获取对和备份以前用户的数据的访问

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如果员工离开您的组织,您可能希望访问其数据-这意味着其文档和电子邮件-,或者对其进行查看,其备份,或转移到新员工的所有权。

  • 若要保留以前员工的OneDrive for Business文档您 1) 访问以前员工的OneDrive for Business,并且然后 2) 将文件移动。

  • 若要访问以前员工的电子邮件,则 1)用户的 Outlook 电子邮件将导出到.pst 文件,然后 2 的信息) 到另一个员工的 Outlook 收件箱中导入电子邮件

第 1 部分 – 获取以前员工的OneDrive for Business文档的访问

  1. 使用您的 工作或学校帐户登录到 Office 365

  2. 转到Office 365 管理中心

  3. 转到活动用户,然后选择用户。

  4. 在用户详细信息窗格中,展开OneDrive 设置,然后单击访问文件

  5. 将文件复制到自己OneDrive for Business或常用位置。

    有几种方式在 Office 365 中复制文件。请参阅视频︰ 设置文档存储和共享 Office 365 中。或者,若要同步您的文件,然后将这些文件上载到OneDrive for Business您或您的工作组网站,请参阅OneDrive for Business 文件同步

部件 2-获取以前员工的 Outlook 信息的访问

若要保存以前员工的电子邮件、日历、任务和联系人,请将这些信息导出到 Outlook 数据文件 (.pst)。

  1. 向您Outlook添加以前员工的电子邮件(如果您重置用户的密码,您可以将其设置为一种只有您知道。)

  2. 在 Outlook 中,选择“文件”。

    这是 Outlook 2016 中功能区的外观。

  3. 选择“打开和导出”>“导入/导出”。

    Backstage 视图中的导入/导出命令

  4. 单击“导出到文件”,然后单击“下一步”。

    导入和导出向导中的“导出到文件”选项

  5. 单击“Outlook 数据文件(.pst)”,然后单击“下一步”

  6. 选择要导出通过单击名称或电子邮件地址,例如邮箱-Anne Weileranne@contoso.com的帐户。如果您想要导出所有内容在您的帐户,包括邮件、 日历、 联系人、 任务和便笺,请确保选中包括子文件夹复选框。

    注意: 每次只能导出一个帐户。如果您要在导出一个帐户后导出多个帐户,请重复这些步骤。

    选择顶部文件夹并选中“包括子文件夹”的“导出 Outlook 数据文件”对话框

  7. 单击“下一步”

  8. 单击浏览以选择在何处保存Outlook 数据文件 (.pst)。键入文件名,然后再单击确定以继续。

    注意: 如果你之前曾执行导出操作,将显示之前的文件夹位置和文件名。输入另一个文件名,然后单击“确定”。

  9. 如果您要导出到现有的Outlook 数据文件 (.pst),在选项下指定文件中已存在导出项目时要执行什么。

  10. 单击“完成”。

立即除非创建新的Outlook 数据文件 (.pst)或使用密码保护的文件,则Outlook开始导出。

  1. 如果您正在创建Outlook 数据文件 (.pst),可选密码可以帮助保护文件。创建 Outlook 数据文件对话框出现时,在密码验证密码框中,键入密码,然后单击确定。在Outlook 数据文件密码对话框中,键入密码,,然后单击确定

  2. 如果您要导出到受密码保护现有Outlook 数据文件 (.pst) ,在Outlook 数据文件密码对话框中,键入密码,然后单击确定

有关 Outlook 2010 中的步骤,请查看导出或备份电子邮件、 联系人和日历到 Outlook.pst 文件

第 3 部分-以前员工的电子邮件给其他用户授予访问权限

要提供给其他员工的电子邮件、 日历、 任务和联系人的以前员工的访问,请将信息导入到另一个员工的 Outlook 收件箱。

  1. 在 Outlook 中,选择文件>打开并导出>导入/导出

    这将启动“导入和导出向导”。

  2. 选择“从另一程序或文件导入”,然后单击“下一步”。

    导入和导出向导

  3. 选择“Outlook 数据文件 (.pst)”,然后单击“下一步”。

  4. 浏览到要导入的 .pst 文件。

  5. 在“选项”下方,选择如何处理重复项

  6. 单击“下一步”

  7. 如果 Outlook 数据文件 (.pst) 受密码保护,请输入密码,然后单击“确定”。

  8. 设置导入项目的选项。通常无需更改默认设置。

  9. 单击“完成”。

提示   如果您想要导入或还原Outlook 数据文件 (.pst)仅的几个项目,您可以打开 Outlook 数据文件,然后,在导航窗格中,单击并将项目从 Outlook 数据文件文件夹拖至现有 Outlook 文件夹。

查看有关 Outlook 2010 中的步骤导入电子邮件、 联系人和日历从 Outlook.pst 文件

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