编辑器 - 你的写作助手

编辑器可检查文档或电子邮件中的拼写和语法错误,并就优化文档提出建议。

使用 Word​​ 或 Outlook​​ 键入时,编辑器可找出拼写错误、语法错误以及写作风格问题。编辑器会在用户写作时标记错误:红色波浪线表示拼写错误,蓝色双下划线表示语法错误,金色虚线表示编辑器具有写作帮助建议的地方。

仅当拥有 Office 365 订阅时,才能使用编辑器的完整功能。

“编辑器概述”窗格是一项新增功能,目前仅向 Office 预览体验成员提供。

编辑器可在你输入时检查其中的拼写错误,或者在校对整个文档时获得概述,突出显示文档中必需的拼写更正。选择“编辑器”窗格中的“拼写”更正,更新文档中的拼写错误。单词下方出现红色波浪线时,右键单击该单词,选择一条建议修改错误。

在 Word​​ 文档中显示拼写错误

  • 拼写建议附带同义词(如果有),以帮助用户选择最符合所要表达内容的建议。

  • 如果单击上下文菜单中的箭头,将显示以下选项:

    1. 如果希望收听当前建议,请选择“大声朗读”。

    2. 如果希望每次在当前文档中出现相同的拼写错误时都替换为当前建议,请选择“全部更改”。

    3. 选择“添加到自动更正”,让编辑器始终采用此建议替换找到的单词。(还可从上下文菜单中访问“自动更正选项”。若要详细了解如何使用这些选项,请参阅选择自动更正选项。)

  • 若要将单词添加到默认字典,使编辑器停止将其标记为拼写错误,请选择“添加到字典”。

  • 若要跳过此文档或电子邮件中的单词,不将其添加到拼写字典,请选择“全部忽略”。

  • 若要查看解决拼写错误的详细信息和所有可用操作,请选择“查看更多”,打开“编辑器”窗格。在“编辑器”窗格中,

    1. 可在窗格的上部查看语法问题的“详细说明”。

    2. 可以通过选择“扬声器图标”,使系统读出包含语法错误的句子。选择扬声器图标之前,如果在该文本框中选择了句子的一部分,则将仅读出该部分。

    3. 窗格中的每个语法建议都是一个拆分按钮。选择拆分按钮的“主按钮”可选择该建议并将其插入到文档中。或者,也可以选择拆分按钮的“箭头按钮”,打开包含可对该建议执行的以下条件操作的子菜单:可大声朗读每个建议,选择“大声朗读”,也可选择“拼读”听其拼读。

编辑器可在你输入时检查其中的语法问题,或者在校对(按 F7)整个文档时获得概述,突出显示文档中所有必需的语法更正。选择“编辑器”窗格中的“语法”更正,以更正文档中的语法问题。显示蓝色双下划线时,右键单击该单词或短语可了解详细信息。

显示语法错误

  • 语法建议附带简短说明,以帮助你就是否以及如何解决问题做出明智的决定。

  • 如果单击上下文菜单中的箭头,将显示以下选项:

    1. 选择“大声朗读”,收听所选建议。

    2. 若要忽略该单词或短语并转到下一个单词或短语,请选择“忽略一次

    3. 若要对整个文档暂时忽略此问题,请选择“不检查此问题”。

    4. 若要查看语法问题的更详细说明以及写作示例,请选择“查看更多”,打开“编辑器”窗格。在“编辑器”窗格中,

      • 可在窗格的上部查看语法问题的详细说明。

      • 可以通过选择“扬声器图标”,使系统读出包含语法错误的句子。选择扬声器图标之前,如果在该文本框中选择了句子的一部分,则将仅读出该部分。

      • 窗格中的每个语法建议都是一个拆分按钮。选择拆分按钮的“主按钮”可选择该建议并将其插入到文档中。或者,也可以选择拆分按钮的“箭头按钮”,打开包含可对该建议执行的以下条件操作的子菜单:可大声朗读每个建议,选择“大声朗读”,也可选择“拼读”听其拼读。

编辑器会检查风格和其他高级写作问题,并用金色虚线突出显示有问题的单词或短语。右键单击带下划线的单词或短语,并考虑使用一个可选建议,或者在校对(按 F7)整个文档时获得概述,突出显示文档中必需的写作优化。

注意: 金色虚线目前仅适用于英文和西班牙语。

显示写作风格错误

写作风格建议附带简短说明,以帮助你就是否以及如何解决问题做出明智的决定。

编辑器将检查以下内容:

  • 复杂词*

  • 缩写*

  • 商务套语*

  • 非正式语言*

  • 双重否定*

  • 术语*

  • 名词化

  • 被动语态*

  • 执行者未知的被动语态(无可用建议)*

  • 赘词

  • 分离不定式中的单词(超过 1 个)*

  • 特定于性别的语言*

  • 表达不确定性的词*

  • 俚语*

  • 牛津逗号*

  • 需要有引号的标点*

  • 句子间距*

重要: 在“写作风格”下拉菜单中,选择“校对”选项并选择“语法和更多”设置,启用风格选项。请参阅下方的如何更改编辑器校对设置

  • 右键菜单中的每个写作风格建议都是一个拆分按钮。选择拆分按钮的“主按钮”可选择该建议并将其插入到文档中。或者,也可以选择拆分按钮的“箭头按钮”,打开包含可对该建议执行的以下条件操作的子菜单:

    1. 选择“大声朗读”,收听所选建议

    2. 若要忽略该风格问题并转到下一问题,请选择“忽略一次

    3. 若要对整个文档暂时忽略此问题,请选择“不检查此问题”。

  • 若要查看写作风格问题的更详细说明以及写作示例,请选择“查看更多”,打开“编辑器”窗格。在“编辑器”窗格中,

    1. 可在窗格的上部查看写作风格问题的详细说明。

    2. 可以通过选择“扬声器图标”,使系统读出包含写作风格建议的句子。选择扬声器图标之前,如果在该文本框中选择了句子的一部分,则将仅读出该部分。

    3. 窗格中的每个写作风格建议都是一个拆分按钮。选择拆分按钮的“主按钮”可选择该建议并将其插入到文档中。或者,也可以选择拆分按钮的“箭头按钮”,打开包含可对该建议执行的以下条件操作的子菜单:

    4. 可收听每个建议(选择“大声朗读”),也可收听其拼读(选择“拼读”)。

若要详细了解写作风格错误和建议,请参阅选择语法和写作风格选项

使用“编辑器”概述校对整个文档

编辑器概述会细分文档中出现的各种错误,并向你提供最相关的错误修复方案。

  1. 在 Word 中,按“F7”或在“审阅”选项卡上选择“检查文档”,即可校对整个文档。

    显示“审阅”选项卡下的“检查文档”
  2. “编辑器”窗格可为你显示有关文档中找到的错误数量和错误种类(拼写错误、语法错误和风格问题)的概述。

    显示校对问题概述
  3. 单击任何类别,以仅修复文档中的该类错误。

使用 Word​​ 或 Outlook​​ 2016 进行输入时,可查看任何拼写错误、语法错误以及写作风格问题。编辑器会标记写作时的错误:红色波浪线表示拼写错误,蓝色双下划线表示语法错误,金色虚线表示写作风格错误。

编辑器在用户键入时检查拼写错误。单词下方出现红色波浪线时,右键单击该单词,选择一条建议修改错误。

显示拼写错误上下文菜单
  • 拼写建议附带同义词(如果有),以帮助用户选择最符合所要表达内容的建议。

  • 如果单击上下文菜单中的箭头,将显示以下选项:

    1. 如果希望收听当前建议,请选择“大声朗读”。

    2. 选择“添加到自动更正”,让编辑器始终采用此建议替换找到的单词。(还可从上下文菜单中访问“自动更正选项”。若要详细了解如何使用这些选项,请参阅选择自动更正选项。)

  • 若要将单词添加到默认字典,使编辑器停止将其标记为拼写错误,请选择“添加到字典”。

  • 若要跳过此文档或电子邮件中的单词,不将其添加到拼写字典,请选择“全部忽略”。

  • 若要查看解决拼写错误的详细信息和所有可用操作,请选择“查看更多”,打开“编辑器”窗格。

    注意: “编辑器”窗格仅适用于 Word

编辑器可在你输入时检查其中的语法问题,或者在校对(按 F7)整个文档时获得概述,突出显示文档中所有必需的语法更正。

显示语法错误上下文菜单

  • 语法建议附带简要说明(在右键菜单中,位于其上方),以帮助你就是否以及如何解决问题做出明智的决定。

  • 如果单击上下文菜单中的箭头,将显示以下选项:

    1. 选择“大声朗读”,收听所选建议。

    2. 若要忽略该单词或短语并转到下一个单词或短语,请选择“忽略一次

    3. 若要查看语法问题的更详细说明以及写作示例,请选择“查看更多”,打开“编辑器”窗格。

      注意: “编辑器”窗格仅适用于 Word

另请参阅

手动运行拼写和语法检查

  • 拼写检查适用于 89 种语言。

  • 上下文拼写检查适用于 7 种语言(英语、西班牙语、法语、德语、巴西葡萄牙语、意大利语、挪威语)

  • 语法检查适用于 22 种语言(上述 7 种语言加俄语、日语、荷兰语、丹麦语、芬兰语、瑞典语、欧洲葡萄牙语、波兰语、阿拉伯语、捷克语、土耳其语、朝鲜语、简体中文、繁体中文、匈牙利语)

  • 写作助手(金色虚线)仅适用于英语和西班牙语。

在 Word 中,使用“语法设置”对话框更改校对设置。可基于最适合文档的设置,选择各种语法和风格设置。

注意: 默认情况下,编辑器校对选项设置为“语法和更多”,并选择“冗长”和“名词化”风格选项。

  1. 选择“文件”>“选项”>“校对”,打开校对选项。

  2. 在“在 Word 中更正拼写和语法时”下,选择“设置”。

    语法设置”对话框中的“写作风格”菜单提供两个选项:“语法”或“语法和更多”。可根据要使用的设置选择任一选项。

  3. 选择“语法和更多”,使用风格选项。

    向下滚动,查看所有可用选项,并选择或清除希望语法检查器标记或忽略的规则。这些设置的所有更改将应用到用户编辑的所有文档或项目,不只是当前正在处理的文档。

    提示: 若要返回默认编辑器校对设置,请选择“全部重置”。

在 Outlook 中,编辑器可在用户编写电子邮件时标记单词或短语的语法或风格问题,并提供解决问题的建议。若要使用编辑器校对服务,

  1. 创建或打开一封电子邮件。

  2. 选择“文件”选项卡,然后选择“选项”。

  3. 选择“邮件”,然后选择“编辑器选项...”。

  4. 选择“校对”。

  5. 在“在 Outlook 中更正拼写时”下执行下列操作:

    • 选择“键入时标记语法错误”。键入时,此选项会标记语法(蓝色)和风格(黄金)错误。

    • 选择“设置”。

      语法设置”对话框中的“写作风格”菜单提供两个选项:“语法”或“语法和更多”。可根据要使用的设置选择任一选项。

    • 选择“语法和更多”,使用风格选项。

      向下滚动,查看所有可用选项,并选择或清除希望语法检查器标记或忽略的规则。这些设置的所有更改将应用到用户编辑的所有文档或项目,不只是当前正在处理的文档。

      提示: 若要返回默认编辑器校对设置,请选择“全部重置”。

  6. 选择“确定”。

键盘快捷方式

在文档中,使用“Alt+带下划线的字母”选择列出的命令。

在“编辑器”窗格中,只使用“带下划线的字母”选择命令。

另请参阅

选择 Office 2016 中的语法和写作风格选项

在 Office 2010 及更高版本中检查拼写和语法

选择 Office 2013 及更早版本中的语法和风格选项

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