编写有效的替换文字需要知道的所有内容

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如果图片值得一千个字, 那么看不到的人有什么价值? 在我们的数字世界中, 有视觉障碍的人忽视关键信息或有令人沮丧和消极体验的人很容易。 例如, 假设演讲演讲者在会议后发出演示文稿。 演示文稿中包含信息图, 以阐释一个关键点。 如果没有信息图的说明, 具有视觉障碍的任何人都无法理解关键信息的信息图和失误。

可选文字 (可选文字) 是说明性文本, 可传达数字设置中的视觉对象的含义和上下文, 例如在应用或网页上。 当屏幕阅读器 (如 Microsoft "讲述人"、"JAWS" 和 "NVDA") 将数字内容与替换文字联系时, 它们将大声读出替换文字, 从而使用户能够更好地了解屏幕上的内容。 精心编写的描述性替换文字可显著减少多义性并改善用户体验。

人们听单词客观, 但理解它们的 subjectively。 本主题介绍了如何在Microsoft Office 产品中理解、编写和使用有效的替换文字。

计算机前面的一组人

何时使用替换文字?

图像和图片

请确保以简洁且明确的方式传达图像的内容和用途。 替换文字不应超过一句或两次, 其中几个 thoughtfully 所选单词将执行的时间。 请考虑有关图像的重要事项。 例如, 重要的上下文可能是设置、情感人的面孔、颜色或相对大小。

在 Word for Windows 中带有替换文字示例的 "替换文字" 窗格。

请勿重复使用图像周围环绕的文字内容作为替换文字,也不要使用表示图像的短语,例如“一张图”或“一幅图像”。 在下面的示例中, 替换文字引用图像, 但未充分描述图像的内容。

Word for Windows 中较差的替换文字的示例。

图表、流程图表和图表

当处理提供详细信息的对象 (如信息图) 时, 请使用 alt 文本提供在对象中传达的信息。 例如, 将图表描述为 "显示一段时间内的销售额" 的条形图, 这对盲人很有用。 尝试传达见解;例如, "条形图显示一段时间内的销售额"。 7月, "品牌 B" 的销售额已超过了品牌 B 的销售额, 并且持续不断增加。 '

替换文字应该清楚地描述流程图的起点、进度和结果。

Word for Windows 中用于饼图的替换文字示例。

视频

不能解释其内容的视频需要替换文字来描述视觉体验, 即使用户听到音乐、背景声音和语音也是如此。 替换文字应描述视频的内容和用途。

理想情况下, 视频应包含第二个音频轨道, 其中包含纯视觉对象和视觉障碍的用户无法访问的视频元素的说明。

何时不使用替换文字?

装饰性视觉对象

装饰性对象添加视觉效果, 但不提供信息 (例如, 样式边框)。 使用屏幕阅读器的人将听到 "装饰", 因此他们知道他们不会丢失任何重要信息。 若要将视觉对象标记为装饰, 只需在 "替换文字" 窗格打开时选中 "标记为装饰" 复选框。 文本输入框将会灰显。

在 Word for Windows 中选中 "标记为装饰性" 选项的 "替换文字" 窗格。

提示: 如果将文档导出为 PDF 格式, 则任何已标记为装饰的视觉对象都将自动标记为伪像, 这意味着在通过 Pdf 导航时屏幕阅读器会忽略这些视觉对象。 

切片器和表

如果Microsoft Office 辅助功能检查器在缺少替换文字时没有标记对象, 则无需为其编写替换文字。 切片器和表是这些对象的示例。

如何将替换文字添加到对象?

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击相应对象,然后选择“编辑替换文字”。

      Excel Win32 中针对形状的“编辑替换文字”菜单
    • 选择相应对象。 选择“格式”>“替换文字”。

      Outlook for Windows 功能区上的“替换文字”按钮。
  2. 在“替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。

    Word for Windows 中的“替换文字”对话框

在 Microsoft Office 中使用替换文字的提示

  • 请记住在审阅过程中使用Microsoft Office 辅助功能检查器。 它将检查所有相关的可视内容是否都有替换文字, 并向您提供有关改进内容辅助功能 (如检查对比度比率) 的其他建议。 若要运行辅助功能检查器, 只需单击功能区上的 "审阅" 选项卡, 然后单击 "检查辅助功能"。 有关辅助功能检查器的详细信息, 请转到通过辅助功能检查器改进辅助功能

  • 不要使用文件名、重复文本或 Url 作为替换文字。 辅助功能检查器将对其进行标记, 因为它们对视觉障碍的人不起作用。 有关详细信息, 请转到辅助功能检查器的规则

  • 如果存在一组构成语义组的对象, 例如一组所有显示狗的照片, 请为整个组分配替换文字。 如果已将对象组合在一起以进行格式设置, 请取消组合对象并为每个对象分配相应的替换文字。

提示: 若要对在 "替换文字" 窗格中键入的字词进行拼写检查和更正, 只需右键单击该单词, 然后从 "建议的选项" 中进行选择。

注意: 如果你已使用Microsoft Office 一段时间, 你可能会注意到用于拥有两个字段、标题说明的 "替换文字" 窗格。 现在, 我们使用一个 "说明" 字段, 它已发现, 拥有单个字段的一个字段对于你的作者和使用屏幕阅读器的任何人都可以使用内容。

自动替换文字

在 Office 365 中, 可以自动生成替换文字。 插入图片时, 您可能会在图片底部看到一条显示自动生成的替换文字。

在Office 2019 中, 插入图像时不会自动生成替换文字。 如果要添加自动替换文字, 请在 "替换文字" 窗格中选择 "为我生成说明" 按钮。 根据图像的内容, 有时该功能为你提供描述性标记, 有时你可以获得完整的句子。

如果生成了自动替换文字, 请记住在 "替换文字" 窗格中查看并编辑它, 并删除此处添加的任何批注, 如 "高可信度生成的说明"。

在 Word for Windows 中在图像的底部边缘自动生成替换文字的图像。

打开自动替换文字

必须先在任何 Office 产品中启用 Office 智能服务, 然后才能使用自动替换文字。

  1. 选择 "文件>选项" > "常规", 并检查 " Office 智能服务" 下是否已选中 "启用服务"。

  2. 选择 "轻松使用" 选项卡, 并检查是否在 "自动替换文字" 下选中 "自动为我生成替换文字"。

关闭自动替换文字

  1. 选择 "文件>选项" > "轻松访问", 然后在 "自动替换文字" 下取消选择 "自动为我生成替换文字" 选项。

在哪里可以找到替换文字功能指南

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