自定义电子邮件

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

在Microsoft Outlook 2010中创建电子邮件提供最选项和配置的任何Outlook功能。无论哪种类型的消息 — 业务或个人 — 您正在编写的您始终可以找到一种方法添加自己的独特样式。

注意: Outlook 2010使用基于Microsoft Word 2010的电子邮件编辑器。如果您需要帮助编辑功能,请启动Word 2010、 按 F1,然后Word帮助中搜索。

你要做什么?

设置送达选项

更改您的消息的外观

向邮件添加跟踪

包含电子名片

设置送达选项

传递选项包括设置您的消息的重要性级别、 提供的过期日期,以及为时间和日期延迟发送邮件。

分配重要性的级别

设置到期日期

延迟发送邮件

分配重要性的级别

您可以设置消息的重要性的级别,以便之前将其打开,收件人可以查看其收件箱中的指示器。设置的重要性级别,还可以按重要性排序其邮件的收件人。

  • 邮件选项卡上的标记组中,选择高重要性低重要性。突出显示所选的图标以显示它,将启动。

    功能区上的“标记”组

设置到期日期

当邮件到期时,邮件头保持可见Outlook文件夹中。虽然此邮件显示为带有删除线,它仍可以打开。

  1. 选项选项卡上的更多选项组中,选择邮件选项对话框启动器对话框启动器

  2. 属性对话框中,在传递选项中,选择过期时间复选框,然后选择日期和时间。

延迟发送邮件

如果您使用 Microsoft Exchange电子邮件帐户,您可以延迟单封邮件的传递。无论电子邮件帐户类型,每个人都可以使用规则按住它们在发件箱中指定的时间后您选择发送延迟所有邮件的传递。

延迟传递仅Exchange帐户的电子邮件

  1. 选项选项卡的更多选项组中,选择 延迟传递。选中传递不早于复选框将显示属性对话框。

  2. 选择交货日期和所需的时间。

    注意: 为您想要延迟每封邮件,必须选择延迟传递。若要延迟所有邮件,请参阅都延迟的所有电子邮件帐户的电子邮件传递到下面的过程。

延迟传递的所有电子邮件帐户的电子邮件

您可以自定义规则向导时延迟施加限制的条件中的设置。

  1. 在任何Outlook视图中,选择文件选项卡。

  2. 选择管理规则和通知>新规则

  3. 在下步骤 1: 选择模板,在从空白规则开始,下选择在我发送的邮件应用规则,,然后选择下一步

  4. 再次单击下一步,当您看到消息将向您发送的每封邮件应用此规则,选择

  5. 在下步骤 1: 选择操作,选择推迟传递若干分钟复选框。

  6. 在下步骤 2: 编辑规则说明 (单击带下划线的值),选择带下划线的短语的数目

  7. 介于 1 和 120,输入一个数字,然后选择确定

  8. 选择完成,然后当看到此规则是一个客户端的规则,并仅当 Outlook 正在运行时将处理该邮件,请选择确定

    注意: 此新规则延迟您在步骤 7 中输入的分钟数来发送的所有邮件。Outlook必须保持运行这些数分钟后您选择发送以适应指定的延迟。

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更改您的消息的外观

必须至少为八个的方式来更改邮件的外观。

添加背景色、 渐变、 纹理、 图案或图片

更改字体

添加图形

添加项目符号或编号列表

添加表格

添加签名

添加公式、 符号和水平线

更改主题

添加背景色、 渐变、 纹理、 图案或图片

  1. 选项选项卡上,在 主题组中,选择页面颜色

  2. 执行下列操作之一:

    • 主题颜色标准颜色调色板中选择一种颜色。

    • 选择更多颜色以获取更多详细的调色板。

    • 选择无颜色,若要删除任何颜色。

  3. 选择要添加渐变、 纹理、 图案或图片填充效果,然后选择所需的填充选项。

    注意: 如果您在步骤 2 中选择一种颜色,渐变、 纹理或图案基于该颜色。

更改字体

有几种方式,您可以在电子邮件中更改字体。

  • 邮件选项卡上的基本文本组中,您可以选择字体、 字号、 字体样式 (加粗、 倾斜和下划线) 字体颜色和文本突出显示。

  • 设置文本格式选项卡上字体组中,可以选择的字体和字体、 大小和增加或减少一个增量的大小。您还可以更改字体样式 (加粗、 倾斜、 下划线、 删除线、 下标、 上标);更改大小写、 字体颜色和文本突出显示;并删除所有字体格式。

  • 选择文本时出现的浮动工具栏上,在您可以选择的字体,增加或减少一个增量大小、 选择主题、 使用格式刷,选择字体样式 (加粗、 倾斜和下划线),并突出显示文本。

    浮动工具栏

  • 设置文本格式选项卡上的样式组中,您可以选择样式。

提示: 使用样式来创建专业水准的邮件。

添加图形

图形可以引起的邮件的收件人,但它们也会增加您的消息的文件大小。它是应在审阅中使用图形的原因之一。若要更改邮件背景外观,请参阅添加背景色、 渐变、 纹理、 图案或图片

若要添加图形

  1. 插入选项卡上,选择插图组。

  2. 选择下面的插图类型之一:

    图片

    1. 选择图片,然后浏览到保存您所需的图片的文件夹。

    2. 选择图片,然后选择插入

    您可以调整大小或旋转图片拖动控点的图片。对于其他图片选项,请右键单击图片,,然后选择命令。

    剪贴画

    1. 选择剪贴画,键入您想要搜索的画的说明,然后选择转到

    2. 选择包括 Office.com 的内容复选框以包括Office.com从可用的剪贴画。

    3. 选择要插入的图像。

    形状

    • 选择形状,并选择所需的形状。

    对于其他形状的选项,请右键单击该形状,,然后选择命令。

    SmartArt

    1. 选择SmartArt

    2. 为 SmartArt 图形选择布局,然后选择确定

    3. 选择要添加文本的 SmartArt 图形。

    对于其他选项,请右键单击 SmartArt 图形中,,然后选择命令。

    图表

    1. 选择图表

    2. 选择一种图表类型,然后单击确定

    3. 在出现Microsoft Excel 2010表中,你的图表中输入数据。

    对于其他图表选项,请右键单击图表中,,然后选择命令。

    屏幕截图

    1. 选择屏幕截图

    2. 选择其中一个预览图像,或者选择屏幕剪辑

    3. 选择您想要捕获的屏幕区域。

若要插入艺术字

  • 插入菜单上,在文本组中,选择艺术字

添加项目符号或编号列表

  1. 邮件选项卡上的基本文本组中,选择项目符号编号按钮。

  2. 按 Enter 可添加下一个列表项。

    注意: Outlook会自动插入下一个项目符号或编号。

  3. 执行下列操作之一:

    • 要结束列表,请按两次 Enter。

    • 若要删除的最后一个项目符号或编号列表中的,按 Backspace。

提示: 您可以使用键盘快捷方式若要创建项目符号列表或编号的列表。

  • 若要创建项目符号列表,键入* (星号),然后按空格键或 Tab 键。

  • 若要创建编号的列表,请键入1。,然后按空格键或 Tab 键。

添加表格

表格包括行和列的单元格填充文本和图形。组织和显示信息通常用于表。

用于以类似网格的格式显示信息的表格

您还可以使用表格创建有趣的页面布局,或创建文本、 图形和高级表格布局。

使用表格创建的页面布局

若要添加表格

  1. 选择您要在其中插入表格。

  2. 插入选项卡上的组中,选择

  3. 执行下列操作之一:

    • 指向快速表格,选择所需的表,并将表格中的数据替换为您的数据。

    • 选择表格网格,然后选择要创建新的空表格行和列数。

      表格选取器

    • 选择绘制表格,以获得一个指针,允许您改变表格单元格添加大小。

    • 选择要在电子邮件中打开一个新的电子表格的Excel电子表格。可以使用控点点以调整表格的大小。

      注意: 选择Excel电子表格时,可能会显示一个对话框,询问如果您信任Excel工作簿的源。在大多数情况下,特别是当文档的源是您的计算机上安装Excel您可以选择。如果您是不愿意有关选择是,因为Excel运行从其他源或网络,请联系您的网络管理员。

添加签名

您可以创建的默认签名将添加到所有传出邮件,也可以插入签名手动待发邮件单独。

若要自动插入签名

  1. 在“邮件”选项卡上的“包括”组中,选择“签名”>“签名”。

    注意: 您也可以访问后选择答复,在邮件选项卡上可用的签名选项 全部答复转发在打开的邮件。

  2. 签名和信纸对话框中,在电子邮件签名选项卡中选择要编辑的签名列表中,选择所需的签名。或者,选择新建来创建签名。

  3. 在右上角的对话框中,选择默认签名,请在新邮件列表中选择所需的签名。

  4. 如果您想要包含在邮件答复和转发的邮件中的签名中的答复/转发列表中,选择签名。如果您不希望这些邮件中的签名中,选择

  5. 选择“确定”。

  6. 将默认签名添加到当前的邮件中,在邮件选项卡的包括组中,选择签名,然后选择签名。

若要手动插入签名

  • 邮件选项卡的包括组中,选择签名,,然后选择所需的签名。

    注意: 您也可以访问后选择答复,在邮件选项卡上可用的签名选项 全部答复转发在打开的邮件。

添加公式、 符号和水平线

插入选项卡上的符号组具有按钮,使您可以在您的电子邮件中插入公式、 符号和水平线。

公式

您可以快速向邮件添加复杂的公式。选择公式按钮时,您可以访问设计选项卡和一系列工具和数学符号和结构。

符号

您可以使用符号按钮添加:

  • 符号,如 ¼ 和 © 的未使用键盘。

  • 在键盘上的不可特殊字符,如长划线 (—) 或省略号 (...)。

  • Unicode 字符。

如果您使用的扩展的字体,如 Arial 或 Times New Roman,将出现子集列表。从列表中,您可以选择从扩展语言字符的列表。子集列表包括希腊语和俄语 (西里尔文),如果可用。

横线

水平线按钮允许您单独的邮件的部分。线条的宽度 (粗细) 为 ½ 磅和默认情况下使用自动颜色。

更改主题

主题 — 一组统一的设计元素和配色方案 — 可帮助您创建具有专业水准和精心设计的消息。将主题应用到文档时, Outlook自定义的背景色和图形、 正文和标题样式、 列表、 水平线、 超链接的颜色和表格边框的颜色。单级和多级列表也是自定义。

若要更改的主题

  1. 选项选项卡上的主题组中,选择主题

  2. 执行下列操作之一:

    • 选择主题框中,和重置当前主题从模板,查找另一个主题,或您正在使用的默认设置的主题。

    • 选择颜色,然后选择主题的预设的调色板或创建您自己。

    • 选择字体,然后从默认列表中选择一种字体,或选择您自己。

    • 选择效果,,然后选择其中一个预设效果。

    • 选择页面颜色,然后选择从预设主题调色板,或选择无颜色或自定义颜色,或添加填充效果。

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向邮件添加跟踪

可以使用邮件选项卡上的标记组中的可用选项以跟踪邮件,使用标志或送达或已读回执。然后,您还可以使用投票选项。

标记的邮件

添加投票按钮

获取送达或已读回执

标记的邮件

已标记的电子邮件可帮助您更好地管理您的邮件。已标记的邮件待办事项可为您自己或创建您与收件人的电子邮件。您可以标记电子邮件,例如,要在特定日期的请求信息。当收件人收到邮件时,,将出现一个标志和Outlook中打开时在信息栏阅读窗格中和在邮件顶部显示一条消息。

为您自己标记的邮件可以帮助您跟踪的答复邮件的人。在以前的方案中,您可以发送请求某一特定日期的信息已标记的电子邮件。通过也标记为您自己的邮件,将提醒您检查邮件的答复。Outlook甚至能帮助您自动查找答复原始带标记的邮件。

  1. 邮件选项卡的标记组中,选择后续标志,然后选择后续的截止日期或选择自定义

  2. 如果您希望此标记邮件提醒,在邮件选项卡的标记组中,选择后续标志,然后选择添加提醒。如果需要,您可以更改提醒的日期和时间。

  3. 如果需要,您可以包括给收件人的标志,以便它们会提醒截止日期。在邮件选项卡的标记组中,选择后续标志,然后选择为收件人标记。要包括对此标志的邮件收件人的提醒,请选中提醒复选框,然后,如有必要,更改日期和时间。

添加投票按钮

很容易地在Microsoft Outlook中包括电子邮件中的投票按钮创建投票。

  1. 选项选项卡上的跟踪组中,选择使用投票按钮

  2. 选择以下选项之一:

    • 批准;拒绝    
      有问题或事件时,例如,需要将批准或拒绝。

    • 否。不    
      时所需的所有是或否,这是进行调查的好办法。

    • 否。否;也许    
      此投票选项时,您不想要限制为是和否的选择,提供可选的响应。

    • 自定义    
      选择此选项可创建自己的投票按钮名称。例如,您可以让您的同事三天的每周的定期每周员工会议中进行选择。

      • 邮件选项对话框出现时,在投票和跟踪选项下选择使用投票按钮复选框。

      • 选择并删除默认的按钮名称,然后键入所需的文本。用分号分隔的按钮名称。

获取送达或已读回执

送达回执告诉您电子邮件已送达收件人的邮箱,但不是收件人是否已看到或阅读它。已读的回执告诉您邮件已打开。在这两种情况下,您将收到一封邮件通知,当邮件被送达或阅读。然后,消息通知的内容会自动记录中的原始邮件已发送邮件文件夹中。

不依赖于,但是,仅这些回执。邮件收件人可能确定是否请求和拒绝发送一个读取的请求。如果邮件是在阅读窗格中以只读方式,可能不会发送已读的回执。此外,收件人的电子邮件程序可能不支持已读的回执。

若要添加送达或已读的回执

  • 在邮件中,在选项选项卡上的跟踪组中,选择请求送达回执复选框或请求已读回执复选框。

若要打开跟踪所有发送的电子邮件的选项

  1. 选择文件选项卡 >选项>邮件

  2. 跟踪下选择所需的选项。

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包含电子名片

电子名片 电子名片轻松共享联系人信息。电子名片可以快速插入到您发送的邮件和 将立即可识别收件人。您可以发送您公司的电子名片或一个自定义您的个人。或者,您可以为电子名片的形式发送其他人的联系人信息。您还可以转发卡片。

有关电子名片的详细信息,请参阅创建和共享联系人以电子名片

  1. 邮件选项卡上的包括组中,选择附加项目>名片,然后在列表中选择一个名称。

  2. 如果看不到您要选择其他名片的名称,在表示为列表中,选择的名称,然后选择确定

    注释: 

    • 名片菜单上显示在邮件中插入以电子名片的最后 10 个联系人姓名。

    • 您可以在邮件中插入多个电子名片。

    • 若要帮助区分重复名称名片菜单上,选择其他名片。请参阅详细信息,如插入名片对话框中的卡片预览。

    • 从名片视图中将名片拖动到新邮件时,仅 vCard (.vcf) 包括在发送邮件。附带的.vcf 文件打开联系人窗体中的收件人可以保存到其联系人列表中的所有信息。如果收件人使用的Microsoft Office Outlook 2007或Outlook 2010,名片将会出现在联系人窗体。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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