给电子邮件的保留策略

保留策略是一项邮件传递记录管理 (MRM) 技术,可通过 Microsoft Exchange Server 2010 帐户使用。MRM 可以更加轻松地保留需要遵从组织策略、政府法规或法律需求的消息,并删除不再具有法律或业务价值的内容。

注意:  此功能需要 Microsoft Outlook 和 Exchange Server 许可证。有关详细信息,请参阅个人存档和保留策略的许可证要求

本文内容

关于保留策略

向电子邮件文件夹分配保留策略

向电子邮件分配保留策略

获取更多的可选保留策略

删除保留策略

关于保留策略

组织可以为 Exchange Server 邮箱中的所有邮件项创建默认保留策略,为默认文件夹(如“收件箱”、“草稿”、“已发送邮件”、“已删除邮件”和“垃圾邮件”)创建特定策略,或者创建用户可用于文件夹或单个项目的保留策略。Exchange Server 管理员可以配置所有选项或这些选项的组合。

重要:  如果对组织的保留策略有任何疑问,可查看组织的准则,或联系法律部门。

可基于每个文件夹更轻松地分配保留政策,而不是单独分配给每封邮件。但是,即使将保留策略分配给文件夹,也可以选择一封或多封邮件,然后只对这些邮件分配不同的策略。分配给邮件的策略优先于任何继承的文件夹策略。

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向电子邮件文件夹分配保留策略

  1. 在导航窗格中,单击邮件文件夹。

  2. 在“文件夹”选项卡的“属性”组中,单击“策略”。

在功能区上的策略命令

功能区上缺少“策略”命令。

如果功能区上缺少“策略”命令,可能是 Exchange Server 管理员未对你的帐户启用保留策略,或者你未使用此功能所需的 Outlook 许可证。有关详细信息,请参阅个人存档和保留策略的许可证要求

  1. 在“策略”选项卡的“文件夹策略”列表中,根据组织准则单击条目。

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向电子邮件分配保留策略

  1. 在邮件列表中,单击一封邮件。

提示:  若要选择多封邮件,请按住 Ctrl,同时单击每封邮件。

  1. 在“开始”选项卡的“标记”组中,单击“分配策略​​”。

分配策略在功能区上的命令

功能区上缺少“分配策略”命令。

如果功能区上缺少“分配策略”命令,可能是 Exchange Server 管理员未对你的帐户启用保留和存档策略,或者你未使用此功能所需的 Outlook 许可证。有关详细信息,请参阅个人存档和保留策略的许可证要求

  1. 在“保留策略”上,根据组织准则单击条目。

邮件的保留策略显示在收件人姓名下的“阅读窗格”的标题中,并显示过期日期。如果未应用保留策略,则邮件收件人姓名下不显示任何信息。

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获取更多的可选保留策略

Outlook 用户不能创建新的保留策略。只有 Exchange Server 管理员才可创建这些策略。但是,组织可能会提供更多默认隐藏的可选保留策略。如果提供了其他保留策略,请执行以下操作,将其添加到应用策略时所看到的可用选项中。

  1. 在邮件列表中,单击一封邮件。

提示:  若要选择多封邮件,请按住 Ctrl,同时单击每封邮件。

  1. 在“开始”选项卡的“标记”组中,单击“分配策略​​”。

分配策略在功能区上的命令

  1. 在“保留策略”下,单击“更多保留策略”。

  2. 在“保留策略”对话框中,单击“添加或删除保留策略”。

将在 Web 浏览器窗口中打开 Microsoft Outlook Web App (OWA)。

  1. 在 OWA 中,输入凭据进行登录。

OWA 将打开并显示“选项”和“保留策略”部分。

  1. 在列表中单击策略,然后单击“添加”。

可选策略添加到策略列表中,指定文件夹或项的保留策略时可以选择这些策略。

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删除保留策略

删除电子邮件的保留策略时,文件夹策略将应用于项目(若已分配项目)。

  1. 在邮件列表中,单击一封邮件。

提示:  若要选择多封邮件,请按住 Ctrl,同时单击每封邮件。

  1. 在“开始”选项卡的“标记”组中,单击“分配策略​​”。

分配策略在功能区上的命令

  1. 在“保留策略”上,单击“使用文件夹策略”。

邮件的保留策略显示在收件人姓名下的“阅读窗格”的标题中,并显示过期日期。如果未应用保留策略,则邮件收件人姓名下不显示任何信息。

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