组织者和演示者最佳做法

请阅读并遵循本主题中的建议,帮助确保联机会议圆满成功。

您要做什么?

安排会议

为会议做好准备

主持会议

安排会议

在安排会议时,请考虑以下建议:

  • 在发送邀请之前检查会议选项,尤其是要执行任何以下操作时:

    • 向一组人(超过 40 人)进行演示。

    • 邀请在您的网络上没有帐户的人员。

    • 讨论保密内容。

    • 禁止其他人在会议开始之前查看或编辑您的讲义。

      有关详细信息,请参阅设置联机会议和电话会议的选项

  • 如果要邀请您的组织内部未安装 Microsoft Lync Online 的人员或邀请组织外部的人员,请查看其他支持的客户端的功能和安装要求。有关详细信息,请参阅从没有安装 Lync 2010 的计算机加入

重要   Lync 会议体验使人们能够从不同位置高效地进行协作。然而,随着应邀者列表增长,在联机会议中内置交互功能变得日益复杂。对于超过 1000 个与会者的联机会议,Microsoft 已经与擅长此类会议的一系列服务提供商展开合作。有关详细信息,包括每个合作伙伴的联系信息,请转到 Microsoft Pinpoint 网站并搜索“事件服务”。

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为会议做好准备

在规划您的会议时,请考虑以下建议。

  • 如果有人将进行正式演示,请安排包括第二个演示者,以便在会议召开期间管理问题。

  • 考虑使用多种格式演示您的材料。 PowerPoint 演示文稿、应用程序共享和交互式投票以及和白板练习的混合将让您的观众保持专注。

  • 请考虑包括网络摄像机视频,以提高参与者参与度。

  • 如果要使用电话会议功能召开会议,演示者还必须熟悉用于将电话呼叫者静音的所有键盘命令。

  • 当您演示时请计划使用耳机,因为音频质量通常优于免提电话或移动电话。

  • 为获得最佳音频体验,请确保使用最适合于 Lync Online 的设备。有关最佳设备的列表,请参阅适合于 Microsoft Lync 2010 的电话和设备

  • 准备一张情况介绍幻灯片作为会议的开始,建议参与者如何提出问题和如何管理其音频。

在开始会议之前:

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主持会议

在会议进行期间,请执行以下操作:

  • 简要介绍您自己、您的主题和会议的常规流程,以使观众知道会议的预期内容以及如何与演示者进行交互。

  • 可通过右键单击与会者的姓名并选择所需的命令,管理各个与会者或与其进行交互。

  • 为了获得最佳的计算机音质,请要求参与者除非在讲话中,否则将其线路静音。您或其他演示者也可以将某个人静音。

  • 监视会议名单,以查看是否出现以下指示器:

    • 音频设备造成干扰(如果适用)

    • 参与者遇到音频、视频或共享连接问题

有关详细信息,请参阅以演示者的身份主持会议

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