自动存档较旧项目

自动存档较旧项目

电子邮件可快速填充 Outlook 收件箱 - 新邮件、答复和转发。在你注意到之前,可能已有成千上万封邮件。可通过将想要保留的较旧项目移动到存档,控制 Outlook 收件箱及其文件夹。使用自动存档自动执行此操作。

可更改自动存档运行的频率、已存档项目的存储位置,以及项目存档前 Outlook 将其保留的时长。

  1. 单击“文件”>“选项”>“高级”。

  2. 在“自动存档”下,单击“自动存档设置”。

  3. 单击“自动存档时间间隔为 n 天”框,然后指定自动存档的运行频率。

  4. 选择任何其他必需选项,例如让 Outlook 删除旧项目,而非将其存档。

    提示: 如果您的邮件配置文件连接到 Exchange Server,则存档和自动存档可能不可用。您的组织的邮件保留策略可能会覆盖自动存档。有关详细信息,请与系统管理员联系。

有关自动存档设置的详细信息,请参阅自动存档设置介绍

更改单个文件夹的自动存档设置

  1. 在导航窗格的文件夹列表中,右键单击要更改的文件夹,然后单击“属性”。

  2. 在“自动存档”选项卡上,选择所需选项。

首次运行 Outlook 时,默认启用自动存档,并且每 14 天运行一次。可以更改自动存档的运行频率,指定用于存储已存档项目的 Outlook 数据文件 (.pst),以及选择何时存档 Outlook 文件夹中的项目。

  1. 选择“工具”>“选项”,然后选择“其他”选项卡。

  2. 选择“自动存档”。

    “工具”的“选项”对话框中的“自动存档”

  3. 选择“自动存档时间间隔为 n 天”复选框,然后指定自动存档的运行频率。

  4. 选择所需的选项。

    • 自动存档时间间隔为 选择所需的自动存档运行频率。同时存档多个项可能降低计算机性能。因此,最好选择一个能够缩短自动存档过程的时间段。考虑在给定时间内通常会收到的项目 数,进而相应调整时间范围。运行自动存档前提示 如果希望 Outlook 在自动存档处理 Outlook 项之前显示提醒消息,请选择此选项。看到此消息时,单击“”可取消自动存档会话。

    • 删除过期项(仅电子邮件文件夹) 默认情况下不选择此选项。可以选择在超过电子邮件的龄期时删除这些电子邮件。“草稿”和“收件箱”项目的默认期限是六个月,“已发送邮件”的默认期限是三个月,但可以使用“清除早于所示时间的项目”选项更改这些期限。

    • 存档或删除旧项目 如果要让自动存档在项目过期时删除部分或所有项目,则必须选择此选项。此选项会激活其他选项,使你能够决定在项目的龄期结束时将哪些项目存档以及删除哪些项目。然后,选择应用于存档和删除的其他设置。

      注意: 在“自动存档”对话框中,“文件夹”是指 Outlook 主要的功能区域(例如“日历”文件夹和“任务”文件夹)及各个电子邮件文件夹。这是因为“日历”和“任务”项目存储在各自的“日历”和“任务”文件夹中。

    • 在文件夹列表中显示存档文件夹 选中它,使“存档”文件夹和其他工作文件夹一同列在“导航窗格”中。在主“存档”文件夹中,可以打开各个子文件夹并查看已存档的项目。查看已存档项目时,可以验证是否存档了正确的项目,还可以将所需的任何项目拖回工作文件夹。

    • 清除早于所示时间的项目 选择项目存档时间的默认设置,以天、周或月为单位。可以设置 1 天到 60 个月的期限。“清除”的意思是存档(存储)项目,而不是指“删除”(除非在其他位置为文件夹指定了该设置)。

    • 将旧项目移至 对于运行 Microsoft Windows Vista 和 Windows XP 操作系统的计算机,此位置的默认设置有所不同。

      Windows Vista:C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      如果要为已存档项目设置其他目标,可以浏览到不同位置并设置该位置。项目龄期到期后会移至此位置。

      注意: 除非打开文件夹并手动删除自定义位置中的存档项目,否则不会删除它们。

    • 永久删除旧项目 选择此选项会立即删除过期项目,而不会将其移到默认位置、指定的其他文件夹或“已删除邮件”文件夹中。

    • 立即将这些设置应用到所有文件夹 此选项向所有文件夹应用自动存档设置(包括所做更改)。若要为一个或多个文件夹指定不同的设置,请勿选择此选项,改用按钮下方有关为单个文件夹指定设置的说明。以下“更改单个文件夹的自动存档设置”部分中也包含有这些说明。对特定文件夹所做的更改仅适用于这些文件夹。

    • 保留策略信息 在组织中,系统管理员可能会设置保留策略来决定何时以及如何自动存档邮箱项目。可以在此处查看策略,但如果没有适当权限,则无法对其进行更改。

  5. 单击“确定”。

更改单个文件夹的自动存档设置

  1. 在 导航窗格 的文件夹列表中,右键单击要更改的文件夹,然后单击快捷菜单上的“属性”。

  2. 单击“自动存档”选项卡。

  3. 选择所需的选项。

    注意: 有关这些设置的详细信息,请参阅中以上“查看或更改默认自动存档设置”部分的步骤 4。

  4. 单击“确定”

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