脱机使用链接到 SharePoint 列表的表

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可以使用 Access 脱机处理链接到 SharePoint 列表的数据。 例如, 如果你需要离开 office, 或者需要在服务器不可用或断开与服务器的连接时继续工作, 这可能会很有用。

概述

在脱机处理 SharePoint 网站中的数据之前, 必须先在 Access 表和 SharePoint 列表之间创建链接。 然后, 你可以通过使用 Access 来更新或分析列表, 从而使列表脱机。 重新连接时, 您可以同步数据, 以便更新数据库和列表。 如果数据库包含查询和报表, 则可以使用它们来分析链接的数据。

如果在脱机时更新任何数据, 则可以在 Access 再次连接到服务器时同步所做的更改。 如果发生数据冲突, 例如, 如果某人在服务器上更新记录, 而另一个用户脱机更新同一记录, 则可以在同步时解决冲突。

你可以使用多种方法将 Access 表链接到列表。 例如, 你可以将数据库移动到 SharePoint 网站, 该网站还会将数据库中的表链接到网站上的列表。 或者, 您可以将 SharePoint 网站上 "数据表" 视图中的数据从列表导出到 Access 表。 例如, 您可以使用 Access 中的报表汇总数据。 有关从 Access 链接到 sharepoint 数据的详细信息, 请参阅导入或链接 sharepoint 列表中的数据

在 Access 中使用 SharePoint 列表脱机工作

从 access 2010 开始, 使用链接的 SharePoint 列表脱机工作更多的是 Access 维护的自动过程。 如果 Access 无法连接到链接 sharepoint 列表所在的 sharepoint 网站, 可能是因为您丢失了 Internet 连接, Access 将切换到脱机模式。 在 Access 窗口右下方的状态栏中, 你将看到一条消息, 指出所有 SharePoint 表均已断开连接。 如果单击 "文件>信息", 还会看到一条类似消息, 指示您已断开连接的表。 在脱机模式下, 你可以继续在 SharePoint 列表数据的缓存本地副本中添加、编辑和删除数据。

Access 将继续使用 SharePoint 服务器上的链接列表以固定的间隔尝试重新连接。 一旦 Access 重新建立与 SharePoint 网站的连接, 您将在功能区下方看到一条消息栏, 询问您是否要将脱机数据与服务器同步。

单击 "同步" 以重新连接到 SharePoint 服务器。

单击 "同步", Access 将重新连接到链接的 SharePoint 列表, 然后尝试合并任何数据更改。

解决冲突数据更改

当两个用户对列表的数据或结构的同一部分进行更改时, 会发生冲突。 首先提交更改的用户将成功提交其更改, 但第二个用户将收到冲突通知。

例如, 用户 A 将来自达拉斯的第三行的 "城市" 列更改为 "西雅图", 同时将单元格从 "达拉斯" 更改为 "休斯敦"。 首先将用户 A 的更改提交到服务器, 然后再提交您的更改。 服务器会通知您存在冲突, 让您解决冲突。

注意: 即使用户编辑同一行中的不同单元格, 也会发生冲突。

在解决冲突之前, 你将无法对发生冲突的记录进行任何更改。

如果 Access 在将脱机更改与 SharePoint 服务器同步时检测到任何数据冲突, 您将看到 "解决冲突" 对话框。

使用 "解决冲突" 对话框中的可用选项解决数据冲突。

请执行下列操作之一:

  • 若要通过忽略对记录所做的更改来解决当前显示的冲突或错误, 请单击 "放弃我的更改"。 您所做的更改将会丢失。

  • 若要通过忽略对列表的所有更改来解决所有挂起的冲突和错误, 请单击 "放弃所有更改"。

  • 若要通过重新应用更改来解决当前显示的冲突或错误, 请单击 "重试我的更改"。 在发生冲突时, 如果您和其他用户更改同一列, 您的更改将覆盖其他用户的更改。 如果编辑不同的列, 所做的更改将与其他用户的更改合并。

  • 若要通过重新应用所做的更改来解决所有挂起的冲突和错误, 请单击 "重试所有更改"。

  • 若要查看下一个冲突或错误的详细信息, 请单击对话框右上角的 "下一步"。

  • 若要查看以前的冲突或错误的详细信息, 请单击对话框右上角的 "上一步"。

  • 若要稍后解决冲突和错误, 请单击对话框标题栏上的 "关闭"。

备注

  • "详细信息" 网格显示当前视图中的所有列。 如果列不可见, 请使用水平滚动条滚动, 或拖动对话框的右边缘以增加详细信息网格的宽度。

    若要缩放列的内容, 请单击 "详细信息" 网格中的列。 您所做的更改和其他用户的更改将显示在 "域详细信息" 对话框中。 该对话框对于查看 rtf 格式更改也很有用。

  • 如果您或其他用户删除了一行, 则 "详细信息" 网格将显示 "已删除" 行, 而不是数据行。 如果其他用户删除了该行, 则该对话框不显示用户的姓名或删除的日期和时间。 此外, 您将无法重试所做的更改。

设置缓存 Web 服务和 SharePoint 表选项

适用于 Access 2010 及更高版本中新数据库的默认设置用于缓存 Web 服务和 SharePoint 链接表。 如果要更改此行为, 而使用 Access 2007 中存在的行为, 请单击 "文件>选项" 以打开 " access 选项" 对话框。 单击 "当前数据库" 以查看 "缓存 Web 服务和 SharePoint 表" 下列出的设置。

  • 使用与 Microsoft Access 2010 和更高版本兼容的缓存格式 选择此选项可让 Access 缓存链接数据的本地副本。 此设置可以提高使用链接数据时的性能。 使用此选项, 加载和查看链接的数据会更快。 如果要使用 Access 2007 中存在的缓存行为, 请清除此选项。

  • 关闭时清除缓存 选择此选项可让 Access 在您关闭数据库时从内存中清除任何本地缓存的数据。

  • 从不缓存 选择此选项后, 在处理链接的 SharePoint 数据源时, 无法使用 Access 缓存数据的本地副本。

    注意: 如果清除“使用与 Microsoft Access 2010 及更高版本兼容的缓存格式”选项,“关闭时清除缓存”和“从不缓存”选项将不可用。

是否可以在 Access 2010 和更高版本中手动脱机工作?

为了在 access 2010 和更高版本中使用链接的 SharePoint 数据手动控制脱机工作, 你需要清除在 access 中找到的当前数据库的 "使用与 Microsoft Access 2010 和更高版本兼容的缓存格式" 设置。"选项" 对话框。 有关如何查找和设置该选项的详情, 请参阅上一节。

注意: 更改设置后, 系统可能会提示您关闭并重新打开数据库。

清除 "使用与 Microsoft Access 2010 和更高版本兼容的缓存格式" 后, 你将看到 "外部数据" 选项卡上显示 " Web 链接的列表" 组命令。

在此组中, 你将看到诸如 "脱机工作"、"同步"、"重新链接列表" 和其他内容等命令。 这些命令与 Access 2007 中的相同命令位于 "外部数据" 选项卡上的 " SharePoint 列表" 组中。

若要在此模式下脱机处理 SharePoint 列表数据, 请单击 "脱机工作"。

若要将脱机列表与服务器中的数据同步, 请单击 "同步"。

若要在脱机工作后重新连接链接表, 请单击 "联机工作"。

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使用 Access 2007?

若要执行此过程, 必须首先将 Access 表链接到 SharePoint 列表。

注意: 如果你有一个已在 SharePoint 网站上发布的数据库, 首先必须保存数据库的本地副本, 然后使列表脱机。

  1. 打开链接到 SharePoint 列表的数据库。

  2. 在 "外部数据" 选项卡上的 " SharePoint 列表" 组中, 单击 "脱机工作"。

注意: 如果 "脱机工作" 按钮不可用, 或者你的表未链接到 SharePoint 列表, 或者你已使列表数据脱机。

  1. 打开链接到 SharePoint 列表的数据库。

  2. 在 "外部数据" 选项卡上的 " SharePoint 列表" 组中, 单击 "同步"。

如果在脱机更改和某人在服务器上进行的更改发生冲突, 则会出现 "解决冲突" 对话框。

该对话框显示有关冲突的信息, 如发生错误的原因, 并提供用于再次尝试提交数据或放弃更改的选项。 如果存在多个错误, 则可以通过单击对话框中的 "上一个" 和 "下一个" 按钮, 查看每个错误的详细信息。 某些错误只能通过放弃更改来解决。

"解决错误" 对话框中的 "详细信息" 网格显示当前视图中的所有列。 对于受影响的行, "详细信息" 网格显示您所做的更改。 您不能编辑这些值, 但可以单击每一列以查看更多详细信息。

  • 在 "解决错误" 对话框中, 执行下列操作之一:

    • 如果要将在服务器上所做的更改保留到所选项目, 请单击 "放弃我的更改"。

    • 如果想要尝试再次提交所选项目的更改, 请单击 "重试我的更改"。

      根据具体情况, 您可能需要等待, 直到问题得到解决。 例如, 如果由于网络连接问题而无法同步所做的更改, 则应等待, 直到再次连接。

    • 如果要保留在服务器上对所有项目所做的更改, 请单击 "放弃所有更改"。

    • 如果想要尝试再次提交对所有项目所做的更改, 请单击 "重试所有更改"。

      根据具体情况, 您可能需要等待, 直到问题得到解决。 例如, 如果由于网络连接问题而无法同步所做的更改, 则应等待, 直到再次连接。

      注意: 

      • 如果该错误只能通过放弃更改来解决, 则用于重试更改的按钮可能不可用。

      • 可以关闭对话框, 而无需执行任何操作, 但您将无法在解决错误之前离开或更新列表或对计算列进行更改。

重新连接链接表后, 对数据或对象所做的任何更改都将同步。

  1. 打开链接到 SharePoint 列表的数据库。

  2. 在 "外部数据" 选项卡上的 " SharePoint 列表" 组中, 单击 "联机工作"。

    注意: 如果你想要放弃脱机所做的更改, 请单击 "在SharePoint 列表放弃更改" 组。

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