自定义 Office 365 团队网站,实现文件存储和共享

撰稿人: Tom Werner Diane Faigel
上次更新时间:2017 年 3 月 1 日

如果拥有一家员工较少的小公司,设置文件共享和联机协作的最佳方法之一是配合使用 OneDrive for Business 和 Office 365 团队网站。然后,自定义 Office 365 团队网站,以便可以利用更多存储和协作功能。

本教程提供了分步说明,可帮助自定义 Office 365 团队网站和与企业外部人员共享文件。可以执行所有步骤,或只选择感兴趣的步骤

如果要按顺序执行所有步骤,请先从类似于以下的基本 Office 365 团队网站主页开始:

基本团队网站的图像

还可以对其进行自定义,使其看起来如下所示,其中包含指向共享的 OneDrive for Business 文件夹和子网站的链接:

具有子网站的自定义团队网站的屏幕截图

步骤 1:自定义 Office 365 团队网站上的文件存储

预计完成时间:15-20 分钟

此步骤将展示如何将更多文档库添加到 Office 365 团队网站,以便用户整理文件。接着将展示如何添加可与 Outlook​​ 中联系人列表连接的联系人列表。这些都是团队网站的热门功能!

将更多文档库添加到团队网站

Office 365 团队网站已包括可立即开始使用的文档库。如果默认文档库过大,则可轻松将更多存储容器添加到团队网站。首先,花一些时间来考虑希望如何对 Office 365 团队网站上的文件进行分组,以及如何为存储容器命名以便轻松查找文件。如果有大量要整理的信息,请参阅规划团队网站的内容以获取一些提示。

下面是创建更多文档库(具有特定于企业的名称)的方法。

  1. 转到 Office 365 团队网站。在 Office 365 主页上,选择“网站”>“团队网站”。

  2. 在团队网站主页上,选择“添加列表、库和其他应用”磁贴。

    要向你的网站添加新的存储容器,请选择“添加列表、库和其他应用程序”图块。

  3. 在“你的应用”页上,选择“文档库”。

    若要添加一个新的文档存储容器,请在“你的应用程序”页面上,选择“文档”图块。

  4. 键入新文档库的名称,并选择“创建”。

    键入你的文档库的名称,并选择“创建”。

    新文档库显示在“最近”下的左侧导航菜单中。

    添加新的文档库后,它将显示在“最近”下面的右侧。

  5. 要添加更多文档存储容器,请再次选择“添加应用”>“文档库”。

  6. 若要删除文档库,请将鼠标悬停在该库的磁贴上,选择“更多”按钮 (...),然后选择“删除”。

    要重命名或删除文档库,请单击省略号。

  7. 要重命名文档库,请选择“设置”,然后选择“列表名称、说明和导航”。在“名称”框中,键入新名称,然后选择“保存”。选择“网站内容”以便可以继续添加更多文档库。

  8. 完成添加更多文档库之后,选择页面顶部的“主页”超链接以返回主页。

    团队网站的主页将如下所示,左侧导航窗格中会显示新文档库的链接。示例中添加了用于议程、客户端文件、项目和说明的容器。

    左侧导航现在包含指向你的存储容器的链接。

添加列表以整理数据(联系人、任务、日历事件)

团队网站附带一组默认应用,有助于为内部网站创建新页面。应用的工作方式与 Word 文档模板非常类似。将应用添加到团队网站时,它将创建一个需按特定格式输入信息的页面。

在此步骤中,将使用“联系人”应用创建联系人信息列表的页面,例如,供应商、客户等联系人信息。然后,将列表与 Outlook 连接​​,以便团队在 Outlook​​ 中使用其 Office 365 电子邮件帐户时可显示联系人。

下面开始使用联系人应用。

  1. 在团队网站“主页”上,选择“添加列表、库和其他应用”磁贴。

    选择“添加列表、库和其他应用程序”图块

  2. 在“你的应用”页上,选择“联系人”。

    选择“联系人”应用

  3. 键入联系人列表的名称,例如“供应商”,然后选择“创建”。此名称将显示在联系人页面顶部和左侧导航窗格中。

  4. 在“网站内容”页上,选择新页面。在此示例中,该名称为“供应商”。

  5. 选择“+ 新建项”以添加联系人。

    选择“新建”以添加联系人

  6. 为第一个联系人输入信息。可在某些框或所有框中输入信息。完成后选择“保存”。

    在联系人窗体中输入信息。

    默认情况下,联系人页上会显示姓氏、名字、公司、商务电话、住宅电话和电子邮件地址。下面是添加了几个联系人之后的样子。

    显示添加到你的页面的多个联系人的屏幕截图

  7. 若要在 Outlook​​ 中使用 Office 365 电子邮件帐户查看此联系人列表,可在页面顶部选择“列表”>“连接到 Outlook​​”。

    选择“使用 Outlook 进行连接”以将你的联系人列表与 Outlook 进行同步

  8. 在安全对话框中,两次选择“允许”,然后选择“”。可能会收到其他安全提示,要求为电子邮件帐户输入 Office 365 登录信息。如果是这样,请输入 Office 365 电子邮件地址和密码。

  9. 执行操作 5-10 分钟后,团队网站中的联系人信息会显示在 Outlook​​ 中的“其他联系人”下。在 Outlook 中,选择“发送和接收”以进行刷新。然后便会在 Outlook 中看到联系人信息。

    显示在 Outlook 中时你的团队网站联系人的屏幕截图

    请注意,在 Outlook 中输入的任何联系人不会在团队网站的联系人列表中显示。

    设置团队网站以与 Outlook​​ 连接之后,每次更新团队网站上的联系人时,更新后的联系人将自动在 Outlook​​ 中显示。

检查团队网站附带的其他应用。例如,可使用“日历”应用创建包含日历的页面以跟踪重要事件。或可使用“任务”应用跟踪和管理日程表上的项目任务。但这些应用不能与 Outlook​​ 连接。

步骤 2:自定义 Office 365 团队网站主页

预计完成时间:30-40 分钟

可以自定义团队网站主页以帮助自己和员工快速获取所需信息。例如,可以设有指向员工 OneDrive for Business 文件夹的链接,以及指向文档、联系人、任务、日历以及 OneNote 笔记本(其中存储有会议议程和笔记)的链接。

此步骤将展示如何创建重要网页的链接并重新组织网站上的信息以方便访问。

让我们开始吧!

删除“入门”磁贴和“新闻源”(3 分钟)

现在已使用完“入门”链接,将从主页中将其删除。这并不意味着不能继续自定义网站。仍可通过“编辑”菜单和网站的“网站设置”区域使用所有团队网站自定义内容。

  1. 在团队网站“主页”顶部,选择“页面”>“编辑”。

    然后单击“编辑”

  2. 选择“文字版式”>“三栏​​(带页眉和页脚)”。此操作可提供最多页面布局选项。

    图像显示如何选择主页设计的文字版式。

  3. 将鼠标悬停在“网站源”框,然后按 Delete 将其删除。选择“将此删除”以消除“入门”磁贴。

    删除“入门”图块

  4. 在“网页消息”处,选择“确定”。

    显示有关删除每个人的“入门”的消息时,单击“确定”。

    现在便拥有了一个可整理和自定义的干净主页。

    仅包含文档库的团队网站页面。

向主页添加一条欢迎消息(10 分钟)

  1. 如果已离开编辑模式,请返回该模式。在团队网站“主页”顶部,选择“页面”>“编辑”。

  2. 在顶部框中,键入欢迎消息,例如,“欢迎访问 Contoso 内部网站!”选择“设置文本格式”选项卡,然后使用字体控件设置文本格式。(如果收到消息指示无法显示 Web 部件,请忽略。)

    使用页面顶部的字体控件设置欢迎邮件的格式

  3. 完成后选择“保存”。

将文档存储容器移到页面左侧(5 分钟)

  1. 请返回到编辑模式。在团队网站“主页”顶部,选择“页面”>“编辑”。

  2. 将“文档”框拖放到页面左侧。此框可能不太好捕捉,要移动它可能会花费一些时间。(如果收到消息指示无法显示 web 部件,请忽略。)

    移动文档 Web 部件

  3. 更改文档库的标题。选择“编辑 Web 部件”。

    更改文档库的标题。

  4. 在屏幕右侧的框中,展开“外观”部分。在“标题”框中,键入“团队文档”。向下滚动,然后选择“确定”以保存。

    将默认文档库的标题更改为“团队文档”

添加指向员工 OneDrive for Business 文件夹的链接(10 分钟)

  1. 如果仍处于编辑模式,请在主页中间的空框中,为员工 OneDrive for Business 文件夹的链接添加标题,例如“个人存储”。使用页面顶部的菜单设置文本格式。

    在其他框中,添加个人链接的标题。

  2. 在刚添加的标题(如“个人存储”)下,列出员工 OneDrive for Business 文件夹的名称,为其命名以便可轻松识别。在下一步骤中,将为其创建链接。

    列出指向用户 OneDrive 的链接

  3. 突出显示一个员工的 OneDrive for Business 文件夹的名称,然后选择“插入”>“链接”>“发件人地址”。

    突出显示文本,然后单击“插入”、“链接”。

  4. 输入某位员工的 OneDrive for Business 文件夹的 URL,然后选择“确定”。可使用此格式创建 URL:https://<公司>-my.sharepoint.com/personal/<用户>_<公司>_com。

    例如,如果公司名称为 Contoso,员工 Office 365 的用户 ID 是 Eleni,那么他的 OneDrive for Business 文件夹的 URL 为 https://contoso-my.sharepoint.com/personal/eleni_contoso_com

    插入 OneDrive 文件夹的 URL。

  5. 如果已为所有员工添加了链接,请选择“页面”>“保存”。

    选择“页面”,然后选择“保存”。

执行此操作之后,团队网站主页看起来将是这样:页面一侧是共享的文档,中间是员工 OneDrive_for_Business 文件夹的链接。在此示例中,已将更多文档添加到团队文档容器,添加文档后,主页可能会如下所示:

更改团队网站的标题(10 分钟)

  1. 在团队网站“主页”上,选择“设置Office 365“设置”按钮 >“网站设置”。

    在右上角,选择“设置”按钮,然后选择“网站设置”。

  2. 在“网站设置”页上的“外观”下,选择“标题、说明和徽标”。

    在“外观”标题下,选择“标题、说明和徽标”。

  3. 例如,更改团队网站的标题以明确指示这是供内部使用的。如果需要,也可以添加徽标和说明。(说明会显示在内部搜索结果中,这只在创建大量团队网站时才有用。)选择“确定”。

    在“标题、说明和徽标”页面上,输入你的新团队网站的信息。

  4. 返回团队网站主页,如果希望主页顶部的超链接名称不同于团队网站的标题,可在页面顶部的文本框中,选择“编辑链接”,然后为超链接键入新名称,如“内部团队网站”。

    若要重命名你的主页顶部的超链接,请选择“编辑链接”。

  5. 选择“保存”(即使是灰显)。这将保存所做的更改。

现在团队网站主页看起来像这样:顶部有自定义标题(Contoso 团队网站)和自定义超链接(内部团队网站)。

下面是你的页面的当前外观。

步骤 3:添加指向重要的团队网站页的链接

预计完成时间:30-60 分钟

通过添加与网站重要页面相链接的彩色磁贴或图标,可使团队网站显得专业且易于导航。如果需要,也可以链接到其他外部网站。这些链接称为“提升的链接”,因为图标或磁贴具有吸引力。

下面介绍如何将提升的链接添加到团队网站。

将图像添加到网站(10-15 分钟)

已为此步骤提供了一组可用作磁贴的图像(共五张)。

你将下载的图像的图片。

  1. 将图像下载到计算机

  2. 在团队网站左侧导航栏中,选择“网站内容”。然后选择“网站资产”。

  3. 接下来,使用 Windows 资源管理器将图像上传到“网站资产”库。选择“上传”>“改为使用 Windows 资源管理器上传文件”。

    选择“使用 Windows 资源管理器上载文件”。
  4. 在安全对话框中,选择“允许”。

  5. 在 Windows 资源管理器中,导航到存储图像的文件夹。选择所有五个图像,将其拖动到“网站资产”库。

现在便拥有一些可添加到网站的图像了。

创建图像和链接的 URL 列表(10-15 分钟)

要将图像和链接关联在一起,需要编译两者的位置 (URL) 列表。实现此操作的一个简单方法是,将位置复制到 Word 或记事本​​中。这样,如果稍后系统提示输入位置,它们将随时可用。

  1. 打开 Word 或记事本。

  2. 转到“网站资产”库。将鼠标悬停在图像上,选择每个图像旁的省略号“(...)”,然后右键单击以复制。

    复制图像的 URL。

  3. 将 URL 粘贴到 Word 或记事本。为所有图像执行此操作。

  4. 接下来,在同一 Word 或记事本文件中,复制并粘贴所有要链接到的团队网站页面的 URL。例如,转到“供应商”页面,然后复制该 URL。最后,应该会有一个图像 URL 以及要连接的相应页面的列表。

    具有图像 URL 和页面 URL 的表

将图像和链接映射在一起(10-15 分钟)

在此步骤的最后,将会创建一组图像和链接,它们共同构成一组提升的链接)。

  1. 在团队网站主页上,选择“网站内容”>“添加应用”。向下滚动,然后选择“提升的链接”。

  2. 出于本示例的需要,将链接命名为“首要任务”,然后选择“创建”。结束本教程之后,提升的链接应用的标题(首要任务)将显示在主页上,这是放置此提升的链接的地方。

  3. 选择“首要任务”库。页面将是空的。选择“所有提升的链接”。

    “升级的链接”应用的图像。

  4. 选择“+ 新建项”以添加图像和链接。下面是需要使用 Word 或记事本中的图像和链接的地方。

  5. 在“标题”中,键入将在磁贴上显示的名称。例如,键入“供应商”。

  6. 转到 Word 或记事本文件,复制要用于“供应商”的图像的 URL。将其粘贴到“背景图像位置”框。

  7. 复制要链接到的页面的 URL,并将其粘贴到“链接位置”对话框中。

    如何填充信息以创建提升的链接

  8. 在“启动行为”框中,选择在单击图标时是启动新选项卡,还是留在浏览器的当前实例中,后者是页面内导航。完成后选择“保存”。

  9. 重复步骤,直到已链接所有图像和页面。

    提升的链接的列表

  10. 若要查看磁贴的外观,可选择“列表”>“当前视图​​”>“磁贴”。

    显示如何查看你的图块的图像。

  11. 若要随时更改磁贴的顺序或进行其他更改,可选择“列表”>“当前视图”>“所有提升的链接”>“编辑”。使用“顺序”列指定磁贴的顺序。选择“停止”保存所做的更改。

    使用“顺序”列设置你的图块的顺序。

将提升的链接添加到主页(3 分钟)

  1. 在团队网站“主页”上,选择“编辑”。

    你的团队网站的主页上的“编辑”图标的屏幕截图

  2. 将光标放在欢迎消息的末尾处,然后按 Enter。光标应仍位于同一框中。

  3. 选择“插入”>“Web 部件”>“首要任务”>“添加”。

    有关如何插入“首要任务”Web 部件的屏幕截图

  4. 选择页面顶部的“保存”。操作完成!

    团队网站将如下所示。

    主页上具有升级的链接的团队网站

恭喜!现在便知如何将彩色提升链接添加到团队网站的其他部分。

步骤 4:设置子网站以便与客户和合作伙伴共享文件

预计完成时间:15-20 分钟

可以设置团队子网站(类似于专用网站),以便与组织外部的客户共享或协同处理文件。通过使用独有权限设置子网站,可控制获得子网站访问邀请的人员,从而降低将本应与某位客户共享的文件意外共享给另一位客户的风险。

例如,假设你是房地产经纪人。你可以为一个客户创建一个子网站,然后将房地产的照片放在网站上供这位客户查看。其他客户无法看到此子网站。

下面介绍如何创建用于存储客户文件的子网站。

  1. 在团队网站上,选择“网站内容”>“+ 新建子网站”。

    若要添加新子网站,请选择“网站目录”,然后选择新的子网站。

  2. 在“网站内容”>“新建 SharePoint 网站​​”页面的“标题”框中,键入子网站的名称。客户会看到此标题。

  3. 对于“Web 网站地址”,在“URL 名称”框中,指定要在子网站 URL 中显示的名称,例如,客户业务的名称。客户也会看到此名称。

    在“标题”框中,键入子网站的名称,在“URL”框中输入自定义名称以将其添加到网站的 URL。

  4. 在“模板选择”中,接受默认值。

  5. 对于“用户权限”,选择“使用独有权限”。

    注意:  这是可使用的最简单选项。

    在“新建 SharePoint 网站”页面上,选择“唯一权限”选项。
  6. 对于“导航”,请执行以下操作:

    • 对于“在父网站的‘快速启动’上显示此网站”,选择“”。“快速启动”即为左侧导航栏。

    • 对于“在顶部链接栏上显示此网站”,选择“”。如果有许多子网站,最好将链接显示在左侧导航栏中,以便其不会挤在页面顶部。

  7. 对于“导航继承”,选择“”。这样,子网站不会从团队网站继承导航。然后选择“创建”。

    选择“是”和“否”,然后选择“创建”。

  8. 在“为此网站设置组”上,添加希望分配给此子网站的团队成员的名称,然后单击“确定”。(在示例屏幕截图中,网站所有者是 Ina Leonte。此页面将改为显示你的名字。)

    接受默认值,然后选择“确定”。

    初始子网站如下所示。

    这是基本子网站的外观

  9. 选择“将此删除”以删除“入门”磁贴。如果与客户共享此子网站,而此处存在“入门”磁贴,则容易混淆。

  10. 现在,根据需要自定义客户的子网站。例如,在页面顶部选择“编辑”以添加欢迎消息,并移动文档库,这些操作与对团队网站执行的操作相同。

  11. 让客户子网站的外观不同于内部网站的一个简单方法是更改主题。选择“设置Office 365“设置”按钮 >“更改外观”,尝试不同主题的客户子网站。

    选择“更改外观”选项

    如果创建许多子网站,最好让每个子网站都具有不同的主题。下面是一个具有主题、欢迎消息和一些文档的客户子网站的示例。

    你创建子网站后子网站可能的外观的图像。

  12. 要返回团队网站主页,可选择子网站页面顶部的“网站”,然后选择“团队网站”。在步骤 6:提升团队网站,以便快速访问中,介绍了如何添加链接,以便轻松返回团队网站,同时客户不能访问团队网站。

    提示: 任何时候,都可以删除子网站并重新开始。

现在团队网站主页看起来可能如下所示,左侧具有客户子网站的超链接。这样,可方便内部团队成员导航到网站。

添加子网站后,它将显示在你的团队网站主页左侧的“快速启动”菜单中。

在子网站上与客户共享文件(5 分钟)

共享子网站上的文件的一种方法是创建文件的来宾链接,然后将链接发送给客户。仅一个人可使用来宾链接访问文件,来宾链接可转发或与其他人共享。

  1. 选择要共享的文件旁边的省略号“... ”,然后选择“共享”。

    选择你要共享的文件旁边的省略号 (...),然后选择“共享”。

  2. 选择“获取链接”。若要允许客户编辑文件,可在“编辑”下选择“创建链接”。

  3. 右键单击以复制来宾链接,然后将其粘贴到客户的电子邮件或其他媒体中。

    右键单击以复制来宾链接。

操作完成!

如果客户有 Microsoft 帐户,则可与其共享整个子网站。方法如下:

  1. 在要共享的客户子网站上,选择页面顶部的“共享”。

    选择“共享”图标以与客户共享子网站

  2. 键入允许访问子网站的人员的电子邮件地址。同时含入自己的地址,这样可获取电子邮件副本以用于记录。单击“共享”发送邮件。

    键入应该收到邀请以访问子网站的客户的电子邮件地址。

  3. 可转到电子邮件查看已发送给客户的邮件的副本。电子邮件如下所示,且其底部有客户子网站的链接。

    邀请客户访问客户子网站的示例电子邮件。

恭喜!已完成为客户设置文件共享。

步骤 5:设置用于存储专用文件的团队子网站

若要设置仅自己可访问的子网站(团队其他人不可访问),可使用步骤 4:设置用于外部共享文件的子网站中的步骤来创建网站。但是,在“为此网站设置组”页面中,不能添加任何团队成员。应只列出你的名称、网站所有者。

访问设置导航的部分时,对于全部问题都请选择“”。这样,团队成员就不能在团队主页上看到子网站的链接。若要在将来访问此子网站,在应用启动器中,选择“网站”> 你的团队网站。

如果想要从团队主页添加子网站的链接以方便访问,可针对其中一个导航选项选择“”。团队成员将不能访问子网站,但需要告知他们为什么选择该链接时链接无效。

选择“否”以隐藏子网站导航。

步骤 6:提升团队网站,以便快速访问

预计完成时间:10-15 分钟

若要让自己和员工可轻松从 Office 365 中的任何位置访问团队网站,可将网站添加到应用启动器,作为自定义磁贴。

Office 365 应用启动器中的自定义图块

还可在 Office 365 标题上添加网站链接,操作方法将在接下来的部分中介绍。如果位于 OneDrive for Business 中或其他 Office 365 应用中,并且想要转到团队网站,这两个位置都非常有用。

将团队网站的链接添加到 Office 365 标题。

链接可以是徽标或其他图片。只需为 200 x 50 像素,且不大于 10 KB。若要创建徽标,可考虑使用 Microsoft 画图获取徽标的屏幕快照,徽标可裁剪、调整为 200 x 50,并另存为 JPEG 文件。(这会将文件压缩到小于 10 KB。)

从每页的顶部添加指向你的团队网站的链接,以便用户可以轻松找到它

  1. 在团队网站上,复制 URL。(URL 的格式为 https://<公司名>.sharepoint.com。)

    复制你的团队网站的 URL

  2. 在页面顶部,选择应用启动器 应用启动器图标 ,然后选择“管理员”。

    选择华夫饼菜单,然后选择“管理”。

  3. 在 Office 365 管理中心 中的页面左侧,选择“公司配置文件”。

    选择“公司配置文件”

  4. 选择“自定义主题”。

  5. 在“自定义徽标”中,导航到徽标或其他保存在要使用的计算机上的图像。

  6. 在“可单击的徽标的 URL”中,粘贴团队网站的 URL,然后选择“保存”。

    选择你的徽标,输入你的团队网站的 URL,然后选择“保存”。

    现在,徽标或图片将显示在每个页面的顶部,甚至是邮件中,业务中其他团队成员可通过单击它访问团队网站。

    指向团队网站的超链接的图片

    空白

    恭喜!已完成此有关自定义团队网站的分步教程。此文章有用吗?请在页面底部的反馈框中留下评论。我们将根据反馈仔细检查这些步骤。

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