务,也能向其提交数据。

使用连接库中的设置添加数据连接

通过使用 Office SharePoint Server 2007 网站上的数据连接库中存储的数据连接文件,在表单模板中添加辅助数据连接。此文件存储有关与数据源(例如 Access 数据库、电子表格或文本文件)的连接的信息。

使用 Web 服务中的值填充列表框、下拉列表框或组合框

使用来自与 Web 服务的辅助数据连接的数据来填充列表框、下拉列表框或组合框。

使用 SQL Server 数据库中的值填充列表框、下拉列表框或组合框

使用来自与 Microsoft SQL Server 数据库的查询数据连接的数据来填充列表框、下拉列表框或组合框。

配置辅助数据连接以供脱机使用

配置表单模板,使基于该表单模板的表单在用户填写表单时缓存来自辅助数据连接的数据。这在以下情况很有用:用户没有网络连接,或者表单的外部数据源因其他原因而不可用。在这些情况中,InfoPath 在表单中显示缓存的数据,而表单继续按照预期设想为用户工作。

步骤 6:添加数据有效性、规则和其他业务逻辑功能

若要降低成本并在您的企业提高效率,请尽可能至关重要。以帮助防止成本的数据输入错误,并自动执行用户表单中的操作,可以使用表单模板中的业务逻辑功能。使用 InfoPath 功能,如数据验证/数据有效性、 条件格式和规则时,您可以定义条件和操作,以自动执行任务的基于事件,例如打开或关闭窗体,或者输入到表单模板的值。

以下资源提供了说明 InfoPath 中的业务逻辑功能范围的其他详细信息。

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添加、更改或删除数据有效性

在用户填写表单时自动检测错误。通过向表单模板中的控件添加数据有效性,可有助于确保所收集数据的准确性和一致性,并确保遵守公司中已使用的任何标准。

向表单模板应用条件格式

根据表单中出现的条件,隐藏格式或向控件应用格式。您可以使用条件格式向控件自动应用加粗、下划线、倾斜、删除线、字体颜色和背景色。您还可以使用条件格式来确定:在用户填写表单时是否在表单上显示控件,是否禁用控件,或者是否允许用户添加或删除某些控件(例如可选节)。

添加规则

添加规则,以显示对话框、设置字段的值、查询数据连接或向其提交数据、切换视图或者打开或关闭表单,以响应表单中出现的某些事件和条件。

向控件中添加公式

添加公式,以计算数据、在控件中显示特定的日期和时间,或者在一个控件中显示用户输入到另一个控件中的值。

查看表单模板中的业务逻辑

使用逻辑检查器对话框中查看所有数据有效性设置、 计算的默认值、 规则和与表单模板的编程功能。这可以帮助您避免耗时单独打开每个控件,以查看这些设置的过程。

在 InfoPath 中的业务逻辑功能是您的所有需要大多数表单模板。但是,如果您的表单模板需要在 InfoPath 中不可用的其他功能,您可以使用代码以创建自定义功能。如果您想要编写脚本,您可以使用 Microsoft 脚本编辑器 (MSE) 来创建、 编辑和调试 Microsoft JScript或 Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) 代码。如果您想要编写托管的代码,您可以使用 Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) 来创建、 编辑和调试 Visual Basic 或 Visual C# 代码。此外,如果您有 Microsoft Visual Studio 2005,您可以设计模式的 InfoPath 功能在 Visual Studio 2005 开发环境通过集成下载并在您的计算机上安装了Microsoft Visual Studio 2005 Tools for the 2007 Microsoft Office System 。您可以打开 Visual Studio 2005、 创建的 InfoPath 表单模板项目,然后使用设计模式功能设计表单模板。下载Microsoft Visual Studio 2005 Tools for the 2007 Microsoft Office System信息,请参阅 Microsoft Developer Network (MSDN) 网站上的 InfoPath 开发人员门户。

步骤 7:创建自定义视图

每个 InfoPath 表单模板都有一个默认视图。当用户初次打开基于表单模板的表单时,会显示该视图。

您可以使用“视图”任务窗格来设计表单模板的其他视图:

“视图”任务窗格的一部分

设计新视图时,您通常会重复布置窗体、 将控件添加到它,并添加数据验证或其他功能的过程。

通过创建的表单模板的不同视图,您可以允许用户以不同方式查看窗体中的数据。这会防止不必设计的同一个业务流程的多个表单模板。例如,在用于处理保险索赔表单模板中,您可以创建进行自定义,第二个保险代理人查看和第三个视图保险理算。每种视图是自定义,以适应用户在其中输入信息的类型。您还可以设计自定义打印视图,仅用于打印的表单的目的。

视图应简单和非常容易理解。但是,如果您想要传达您的用户的特殊的说明,您可能需要嵌入帮助您的视图。例如,可以为表单模板中,创建专用的帮助视图,然后向默认视图,用户可以单击以访问帮助视图中添加一个按钮。

以下资源提供了有关视图的其他详细信息。

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添加或删除视图

了解如何添加、 管理和删除视图。

创建与浏览器兼容的表单模板的 InfoPath 专用视图

了解如何为两种类型的用户创建与浏览器兼容的表单模板的两个视图。一个视图将用于在 Web 浏览器中打开表单模板的用户,而另一个视图将专由计算机上安装了 InfoPath 的用户使用。此 InfoPath 专用视图将决不会在 Web 浏览器中显示。因此,在此视图中,您可以使用在与浏览器兼容的表单模板中不支持的 InfoPath 功能(例如用户角色或大纲/细节控件)。

设计针对打印而进行优化的视图

了解如何为表单模板设计打印视图,以及了解创建友好打印的表单模板的其他方法。

在表单模板中添加自定义的“帮助”文本

了解如何为表单模板设计“帮助”视图,以及了解向用户显示自定义的说明文本的其他方法。

步骤 8:启用提交行为

在设计作为更大业务流程的一部分来收集数据的表单模板时,该数据通常并不留在用户填写的表单中。实际上,表单数据从表单移向业务流程的下一阶段,通常是移到外部数据源(例如数据库或 Web 服务)。例如,员工可能使用 InfoPath 填写零用金报销单,然后将该表单提交给能够处理该表单的 Web 服务。 

指定表单模板数据的提交位置可以对业务流程实施更多控制,因而能够增加业务流程的准确性和有效性。在用户能够提交其表单数据之前,InfoPath 确保表单数据是有效的,并且允许用户更正任何无效数据。此功能有助于确保只将有效数据发送到外部数据源。

以下资源说明如何设计表单模板,使表单数据提交到您所选的位置。

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提交表单数据介绍

了解如何将表单数据发送到特定的位置,例如数据库或 Web 服务。

将表单数据提交到多个位置

设计辅助数据连接和规则,当用户在表单中单击“提交”按钮时将表单数据提交到多个位置。

步骤 9:启用安全功能

在为表单模板及其相关表单的安全性作出任何选择时,应以组织的现有安全策略为基础。

如果创建与浏览器兼容的表单模板,请注意,有一系列因素影响到运行 InfoPath Forms Services 的服务器上存储的信息的安全性。一些因素由您控制,而另一些因素由管理员控制。管理员负责建立和管理用户帐户、分配权限和帮助用户解决网络或服务器访问问题。您可能需要与管理员协调,以便为表单模板设置适当的选项。

以下资源说明如何设计注重安全性的表单模板。

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表单模板和表单的安全注意事项

了解一些帮助保护表单模板和表单的最佳做法,以及了解有关服务器安全的注意事项。

InfoPath 表单的安全级别

了解表单的三个不同安全级别:受限、域和完全信任。安全级别确定了表单能否访问其他域上的数据或用户计算机上的文件和设置。

为表单模板设置必需的安全级别

覆盖 InfoPath 根据表单模板中的功能自动选择的默认安全设置。

数字签名简介

了解 InfoPath 中的数字签名以及在启用浏览器功能的表单模板中使用数字签名的考虑事项。对表单进行签名可帮助验证用户是填写表单的人,并可帮助确保表单的内容未被更改。

步骤 10:测试外观和行为

测试计划取决于表单模板的复杂程度和部署表单模板的组织中的现有策略。测试计划可以很简单,只需为表单模板测试行为和基于表单模板的表单的外观预览。部署表单模板上更大的比例,则可能有必要更深入和正式的测试。例如,您可能希望执行可用性测试或安排与抽样的用户的试点部署。

通常,最基本的测试过程涉及预览在 InfoPath 中的预览窗口中的表单模板。预览窗口可以查看您的窗体将显示给用户,并测试其功能的控件中输入数据。这允许您要检查的对齐方式和控件的格式。您还可以在表单中测试控件的功能。例如,您可以将数据输入控件以确保该数据有效性、 公式、 规则和数据连接与你的期望的工作。在预览窗口中,您应该确保您的表单模板是免费的拼写错误和编辑不一致,并验证很好从视觉角度来看。

提示: 在设计表单模板时,也可以使用“预览”窗口对控件和表单的行为进行简单和反复的测试。

同时,您可以执行大量测试自己,发布和分发表单模板之前,您应该与用户以确保它满足用户的期望来进行测试。理想情况下,将发布试验表单模板,并将它分发给用户的少数抽样。这种方式,您可以请求实用户表单模板的整体可用性的反馈。然后,您可以将表单模板发布到广泛的访问群体之前进行必要的更改。

下面的资源说明如何使用“设计检查方案”任务窗格来测试表单模板。

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“检查设计方案”任务窗格介绍

了解“检查设计方案”任务窗格,以及如何使用它来测试表单模板的功能。

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阶段 3:部署

部署表单模板的过程包括发布表单模板、启用它以供在网站上使用(仅对于与浏览器兼容的表单模板),以及使用户知道表单模板可用。如果您计划在用户计算机上安装您的表单模板,则发布过程可能还包括创建特殊安装文件。可以将表单模板发布到许多位置,包括电子邮件分发列表、运行 InfoPath Forms Services 的服务器或 Windows SharePoint Services。

如果您计划将与浏览器兼容的表单模板发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器,则除了发布该表单模板之外,还必须为其启用浏览器功能。在许多情况下,可以在发布过程中执行此步骤,方法是在“发布向导”中选中某个复选框。但是,如果表单模板包含某些功能(例如托管代码),则您将无法自行为表单模板启用浏览器功能。相反,您必须将表单模板保存到一个共享位置,然后通知场管理员可以审查它。场管理员即可验证表单模板是否没有错误和警告,将其上载到 Web 场上的某个位置,然后在服务器上的网站集中激活它。

以下资源说明了发布过程和它需要些什么。

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发布表单模板简介

确定如何以及在哪里发布表单模板。

将表单模板发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器

在 InfoPath 中或在 Web 上发布可填写的浏览器兼容的表单模板。阅读本文,您还可以确定是否还可以启用浏览器的表单模板,或是否需要服务器场管理员为您执行此步骤。

将表单模板发布到运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器

将表单模板发布到库,该库是 SharePoint 网站上管理文件集合的位置。您也可以将表单模板作为网站内容类型发布,这可让您将多个表单模板指定到一个库,或将表单模板指定给一系列网站的多个库。

将表单模板发布给一组电子邮件收件人

分发给您的用户的电子邮件中的表单模板。发布向导创建电子邮件,其中包含一份表单模板和基于表单模板的表单。当用户打开电子邮件时,他们可以填写窗体直接在电子邮件的正文中。

以完全信任方式发布表单模板

使用“发布向导”创建安装文件,以便能够在用户的计算机上安装完全信任的表单模板。只能在以下情况中以完全信任方式运行表单:其关联的表单模板以受信任的根证书进行数字签名,或者使用类似于 Microsoft Windows Installer(.msi 文件)的安装程序将表单模板安装在用户的计算机上。

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阶段 4:维护

维护表单模板涉及更新表单模板在必要时和发布新版本。也是设计的最好定期征求来自您的可用性的用户的反馈。是否表单模板仍能够满足他们的需求,或更改了这些需求?

发布已更改的表单模板时,InfoPath 能够更新表单模板(.xsn 文件)和任何基于该表单模板的现有表单(.xml 文件)。当用户打开现有的表单时,将会自动下载表单模板的最新副本,并且用户的表单数据将得到更新,以便与该版本相符。默认情况下,InfoPath 会自动用最新的版本替换旧版本的表单模板。您可以选择自己偏好的更新方法,以更新现有的用户表单。

如果您是运行 InfoPath Forms Services 的服务器的场管理员,并且需要上载新版本的经管理员核准的表单模板,您可以决定现有版本和升级版本之间的转换将如何发生。例如,您可以选择以较高的版本来替换表单模板,这不会造成目前在浏览器中填写表单的用户丢失数据。或者,如果您有迫不得已的原因(如安全性修复),则可以选择立即覆盖表单模板。

如果您需要更新现有模板部件,您将其打开,进行必要的更改、 保存模板部件,然后将其重新分发给表单设计者。表单设计人员添加到控件任务窗格中的最新版本的模板部件后,他们可以在自己的表单模板中使用它。如果用户打开包含较早版本的模板部件的表单模板,InfoPath 将提示他们更新该模板部件最新版本。

以下资源更详细地说明了如何修改和更新表单模板及模板部件。

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有关更新现有表单模板的简介

了解 InfoPath 表单模板和任何对应的用户表单的更新方式。阅读有关更新启用浏览器功能的表单模板的注意事项和技术,为避免丢失现有用户表单中的数据。

修改发布的表单模板

了解如何更改已发布的表单模板、修改表单模板的工作副本,然后将工作副本重新发布到原始的发布位置。

将发布的表单模板移动到新的文档库

高效地表单模板和任何现有窗体在一个库之间移动。例如,在部署表单模板后您可能需要移动到具有更多容量的服务器的表单模板,以便更多用户就可以同时填写表单。

更改或删除数据连接

修改或删除您的表单模板的数据连接。您可能需要执行此操作,如果表单模板的外部数据源的更改。

在表单模板中添加、删除或更新资源文件

管理添加到表单模板中以支持其关联表单的功能的文件。例如,您可能需要添加 HTML 文件,用于在自定义任务窗格中显示信息;或者,修改用于在列表中显示项目的 XML 文件。

更改现有模板部件

修改现有模板部件的设计。

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阶段 5:存档

作为表单设计生命周期的最后一步,组织通常会将表单模板和表单存档。如果您不再需要某特定的表单模板,则可能想停用它,并将该表单模板的数字化副本留作记录。此外,您可能想保存在基于该表单模板的表单中收集的数据。

许多组织均遵循有关长期在存档中存储和保存数据的严格准则。例如,某组织可能需要将客户交易记录存档一定数量的年份。组织中的存档准则可能由内部策略和/或守规要求来推动。作为规划过程的一部分,您应了解清楚具体的策略。

将表单模板存档

如果您是运行 InfoPath Forms Services 的服务器的场管理员,则可以在支持浏览器功能的表单模板过时之际停用这些模板。例如,如果某调查已结束,则您可能想停用该调查的表单模板。为了使库保持最新和整洁,请确保停用了不再使用的表单模板,以及实施了对现有的表单模板进行审核和升级的策略。

如果您计划停用仍在使用的某个启用浏览器功能的表单模板,则应计划执行逐步升级或静止该表单模板,以防止当前的会话被终止(这可能会导致数据丢失和正在填写表单的用户被突然中断)。

也是一个存档中版本控制程序或其他类型的文件管理解决方案,您的组织使用的表单模板 (.xsn 文件) 的源文件的好办法。这样做有助于确保您和您的组织已存档的表单和表单数据引用时,您可以使用的表单模板的记录,而且中,您想要还原或更新表单模板。

将表单和表单数据存档

如果您的组织使用 Office SharePoint Server 2007,您可以通过将已完成的基于服务器的表单(.xml 文件)转换为网页,来对其进行存档。存档的表单可以存储在原始表单所在的同一个库中,也可以按照组织的准则将其移到另一个位置。

注意: 当您将表单转换为网页时,生成的文件可能与原始文件稍有不同。您应当验证转换结果,确保它符合您的需求。例如,如果与辅助数据源的数据连接用于填充表单上的列表框,则您将看不到已存档表单中的所有列表框值。相反,您只能看到用户在填写表单时指定的值。

在 InfoPath 中,您可以通过存档打开它,并将其导出为以下格式之一︰

  • Portable Document Format (PDF)    PDF 是一种固定版式的电子文件格式,可保留文档格式并允许文件共享。PDF 格式确保了在联机查看或打印文件时可以完全保留所需的格式,并确保了文件中的数据不会轻易被复制或更改。

  • XML Paper Specification (XPS)    XPS 是一种电子文件格式,可保留文档格式并允许文件共享。XPS 格式确保了在联机查看或打印文件时可以完全保留所需的格式,并确保了文件中的数据不会轻易被复制或更改。

只有在安装加载项之后,才能通过 2007 Microsoft Office 系统 程序另存为 PDF 或 XPS 文件。有关详细信息,请参阅启用对其他文件格式(如 PDF 和 XPS)的支持

您还可以为网页,单个文件网页 (MHTML) 格式导出已完成的表单。此文件类型在浏览器中允许用户查看 (但不是能修改) 表单的内容。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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