自动存档较旧项目

自动存档较旧项目

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电子邮件可填充 Outlook 收件箱,快速-新邮件、 答复和转发。您知道它之前,您可以拥有成千上万的邮件。通过移动您想要保持到存档较旧项目保持 Outlook 收件箱和在控件下的文件夹。使用自动存档自动执行此操作。

您可以更改自动存档的运行频率、存储已存档项目的位置以及 Outlook 保留项目多长时间后进行存档。

  1. 单击“文件”>“选项”>“高级”。

  2. 在“自动存档”下,单击“自动存档设置”。

  3. 单击自动存档时间间隔为 n 天框中,指定自动存档的运行频率。

  4. 选择所需的任何其他选项,例如,让 Outlook 删除旧项目而不是进行存档。

    提示: 如果您的邮件配置文件连接到 Exchange Server,则存档和自动存档可能不可用。您的组织的邮件保留策略可能会覆盖自动存档。有关详细信息,请与系统管理员联系。

有关自动存档设置的详细信息,请参阅自动存档设置介绍

更改单个文件夹的自动存档设置

  1. 在导航窗格的文件夹列表中,右键单击要更改的文件夹,然后单击“属性”。

  2. 在“自动存档”选项卡上,选择所需选项。

首次运行 Outlook 时,自动存档默认情况下在并运行每隔 14 天。您可以更改自动存档的运行频率,指定用于存储已存档项目的 Outlook 数据文件 (.pst),以及选择何时对 Outlook 文件夹中的项目进行存档。

  1. 选择工具>选项,然后选择其他选项卡。

  2. 选择自动存档

    “工具”的“选项”对话框中的“自动存档”

  3. 选择自动存档时间间隔为 n 天复选框,然后指定频率运行自动存档。

  4. 选择所需的选项。

    • 自动存档的运行每个  选择您希望自动存档运行频率。同时存档的许多项目可能会降低您的计算机性能。因此,最好选择的自动存档过程会缩短的时间段。请考虑多少个项目通常在给定期间接收和相应地调整时间范围。运行自动存档前提示   如果您希望 Outlook 自动存档处理您的 Outlook 项目之前显示提醒消息,请选择此选项。当您看到的消息时,可以单击取消该自动存档会话。

    • 删除过期项目 (仅适用于电子邮件文件夹)  默认情况下未选中此选项。您可以选择让其帐龄期间已过期时删除的电子邮件。默认时间草稿和收件箱项是六个月和三个月您发送的项目,但您可以更改这些期间使用清除早于项目选项。

    • 存档或删除旧项目  如果您希望自动存档删除部分或全部项目,他们到期时,您必须选择此选项。此选项在到达帐龄期间结束时,会删除您决定存档的项目和其中的启用激活其他选项。然后选择其他设置,以将应用于存档和删除。

      注意: 在自动存档对话框中,"文件夹"指您主 Outlook 功能区域,如日历文件夹和任务文件夹和单个电子邮件文件夹。这是因为您的日历和任务项目存储在其各自的日历任务文件夹。

    • 显示在文件夹列表中的存档文件夹  选择与您的其他工作文件夹的导航窗格中列出的存档文件夹。在主存档文件夹,您可以打开子文件夹,并查看您已存档的项目。在查看您已存档的项目时,您可以验证正确的项目进行存档,也可以将所需的任何项目拖回工作文件夹。

    • 清除早于项目   选择您希望您的项目存档,在天、 周或月中的默认设置。您可以设置一段向上 60 个月内的一天。"清理"指的是存档 — 存储 — 项目。并不意味着"删除"除非指定了该设置文件夹的其他位置。

    • 移动到旧项目   此位置的默认设置是不同的 Microsoft Windows Vista 和 Windows XP 操作系统上运行的计算机。

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst。

      Windows XP:C:\Documents 和 Settings\user settings\application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst。

      如果您想要设置其他目标已存档的项目,您可以通过浏览找到并设置的其他位置。将移动到该位置之后其帐龄期间的项目。

      注意: 除非您打开的文件夹,并手动删除它们不会删除自定义位置中存档的项目。

    • 永久删除项目  此选项立即删除过期的项目,而不是将其移动到默认位置、 您指定的另一个文件夹或已删除邮件文件夹。

    • 应用到所有文件夹现在这些设置   此选项应用自动存档设置,包括您的更改,所有文件夹。若要指定一个或多个文件夹的不同设置,请选择此选项。相反,使用按钮如下所示,介绍如何为各个文件夹指定设置的说明。这些说明还包括在以下部分中,"更改单个文件夹的自动存档设置"。对特定文件夹所做的更改仅应用于这些文件夹。

    • 保留策略信息   在您的组织中的系统管理员可能设置确定何时以及如何自动存档邮箱项目的保留策略。您可以查看的策略在这里,但您不能不适当的权限的情况下对其进行更改。

  5. 单击“确定”。

更改单个文件夹的自动存档设置

  1. 在导航窗格中的文件夹列表中,右键单击要更改的文件夹,然后单击快捷菜单上的属性

  2. 单击自动存档选项卡。

  3. 选择所需的选项。

    注意: 在设置的详细信息,请参阅以上,部分中的步骤 4"查看或更改默认自动存档设置。"

  4. 单击“确定”

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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