脱机使用链接到 SharePoint 列表的表

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

您可以使用 Access 脱机处理数据链接到 SharePoint 列表。这非常有用,例如,如果您需要不在办公室或需要继续工作时服务器不可用或丢失了与服务器的连接。

概述

在脱机使用 SharePoint 网站中的数据之前,首先必须创建的 Access 表和 SharePoint 列表之间的链接。然后可以使列表脱机更新或通过使用 Access 对其进行分析。当您重新连接时,您可以同步数据,以便数据库和列表得到更新。如果数据库中的查询和报表,您可以使用这些链接的数据分析。

如果您在脱机时,您可以更新任何数据,您可以访问再次连接到服务器时同步所做的更改。如果发生数据冲突 — 例如,如果有人更新时服务器上的一条记录另一个人更新同一记录脱机 — 同步时,您可以解决冲突。

可以通过多种方法来链接到列表的 Access 表。例如,您可以向 SharePoint 网站,这也链接到网站上的列表的数据库中的表移动您的数据库。或者,您可以将数据从 SharePoint 网站上的数据表视图中的列表中导出到 Access 表。例如,可以在 Access 中使用报表来汇总数据。有关从 Access 链接到 SharePoint 数据的详细信息,请参阅导入或链接到 SharePoint 列表中的数据

使用 Access 中的 SharePoint 列表脱机工作

在 Access 2010 中开始,请使用链接的 SharePoint 列表脱机工作是自动过程维护的访问权限的详细信息。如果 Access 无法连接到您链接的 SharePoint 列表所在的位置,可能是因为您已丢失 Internet 连接的 SharePoint 网站,Access 将切换到脱机模式。Access 窗口右下方的状态栏中,您将看到一条消息指出所有 SharePoint 表已断开连接。如果单击文件>信息,您还将看到类似消息,指示您已断开连接的表。当您处于脱机模式中时,您可以继续添加、 编辑和删除 SharePoint 列表数据的缓存本地副本中的数据。

Access 会继续尝试和重新连接定期与 SharePoint 服务器上的链接列表。一旦访问重新建立连接的 SharePoint 网站,您将看到消息栏询问您是否要与服务器同步脱机数据的功能区下方。

单击同步以重新连接到 SharePoint 服务器。

单击同步和访问重新连接的链接的 SharePoint 列表,然后尝试合并数据的任何更改。

解决冲突的数据更改

当两个用户对同一部分列表的数据或结构进行更改,则会发生冲突。首先提交更改的用户将成功地提交他或她的更改,但第二个用户会得到通知的冲突。

例如,用户 A 到西雅图,从达拉斯更改第三行的城市列,一次,您将更改单元格从达拉斯休斯敦。用户 A 的更改提交到服务器首先后, 跟所做的更改。服务器通知您冲突,允许您解决冲突。

注意: 即使在用户编辑同一行中的不同单元格时,将发生冲突。

您无法更改记录有冲突的直到解决冲突。

如果 Access 检测到任何数据冲突,与 SharePoint 服务器同步脱机更改时,您将看到解决冲突对话框。

使用上解决冲突对话框中的可用的选项来解决数据冲突。

执行下列操作之一:

  • 若要通过忽略对记录所做的更改来解决当前显示的冲突或错误,请单击放弃更改。所做的更改将会丢失。

  • 若要通过忽略所有到列表所做的更改来解决所有待定的冲突和错误,请单击放弃所有更改

  • 若要解决当前显示的冲突或错误通过重新应用所做的更改,请单击重试更改。如果出现冲突,如果您和其他用户更改同一列中,所做的更改将覆盖其他用户的更改。如果您编辑其他列,所做的更改将合并与其他用户的更改。

  • 若要解决所有待定的冲突和错误通过重新应用所做的更改,请单击重试所有更改

  • 若要查看的下一个冲突或错误的详细信息,请单击下一步对话框中的右上角上。

  • 要查看的上一个冲突或错误的详细信息,请单击在对话框中的右上角的前一节

  • 要在以后解决冲突和错误,请单击关闭对话框标题栏上。

说明

  • 详细信息网格中显示当前视图中的所有列。如果列不可见,则使用水平滚动条滚动,或拖动以增加的详细信息网格宽度对话框中的右边缘。

    若要缩放的列的内容,单击详细信息网格中的列。在域详细信息对话框中,将显示所做的更改和其他用户的更改。对话框中也是用于查看丰富的文本格式更改。

  • 详细信息网格中显示已删除的行,而不是一行数据,如果您或其他用户删除行。如果其他用户删除的行,对话框中不显示用户或日期的名称和删除的时间。此外,您将不能重试所做的更改。

设置缓存 Web 服务和 SharePoint 表格选项

在 Access 2010 和更高版本的新数据库的默认设置是缓存 web 服务和 SharePoint 链接的表。如果您想要更改此行为并改为使用 Access 2007 中存在的行为,请单击文件>选项以打开Access 选项对话框。单击当前数据库以查看列出在缓存 Web 服务和 SharePoint 表下的设置。

  • 使用 Microsoft Access 2010 和更高版本,这是兼容的缓存格式选择此选项可使访问缓存链接的数据的本地副本。此设置可提高性能,同时处理链接的数据。将使用此选项更快地加载和查看的链接的数据。如果您想要使用 Access 2007 中存在的缓存行为,请清除此选项。

  • 关闭时清除缓存选择此选项以清除所有本地缓存的数据从内存时关闭您的数据库的访问。

  • 从不缓存选择此选项,不能访问工作与您链接的 SharePoint 数据源时缓存数据的本地副本。

    注意: 关闭时清除缓存从不缓存选项不可用,如果清除使用 Microsoft Access 2010 和更高版本,这是兼容的缓存格式设置。

能否脱机工作手动在 Access 2010 和更高?

为了与 Access 2010 中的链接 SharePoint 数据脱机及更高版本,则有手动控制的工作,您将需要清除在 Access 中找到的当前数据库的使用 Microsoft Access 2010 和更高版本,这是兼容的缓存格式设置选项对话框。有关如何查找和设置该选项,请参阅上一节。

注意: 您可能会提示您关闭并重新打开之后更改其设置的数据库。

已清除使用 Microsoft Access 2010 和更高版本,这是兼容的缓存格式设置后,您将看到列出 Web 链接的一组命令显示在外部数据选项卡上。

在此组中,您将看到如脱机工作同步重新链接列表和其他人的命令。这些是在SharePoint 列表组中的外部数据选项卡已在 Access 2007 中的同一个命令。

若要脱机处理 SharePoint 列表数据在此模式下,单击脱机工作

若要从服务器的数据与同步脱机列表,请单击同步

脱机工作后,重新连接链接的表,请单击联机工作

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将 SharePoint 列表数据脱机

若要执行此过程,首先必须链接 Access 表至 SharePoint 列表。

注意: 如果您有 SharePoint 网站上的已发布的数据库,首先必须保存数据库的本地副本,然后使列表脱机。

  1. 打开数据库链接至 SharePoint 列表。

  2. 外部数据选项卡上的SharePoint 列表组中,单击脱机工作

注意: 如果脱机工作按钮不可用,或者表未链接到 SharePoint 列表,或者您已经最初列表数据脱机。

将您脱机列表与数据从服务器同步

  1. 打开数据库链接至 SharePoint 列表。

  2. 外部数据选项卡上的SharePoint 列表组中,单击同步

解决数据冲突

如果在脱机时所做的更改和某人在服务器所做的更改发生冲突,将出现解决冲突对话框。

对话框显示有关冲突,如出现,错误的原因,并提供了您可以尝试再次提交数据或放弃所做的更改的选项的信息。如果有多个错误,您可以通过单击对话框中的上一条下一步按钮查看每个错误的详细信息。只能通过放弃所做的更改,则可以解决一些错误。

解决错误对话框中的详细信息网格当前视图中显示的所有列。对于受影响的行中,详细信息网格中显示您所做的更改。您不能编辑的值,但您可以单击每个列,以查看更多详细信息。

  • 解决错误对话框中,执行下列操作之一:

    • 如果您想要保留在所选项目到服务器所做的更改,请单击放弃更改

    • 如果您想要尝试提交再次对所选项目所做的更改,请单击重试更改

      根据情况,可能需要等待,直至解决问题。例如,如果您不能同步所做的更改,由于网络连接问题,您应等待,直到您重新连接。

    • 如果您想要保留在对所有项目的服务器所做的更改,请单击放弃所有更改

    • 如果您想要尝试提交再次对所有项目所做的更改,请单击重试所有更改

      根据情况,可能需要等待,直至解决问题。例如,如果您不能同步所做的更改,由于网络连接问题,您应等待,直到您重新连接。

      注释: 

      • 如果只能通过放弃所做的更改,可以解决该错误,请重试更改的按钮可能不可用。

      • 您可以关闭对话框中,而不执行任何操作,但您将无法保留或更新列表或对计算列中进行更改,直到您解决该错误。

脱机工作后重新连接链接的表

重新连接链接的表之后,您对数据或对象进行任何更改将同步。

  1. 打开数据库链接至 SharePoint 列表。

  2. 外部数据选项卡上的SharePoint 列表组中,单击联机工作

    注意: 如果您想要放弃脱机时所做的更改,请单击SharePoint 列表组中的放弃更改

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